Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Utrecht

1. Op dit besluit zijn de begripsbepalingen van artikel 1 van het Mandaatregeling organisatie Omgevingsdienst van overeenkomstige toepassing.

2. In aanvulling op lid 1 wordt in dit besluit verstaan onder:

1. De directeur wordt aangewezen als hoofdbudgethouder.

2. De directeur Bedrijfsvoering, managers en teamleiders worden voor de uitvoering van het reguliere werk en de budgetten die zij formeel aansturen door de directeur aangewezen als budgethouder.

1. Budgethouders genoemd in artikel 2 worden bij afwezigheid of verhindering vervangen door de daartoe door de hoofdbudgethouder aangewezen plaatsvervanger. De hoofdbudgethouder wordt, bij afwezigheid, ten aanzien van het budget vervangen door de directeur Bedrijfsvoering. Voor de overige budgethouders geldt dat zij in onderlinge afstemming elkaar vervangen.

2. De hoofdbudgethouder meldt wijzigingen van budgethouder zo spoedig mogelijk of laat deze zo spoedig mogelijk melden bij de teamleider Financiën ten behoeve van de routing van de facturen en het vastleggen van de juiste parafen.

1. De hoofdbudgethouder is ten opzichte van het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het beheer van de aan hem toegewezen budgetten en investeringsbestedingen in de begroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

2. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de ramingen en het beheer van alle reguliere werkzaamheden, investeringen en projecten en de rapportages hierover aan het dagelijks bestuur.

3. De hoofdbudgethouder voorziet het dagelijks bestuur, binnen de planning en control cyclus, meermalen per jaar van informatie betreffende actuele ontwikkelingen en de invloed daarvan op beschikbare budgetten, informatie over de beschikbaar gestelde budgetten, investeringsbestedingen en de bijbehorende resultaten.

4. De hoofdbudgethouder zorgt voor een actieve afstemming met de budgethouders over ontwikkelingen in de budgetten.

1. Een budgethouder is verantwoordelijk voor de ramingen van het aan hem toebedeelde budget, het beheer daarvan en de rapportage daarover aan de hoofdbudgethouder.

2. Een budgethouder neemt bij het uitoefenen van de budgetverantwoordelijkheden de mandaatregeling en het inkoopbeleid van de Omgevingsdienst in acht.

3. Een budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen.

4. Wanneer er sprake is van opbrengsten stuurt de budgethouder een ondertekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

5. Een budgethouder is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van kosten binnen diens budget en zijn primair aanspreekbaar om overschrijdingen.

1. De PAV-er stelt vast dat de gefactureerde dienst of het product is geleverd en draagt zorg voor een juiste en tijdige verwerking van de factuur.

2. Nadat de PAV’er heeft vastgesteld dat de dienst of het product is geleverd kan de budgethouder goedkeuring verlenen voor de prijs en daarmee de factuur betaalbaar stellen.

3. Wanneer er geen PAV’er aanwezig is, geldt dat een budgethouder, onder toepassing van het vier-ogen-principe, met een andere budgethouder of de hoofdbudgethouder kan vaststellen dat een prestatie is geleverd, waardoor de rol van PAV-er komt te vervallen.

1. Onder eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder fiatteren budgethouders uitgaven en inkomsten binnen de kaders van de begroting, ter realisering van de daarbij vastgestelde prestaties en met in achtneming van de geldende regelgeving, ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde aan hen toebedeelde budgetten.

2. Verplichtingen aangaan ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden door of met toestemming van de budgethouder en voor zover het resterende budget of investeringsbesteding met het aangaan van de verplichting niet wordt overschreden.

3. Betalingen verrichten ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden door of in opdracht van een budgethouder en dient te geschieden door (digitale) accordering van de factuur of declaratie.

1. Budgethouders mogen onderschrijdingen niet gebruiken om extra uitgaven te doen, deze vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

1. De verdeling en de boeking van de bedragen op de verschillende kostenplaatsen gebeurt onder de primaire verantwoordelijkheid van de teamleider Financiën.

2. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer en uitputting van hun toebedeelde budget, inclusief deze posten.

3. Indien daar aanleiding voor bestaat kan de hoofdbudgethouder gedurende het boekjaar budget ruimte herverdelen.

1. De teamleider Financiën is verantwoordelijk of draagt zorg voor:

• •

  het beheer van de lijst van de budgethouders en hun vervangers;

• •

  bewaken van het goedkeuringsproces en het nakomen van de betaaltermijnen;

• •

  vervaardigen van actuele budgetinformatie;

• •

  Periodiek (laten) toetsen van de rechtmatigheid van uitgaven door middel van de rechtmatigheidscontroles.

2. Indien de functies van teamleider Financiën en concerncontroller door één en dezelfde persoon worden vervuld, vervallen alle budgethouders- en autorisatiebevoegdheden van de teamleider Financiën en worden deze overgedragen aan diens leidinggevende.

1. De verschillende taken in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden zijn gescheiden.

2. De functie van hoofdbudgethouder en budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie.

3. Declaraties of eigen facturen van medewerkers worden met toepassing van het vier-ogen-principe ter beoordeling voorgelegd aan een manager of teamleider. Een medewerker kan nimmer eigen declaraties of facturen goedkeuren. Deze worden voorgelegd aan diens leidinggevende.

4. Declaraties of eigen facturen van de hoofdbudgethouder worden ter beoordeling voorgelegd aan de directeur Bedrijfsvoering. Declaraties hoger dan € 2.500 worden voorafgaand aan de betaalbaarstelling ter goedkeuring aan de voorzitter overlegd.

1. Deze regeling wordt aangehaald als "Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Utrecht"

2. Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.