Verordening auditcommissie gemeente Moerdijk

1. De Auditcommissie adviseert de raad over:

• a.

  De opdrachtverlening voor de accountantscontrole, zoals bedoeld in artikel 2 van de controleverordening, inclusief de aanwijzing van speerpunten voor de controle;

• b.

  De rapportages van de accountant, zoals bedoeld in artikel 7 van de controleverordening;

• c.

  Het voorbereiden van de periodieke aanbesteding van de accountantsfunctie overeenkomstig het gestelde in de controleverordening gemeente Moerdijk.

• d.

  De benoeming, het ontslag en het op non-actief stellen van de leden van de rekenkamer zoals bedoeld in artikel 5 van de verordening gemeentelijke Rekenkamer Moerdijk;

• e.

  Het onderzoeksplan en verzoeken om onderzoek te doen, zoals bedoeld in artikel 9 van de verordening gemeentelijke rekenkamer Moerdijk;

• f.

  Het proces rond de uit te voeren rekenkameronderzoeken, waaronder de voortgang van het onderzoek, het overleg met vertegenwoordigers uit de gemeenteraad, etc.;

• g.

  De opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit rekenkameronderzoek.

2. De auditcommissie adviseert de raad en voert overleg met het college over:

• a.

  Het oordeel over de rechtmatigheid en doelmatigheid van de in de ontwerp jaarrekening en het ontwerpjaarverslag door het college afgelegde verantwoording over het gevoerde financieel beheer en beleid;

• b.

  De kadernota, de begroting en meerjarenbegroting en de tussentijdse bestuursrapportages;

• c.

  De aanpassingen van de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

• d.

  Het risicomanagement en het risicomanagementinstrumentarium;

• e.

  De financiële richtlijnen en de documenten uit de P&C-cyclus van verbonden partijen;

• f.

  Interne en externe rapportages en verantwoordingen omtrent (geautomatiseerde) gegevensverwerking, gegevensuitwisseling, IT-beveiliging en IT-continuïteit, zoals ENSIA en WPG-audit;

• g.

  Rapportages in het kader van het interbestuurlijk toezicht.

3. De auditcommissie fungeert voor de accountant en de rekenkamer als vertegenwoordiger van de gemeenteraad en is tevens klankbord van de accountant en de rekenkamer.

4. De auditcommissie kan voor de voorbereiding of de uitvoering van bijzondere taken of opdrachten uit haar midden een subcommissie aanwijzen. De subcommissie rapporteert aan de auditcommissie.

5. De auditcommissie laat zich informeren door het college, ambtenaren, inwoners, instellingen, bedrijven of anderszins deskundigen over voorstellen en onderwerpen inzake de gemeentefinanciën.

1. De auditcommissie bestaat uit hoogstens één lid namens elke raadsfractie.

2. De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op bindende voordracht van de raadsfracties benoemd.

3. Bij afwezigheid van een commissielid kan op zijn verzoek een raads- of burgerlid namens de fractie als toehoorder tot de vergadering worden toegelaten.

1. De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de auditcommissie.

2. Indien zowel de voorzitter als een plaatsvervanger verhinderd zijn, wordt het voorzitterschap waargenomen door het langstzittende lid van de raad in de vergadering. Indien meer leden in de vergadering even lang raadslid zijn, vindt de waarneming plaats door het oudste lid in jaren van hen.

3. De voorzitter is belast met:

• a.

  Het voorbereiden en afhandelen van de vergadering;

• b.

  Het leiden van de vergadering;

• c.

  Het handhaven van de orde in de vergadering;

• d.

  De communicatie die van de commissie uitgaat;

• e.

  Hetgeen hem door deze verordening verder wordt opgedragen;

• f.

  Het doen naleven van deze verordening.

1. De zittingsperiode van een lid eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2. Op voorstel van de raadsfractie op wiens voordracht het lid is benoemd, besluit de raad tot het ontslag van het betreffende lid.

3. De auditcommissie kan de raad verzoeken de voorzitter of zijn plaatsvervanger uit zijn functie te ontslaan.

4. Een lid kan altijd ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als zijn opvolger is benoemd.

5. Indien een raadsfractie blijkend uit een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die raadsfractie is benoemd, van rechtswege.

1. De griffier dan wel een door hem aangewezen medewerker op de griffie adviseert de auditcommissie over werkwijze, te behandelen onderwerpen en uit te brengen adviezen en ondersteunt de vergaderingen van de commissie.

2. De griffier of een door hem aangewezen medewerker op de griffie is in iedere vergadering aanwezig.

3. De concerncontroller is aangewezen als adviseur om de auditcommissie te ondersteunen bij zijn werkzaamheden.

4. In zijn hoedanigheid van adviseur van de auditcommissie treedt de concerncontroller onafhankelijk op en is hij geen verantwoording schuldig aan het college van burgemeester en wethouders of de gemeentesecretaris.

5. De controlerend accountant of diens plaatsvervanger treedt op als adviseur van de auditcommissie.

1. De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de gemeentesecretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

2. Indien de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris in een vergadering, waarvoor zij niet zijn uitgenodigd, willen deelnemen aan de beraadslagingen, doen zij hiertoe, via de griffie, een verzoek aan de voorzitter. De auditcommissie beslist op dit verzoek.

3. De burgemeester en de wethouders kunnen zich ambtelijk laten ondersteunen.

1. De auditcommissie vergadert volgens een jaarlijks vergaderschema.

2. De auditcommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. De voorzitter voert hierover overleg met de griffier.

4. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Leden van de auditcommissie moeten hetgeen besproken is in de vergaderingen wel delen met raads- en burgerleden van de fractie(s) die zij vertegenwoordigen.

1. De voorzitter zendt ten minste vijf werkdagen vóór een vergadering aan de leden via e-mail een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden uiterlijk vijf werkdagen voor een vergadering in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 10, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur vóór aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

1. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur vóór de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3. Bij aanvang van de vergadering stelt de auditcommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de auditcommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

1. De voorzitter opent de vergadering indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

1. Onder zorg van de griffier wordt van hetgeen in de vergaderingen is besproken en besloten een beknopt verslag opgesteld.

2. Het verslag bevat:

• a)

  De namen van de aanwezige leden en van andere aanwezige personen, en in welke hoedanigheid zij aan de vergadering deelnemen;

• b)

  De namen van de afwezige leden;

• c)

  De vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d)

  Een zakelijke samenvatting van het besprokene;

• e)

  De conclusie van de beraadslagingen.

3. Een afschrift van het concept-verslag wordt aan de leden van de auditcommissie ter beschikking gesteld.

4. Het verslag van de vergaderingen is niet openbaar. Overige aanwezigen ontvangen desgevraagd dat deel van het verslag dat betrekking heeft op het deel van de vergadering waarbij zij aanwezig waren.

5. De auditcommissie stelt jaarlijks in het derde kwartaal een werkplan op voor het volgende jaar en legt dit plan voor aan de gemeenteraad.

6. De auditcommissie legt jaarlijks in een verslag over zijn werkzaamheden verantwoording af aan de gemeenteraad.

1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de in artikel 2 genoemde stukken, voor zover deze onder verantwoordelijkheid van het college worden opgesteld uiterlijk 5 werkdagen voorafgaand aan de vergadering, via de griffie, ter kennis aan de leden van de auditcommissie worden gebracht.

2. De auditcommissie is bevoegd tot het opvragen en inzien van alle informatie die zij voor haar taken nodig acht.

3. De auditcommissie heeft in het kader van haar taak zoals bedoeld in artikel 2 van deze verordening de bevoegdheid tot het raadplegen van leden van het college, de accountant, gemeentelijke ambtenaren en derden, wanneer zij dat wenselijk acht. Deze personen kunnen worden uitgenodigd om tijdens de vergadering inlichtingen te verstrekken.

4. De auditcommissie kan advies vragen aan de leden van het college, de accountant, gemeentelijke ambtenaren en derden, wanneer zij dat wenselijk acht.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de auditcommissie terstond.

1. De voorzitter roept een spreker tot de orde, indien deze:

• a)

  Zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft;

• b)

  Afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp;

• c)

  Een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert;

• d)

  Dan wel anderszins de orde verstoort.

2. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

4. De voorzitter kan de auditcommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

5. Over een voorval als bedoeld in het vierde lid, doet de voorzitter binnen 24 uur mededeling aan de fractie die door het betreffende lid wordt vertegenwoordigd, de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad.

1. De auditcommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de auditcommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen ten einde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

1. De auditcommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of een voorstel voldoende is behandeld, sluit hij de beraadslaging, tenzij de auditcommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter over de inhoud van de conclusie.

3. De conclusie bevat beknopt de standpunten van de aanwezige commissieleden.

4. Als de conclusie een advies aan de raad betreft om een voorstel in een raadsvergadering, of commissie te behandelen, vermeldt de conclusie ook de standpunten van de aanwezige commissieleden, over de behandelwijze in de raad of commissie.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 april 2026.

2. De verordening Audit-commissie gemeente Moerdijk, vastgesteld op 10 maart 2022, wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening.

3. Deze verordening wordt aangehaald als: verordening auditcommissie gemeente Moerdijk.