Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Rheden 2026

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

Ambtelijke bijstand is bedoeld om raadsleden te ondersteunen bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. Het betreft ook situaties waarbij vanuit de ambtelijke organisatie informatie aan individuele raadsleden wordt verstrekt zonder betrokkenheid of tussenkomst van het college van B&W. De ambtelijke bijstand richt zich dan uitsluitend op technische, inhoudelijke informatie, toelichtingen op beleid en procedurele of juridische ondersteuning waar geen politiek-bestuurlijke duiding aan is gegeven. De bijstand strekt zich evenmin uit tot het schrijven politieke beschouwingen, het voeren van campagnes of het ondersteunen van individuele standpunten buiten de raadsbehandeling.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

Deze wettelijke bepaling brengt met zich mee dat de bevoegdheid tot het vragen van ambtelijke bijstand in deze verordening alleen is toegekend aan raadsleden. Wanneer een raadsvolger een beroep wil doen op ambtelijke bijstand is dat daardoor alleen mogelijk via een raadslid.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 11) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

In deze verordening is ook een rol weggelegd voor de burgemeester voor het geval een raadslid het niet eens is met de weigering tot het verlenen van ambtelijke bijstand of de wijze waarop hier uitvoering aan is gegeven.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten.

Het recht op ambtelijke bijstand is voorbehouden aan raadsleden, zowel de gemeenteraad als individuele raadsleden. Dit recht is vastgelegd in artikel 33 van de Gemeentewet en stelt raadsleden in staat om ondersteuning te krijgen bij hun werk, bijvoorbeeld bij het opstellen van documenten, het vergaren van informatie en het uitvoeren van hun controlerende taak. Wanneer een raadsvolger een verzoek wil doen om ambtelijke bijstand is dat uitsluitend mogelijk namens een raadslid.

In de Rhedense praktijk is het toegestaan dat zij hun onderhandse en technische vragen rechtstreeks stellen aan de ambtenaren die belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp. Het betreffen dan vragen naar feitelijke informatie die door de ambtelijke organisatie zelfstandig kunnen worden afgedaan. Zeker in het geval van voorstellen die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd is het raadsleden bekend wie dat voorstel heeft voorbereid. In die gevallen waarin dit niet bekend is kunnen deze vragen ook worden gesteld via de griffier die ervoor kan zorgen dat de vraag, al dan niet via tussenkomst van de gemeentesecretaris, in de organisatie wordt uitgezet.

Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat wanneer een ambtenaar twijfelt over de verstrekking van bepaalde informatie die de gemeentesecretaris daarvan in kennis stelt. De gemeentesecretaris beslist dan of de gevraagde informatie wordt gegeven.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Om de vraag van het betrokken raadslid helder te krijgen is bepaald dat, alvorens kan worden gestart met het verlenen van ambtelijke bijstand, er een startgesprek plaatsvindt met de gemeentesecretaris, dan wel de door hem aangewezen ambtenaren. Zo kan een inschatting worden gemaakt van de benodigde capaciteit en expertise van de in te zetten ambtenaren. Het is vervolgens aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). Als ook de bemiddelende rol van de burgemeester niet leidt tot een voor het raadslid bevredigende situatie, beslist de burgemeester over het al dan niet verlenen van de ambtelijke bijstand.

Artikel 4. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. De ambtenaar hoeft zich niet te verantwoorden over de verleende bijstand aan zijn of haar manager, maar aan de griffie en/of het betreffende raadslid. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak.

Artikel 5. Evaluatie en handelswijze bij geschil over verleende ambtelijke bijstand

Evenals het belang van een startgesprek, om een duidelijk beeld te krijgen van een verzoek om ambtelijke bijstand, is het goed om ook achteraf te kunnen bepalen of de geleverde bijstand ook aan de verwachtingen heeft voldaan. Dit artikel bepaalt daarom dat na afronding van de werkzaamheden het raadslid (of raadsleden) en de betrokken ambtenaren het proces rondom de gevraagde en verleende ambtelijke bijstand met elkaar evalueren. De wijze waarop deze evaluatie plaatsvindt is niet voorgeschreven. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk zijn.

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (derde lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. Mocht ook hier de bemiddelende rol van de burgemeester niet leiden tot een voor het raadslid bevredigende situatie, beslist de burgemeester op het geschil.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Om fracties duidelijkheid te bieden waar de financiële bijdrage onder meer aan mag worden besteed is in het tweede lid een aantal bestedingsdoelen opgenomen. Deze opsomming is niet limitatief en is slechts bedoeld om hier richting aan te geven.

Daarnaast is in het derde lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Ook deze opsomming is niet limitatief.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder c) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid).

Aangezien zich een situatie kan voordoen waarbij twee of meer fracties zich samenvoegen heeft dit gevolgen voor het vaste deel van de fractievergoeding. Deze komt een fractie maar één keer toe (tweede lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (derde lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.

Artikel 10. Reserve

Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit, is hier wel een maximum aan verbonden, te weten 30% van de financiële van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam (tweede lid).

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen van die fracties.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

In dit artikel is bepaald wanneer en op welke wijze fracties verslag moeten doen van de besteding van de financiële bijdrage die zij als voorschot hebben ontvangen ten behoeve van het functioneren van hun fracties. In het tweede lid is bepaald wat het verslag in ieder geval dient te vermelden.

Het derde, vierde en vijfde lid zijn gebaseerd op de Rhedense praktijk, waarbij de controle van het verslag plaatsvindt door de griffie die hierbij zo nodig informatie of bewijsstukken kan opvragen bij de betreffende fracties. De griffie draagt zorg voor een totaaloverzicht van de verantwoordingen en legt die ter bespreking voor aan het Bestuurlijk Coördinatie Overleg (BCO). Als het BCO akkoord is met dit totaaloverzicht besluit de raad over de definitieve toekenning van de fractievergoeding, de maximaal toegestane reserve voor de fracties en de hoogte van de terugvordering van teveel ontvangen voorschotten (zesde lid).