Richtlijnen depothygiëne

Goed archiefbeheer komt tot stand door zowel een juiste materiële verzorging van de analoge archiefbescheiden alsook door het op orde houden van de archiefruimte zelf.

Dit houdt in dat er gezorgd wordt voor een goede depothygiëne.

In de geldende Archiefregeling1 en het daaraan gerelateerde Archiefbesluit 19952 worden eisen gesteld aan het duurzaam, zorgvuldig en bewust bewaren van fysieke documenten in archiefruimten. Dit document vertaalt die eisen vertaald naar een richtlijn om de hygiëne in de archiefruimte van gemeente Helmond te waarborgen.

Doel

Het doel van deze richtlijn3 is te voldoen aan zowel de huidige alsook aan de toekomstige Archiefregeling4. Deze richtlijn bevat de instructies en benodigde stappen om de archiefruimte op een goede manier schoon te maken, te houden en systematisch te controleren op plaagdieren en schimmel.

Scope

• •

  Deze richtlijn heeft uitsluitend betrekking op de archiefruimte gelegen aan de Beemdweg 10 (Gemeentewerf Helmond).

Buiten scope

• •

  Deze richtlijn bevat geen informatie m.b.t. een quarantaineruimte. Deze is niet aanwezig binnen de gemeente Helmond. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de voorzieningen aanwezig in de archiefbewaarplaats Regionaal Historisch Centrum Eindhoven.

• •

  Deze richtlijn bevat geen praktische informatie over het behandelen van ruimten of archiefbescheiden waarin schimmelgroei of de aanwezigheid van plaagdieren geconstateerd is. Hiervoor wordt verwezen naar het, op het moment van constatering, geldende Calamiteitenplan Analoge Archieven5 van de gemeente Helmond.

Dit hoofdstuk bevat protocollen opgesteld conform de Archiefregeling en de norm in de Handreiking Behoud en beheer fysiek Archief6 en de daaruit volgende Module depothygiëne7. Per onderdeel is beschreven welke elementen deze tenminste moeten bevatten. In hoofdstuk 3 is voor elk protocol een sjabloon (inclusief een voorbeeld) aanwezig. Ingevulde protocollen worden als aparte (jaar) zaak opgenomen in het zaaksysteem.

2.1 Protocol schoonmaak archiefruimte Gemeente Helmond

Het protocol voor schoonmaak bevat tenminste de volgende elementen:

• •

  Een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de schoonmaak van de depotruimte. Deze persoon organiseert de schoonmaak en controleert de uitvoering ervan.

• •

  Een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten daartoe aanleiding geven.

• •

  Een omschrijving van wanneer, hoe vaak en hoe de verschillende ruimtes en hun inrichting schoongemaakt moeten worden (voorportaal depot/depot/quarantaineruimte).

• •

  Een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden:

  • •

    frequentie en methode van schoonmaak;

  • •

    aftekenlijst: datum en schoonmaak voldoet wel/niet;

  • •

    omschrijving wat schoongemaakt is en hoe;

  • •

    paraaf van uitvoerder/controleur;

  • •

    afwijkingen en opmerkingen.

2.2 Protocol Schimmelcontrole Gemeente Helmond

Het protocol voor reactieve (incidentele) controle op schimmel bevat tenminste de volgende elementen:

• •

  een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de controle op schimmel;

• •

  een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten dat aangeven;

• •

  een beschrijving van de wijze waarop monsters genomen worden;

• •

  voor monstername een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden:

  • •

    datum monstername;

  • •

    aanleiding monstername;

  • •

    locatie(s) monsters;

  • •

    resultaat van de monsters: aantal kiemvormende eenheden;

  • •

    interpretatie van het resultaat van de controle;

  • •

    afwijkingen en opmerkingen;

  • •

    ondernomen actie (indien van toepassing).

2.3 Protocol Integrated Pest Management (IPM) Gemeente Helmond

Het protocol voor controle op plaagdieren bevat tenminste de volgende elementen:

• •

  een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de controle op plaagdieren;

• •

  een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten daar aanleiding toe geven;

• •

  een plattegrond waarop aangegeven is waar valletjes geplaatst zijn;

• •

  een schema voor controle en vervanging van de valletjes in maart, juni, september en december;

• •

  een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden:

  • •

    locaties valletjes;

  • •

    datum / schema controle van de valletjes;

  • •

    resultaat van de controle: soort plaagdier en aantal;

  • •

    interpretatie van het resultaat van de controle;

  • •

    afwijkingen en opmerkingen;

  • •

    ondernomen actie (indien van toepassing).

NB. Er is een overeenkomst plaagdierenbestrijding met Zungo Pest Control (Djuma zaak 50907560, document 50907569) met daarin een overeengekomen plaagdier preventieplan. Hoewel opgenomen in deze richtlijn, is het niet nodig om een afzonderlijk protocol Integrated Pest Management (IPM) te hanteren.

3.1 Sjabloon Protocol schoonmaak archiefruimte Gemeente Helmond

Gemeente Helmond heeft een medewerker Informatiebeheer aangewezen als verantwoordelijke voor de reinheid van de archiefruimte. De uitvoering ligt bij de door het team facilitair daartoe aangewezen bedrijf, in afstemming met Informatiebeheer. Visuele controle op de reinheid van de archiefruimte vindt ten minste 4x per jaar plaats door een medewerker Informatiebeheer.

1. Beschrijving van de schoon te maken onderdelen en de frequentie van schoonmaak:

2. Voor de schoonmaak worden de in de tabel genoemde middelen gebruikt:

3. Bij dit protocol is een (blanco) aftekenlijst voor reguliere en extra schoonmaak opgesteld.

3.2 Sjabloon Protocol schimmelcontrole Gemeente Helmond

Gemeente Helmond heeft een medewerker Informatiebeheer aangewezen als verantwoordelijke voor het (laten) uitvoeren van oppervlaktemonsters in depots. De daadwerkelijke uitvoering ligt bij Restauratieatelier-Van Waarde.

4. Oppervlaktemonsters worden door of in opdracht van een medewerker Informatiebeheer genomen met een Rodac plaatje. De resultaten van deze tests worden bijgehouden door een medewerker Informatiebeheer in het bij dit protocol behorende schema.

5. De informatie en resultaten van oppervlaktemonsters worden ingevuld in het bij dit protocol behorende schema, inclusief interpretatie van het resultaat van de controle, afwijkingen en opmerkingen en (indien van toepassing) ondernomen actie.

6. Voor de oppervlaktemonsters worden de volgende tests gebruikt:

7. Informatie schimmeltesten inclusief resultaten (aantal kiemvormende eenheden).

(in blauw als voorbeeld ingevulde waarden)

8. Interpretatie van de testresultaten en te nemen actie:

De testresultaten geven aan dat de schoonmaak effectief is geweest.

3.3 Sjabloon Protocol Integrated Pest Management (IPM) Gemeente Helmond

Gemeente Helmond heeft een medewerker Informatiebeheer aangewezen als verantwoordelijke voor de controle op plaagdieren in depots, aangrenzende ruimtes en rest van het gebouw. De uitvoering ligt bij de door het team facilitair daartoe aangewezen bedrijf, in afstemming met Informatiebeheer.

Voor de controle op plaagdieren worden de volgende (genummerde) valletjes gebruikt:

Op de bij dit protocol behorende plattegrond, of in het plaagdier preventieplan van Zungo Pest Control, is aangegeven waar de valletjes geplaatst zijn.

Zie het voorbeeld hieronder. Elk valletje heeft een eigen nummer, zodat bij het verzamelen om de ‘vangst’ te tellen herleidbaar is waar het valletje heeft gestaan.

De resultaten van de tellingen per valletje worden ingevuld in het bij dit protocol gevoegde schema, inclusief interpretatie van het resultaat van de controle, afwijkingen en opmerkingen en (indien van toepassing) ondernomen actie.

* Bij de constatering van zilvervisjes wordt dit afgewogen t.o.v. het gemiddelde. Dit gemiddelde wordt gevormd door een reeks waarnemingen over een periode van tenminste een jaar.

Het Nationaal Archief heeft in de Module Depothygiëne | Nationaal Archief zowel Instructiemateriaal voor schoonmaak archiefruimten alsook een Animatievideo voor schoonmakers beschikbaar gesteld.

Het in dit hoofdstuk opgenomen instructiemateriaal is hiervan een afgeleide en op de Helmondse situatie aangepast. Dit instructiemateriaal is speciaal gemaakt voor schoonmakers die in het depot werken.

Het is gebaseerd op de handreiking voor het Behoud en beheer van fysiek archief, specifiek de module Depothygiëne. De schoonmaakregels uit deze richtlijnen zijn vertaald naar toegankelijke en visuele instructies.

Als inleiding op de instructies is er een animatievideo met de titel. 'Goed schoonmaken helpt goed bewaren'. Oogpunten vanuit ARBO en milieu zijn niet meegenomen in dit materiaal8.

4.1 Gebruik van het instructiemateriaal

Geadviseerd wordt dat schoonmakers (zeker nieuwe) het instructiemateriaal samen met een leidinggevende facilitair en een medewerker Informatiebeheer doornemen. Schoonmakers kunnen het instructiemateriaal daarna nogmaals zelf doorlezen.

Voor het geven van een groepsinstructie, die 25 minuten duurt, is een draaiboek beschikbaar (zie 4.2).

Hieronder een beschrijving van het instructiemateriaal:

4.2 Draaiboek voor groepsinstructie schoonmakers

• 1.

  Bekijk de animatievideo ‘Goed schoonmaken helpt goed bewaren’ (2 minuten).

• 2.

  Neem de instructiekaarten door:

  • a.

    Wat zijn de verschillen met de manier waarop nu wordt schoongemaakt?

  • b.

    Bepaal of je de huidige werkwijze moet aanpassen.

  • c.

    Noteer wat de aanpassingen zijn. Deze bespreek je later met de schoonmakers tijdens de

• 3.

  Groepsinstructie.

  • a.

    OPTIE: vul aan met aandachtspunten vanuit ARBO en milieu.

• 4.

  Print voldoende instructiekaarten voor de schoonmakers. Je kunt de instructiekaarten ook in A3-formaat printen en ophangen.

• 5.

  Bepaal hoe je de animatievideo samen gaat bekijken en regel benodigde faciliteiten.

• 6.

  OPTIONEEL: Neem een (gevulde)archiefdoos en te gebruiken schoonmaakmaterialen mee. Tijdens de groepsinstructie kunnen de schoonmakers deze bekijken. Zo krijgen ze een indruk van de stukken die ze helpen behouden.

Animatievideo bekijken en bespreken (10 minuten)

• 1.

  Geef een korte introductie over het onderwerp en vertel wat jullie gaan doen (animatievideo bekijken & bespreken; instructiekaarten doorlopen).

• 2.

  Bekijk samen de animatievideo ‘Goed schoonmaken helpt goed bewaren’.

• 3.

  Bespreek de animatievideo door enkele vragen te stellen, zie suggesties in de tabel 1.

• 4.

  OPTIE: laat tijdens de bespreking de meegenomen materialen zien. En indien mogelijk de archiefruimte.

Instructiekaarten doorlopen (15 minuten)

• 1.

  Deel de instructiekaarten uit of laat de instructiekaarten op A3-formaat zien.

• 2.

  Loop alle instructiekaart samen door. Als de huidige werkwijze moet worden aangepast, licht dit dan toe met hulp van de instructiekaart.

• 3.

  OPTIE: bespreek waar schoonmakers op moeten letten vanuit de ARBO of het milieu.

Afsluiting

• 1.

  Maak afspraken met nieuwe medewerkers om hen in te werken op de schoonmaakwerkzaamheden.

• 2.

  Hang eventueel de instructiekaarten op A3-formaat op in het depot.

Tabel 1