Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst Utrecht

1.1 Inkoopdoelstellingen

Bij het maken van een inkoopstrategie worden de uitgangspunten en doelen van de ODU concreet gemaakt. De ODU is een samenwerking tussen de Provincie Utrecht en 26 gemeenten.

Met dit beleid wil de ODU haar ambities waarmaken en de volgende doelen bereiken:

1.2 Kernwaarden

Bij het uitvoeren van de werkzaamheden laat de ODU zich leiden door de missie en visie, die haar handelen naar gemeenten, inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en collega’s onderling bepalen. In haar handelen gaat de ODU uit van de volgende kernwaarden:

2.1 Algemeen juridisch kader

De ODU leeft de relevante wet- en regelgeving na. Eventuele uitzonderingen op (Europese) regels past de ODU zorgvuldig en terughoudend toe, zodat de bedoeling en werking van deze regelgeving behouden blijft.. De voor het inkoop- en contractmanagementbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

2.2 Algemene beginselen bij Inkopen en algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De ODU neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

2.3 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De ODU neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.4 Uniforme documenten

De ODU streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat leveranciers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschil- lende procedureregelingen worden geconfronteerd. De ODU past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• •

  Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor leveringen (ARIV)

• •

  Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (ARVODI)

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

• •

  Verwerkersovereenkomst (VNG)

Indien noodzakelijk, wordt in het kader van de AVG een verwerkersovereenkomst opgesteld. Algemene voorwaarden van marktpartijen worden in de regel afgewezen.

2.5 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de ODU. De ODU wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

In bijzondere gevallen mag worden afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de ODU, zolang dit past binnen de geldende wet- en regelgeving. De Algemeen Directeur beslist over afwijkingen. Bij diens afwezigheid kan de Directeur Bedrijfsvoering deze bevoegdheid uitoefenen. Afwijkingen zijn alleen toegestaan bij opdrachten onder de Europese aanbestedingsgrens. Ook een overbruggingsovereenkomst geldt als afwijking. Elke afwijking moet vooraf schriftelijk worden gemotiveerd en vastgelegd. De motivering omvat in ieder geval waarom een afwijking noodzakelijk is, welke risico’s zijn afgewogen en hoe rechtmatigheid en proportionaliteit worden geborgd.

2.7 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de ODU en (potentiële) leveranciers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag neemt de ODU op hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de ODU de klacht vervolgens zal behandelen.

Bij klachten over een inkoop- of aanbestedingstraject geldt de interne Klachtenregeling Inkopen en Aanbesteden.

3.1 Integriteit

De ODU stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Zo heeft zij hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, zodat bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij Inkopen neemt de ODU sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (hierna: MVI) betekent dat de ODU de effecten waar mogelijk op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen.

De ODU heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de ODU als opdrachtgever en inkoper invloed op leveranciers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door leveranciers stimuleren.

De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding door duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

4.1 Product- en marktanalyse

4.2 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

4.3 Samenwerkingsverbanden

De ODU hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Gemeenschappelijke Regelingen. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

4.4 Bepalen van de inkoopprocedure

Voor elke inkoop bepaalt de ODU welke aanbestedingsprocedure nodig is. Dit gebeurt op basis van de totale waarde van de opdracht, zonder btw, over de hele looptijd van de overeenkomst. Daarbij wordt gekeken of het gaat om een levering, dienst, werk of een specifieke dienst zoals cursussen, trainingen of juridische ondersteuning.

Bij diensten hoort ook de inhuur van personeel, dit wordt gedaan op basis van tijdelijke inzet van mensen voor projecten of ondersteuning. De ODU zorgt ervoor dat inhuur op een rechtmatige, doelmatige en transparante manier gebeurt.

De ODU houdt bij het kiezen van de procedure rekening met de Gids Proportionaliteit. Deze gids helpt om een passende aanpak te kiezen bij de waarde van de opdracht. De interne drempelbedragen worden jaarlijks aangepast om marktconform te blijven.

De drempelbedragen zoals hieronder weergegeven zijn afgeleid van de Gids Proportionaliteit, zie link.

De opdrachtwaarde in onderstaande tabellen is exclusief btw. De Europese aanbestedingsgrens is van toepassing op 2026 en 2027. Bij wijzigingen van de Europese aanbestedingsgrens wordt de meest actuele grens toegepast.

4.9 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De ODU wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

4.9 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De ODU bevordert eerlijke mededinging. De betrokken leveranciers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de ODU een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De ODU wenst geen leveranciers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

5.1 Inkoopproces

Voor meervoudig onderhandse aanbestedingen en Europese aanbestedingen geldt dat aankondigingen en gunningen in principe plaatsvinden via het elektronische online platform voor (de publicatie van) aanbestedingen, te weten TenderNed (www.tenderned.nl). Publicaties die horen bij Europese aanbestedingsprocedures worden bovendien gepubliceerd in het online Publicatieblad van de Europese Unie via www.ted.europa.eu (Tenders Electronic Daily: TED).

5.2 Inkoopdossier

Van ieder doorlopen inkoopprocedure moet een inkoopdossier worden aangemaakt. In het inkoopdossier zijn alle stappen en (belangrijke) gemaakte keuzes en documenten uit het inkoopproces inzichtelijk. Het inkoopdossier maakt dat verantwoording gedurende het inkoopproces en achteraf (zowel extern als intern) mogelijk is.

6.1 Contractmanagement

Contractmanagement helpt de ODU om afspraken met leveranciers goed te volgen en na te komen. Dit draagt bij aan het behalen van de doelen van de organisatie. Als het nodig is, wijst de ODU bij de start van een aanbesteding een contractmanager aan. Deze persoon bewaakt het contract en voert gesprekken met de opdrachtnemer.

6.2 Contractbeheer

Ieder afgesloten contract moet worden opgenomen in het contractbeheersysteem. Dit contractbeheersysteem maakt dat er een overzicht aanwezig is van de contracten inclusief de indexerings- en expiratiedata en (financiële) verplichtingen die de ODU is aangegaan. Tevens geeft de ODU de mogelijkheid deze contracten te beheren, zodat er altijd een actueel overzicht is van deze verplichtingen en op tijd verlengd, opgezegd en/of opnieuw aanbesteed kan worden. Het contractregister wordt centraal bij het cluster Inkoop en Facilitair beheerd. De verantwoordelijkheid voor het aanleveren van contracten ligt bij de afdelingen en clusters. De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het invoeren van de gegevens in het contractbeheersysteem.