Regeling vermindering van afname van taken Omgevingsdienst Utrecht

Ondertekening

Toelichting

algemeen

Deze regeling vermindering van taken beschrijft de wijze waarop het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst omgaat met vermindering van taken door haar deelnemers. In bepaalde gevallen moeten deelnemende colleges altijd een vergoeding betalen voor een besluit tot vermindering van afname van taken, in sommige gevallen hoeft een deelnemend college geen vergoeding te betalen voor een besluit tot vermindering van de afname van taken.

In artikel 6 lid 6 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht (hierna: GR) is bepaald dat een vermindering van meer dan 5% altijd verplicht tot vergoeding van de daardoor ontstane frictiekosten en desintegratiekosten van de Omgevingsdienst.

De GR bepaalt in artikel 6, lid 7 dat het algemeen bestuur een regeling vaststelt voor de gevallen waarin een college besluit tot vermindering van taken, en deze vermindering kleiner is dan een vermindering van 5% van de hoeveelheid uren van het betreffende college. De door het algemeen bestuur opgestelde regeling bepaalt in dat geval of, en zo ja in hoeverre, frictiekosten en desintegratiekosten moeten worden betaald vanwege het besluit tot vermindering van de taakafname door het college.

Het algemeen bestuur voldoet met de onderhavige regeling aan de verplichting tot het opstellen van een regeling voor besluiten tot vermindering van afname van taken met minder van 5% ingevolge artikel 6 lid 7 van de GR.

Daarnaast geeft het algemeen bestuur op eigen initiatief invulling aan de wijze waarop bepaald wordt welke vergoeding aan frictiekosten en desintegratiekosten betaald moet worden vanwege een vermindering van taakafname met meer dan 5% (artikel 6 lid 6 GR). De regeling is in zoverre een nadere invulling van de kaders die in de GR zijn gesteld.

Artikel 1:

De begrippen van artikel 1 van de GR zijn van overeenkomstige toepassing, daarnaast worden belangrijke begrippen die in deze regeling voorkomen gedefinieerd.

Artikel 2:

In dit artikel wordt de in de GR gecreëerde mogelijkheid herhaald dat colleges, onder voorwaarden, kunnen besluiten tot vermindering van de afname van taken van de Omgevingsdienst. De precieze voorwaarden waaronder daartoe besloten kan worden, worden in het dienstverleningshandvest uitgewerkt.

Artikel 3:

De onderhavige regeling geeft invulling aan twee verschillende mogelijkheden:

• a.

  Een vermindering bedraagt 5% of meer van de laatst afgesproken hoeveelheid taken van het betreffende college;

• b.

  Een vermindering bedraag minder dan 5% van de laatst afgesproken hoeveelheid taken van het betreffende college.

Voor het geval genoemd onder a. geldt dat een college altijd frictiekosten en desintegratiekosten moet betalen vanwege het besluit tot vermindering van taken. In dat geval is artikel 4 van deze regeling van toepassing, zo bepaalt artikel 3, lid 1.

Voor de situatie genoemd onder b. geldt dat een college slechts in bepaalde gevallen frictiekosten en desintegratiekosten hoeft te betalen vanwege het besluit tot vermindering van taken. In dat geval is artikel 5 van toepassing, zo bepaalt artikel 3 lid 2 van deze regeling..

Artikel 4:

Artikel 4 beschrijft hoe wordt bepaald welke vergoeding aan frictiekosten en desintegratiekosten moet worden betaald.

Lid 2 beschrijft wat de minimale vergoeding aan frictiekosten en desintegratiekosten is. Deze is gelijk aan een bedrag dat gelijk staat aan het percentage van de vermindering van het takenpakket maal het bedrag dat gelijk is aan 3x het jaarlijkse bedrag aan vaste bijdrage vermeerderd met 2x het jaarlijkse bedrag aan variabele bijdrage van het betreffende college. Een en ander berekend aan de hand van de laatst vastgestelde begroting. Er is voor gekozen om de berekening op basis van de laatst vastgestelde begroting te verrichten omdat in de laatst vastgestelde begroting een actuele weergave is opgenomen van de taakafname per deelnemend college. Door op deze manier te werken is altijd op voorhand bekend wat het minimale bedrag is waartegen een deelnemer zijn taken met meer dan 5% kan verminderen, inclusief een opslag voor toekomstige onzekerheden.

Als uit een berekening van een onafhankelijke externe deskundige echter blijkt dat de daadwerkelijke frictiekosten en desintegratiekosten hoger zijn dan de berekening op grond van het tweede lid, dan moet het daadwerkelijke bedrag worden betaald. Oftewel, een college betaalt nooit minder dan de berekening bedoeld in lid twee. In het geval een externe deskundige berekent dat de frictiekosten en desintegratiekosten meer bedragen dan de minimale vergoeding, dan dient het betreffende college het door de onafhankelijke externe deskundige berekende hogere bedrag te vergoeden.

Lid 4 gaat over het toepassen van een risico-opslag. Het minimaal te betalen bedrag omvat een risico-opslag, zoals ook in deze toelichting op het tweede lid als is aangegeven. Er wordt in dat geval dus geen extra risico-opslag berekend. Uitgangspunt is dat de minimaal te betalen vergoeding de Omgevingsdienst in staat stelt de bedrijfsvoering op de juiste wijze aan te passen aan de gewijzigde omstandigheden.

Dit is anders in het geval de onafhankelijke externe deskundige een berekening maakt van de daadwerkelijke frictiekosten en desintegratiekosten en dit bedrag hoger uitvalt dan de minimaal te betalen vergoeding. De onafhankelijke externe deskundige berekent immers de daadwerkelijke frictiekosten en desintegratiekosten zodat het door de externe deskundige berekende bedrag na berekening nog verhoogd met een risico-opslag van 10%.

Artikel 5:

Als een college besluit tot vermindering van taken dan hoeft het college in bepaalde gevallen geen vergoeding voor frictiekosten en desintegratiekosten te betalen. In artikel 5 bepaalt het algemeen bestuur in welke gevallen niet, en in welke gevallen wel een vergoeding dient te worden betaald. Ook bepaalt artikel 5 hoe hoog de te betalen vergoeding is in het geval wel een vergoeding voor frictiekosten en desintegratiekosten moet worden betaald. De vraag of een college wel of geen vergoeding hoeft te betalen, hangt niet alleen af van de eigen beslissing tot vermindering van afname van taken, maar ook van de beslissingen van alle overige deelnemende colleges. Als de af te nemen uren van de Omgevingsdienst van alle colleges bij elkaar daalt met een bepaalde hoeveelheid uren, dan wordt aan de hand van die daling bepaalt wat het te betalen bedrag is dat een college (dat besluit tot urenvermindering) moet voldoen. Uiteraard is het zo dat een toename van taken voor het ene college een dempend effect heeft op de vermindering van taken voor het andere college.

In lid 1 van artikel 5 zijn de verschillende categorieën beschreven:

• a.

  de besluiten van de colleges gezamenlijk leiden tot een totale urenvermindering bij de Omgevingsdienst die kleiner is dan 6.500 uren;

• b.

  de besluiten van de colleges gezamenlijk leiden tot een totale urenvermindering bij de Omgevingsdienst die minder is dan 10.000 uren maar gelijk is aan of meer dan 6.500 uren;

• c.

  de besluiten van de colleges gezamenlijk leiden tot een totale urenvermindering bij de Omgevingsdienst die minder is dan 13.500 uren maar gelijk is aan of meer dan 10.000 uren;

• d.

  de besluiten van de colleges gezamenlijk leiden tot een totale urenvermindering bij de Omgevingsdienst die minder is dan 5% van het totale aantal uren van de Omgevingsdienst maar gelijk is aan of meer dan 13.500 uren.

In het geval van categorie a hoeft een college in beginsel geen vergoeding te betalen.

In het geval van categorie b betaalt een college in het jaar van de vermindering een vergoeding die gelijk is aan 50% van de urenvermindering (van het eigen besluit tot vermindering) vermenigvuldigd met het dan geldende tarief.

In het geval van categorie c betaalt een college in het eerste jaar van de vermindering een bedrag gelijk aan 50% van de urenvermindering (van het eigen besluit tot vermindering) vermenigvuldigd met het dan geldende tarief en in het tweede jaar 25% van de urenvermindering (van het eigen besluit tot vermindering) vermenigvuldigd met het dan geldende tarief.

In het geval van categorie d betaalt een college in het eerste jaar van de vermindering een bedrag gelijk aan 75% van de urenvermindering (van het eigen besluit tot vermindering) vermenigvuldigd met het dan geldende tarief en in het tweede jaar 50% van de urenvermindering (van het eigen besluit tot vermindering) vermenigvuldigd met het dan geldende tarief. Hieronder is dit in een tabel uitgewerkt:

Indien college A dus zelf besluit tot een taakvermindering van bijvoorbeeld 50 uur (dit zal voor elk college een vermindering van minder dan 5% van het in de DVO opgenomen aantal uren zijn) dan wordt altijd de staffel van artikel 5 toegepast. Als college B in datzelfde jaar besluit tot een urenvermindering van 20.000 uren (en de overige colleges wijzigen de afname van uren niet), dan wordt voor college A gerekend met optie d uit de staffel van artikel 5.

In de leden twee en drie wordt de procedure uiteengezet.

Artikel 6:

Als sprake is van de situatie beschreven in artikel 5, lid 1 onder a – te weten dat colleges hun taakafname van de Omgevingsdienst met minder dan 5% verminderen, en de totale vermindering van afname van taken van alle colleges gezamenlijk onder de 6.500 uren blijft – hoeft een college in beginsel geen frictiekosten en desintegratiekosten te betalen. Artikel 6 creëert een uitzondering op deze situatie. Als desondanks een reorganisatie noodzakelijk is en de Omgevingsdienst gedwongen is specialistisch personeel of specialistisch materieel af te moeten stoten, kan het dagelijks bestuur alsnog besluiten om schriftelijk en gemotiveerd af te wijken van het uitgangspunt dat geen frictiekosten of desintegratiekosten verschuldigd zijn door het college dat taken vermindert. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan bouwtaken, welke slechts door een (zeer) klein aantal van de deelnemers worden afgenomen. Het is goed voorstelbaar dat bepaalde functionarissen (maar niet per definitie allemaal) niet zomaar op een andere plek in de organisatie kunnen worden ingezet vanwege hun specialistische kennis of vaardigheden. Een vermindering van die betreffende taak zou dan wellicht binnen de staffel kunnen vallen dat in beginsel geen frictie- en desintegratieskosten betaald hoeven te worden, echter kan alsnog een reorganisatie noodzakelijk zijn omdat afscheid genomen moet worden van specialistisch personeel of materieel omdat deze niet op een andere plek in de organisatie kunnen worden ingezet voor de taakuitvoering van alle deelnemers. De precieze procedure staat beschreven in artikel 6, lid 1 tot en met 4.

Artikel 7:

Een vergoeding die door een college wordt betaald vanwege vermindering van taken wordt door de Omgevingsdienst verplicht gebruikt ter dekking van de door de vermindering ontstane frictiekosten en desintegratiekosten of wordt toegevoegd aan de daarvoor bestemde bestemmingsreserve.

Artikel 8 en 9:

Deze regeling treedt in werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt en geldt voor onbepaalde tijd.

Artikel 10:

Het algemeen bestuur zorgt ervoor dat deze regeling in elk geval eens in de vier jaar wordt geëvalueerd, zodat de regeling actueel blijft.

Artikel 11:

De officiële citeertitel van deze regeling is Regeling vermindering van afname van taken Omgevingsdienst Utrecht.