Financiële verordening Omgevingsdienst Utrecht

1. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks vóór 1 december een bestuurlijke planning met betrekking tot het opstellen en vaststellen van de kadernota, programmabegroting, bestuursrapportage en de jaarrekening vast.

2. Het algemeen bestuur voorafgaand aan het begrotingsjaar de kadernota vast.

3. Het algemeen bestuur stuurt na 15 februari de vastgestelde kadernota ter kennisname toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en provinciale staten.

4. Het algemeen bestuur stelt de indeling van de programmabegroting vast volgens het BBV.

5. Het algemeen bestuur stelt de programmabegroting voor 1 augustus voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast.

6. Gelijktijdig met de programmabegroting wordt door het algemeen bestuur een meerjarenraming vastgesteld om de in de programmabegroting opgenomen ramingen te kunnen plaatsen in een meerjarenperspectief van 3 jaar.

7. Het algemeen bestuur beoordeelt de jaarrekening vergezeld van een controleverklaring van een accountant en stelt deze uiterlijk vóór 15 juli volgend op het uitvoeringsjaar vast.

1. Het dagelijks bestuur stuurt voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar de ontwerpbegroting en meerjarenraming toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en provinciale staten, welke een zienswijze kunnen indienen.

2. Het dagelijks bestuur biedt de jaarrekening ter (voorlopige) vaststelling aan het algemeen bestuur.

3. De vastgestelde jaarrekening, vergezeld van het jaarverslag, worden binnen twee weken na vaststelling aan de gemeenteraden en de staten verzonden.

4. Het dagelijks bestuur stuurt de vastgestelde programmabegroting en meerjarenraming toe aan de raden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en naar de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als financieel toezichthouder binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de programmabegroting dient volgens artikel 58 lid 2 Wgr.

5. Het dagelijks bestuur stuurt de vastgestelde jaarrekening, vergezeld van het jaarverslag, volgend op het uitvoeringsjaar aan provinciale staten en naar de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als financieel toezichthouder binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft volgens artikel 58 lid 4 Wgr.

1. Programmabegroting en jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) worden opgesteld met inachtneming van het BBV.

2. Bij de programmabegroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de programma’s en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de programma’s. Meer specifiek wordt inzicht geboden in: baten en lasten.

3. De programmabegroting bevat de in het begrotingsjaar te hanteren uurtarieven voor de bepaling van de variabele bijdrage voor de deelnemers zoals bedoeld in artikel 1 van de bijdrage verordening van de ODU. De uurtarieven worden onderbouwd met een kostprijsberekening zoals bedoeld in artikel 9.

4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de programmabegroting worden de voorgenomen investeringen per activacategorie opgenomen en toegelicht.

5. In de jaarstukken worden de investeringen en de hiermee verbonden totale uitgaven weergegeven.

1. Het algemeen bestuur geeft met het vaststellen van de programmabegroting opdracht aan het dagelijks bestuur om de doelstellingen te realiseren en diensten te verlenen.

2. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de verwachte baten inclusief de stortingen en onttrekkingen aan reserves.

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de totale lasten niet worden overschreden zoals deze zijn geautoriseerd in de programmabegroting.

4. Nieuwe investeringen worden bij het vaststellen van de programmabegroting geautoriseerd.

5. De autorisatie van investeringen door het algemeen bestuur impliceert ook dat het dagelijks bestuur bevoegd is tot het treffen van uitvoeringsmaatregelen, mits deze plaatsvinden binnen het door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde krediet. Deze bevoegdheid omvat onder meer het aangaan van verplichtingen, het verstrekken van opdrachten en het doen van uitgaven die noodzakelijk zijn voor de realisatie van de geautoriseerde investering.

6. Voor investeringen boven de €200.000 die tijdens het begrotingsjaar moeten worden gedaan en niet zijn opgenomen in de vastgestelde programmabegroting, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel ter autorisatie voor aan het algemeen bestuur.

7. Investeringen onder de €200.000 die niet vooraf zijn opgenomen in de programmabegroting worden door het dagelijks bestuur achteraf gemeld aan het algemeen bestuur via de bestuursrapportage of de jaarrekening.

8. Als het dagelijks bestuur voorziet dat het geautoriseerde budget van een programma of investering dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het geautoriseerde budget van het programma of investering of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid en legt dit aan het algemeen bestuur ter autorisatie voor.

9. Het algemeen bestuur stelt begrotingswijzigingen vast zoals bedoeld in artikel 5 lid 8. Dat kan bij de bestuursrapportage of tussentijds gedurende het verslagjaar gebeuren.

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van bestuursrapportage ten minste eenmaal per jaar over de realisatie en afwijkingen van de programmabegroting en doet zo nodig voorstellen ter actualisering van de programmabegroting.

2. De inrichting van de bestuursrapportage sluit in ieder geval aan bij de indeling van de programmabegroting.

3. In de bestuursrapportage worden minimaal de volgende onderwerpen toegelicht:

• a.

  afwijkingen ten opzichte van de laatst vastgestelde programmabegroting van het desbetreffende jaar.

• b.

  afwijkingen met betrekking tot de vastgestelde risico’s

• c.

  eventuele wijzigingen of toevoegingen van investeringskredieten.

1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten, exclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 30 september ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Echter, sommige afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt en dat geldt in de volgende situaties:

• a.

  er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b.

  er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• c.

  de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

5. Onderbestedingen van lasten en onder- en overschrijdingen van baten ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting worden geacht tijdig aan het algemeen bestuur te zijn gemeld, indien en voor zover deze zijn opgenomen in de jaarrekening die het dagelijks bestuur ter vaststelling aanbiedt aan het algemeen bestuur.

6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2. De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in maximaal:

• a.

  15 jaar technische installaties en apparatuur in gebouwen;

• b.

  10 jaar kantoormeubilair, veiligheidsvoorzieningen en verbouwingen;

• c.

  5 jaar transportmiddelen en aanhangwagens;

• d.

  3 jaar (automatisering)apparatuur en telefooninstallaties.

3. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan of gelijk aan €10.000 jaar worden niet geactiveerd, uitgezonderd automatiseringsapparatuur.

4. Voor transportmiddelen en aanhangwagens wordt rekening gehouden met een restwaarde. Per activum wordt de restwaarde op basis van de op dat moment verwachte restwaarde ingeschat. Voor alle andere materiële vaste activa met economisch nut wordt geen rekening gehouden met een restwaarde.

5. Afschrijving start vanaf de maand na economische ingebruikname.

6. Activa worden gewaardeerd tegen de werkelijke verkrijgingsprijs, zijnde de aanschafwaarde exclusief BTW, en eventueel verminderd met de daarop toegepaste afschrijvingen op basis van de te verwachten economische levensduur, rekening houdend met een eventuele restwaarde.

7. De economische levensduur is beëindigd op het moment dat de aan het actief toe te rekenen jaarlasten hoger zijn dan de aan het actief toe te rekenen jaaropbrengsten.

8. Er wordt geen rente berekend over de boekwaarde.

1. Het algemeen bestuur besluit over de vorming en besteding van de algemene reserve.

2. De algemene reserve is:

• a.

  maximaal 7% van het totaal van de gerealiseerde baten van het betreffende jaar.

• b.

  minimaal dekkend voor de gewenste weerstandscapaciteit dat door het algemeen bestuur is vastgesteld zoals beschreven in artikel 16 van deze verordening.

3. In de programmabegroting kan het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur een voorstel doen voor het instellen van een reserve (bestemming, egalisatie of overige) voor bijvoorbeeld een investeringsvoornemen. Bij genoemd voorstel wordt minimaal aangegeven: het doel van de reserve, de voeding van de reserve, de maximale hoogte van de reserve, de maximale looptijd van de reserve.

4. Als een reserve niet zal leiden tot een investering of uitgave, dan valt de reserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

5. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een periodieke evaluatie van de gevormde reserves, waarbij wordt beoordeeld of de omvang, bestemming en noodzaak van de reserves nog in overeenstemming zijn met de actuele risico’s, beleidsdoelstellingen en financiële kaders. Deze evaluatie vindt ten minste eens per vier jaar plaats en wordt ter kennisname aan het algemeen bestuur voorgelegd.

1. Samenhang met bijdrageverordening: De kostentoerekening sluit aan bij de bepalingen in de Bijdrageverordening Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht. De in artikel 3 van die verordening opgenomen uurtarieven vormen de basis voor de doorbelasting aan deelnemers. Het DVO-tarief wordt jaarlijks vastgesteld door het algemeen bestuur en is gebaseerd op de loonkosten van de uitvoerende afdelingen.

2. Toerekening overhead: De toerekening van overheadkosten geschiedt volgens de uitgangspunten en definities van het BBV en afgestemd op de taakvelden en uitvoeringsstructuur van de ODU.

3. Transparantie en toetsbaarheid: Het systeem van kostentoerekening is transparant en toetsbaar. De onderbouwing van uurtarieven, verdeelsleutels en overheadtoerekening wordt opgenomen in de toelichting bij de programmabegroting en jaarrekening. De controller toetst de toepassing van het systeem in het kader van de interne controle.

4. Evaluatie en actualisatie: Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een periodieke evaluatie van het systeem van kostentoerekening, ten minste eens per vier jaar. Als uit de evaluatie blijkt dat aanpassing wenselijk is, wordt dit ter kennisname aan het algemeen bestuur voorgelegd en afgestemd met de bijdrageverordening.

1. De kaders van financieel risicobeheersing, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen en de gewenste weerstandscapaciteit worden vastgelegd in de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing.

2. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting en van de jaarrekening inzicht in de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

3. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting en van de jaarrekening inzicht in de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang binnen de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

1. De paragraaf betreffende openbaarheid in de programmabegroting en jaarrekening biedt volgens het BBV ten minste inzicht in de beleidsvoornemens over de toepassing van de Wet open overheid (Woo), en beschrijft op welke wijze deze beleidsvoornemens zijn geïmplementeerd binnen de organisatie.

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de actieve openbaarmaking van financiële documenten volgens de bepalingen van de Wet open overheid (Woo).

3. De programmabegroting, jaarrekening, kadernota, bestuursrapportage en andere relevante financiële documenten worden:

• a.

  na vaststelling door het algemeen bestuur gepubliceerd op de website van de Omgevingsdienst Utrecht;

• b.

  opgenomen in het Woo-register van de organisatie, voorzien van metadata en publicatiedatum; en

• c.

  beschikbaar gesteld in een toegankelijk formaat, zodat deze documenten eenvoudig kunnen worden geraadpleegd door belanghebbenden en inwoners.

4. Als een document niet openbaar wordt gemaakt, wordt dit gemotiveerd en vastgelegd volgens de uitzonderingsgronden van de Woo.

5. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een jaarlijkse actualisatie van het Woo-register en rapporteert hierover in de paragraaf openbaarheid van de jaarstukken.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een zodanige inrichting en werking van de administratie dat deze:

• a.

  dienstbaar is aan het sturen, beheersen en verantwoorden van de activiteiten en processen binnen de organisatie;

• b.

  inzicht geeft in de bezittingen, schulden, baten, lasten, rechten en verplichtingen van de regeling;

• c.

  informatie verschaft over de uitvoering van de programmabegroting, de investeringskredieten en de doelmatigheid en rechtmatigheid van het financieel beheer;

• d.

  de controle op het financieel beheer en de verslaglegging mogelijk maakt.

2. De inrichting en werking van de administratie voldoen aan het BBV en overige relevante wet- en regelgeving.

1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

2. Daarnaast rapporteert het dagelijks bestuur de uitkomsten van de interne controle jaarlijks aan het algemeen bestuur. Deze rapportage bevat ten minste:

• a.

  een overzicht van de uitgevoerde interne controles,

• b.

  geconstateerde afwijkingen en risico’s,

• c.

  getroffen of voorgenomen herstelmaatregelen,

• d.

  en een beoordeling van de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de financiële informatie.

3. Het dagelijks bestuur waarborgt een onafhankelijke functie, in de vorm van een controller, voor de interne controle en advisering over de kwaliteit van de planning- en control cyclus.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het opstellen, vastleggen en actualiseren van interne regels en wet- en regelgeving rond de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken. Deze regels worden vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de ODU.

2. Het dagelijks bestuur ziet toe op naleving van deze regels en draagt zorg voor interne controle op de uitvoering van het inkoopbeleid.