Dienstverleningshandvest Omgevingsdienst Utrecht

1. Dit dienstverleningshandvest is van toepassing op de uitvoering van alle taken die door opdrachtnemer voor opdrachtgever worden uitgevoerd.

2. Dit dienstverleningshandvest is van toepassing op het handelen van alle medewerkers die namens de Omgevingsdienst werkzaamheden verrichten en op het handelen van medewerkers van opdrachtgevers, voor zover de werkzaamheden van deze medewerkers van opdrachtgevers zijn gerelateerd aan de werkzaamheden van de Omgevingsdienst overeenkomstig de artikelen 2, 4, 5 en 6 van de gemeenschappelijke regeling.

3. Ten behoeve van de nadere afspraken over de uitvoering van het takenpakket sluiten opdrachtgever en opdrachtnemer, binnen de kaders van dit dienstverleningshandvest, een dienstverleningsovereenkomst. Het dagelijks bestuur stelt hiervoor een modelovereenkomst vast.

4. De toepasselijkheid van andere (algemene) voorwaarden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer dan die in dit dienstverleningshandvest staan, worden door opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1. Wijzigingen van dit dienstverleningshandvest zijn slechts van kracht indien zij door het algemeen bestuur zijn vastgesteld in een nieuwe integrale versie van dit dienstverleningshandvest die de voorheen geldende versie vervangt.

2. Indien er omstandigheden optreden die naar mening van opdrachtgever of opdrachtnemer van invloed kunnen zijn op de toepassing van dit dienstverleningshandvest, treden opdrachtgever en opdrachtnemer daarover met elkaar in overleg.

3. Onder het gestelde in het tweede lid wordt ook verstaan de situatie waarin bepalingen in dit handvest naar mening van opdrachtgever of opdrachtnemer onverbindend of onuitvoerbaar zijn.

4. Dit dienstverleningshandvest wordt in ieder geval vierjaarlijks geëvalueerd en verder zo vaak als nodig wordt geacht door opdrachtgever of opdrachtnemer.

1. Opdrachtnemer stelt eens per vier jaar een model-dienstverleningsovereenkomst vast.

2. Opdrachtgevers maken hun standpunten over noodzakelijke wijzigingen van de model-dienstverleningsovereenkomst kenbaar aan opdrachtnemer.

3. Opdrachtnemer kan tussentijdse wijzigingen van de model-dienstverleningsovereenkomst in overweging nemen, indien de noodzaak daartoe door meer dan één opdrachtgever is aangegeven en in voldoende mate is gemotiveerd.

1. Opdrachtgever geeft in ieder geval opdracht tot de uitvoering van de basistaken.

2. Opdrachtnemer verplicht zich ten minste tot de uitvoering van de basistaken voor opdrachtgever.

3. In de dienstverleningsovereenkomst wordt de omvang van de af te nemen basistaken vastgelegd aan de hand van de daarvoor in de PDC bepaalde kengetallen of de daarin opgenomen prijzen of prijseenheden per product en dienst.

1. Indien gewenst maken opdrachtgever en opdrachtnemer nadere afspraken over de uitvoering van plustaken. Deze nadere afspraken worden vastgelegd in de daarvoor bedoelde dienstverleningsovereenkomst.

2. In de dienstverleningsovereenkomst wordt de omvang van de af te nemen plustaken vastgelegd aan de hand van de daarvoor in de PDC bepaalde kengetallen of de daarin opgenomen prijzen per product en dienst.

3. Zodra een incidentele taak drie jaar achtereen wordt afgenomen, wordt deze taak opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst en als structurele taak in het uitvoeringsplan.

1. Opdrachten met een gezamenlijk belang zijn deels opgenomen als taken in de vaste bijdrage en deels onder de noemer ‘regionale taken’ als onderdeel van de dienstverleningsovereenkomst. Opdrachten met een gezamenlijk belang die niet zijn aangeduid als regionale taken, zijn geen onderdeel van dit dienstverleningshandvest of de onder de werking daarvan afgesloten dienstverleningsovereenkomsten.

2. Opdrachtgevers stellen minimaal 4 procent van het in de dienstverleningsovereenkomst ingevulde aantal uren beschikbaar voor de uitvoering van regionale taken, met een maximum van 350 uur per opdrachtgever per jaar. Voor opdrachtgevers die bouwtaken bij opdrachtnemer beleggen, geldt dat de in de eerste volzin bedoelde vier procent wordt berekend over de totale opdracht exclusief de omvang in uren van de bouwtaken. De in de vorige volzin bedoelde bouwtaken betreffen alle producten en diensten zoals beschreven in hoofdstuk 9 Bouw en Asbest van de PDC, met uitzondering van de producten en diensten genoemd onder ‘asbest’.

3. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de projecten vast die vallen onder de regionale taken, bedoeld in het eerste lid.

4. Telkens na verloop van drie jaren, gerekend vanaf de inwerkingtreding van dit dienstverleningshandvest, kan het algemeen bestuur bij het vaststellen van de kadernota van de Omgevingsdienst de minimale omvang van de regionale taken en het maximum per opdrachtgever per jaar, als bedoeld in lid 2 van dit artikel, opnieuw voor een periode van drie jaren vaststellen.

1. Opdrachtgevers kunnen de omvang van hun takenpakket wijzigen.

2. Indien de wijziging van het takenpakket een vermeerdering van de omvang van één of meer taken, waaronder begrepen zowel de basistaken als plustaken, of het starten van een nieuwe plustaak betreft, dan treedt opdrachtgever met opdrachtnemer in overleg over de wijze waarop deze vermeerdering kan worden geëffectueerd en het moment waarop de wijziging in kan gaan.

3. Indien de wijziging van het takenpakket een vermindering van de omvang van één of meer taken, waaronder begrepen zowel basistaken als plustaken, of de beëindiging van één of meer plustaken inhoudt, dan geldt, met inachtneming van de in artikel 6 lid 3 bepaalde termijn, een opzegtermijn van minimaal één kalenderjaar. De gewenste wijziging dient uiterlijk in december van het jaar x-2 aan het dagelijks bestuur kenbaar gemaakt te worden om in het jaar x geëffectueerd te worden.

4. Eventuele frictiekosten en desintegratieskosten ten gevolge van een wijziging van het takenpakket worden door opdrachtnemer aan opdrachtgever in rekening gebracht. De door het algemeen bestuur vastgestelde Regeling vermindering van afname van taken is hierop van toepassing.

5. Indien een vermindering van het takenpakket het gevolg is van veranderde nationale en bovennationale wet- en regelgeving dan treden opdrachtnemer en opdrachtgever in overleg over de gevolgen van deze vermindering van het takenpakket.

1. Per jaar stellen opdrachtnemer en opdrachtgever aan de hand van de in de dienstverleningsovereenkomst opgenomen basistaken en plustaken een uitvoeringsplan op.

2. De uit te voeren basistaken en plustaken in het uitvoeringsplan worden door de opdrachtnemer vertaald in uren per PDC-product, voor zover geen kengetal is toekend het betreffende jaar.

3. Uiterlijk 1 december van het jaar x-1 wordt het uitvoeringsplan voor het jaar x door opdrachtnemer en opdrachtgever vastgesteld.

1. Opdrachtgever kan opdrachtnemer verzoeken om de uitvoering van incidentele taken door middel van een aanvullende opdracht.

2. Overeenstemming over de uitvoering van een incidentele taak wordt schriftelijk, door middel van een separate overeenkomst, vastgelegd. In de schriftelijke overeenkomst worden nadere afspraken gemaakt over de taakuitvoering.

1. De uitvoering van het takenpakket tussen opdrachtgever en opdrachtnemer komt tot stand op het moment dat opdrachtgever en opdrachtnemer een dienstverleningsovereenkomst met elkaar sluiten.

2. De dienstverleningsovereenkomst wordt voorafgaand aan de besluitvorming over de begroting van de Omgevingsdienst afgesloten voor het jaar waarop de begroting, bedoeld in de vorige volzin, ziet.

3. Een dienstverleningsovereenkomst bepaalt dat dit dienstverleningshandvest onderdeel uitmaakt van de overeenkomst en dat de tussen partijen overeengekomen dienstverleningsovereenkomst in overeenstemming met dit dienstverleningshandvest wordt geïnterpreteerd.

4. Lid 3 is van overeenkomstige toepassing op dienstverlening aan anderen dan de colleges die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling. In dat geval wordt in de dienstverleningsovereenkomst expliciet opgenomen welke bepalingen van dit dienstverleningshandvest gelden in de verhouding tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever die niet deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling.

5. Per opdrachtgever wordt door opdrachtnemer een dienstverleningsovereenkomst ingevuld met producten en diensten, aantallen en uren. Daarnaast kunnen aanvullende afspraken worden opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst.

1. Opdrachtgever en opdrachtnemer dragen zorg voor een zorgvuldige, tijdige en juiste informatievoorziening die noodzakelijk is voor een rechtmatige en doelmatige uitvoering van de taken door opdrachtnemer.

2. De informatievoorziening bedoeld in lid 1 geschiedt bij voorkeur digitaal.

3. Onder de informatievoorziening bedoeld in lid 1 behoren eveneens wijzigingen van bestaande wet- en regelgeving, voornemens tot het opstellen van nieuw beleid en omstandigheden die naar verwachting politieke, maatschappelijke of juridische gevolgen kunnen hebben.

4. Opdrachtgever en opdrachtnemer spreken elkaar aan indien zij van mening zijn dat de invulling van het opdrachtgeverschap of het opdrachtnemerschap verbetering behoeft.

5. Het staat opdrachtgever en opdrachtnemer vrij elkaar gevraagd en ongevraagd vrijblijvend te adviseren over feiten en omstandigheden die te maken hebben met de uitoefening van het uitvoeringsplan.

6. Opdrachtnemer en opdrachtgever stellen zich als betrouwbaar partner op door afspraken op tijd en volledig na te komen.

1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het bepalen van de aard en de omvang van de uit te voeren taken.

2. Opdrachtgever zorgt voor een tijdige aanlevering van de voor de taakuitoefening benodigde werkdossiers aan opdrachtnemer. Dit geschiedt bij voorkeur digitaal.

3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden en gebreken in dossiers die worden overgedragen aan opdrachtnemer, ook indien genoemde onjuistheden en gebreken het gevolg zijn van gebreken in het digitale systeem van opdrachtgever.

4. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat opdrachtnemer gebruik kan maken van faciliteiten bij de opdrachtgever die nodig zijn voor de uitoefening van het takenpakket. Aan deze verplichting is voldaan indien er een algemeen te gebruiken flexplek aanwezig is en de ambtenaar met zijn eigen apparatuur gebruik kan maken van een internetverbinding.

5. Opdrachtgever committeert zich aan de afspraken die opdrachtnemer binnen de in mandaat gegeven uitvoering van taken met derden, politie en Openbaar Ministerie daarbij inbegrepen, afsluit.

6. Afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over archivering voldoen aan de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling.

1. Opdrachtnemer draagt zorg voor de uitvoering van de taken volgens het in de dienstverleningsovereenkomst overeengekomen en in de PDC nader gespecificeerde kwaliteitsniveau.

2. Opdrachtnemer stelt voor 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de DVO betrekking heeft een PDC op. Hierin staan ook de eventueel te kiezen kwaliteitsniveaus van de producten en diensten omschreven. De PDC is leidend bij het samenstellen van het takenpakket in de dienstverleningsovereenkomst. Het algemeen bestuur stelt deze PDC vast. Jaarlijks evalueert het algemeen bestuur tezamen met het dagelijks bestuur of er wijzigingen in de PDC nodig of wenselijk zijn.

3. Opdrachtnemer voert het takenpakket uit met inachtneming van tenminste de toepasselijke wet- en regelgeving en het beleid van opdrachtgever.

4. In het geval opdrachtnemer van mening is dat de taken in afwijking van het beleid, als bedoeld in het derde lid, dienen te worden uitgevoerd dan legt hij het besluit hieromtrent voor aan opdrachtgever.

5. Opdrachtnemer voert het takenpakket binnen de daarvoor in de dienstverleningsovereenkomst afgesproken of wettelijk geldende termijnen uit. Opdrachtnemer informeert opdrachtgever zo spoedig mogelijk in het geval termijnen overschreden dreigen te worden zodat opdrachtgever en opdrachtnemer hierover in gesprek kunnen gaan en passende afspraken kunnen maken.

6. Opdrachtnemer heeft het recht om aan haar opgedragen taken te laten verrichten door een door opdrachtnemer aan te wijzen derde.

7. Opdrachtnemer voert een adequate administratie. Daaronder wordt tenminste verstaan een registratie van uitgevoerde taken per opdrachtgever, een bijbehorende urenregistratie en besteding van middelen.

8. Opdrachtnemer stelt in ieder geval drie rapportages op per deelnemer, waarin verantwoording wordt afgelegd aan opdrachtgever over de door opdrachtnemer geleverde prestatie. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen hierover nadere afspraken maken.

1. Om aan de daarvoor gestelde kwaliteitscriteria te voldoen draagt opdrachtnemer er zorg voor dat het takenpakket uitgevoerd wordt door voldoende medewerkers die in ieder geval over de minimaal voor de taken vereiste opleiding, kennis en kunde beschikken of die daarvoor kunnen worden opgeleid.

2. Het algemeen bestuur waarborgt een eenduidige kwaliteitstoetsing van de taken die beschreven staan in de PDC.

3. Opdrachtgever en opdrachtnemer voeren tenminste driemaal per jaar een dienstverleningsoverleg, waarin in ieder geval aan de hand van de rapportages de voortgang van de uitvoering van het takenpakket, de kwaliteit ervan, de betaling alsmede de ontwikkelingen die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van het takenpakket worden besproken.

4. Opdrachtgever en opdrachtnemer wijzen beiden in de eigen organisatie een medewerker en een plaatsvervangend medewerker aan die verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding en het voeren van het dienstverleningsoverleg.

5. Voor zover voor de uitvoering van het takenpakket sprake is van een beschrijving van werkprocessen, handelt opdrachtnemer in overeenstemming met deze werkprocessen.

6. Opdrachtnemer streeft zoveel als mogelijk, eventueel in overleg met opdrachtgever, naar kwaliteitsverbetering en innovatie ten aanzien van de uitvoering van het takenpakket.

1. Indien de opdrachtnemer het takenpakket geheel of gedeeltelijk niet volgens de afgesproken omvang en kwaliteit uitvoert of niet kan uitvoeren, dan treden partijen met elkaar in overleg. In dit overleg wordt in ieder geval de oorzaak van de tekortkoming besproken.

2. Indien de oorzaak aan de zijde van opdrachtnemer ligt, stelt opdrachtgever in dit overleg opdrachtnemer in staat om de geconstateerde onvolkomenheden in de uitvoering van het takenpakket binnen een redelijke termijn op te lossen.

3. Indien het naar aard en omvang van de geconstateerde onvolkomenheden noodzakelijk is, dan draagt opdrachtnemer binnen twee weken na het in lid 1 bedoelde overleg zorg voor een verbeterplan. In dit verbeterplan staat in ieder geval het gewenste minimale resultaat omschreven.

4. Indien bovengenoemd overleg en verbeterplan onvoldoende resultaat heeft, dan kan de opdrachtgever de dienstverlening opschorten.

5. Opschorting geschiedt middels tijdelijke opschorting van de verplichtingen voortvloeiend uit de dienstverleningsovereenkomst. Het hiermee gepaard gaande mandaat aan opdrachtnemer wordt tegelijk opgeschort. Hiervan wordt opdrachtnemer schriftelijk in kennis gesteld.

6. Opdrachtnemer is jegens opdrachtgever aansprakelijk voor de tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht door de opdrachtnemer, voor zover deze het gevolg zijn van het door de opdrachtnemer niet in acht nemen van de zorgvuldigheid, de (des)kundigheid dan wel de professionaliteit waarop in het kader van de betrokken dienstverlening mag worden vertrouwd.

1. Jaarlijks stelt het algemeen bestuur het DVO uurtarief, als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder r van de Bijdrageverordening Omgevingsdienst Utrecht, vast voor de dienstverlening van de Omgevingsdienst.

2. Het door het algemeen bestuur vastgestelde DVO uurtarief treedt in werking in de dienstverleningsovereenkomst van het eerstvolgende jaar.

3. Het tarief voor incidentele taken wordt bij separate overeenkomst op basis van nacalculatie overeengekomen.

1. Opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade die ontstaat als gevolg van de besluiten die namens een opdrachtgever in mandaat worden genomen door de directeur of de onder hem ressorterende medewerkers, onverminderd het bepaalde in artikel 1:1, vierde lid, en artikel 10:2 van de Algemene wet bestuursrecht.

2. De Omgevingsdienst is aansprakelijk voor schade aan derden die ontstaat als gevolg van de rechtmatige uitoefening van de dienstverlening door de opdrachtnemer, voor zover deze schade het gevolg is van het door de opdrachtnemer niet in acht nemen van de zorgvuldigheid, de deskundigheid en de professionaliteit die van opdrachtnemer mag worden verwacht.

3. De aansprakelijkheid van de zijde van de Omgevingsdienst Utrecht wordt beperkt tot het bedrag van de waarde van de opdrachtsom, inclusief omzetbelasting, per gebeurtenis. De jaarlijkse aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen is maximaal het bedrag dat door de verzekering van de Omgevingsdienst Utrecht wordt gedekt.

4. Een opdrachtgever blijft na een eventuele beëindiging van één of meer taken, ook in het geval de opdrachtgever is uitgetreden uit de gemeenschappelijke regeling, aansprakelijk bij het intreden van risico’s voortvloeiende uit de periode dat de betreffende opdrachtgever afnemer was van één of meer taken, indien en voor zover deze intredende risico’s leiden tot een kostenverhoging voor de Omgevingsdienst Utrecht en betrekking hebben op de periode dat de betreffende opdrachtgever nog afnemer was van de betreffende taak of taken.

5. Aansprakelijkstelling van de Omgevingsdienst Utrecht dient plaats te vinden binnen twee maanden na de gebeurtenis waarvoor aansprakelijkheid wordt aangenomen.

1. De Omgevingsdienst is verplicht zich adequaat te verzekeren tegen schade en aanspraken voorvloeiende uit dit dienstverleningshandvest en de ten behoeve van de dienstverlening gesloten dienstverleningsovereenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De dekking per aanspraak, per gebeurtenis en per jaar wordt jaarlijks vastgesteld door het dagelijks bestuur.

2. Opdrachtgever en opdrachtnemer regelen in goed overleg, en samen met hun verzekeraars, dat de wettelijke aansprakelijkheidsrisico’s in verband met de uitvoering van dit dienstverleningshandvest en de daaronder afgesloten dienstverleningsovereenkomsten, zijn verzekerd en houden deze verzekering in stand gedurende de gehele looptijd van de dienstverleningsovereenkomst.

1. Indien tussen opdrachtgever en opdrachtnemer een geschil ontstaat over de interpretatie of uitvoering van dit handvest, of onder de werking van dit dienstverleningshandvest gesloten dienstverleningsovereenkomst, dan spannen de partijen zich zoveel als mogelijk in om dit geschil binnen een termijn van zes maanden minnelijk op te lossen. Hiertoe kan een mediation traject worden ingezet.

2. Wanneer de termijn van zes maanden is verstreken, of één van de partijen is van oordeel dat een minnelijke oplossing niet kan worden bereikt, dan wordt het geschil voorgelegd aan het algemeen bestuur ter besluitvorming.

3. Het algemeen bestuur kan, na het horen van beide partijen, beslissen tot het inwinnen van advies over het geschil aan een commissie van deskundigen.

4. In het geval advies wordt gevraagd aan een commissie van deskundigen, wijst elk van de partijen een deskundige aan waarna de aangewezen deskundigen gezamenlijk een derde deskundige aanwijzen als voorzitter van de commissie van deskundigen.

5. Op basis van het advies van de commissie van deskundigen besluit het algemeen bestuur over het geschil.

6. In het geval partijen het niet eens zijn met de beslissing van het algemeen bestuur, staan de gebruikelijke rechtsmiddelen open.

7. Elke partij draagt de eigen kosten die voortvloeien uit het geschil.

1. Dit dienstverleningshandvest en de op basis hiervan gesloten dienstverleningsovereenkomsten doorkruisen niet de publiekrechtelijke verhoudingen tussen partijen, of hun overige rechten en plichten op basis van het publiekrecht.

2. Op dit dienstverleningshandvest en de op basis hiervan gesloten dienstverleningsovereenkomsten is het Nederlands recht van toepassing.

3. Eventuele nietigheid of vernietigbaarheid van één van de bepalingen van het dienstverleningshandvest en een op basis daarvan gesloten dienstverleningsovereenkomst tast de rechtsgeldigheid van de overige bepalingen van dit dienstverleningshandvest of de dienstverleningsovereenkomsten niet aan.