Evenementenbeleid Gemeente Bunschoten 2026-2029

1.1 Inleiding

Evenementen zijn belangrijk voor de inwoners en ondernemers van de gemeente Bunschoten (hieronder valt ook Eemdijk en Zevenhuizen). Ze creëren een ontmoetingsplaats voor inwoners, verrijken met hun diversiteit het culturele aanbod en gelden vaak als een aanvulling op het (sport)verenigingsleven in de gemeente. De organisatoren, en onder hen vele vrijwilligers, zetten zich hier telkens weer voor in. De gemeente ondersteunt waar nodig en zorgt voor de juiste kaders om evenementen veilig en op een prettige manier te laten plaatsvinden. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd waarom het evenementenbeleid aan vernieuwing toe was en wordt er teruggeblikt op de vier participatieavonden. Tot slot wordt aangegeven op welke onderdelen het proces in de komende jaren nog verbeterd kan worden.

1.2 Aanleiding

Om medewerking te verlenen aan het organiseren van een evenement beoordeelt de gemeente de plannen van een organisator. Evenementen variëren qua aard en omvang en daarmee varieert ook de mate waarin eisen aan de uit te werken plannen worden gesteld. De gemeente wil gelijke situaties gelijk behandelen en wil het voor organisatoren toegankelijk houden om hun evenement te organiseren. Dit vraagt om een duidelijke gemeentelijke evenementenaanpak voor de organisatoren, waarin het aanvraagproces voor een vergunning, maar ook de mate waarin de gemeente een organisator kan ondersteunen en de wijze waarop zij haar toezichthoudende rol invult, transparant is vastgelegd.

De termijn van het huidige evenementenbeleid van de gemeente Bunschoten loopt af en het huidige beleid moet herzien worden. Mede als gevolg van veranderende wet- en regelgeving, maar zeker ook om de organisatoren te ondersteunen bij het organiseren van een evenement. Soms ook om duidelijk te maken wat er wel en niet mogelijk is. Als je dat aan de voorkant goed met elkaar communiceert, dan lukt het ook om mooie evenementen te laten plaatsvinden. Met voorliggende nota heeft het college van B&W de gemeentelijke evenementenaanpak geactualiseerd en vormgegeven in een nieuw beleid ‘Evenementenbeleid gemeente Bunschoten 2026-2029’.

1.3 Participatie

De meeste evenementen in deze gemeente zijn jaarlijks terugkerend en een begrip voor inwoners. Iedereen kent ze, weet wanneer ze plaatsvinden en wat er te verwachten valt. Er worden ieder jaar bijna 85 evenementen georganiseerd. Organisatoren, jong en oud, hebben al vele jaren ruime ervaring met het organiseren van hun evenement. Het is dan ook van belang dat het evenementenbeleid breed gedragen wordt en dat er voldoende ruimte is voor participatie. Voordat wij het beleid gaan actualiseren, willen wij graag ophalen bij zowel inwoners, ondernemers, sportverenigingen en organisatoren van evenementen wat zij belangrijk vinden. Daarom zijn er vier avonden georganiseerd waarbij de verschillende doelgroepen zijn uitgenodigd.

Tijdens deze avonden zijn de aanwezigen met elkaar in gesprek gegaan aan de hand van drie vragen. Bij de eerste ronde is aan de deelnemers gevraagd waarom zij zijn ingegaan op de uitnodiging. Vervolgens zijn tijdens de tweede ronde de positieve en negatieve punten van evenementen en horeca in beeld gebracht. Tenslotte is de vraag gesteld wat zij graag terug willen zien in het nieuwe evenementen- en horecabeleid.

Hieronder staat aangegeven welke onderwerpen terug moeten komen in het nieuwe evenementenbeleid.

Om te kunnen beoordelen of er een vergunning nodig is voor een evenement, is het ook van belang om duidelijk te hebben wat we in dit beleid verstaan onder een evenement. In dit hoofdstuk wordt beschreven wanneer een bepaalde activiteit een evenement is en in welke gevallen daarvoor een melding of vergunning nodig is. Ook wordt aangegeven hoe het risicoprofiel wordt bepaald en waarom dat van invloed is op de indieningstermijn van de aanvraag.

2.1 Wat is een evenement?

Niet alle feesten, bijeenkomsten of sportwedstrijden vallen onder de definitie van een evenement.

In de Algemene Plaatselijke Verordening (hierna: APV) van de gemeente Bunschoten is de definitie van een evenement beschreven. De gemeenteraad stelt deze verordening vast. In artikel 2:24 van de APV wordt de volgende uitleg gegeven van een evenement:

Een evenement moet dus voor publiek toegankelijk zijn. Dit betekent dat een besloten feest, zoals een bedrijfsfeest, niet onder de reikwijdte van de evenementenbepaling valt. Evenementen die plaatsvinden binnen een horecabedrijf zijn in principe ook niet vergunningsplichtig. Dit geldt alleen zolang het binnen de inrichting blijft én het binnen de reguliere bedrijfsvoering past. Daarnaast zijn in de APV nog een aantal uitzonderingen gemaakt.

De volgende activiteiten zijn géén evenement:

• -

  bioscoopvoorstellingen;

• -

  verkeerseducatie voor basisscholen;

• -

  filmopnamen;

• -

  straatartiesten;

• -

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet;

• -

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• -

  het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen;

• -

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties.

Een herdenkingsplechtigheid, braderie, snuffelmarkt, risicowedstrijden, een optocht (geen betoging) of vechtsportwedstrijd of -gala vallen wél onder de definitie van een evenement. Een (besloten) straatfeest of buurtbarbecue dat plaatsvindt op of aan de openbare weg, is in de meeste gevallen ook een meldings- of vergunningsplichtig evenement.

Een organisator die twijfelt of een activiteit een evenement is, kan het best zo vroeg mogelijk informeren bij de medewerker APV en bijzondere wetten van de gemeente Bunschoten. Als het dan toch blijkt te gaan om een evenement, dan kan het melden of aanvragen en verkrijgen van een vergunning nog haalbaar zijn.

2.2 Evenement melden (klein evenement) of aanvragen vergunning?

Er wordt onderscheidt gemaakt tussen verschillende categorieën van evenementen, namelijk:

De risico’s van meldingsplichtige evenementen zijn minimaal en hebben geen invloed op de omgeving dat het zonder vergunning kan worden gehouden en kan worden volstaan met een melding.

Vergunningsplichtige evenementen

Bij sommige evenementen is alleen een melding doen niet voldoende. Het gaat dan om vergunningsplichtige evenementen. Een evenement is vergunningsplichtig als het voldoet aan één van de onderstaande punten:

• 1.

  Het is geen eendaags evenement.

• 2.

  Het aantal aanwezigen is meer dan 150 personen.

• 3.

  De activiteiten vinden plaats op maandag tot en met zaterdag tussen 23.00 uur en 09.00 uur of op zondag voor 13 uur of op 4 mei of 1^ste Kerstdag.

• 4.

  De activiteiten vinden plaats op het recreatiepark ’t Kleine Zeetje, de Loswal of het Spuiplein.

• 5.

  Er wordt (versterkte) muziek ten gehore wordt gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur.

• 6.

  De activiteiten vinden plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten.

• 7.

  Er wordt alcoholhoudende drank tegen betaling wordt geschonken of etenswaren of anderen goederen tegen betaling te koop worden aangeboden.

• 8.

  Het evenement heeft een commercieel1 karakter.

• 9.

  Er worden kleine objecten, met een oppervlakte van meer dan 25 m2, in de openbare ruimte geplaatst.

Risicocategorie evenementen

Er wordt bij evenementen onderscheid gemaakt in A-, B- en C-evenementen. Dit onderscheid wordt voornamelijk bepaald door de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op het dorp en eventuele gevolgen voor het verkeer. Op basis van deze classificatie wordt een bepaald behandeltraject gevolgd om de aanvraag in behandeling te nemen.

Behandelclassificatiescan

Om risico’s vooraf goed en eenduidig in te schatten voert de vergunningverlener voor elk evenement een behandelclassificatiescan uit. Deze behandelclassificatiescan bepaald onder welke categorie het evenement valt. De behandelclassificatiescan is gebaseerd op de volgende aspecten:

• ▪

  het publieksprofiel (o.a. aantal en type bezoekers);

• ▪

  het ruimtelijk profiel (o.a. openbare ruimte, verkeersoverlast);

• ▪

  het activiteitenprofiel (o.a. tijdstip, politieke gevoeligheid).

De vergunningverlener vult de behandelclassificatiescan in op basis van de aanvraag en concrete plannen van de organisator. De uitkomsten bepalen onder meer hoe het vergunningentraject en adviestraject eruit gaat zien. Tijdens een vergunningentraject kan overigens nog vanuit kennis, ervaring en/ of informatie op- of afgeschaald worden naar een andere categorie, indien de impact groter of kleiner blijkt te zijn dan vooraf ingeschat.

Voor evenementen in de A-, B- of C-categorie wordt er door de organisator een vergunning aangevraagd bij de burgemeester van gemeente Bunschoten. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de vergunningprocedure verloopt en welke termijnen daarbij gelden. Afhankelijk van het risicoprofiel van een evenement kan deze procedure verkort of juist uitgebreid zijn. Het verkrijgen van een vergunning is een proces waar zowel de gemeente als de organisator een rol in speelt. Als de organisator op tijd en volledig de stukken aanlevert, kan het proces snel worden doorlopen. Daarbij krijgt de organisator ondersteuning van de gemeente en andere betrokken adviseurs. In sommige gevallen is er ook een vooroverleg mogelijk. Naast de evenementenvergunning is voor enkele activiteiten ook nog een ontheffing nodig. Aan het eind van dit hoofdstuk worden de meest voorkomende ontheffingen toegelicht.

3.1 Vooroverleg evenement

Het organiseren van een (nieuw) evenement vraagt om een goede en tijdige voorbereiding van de organisator. Tijdens deze voorbereiding kunnen terecht de nodige vragen ontstaan over de mogelijkheden binnen de gemeente Bunschoten. Vragen over een passende evenementenlocatie, het vinden van de juiste datum of de toegestane activiteiten. Er kan veel binnen de gemeente, maar het advies is om zo snel mogelijk de plannen te melden bij de gemeente. Dan is er voldoende tijd om te ondersteunen en kan de aanvraag voor een vergunning ook binnen de termijn worden ingediend.

De gemeente is het eerste aanspreekpunt voor organisatoren die een (nieuw) evenement willen organiseren. De vergunningverlener van de APV en bijzondere wetten kan organisatoren ondersteunen bij bovenstaande vragen. Dit gebeurt tijdens een intakegesprek. Het geeft de organisator een goed beeld van de mogelijkheden en de te volgen procedure. Vooral bij nieuwe evenementen is het van meerwaarde dat er eerst een intakegesprek wordt gevoerd voordat een aanvraag wordt ingediend. Dit helpt organisatoren om een mooi evenement neer te zetten.

3.2 Vergunningproces

3.3 Overige ontheffingen en meldingen

Evenementen kunnen bestaan uit veel verschillende activiteiten. Een groot deel van deze activiteiten wordt vergund met de evenementenvergunning. Voor sommige activiteiten vraagt de organisator daarnaast nog een ontheffing aan. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als er tijdens het evenement alcoholhoudende drank tegen betaling wordt verstrekt. Hiervoor is een ontheffing van de Alcoholwet nodig. Ook als je versterkte muziek tijdens het evenement wil gebruiken, dan is een ontheffing nodig. Hieronder worden de meest voorkomende ontheffingen en meldingen beschreven.

3.4 Kosten aanvraag

Voor de behandeling van de vergunningaanvragen brengt de gemeente leges in rekening. Dit wordt gedaan omdat de verwerking van een vergunningsaanvraag een proces in gang zetten die kosten met zich meebrengt. In dit proces wordt vergunningsaanvraag beoordeeld en wordt er advies ingewonnen bij betrokken ketenpartners. De leges worden gebruikt om dit proces financieel mogelijk te maken. De leges staan opgenomen in de legesverordening van de gemeente. Deze zijn te vinden op de website van de gemeente.

Precario

Voor het gebruik maken van gemeentegrond kan de gemeente precario in rekening brengen. De kosten staan beschreven in de Verordening precariobelasting. De verordening kent vastgestelde bedragen voor het gebruik van locaties voor het organiseren van een evenement. De bedragen gelden per dag dat het evenement plaatsvindt, dit is exclusief op- en/of afbouw van het evenement.

In de gemeente Bunschoten zijn er diverse mogelijkheden voor het organiseren van evenementen. De gemeente en andere betrokken partners denken ook graag mee bij het realiseren van een evenement. Hoe eerder een initiatief wordt aangemeld, des te meer ruimte is er om de plannen passend binnen de regels te krijgen. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste regels beschreven die van belang zijn voor een evenementenorganisator.

4.1 Locaties

In de gemeente Bunschoten vinden evenementen op verschillende locaties plaats. Elke locatie heeft zijn eigen specifieke mogelijkheden en beperkingen voor wat betreft het organiseren van evenementen. De locatie bepaalt het type evenement dat er kan plaatsvinden. Dit is onder andere sterk afhankelijk van het aantal bezoekers, de bereikbaarheid, de soort activiteiten en de gevolgen voor het woon- en leefklimaat van omwonenden.

Omdat evenementen in bepaalde vorm en mate overlast kunnen geven, is het van belang dat evenementen zoveel als mogelijk verspreid worden binnen de gemeente. Zowel qua periode in het jaar als locatie. Hiermee wordt voorkomen dat bepaalde wijken onevenredig hinder (kunnen) ondervinden. Waar nodig adviseert de gemeente in het voortraject over een passende (alternatieve) locatie voor een evenement. Dit is onderdeel van de haalbaarheidstoets. Om onevenredige overlast op een bepaalde locatie te voorkomen mag een vergunningsplichtig evenement in beginsel niet langer dan vier aaneengesloten dagen achter elkaar duren, de duur van het evenement is altijd exclusief op- en afbouwdagen.

Een organisator heeft een zekere vrijheid bij het kiezen van een evenementenlocatie. Er is wel schriftelijke toestemming van de grondeigenaar (particulier of de gemeente) nodig. Daarnaast wordt deze locatie getoetst op haalbaarheid. Hierbij wordt gekeken naar de bereikbaarheid, de ontvluchtingsmogelijkheden, de omgeving en raakvlakken met andere veiligheidsaspecten.

4.2 Spreiding evenementen en gelijktijdigheid

Evenementen zullen voor bewoners altijd merkbaar blijven. Zoals zij zelf ook opmerken, is dat een gegeven bij het wonen in bijvoorbeeld het centrum. Evenementen en festiviteiten zijn ook van belang; ze houden het dorp aantrekkelijk en levendig. Echter is het belangrijk om naast de geluidslimitering is het ook van belang om de planning en frequentie van evenementen te reguleren.

Voor de planning geldt met name die van de belastende evenementen (evenementen die gepaard gaan met belastende muziek) en festiviteiten. Het is dus mogelijk om na een weekend met een belastend evenement of festiviteit het volgende weekend een niet-belastende te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een boekenbeurs, kindermarkt ed. Dit geeft rust en overzicht voor de bewoners en is inzichtelijk en helder voor de organisatoren.

Gelijktijdigheid

Als er twee evenementen voor dezelfde locatie en dag wordt aangevraagd, dan wordt door de gemeente Bunschoten een gesprek met de organisatoren van de evenementen geïnitieerd. Tijdens het gesprek wordt gezocht naar een passende oplossing, zodat beide evenementen kunnen plaatsvinden.

4.3 Tijden evenementen

Met inachtneming van de nachtrust voor omwonenden zijn de dagen/tijden waarop evenementen mogen plaatsvinden. Er wordt er onderscheid gemaakt tussen het centrum en locaties buiten het centrum als het gaan om de eindtijd. Van maandag tot en met zaterdag wordt de eindtijd van 23.30 uur gehanteerd voor evenementen in het centrum en evenementen buiten het centrum geldt een eindtijd van 00.00 uur. De begintijd is op alle locaties hetzelfde namelijk om 9 uur. Het gemeentelijke uitgangspunt is dat op zondag geen evenementen worden toegestaan.

De eindtijd is maximaal 23:30 uur maandag tot en met zaterdag dit in verband met nachtrust van omwonenden in relatie tot de verhoogde toegestane geluidbelasting van 80 dB(A). Als na de zondag een feestdag volgt kan de verplichte eindtijd op 23:30 uur worden gezet in plaats van 23:00 uur. De eindtijd van 23:00 uur geldt dan voor de dag voorafgaande aan de volgende werkdag.

Het versterkte geluid op een evenement moet een halfuur voor de eindtijd van het evenement gestopt zijn.

Opbouw en afbreken

Het opbouwen en/of afbreken van evenementen is toegestaan op maandag tot en met zaterdag vanaf 07.00 uur tot 00.00 uur. Het is niet toegestaan om op zondag op te bouwen dan wel af te breken van een evenement. Opbouwen en/of afbreken voor die tijd is niet mogelijk, omdat dit (veel) overlast veroorzaakt voor de woonomgeving.

4.4 Geluid tijdens evenementen

De regels voor geluid tijdens evenementen staan beschreven in de geluidsregel evenementen. In de geluidsregel zijn de evenementen verdeeld in drie geluidscategorieën2.

• ▪

  Categorie 1: evenementen zonder muziek- en installatiegeluiden.

• ▪

  Categorie 2: evenementen met (achtergrond)muziekgeluiden en installatiegeluiden.

• ▪

  Catogorie 3: evenementen met muziekgeluiden en installatiegeluiden, zoals bijvoorbeeld feestavonden met DJ’s en muziekavonden tijdens de Spakenburgse dagen.

Realistisch en acceptabel

Bij het bepalen van de geluidnorm voor een evenementenvergunning speelt het dilemma dat deze realistisch en maatschappelijk acceptabel moet zijn. De geluidnormen zijn daarom toegespitst op de verschillende soorten evenementen die de gemeente Bunschoten kent.

• 1.

  De geluidnormen in een evenementenvergunning moeten realistisch zijn. Hetgeen inhoudt dat het evenement volgens de beoogde bedrijfsvoering moet kunnen plaatsvinden.

• 2.

  De geluidnormen moeten maatschappelijk acceptabel zijn. Er moet sprake zijn van een zorgvuldige belangafweging. Dit houdt in dat indien voldaan wordt aan de (verruimde) geluidnormen op voorhand geen onduldbare geluidoverlast te verwachten is.

Het is van belang om geluidsoverlast zo veel mogelijk te beperken door geschikte geluidsnormen en eindtijden te hanteren.

Gehoorbescherming

Tijdens muziekevenementen is er een aanzienlijke kans op gehoorschade. Schade die vaak onomkeerbaar is. Bij geluidsniveaus vanaf gemiddeld 92,5 dB(A) neemt het risico op gehoorschade snel toe. De burgemeester kan een organisator maatregelen opleggen om dit te voorkomen of te beperken. Vooral bij muziekevenementen waar minderjarigen zijn. Deze maatregelen kunnen gericht zijn op preventie (informeren van bezoekers), het afschermen van geluidsboxen of het verplicht beschikbaar stellen van gehoorbescherming.

4.5 Bijzondere evenementen

Voor de onderstaande activiteiten gelden andere voorschriften dan voor een evenement.

Wielersportevenementen en hardloopwedstrijden

Wielersportevenementen en hardloopwedstrijden zijn een aparte categorie evenementen. Meestal is er sprake van lange routes (door verschillende gemeenten) en vele (dynamische) wegafsluitingen. Deze afsluitingen kunnen grote impact hebben op de mobiliteit in het dorp en de regio.

Wanneer er sprake is van een wedstrijd, moet ontheffing worden aangevraagd van het verbod op het houden van wedstrijden op de weg, zoals beschreven in artikel 10 Wegenverkeerswet 1994 (Wvw). Wanneer alle wegen binnen de gemeente Bunschoten liggen, moet de ontheffing worden aangevraagd bij de gemeente. Tevens is dan een evenementenvergunning noodzakelijk voor het inrichten van de start- en finishlocatie(s). Daarnaast moet ontheffing worden aangevraagd van de verkeersregels met betrekking tot de verplichte plaats op de weg, zoals beschreven in hoofdstuk 2, paragraaf 1 van het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 (RVV).

Voor wielerrondes die over het grondgebied van Bunschoten-Spakenburg gaan, maar hier niet starten en/of finishen, geldt dat de organisator een verklaring van geen bezwaar moet aanvragen op grond van artikel 10 van de Wegen- en Verkeerswet. Deze aanvraag moet worden ingediend bij het loket leefomgeving. Voordat deze verklaring afgeeft, wordt advies gevraagd aan betrokken partners.

Toestemming provincie Utrecht

Voor een wegwedstrijd, wielerwedstrijd, hardloopwedstrijd, toertocht, optocht, bloemencorso, braderie, markt of kermis of een ander soort evenement op of langs een provinciale weg is toestemming van de provincie Utrecht nodig op basis van de Omgevingsverordening provincie Utrecht. Dit geldt ook voor een evenement met een omvangrijke verkeer aantrekkende werking, waardoor de provincie maatregelen moet nemen voor de verkeersveiligheid en doorstroming op de provinciale weg. Deze toestemming kan de evenementorganisator aanvragen via het Omgevingsloket van de provincie Utrecht.

Gaat het om een wedstrijd met voertuigen op of langs de provinciale weg? Dan heeft de evenementorganisator daarnaast een ontheffing van de Wegenverkeerswet nodig.

Televisieschermen bij sportevenementen

Het is horecaondernemers binnen hun openbare inrichting toegestaan om sportwedstrijden (bijvoorbeeld tijdens een EK of WK voetbal) op schermen in hun zaak of op het terras te vertonen, zolang de schermen niet te zien zijn vanaf de straatzijde. Vertoningen in de buitenruimte die buiten de openbare inrichting vallen, hebben een vergunningplicht.

Terrassen

Terrassen maken onderdeel uit van de bijbehorende horeca-inrichting waar een exploitatievergunning voor is afgegeven. Het ten gehore brengen van (live en versterkte) muziek is op een terras niet toegestaan, tenzij dit aangemerkt zijn als incidentele festiviteit.

Inpandige feesten

Bij evenementen in bouwwerken die een andere gebruiksfunctie hebben dan een bijeenkomstfunctie, is een gebruiksmelding (zie artikel 6.8, lid 2 Bbl) aan de gemeente nodig indien de grenswaarde van het aantal personen in artikel 6.7, lid 2 wordt overschreden van het Besluit bouwwerken leefomgeving.

4.6 Verkeersveiligheid

Evenementen kunnen grote gevolgen hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Tijdens een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten of moet het verkeer worden omgeleid. Ook kan het grote aantal bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. Als er voor het evenement afzettingen op de openbare weg worden geplaatst of als er omleidingen nodig zijn, vraagt de organisator een tijdelijke verkeersmaatregel aan bij de gemeente via het aanvraagformulier evenementenvergunning. Hierbij mag de maatregel pas worden uitgevoerd na een akkoord van afdeling verkeer, die het plan verkeerstechnisch toetst.

Bij grote evenementen wordt naast het veiligheidsplan ook een verkeersplan aangeleverd. In dit plan worden de maatregelen uitgewerkt die de organisator neemt om de bereikbaarheid voor bezoekers en voor de hulpdiensten te waarborgen. En waar bezoekers kunnen parkeren en de fiets kunnen stallen.

4.7 Brandveiligheid

Brand, en vooral rook, kan een groot risico op een evenement vormen. Goede brandpreventie en goed management op brandveiligheid - als de brand toch ontstaat - zijn cruciaal om de risico’s te beperken. In het draaiboek of veiligheidsplan van een evenement kunnen aspecten van brandpreventie en brandbestrijding worden opgenomen.

Melding brandveilig gebruik tijdelijke bouwsels (BGBOP)

Sinds 1 januari 2018 is het Besluit gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (verder: BGBOP) in werking getreden. Dit besluit regelt brandveiligheid met betrekking tot tijdelijke bouwsels, zoals bijvoorbeeld een tent, een podium of tribune. Een melding is onder andere verplicht in het geval een activiteit wordt georganiseerd waarbij een bouwsel aanwezig is die is bestemd voor 150 of meer personen tegelijkertijd. Er hoeft geen aparte melding ingediend te worden als een evenementenvergunning noodzakelijk is en in dat kader de benodigde gegevens al aangeleverd zijn. De gemeente hanteert die gegevens als vereiste bij een evenementenvergunning waardoor geen aparte melding noodzakelijk is.

Melding brandveilig gebruik voor gebouwen of bouwwerken

Voor het brandveilig gebruiken van een bouwwerk is het in een aantal gevallen verplicht een gebruiksmelding in te dienen of een omgevingsvergunning aan te vragen. Welke verplichtingen met betrekking tot brandveiligheid gelden, hangt af van de manier waarop, voor wie en hoelang een bouwwerk gebruikt wordt. Een gebruiksmelding is vereist wanneer tijdens een evenement in een gebouw meer dan 50 personen tegelijk aanwezig zijn. Een melding brandveilig gebruik wordt door de organisator minimaal vier weken voorafgaand aan het evenement ingediend. Dit kan gratis via het Omgevingsloket online (www.omgevingsloket.nl). Voor sommige gebouwen is er al een vergunning aanwezig. Dit is na te vragen bij de gemeente.

Overnachten tijdens evenement

Soms vinden er, gerelateerd aan een evenement, overnachtingen plaats. In de meeste gevallen gaat het dan om locaties die daar niet voor zijn bedoeld. Bijvoorbeeld in een school of tijdens een sporttoernooi in de kantine, kleedkamer of een sportaccommodatie. Deze gebouwen zijn niet ontworpen om te blijven overnachten. Om overnachting toch mogelijk te maken, is door de Veiligheidsregio een praktijkrichtlijn opgesteld met als doel om binnen de regio eenduidig om te gaan met regels voor een dergelijke vorm van overnachten. Hierdoor kan tijdelijke overnachting op verantwoorde en veilige wijze plaatsvinden. Getracht is de praktijkrichtlijn zoveel als mogelijk aan te laten sluiten bij het Besluit Bouwwerken Leefomgeving (BBL, voorheen Bouwbesluit).

4.8 Veilige constructies bij evenementen

Het plaatsen van tenten, een podium, tribunes en andere vergelijkbare constructies bij evenementen, is onderdeel van de toetsing binnen de vergunningprocedure. De constructies op evenementen zijn altijd bedoeld om (alleen) tijdens het evenement te gebruiken.

Voorbeelden van constructies zijn:

• ▪

  overkappingen, zoals tenten en shelters;

• ▪

  podia, inclusief achterwanden met decoratie of geluidsystemen;

• ▪

  VIP-decks en tribunes;

• ▪

  bijzondere voer- of vaartuigen, zoals praalwagens bij een optocht/corso;

• ▪

  tijdelijke trappen en bruggen;

• ▪

  kermisattracties.

Het is belangrijk dat deze constructies veilig zijn voor de gebruikers en bezoekers van het evenement.

Daarom worden eisen gesteld aan de veiligheid van deze constructies. Tijdens de schouw van het evenemententerrein worden de constructies waar nodig ook gecontroleerd. Hierbij is het uitgangspunt de richtlijn Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning van het centraal overleg bouwconstructies (COBC). Hierin staat praktische informatie, bijvoorbeeld over beheersmaatregelen bij bepaalde windsnelheden.

Tijdens een kermis mogen alleen goedgekeurde attracties en speeltoestellen geplaatst worden. Deze toestellen moeten zijn opgenomen in het RAS (Register attractie- en speeltoestellen). De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) houdt hier toezicht op en voert inspecties uit bij evenementen en op kermissen. De controle op de RAS-nummers wordt voor een evenement door de gemeente uitgevoerd.

Constructieveiligheid vraagt om specialistische kennis. Evenementenorganisatoren die constructies willen plaatsen, kunnen in overleg met de gemeente bespreken welke gegevens nodig zijn voor een goede beoordeling.

4.9 Gezondheid, hygiëne, drinkwater en toegankelijkheid

De GHOR adviseert de gemeente over de geneeskundige en gezondheidskundige risico’s van publieksevenementen en over de benodigde maatregelen om publieksevenementen vanuit het gezondheidsperspectief goed te laten verlopen. De GHOR geeft o.a. advies over tijdelijke drinkwatervoorzieningen, afvalverwijdering en lozen van afvalwatering, toiletvoorzieningen, kleedruimten (douches) en EHBO voorzieningen. De GHOR beoordeelt of er specifieke geneeskundige- en/of gezondheidskundige risico’s zijn bij een evenement die de reguliere zorgcontinuïteit in gevaar kunnen brengen (bijvoorbeeld m.b.t. evenementen met dieren).

EHBO

De organisator van een evenement zorgt zelf voor de geneeskundige inzet. Vaak zijn dit lokale vrijwilligers. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement wordt het aantal EHBO-ers bepaald door de GHOR, het advies dat zij uitbrengen komt als een voorschrift in de vergunning terug. De EHBO-post is daarnaast voorzien van alle benodigde materialen om bij ongevallen eerste hulp te kunnen verlenen.

Hitte- en zonbescherming

Er dient bij evenementen rekening gehouden te worden met eventuele veiligheidsmaatregelen op het vlak van hitte- en zonbescherming. Bij hoge temperaturen is het onverantwoord als mensen voor lange periode worden blootgesteld aan de volle zon. Wanneer de temperatuur hoger dan 25 graden is op de dag van het evenement, moet er voorzien worden in schaduwrijke plekken en mogelijkheid tot hydratatie op het evenemententerrein. Het aspect ‘zonbescherming’ zal indien nodig onderdeel worden van het veiligheidsplan en de voorwaarden van de evenementenvergunning.

Toiletvoorzieningen

De organisator is ervoor verantwoordelijk voldoende toiletten te plaatsen op bij het evenement/langs de route van het evenement. De organisator stelt hiervoor een plaatsingsplan op en levert dit acht weken voorafgaand aan het evenement aan. Daarnaast zorgt de organisator voor duidelijk zichtbare bewegwijzering naar de toiletten.

Direct na afloop van het evenement moeten de toiletvoorzieningen verwijderd worden.

4.10 Alcohol en drugs

In het vorige hoofdstuk is beschreven dat er een ontheffing van de Alcoholwet nodig is om zwak alcoholhoudende drank te schenken tijdens een evenement. Het schenken van alcohol mag alleen aan personen van 18 jaar of ouder. De organisator neemt maatregelen om de drankverstrekking aan minderjarigen te voorkomen. De maatregelen worden opgenomen in het veiligheidsplan.

Bij bepaalde type (muziek)evenementen is de kans groter dat er naast alcohol ook van drugs worden gebruikt. Volgens de Opiumwet is het verhandelen en bezitten van drugs strafbaar gesteld. Dat neemt echter niet weg dat bezoekers toch drugs meenemen naar evenementen en het daar willen gebruiken of het voorafgaand aan het evenement gebruiken. De organisator neemt maatregelen om drugsgebruik tegen te gaan, vaak in overleg met de gemeente en politie. De maatregelen worden opgenomen in het veiligheidsplan.

Het gebruik van lachgas als recreatief roesmiddel kan aanzienlijke risico’s met zich meebrengen voor de individuele gezondheid als de volksgezondheid. Daarnaast leidt het tot vormen van overlast, zoals vervuiling, geluidsoverlast en ander onwenselijk gedrag. Per 1 januari 2023 is het lachgasverbod van kracht. Lachgas staat op lijst II van de Opiumwet, wat betekent dat het verboden is om lachgas binnen of buiten het grondgebied van Nederland te brengen, te verkopen of te hebben. Dus ook op of nabij evenementen.

4.11 Beveiliging tijdens evenementen

Het is belangrijk dat een organisator de veiligheid van bezoekers en personeel op het evenementen-terrein goed geregeld heeft. De organisatoren nemen hierin ook hun verantwoordelijkheid. Bevoegde evenementenbeveiligers kunnen hierin ondersteunen. Zij houden toezicht op de menigte, voeren tassencontroles uit en zijn alert op verdachte situaties. Dit doen zij alleen óp het evenemententerrein.

De beveiliging dient voorafgaand aan het evenement afspraken te hebben gemaakt met de politie. De politie bewaakt de openbare orde en veiligheid in de omgeving van het evenement. Onderling maken zij afspraken over de samenwerking. Afhankelijk van het risicoprofiel van het evenement kan aan een organisator gevraagd worden om evenementenbeveiliging in de planvorming op te nemen.

Het aantal beveiligers dat nodig is voor het veilig organiseren van een evenement is van veel factoren afhankelijk. Niet alleen het aantal bezoekers speelt een rol, maar ook het type evenement, het soort muziek, de doelgroep etc. Het inzetten (inhuren) van beveiligers is een kostenpost voor organisatoren. De gemeente wil in de eerste plaats vaststellen dat het toezicht en de calamiteitenorganisatie gewaarborgd is door de organisator, maar wil tegelijkertijd voorkomen dat een organisatie wordt overvraagd. Dit vraagt om maatwerk en een balans tussen het mogelijk maken van het evenement en de afweging van de risico’s. In het veiligheidsplan kan een organisator aangeven hoeveel beveiligers er op welke momenten ingezet worden. De politie en gemeente beoordelen deze plannen en gaan vervolgens in overleg met de organisator om het gewenste aantal beveiligers toe te lichten. De gemaakte afspraken worden vervolgens in de vergunning opgenomen.

4.12 Duurzaamheid en milieu

Van organisatoren wordt steeds meer gevraagd om evenementen te organiseren die duurzaam zijn en voldoende rekening houden met de gevolgen voor het milieu. Er gelden per 1 juli 2023 nieuwe landelijke regels voor het beperken van plastic.

Wegwerpplastic

Bij open evenementen betalen bezoekers vanaf 1 juli 2023 voor een wegwerpbeker en -bakje als deze plastic bevat én moeten zij gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem, of van een zelf meegebrachte beker of verpakking.

Bij gesloten evenementen (terrein met omheining) is het gebruik van plastic wegwerpbekers en -bakjes vanaf 1 januari 2024 niet meer toegestaan. Een circulair systeem, waarbij bekers en verpakkingen retour komen voor hergebruik óf voor hoogwaardige recycling is dan verplicht.

Meer informatie over deze verplichte regels voor evenementen is te vinden op deze website: Externe link: www.minderwegwerpplastic.nl/branche/evenementen.

Afvalbakken

Tijdens het evenement moeten er voldoende afvalbakken aanwezig zijn. Via de gemeente zijn afvalcontainers tegen betaling beschikbaar.

Terrein schoon achterlaten

Na afloop van het evenement moet de organisator het terrein afbouwen en schoon opleveren aan de gemeente. De organisator is verantwoordelijk voor het schoonmaken van het terrein en de directe omgeving (bijvoorbeeld de aan- en aflooproutes).

Als het nodig is vindt er een naschouw plaats en wordt bekeken vanuit de gemeente of het terrein is opgeruimd en of er geen schade is ontstaan aan het terrein.

4.13 Communicatie

Evenementen zijn belangrijk voor het dorp. Dit neemt niet weg dat deze evenementen voor overlast kunnen zorgen voor bewoners en/of ondernemers in de omgeving. Denk aan bezoekersstromen, parkeerdruk of afgesloten wegen. Met alle hiervoor genoemde voorwaarden wordt getracht deze overlast zoveel mogelijk te beperken.

Publicatie van evenementen

Een aanvraag evenementenvergunning wordt online gepubliceerd op de website www.officielebekendmakingen.nl. Hiermee krijgen belanghebbenden, bijvoorbeeld omwonenden van een evenement, de kans om de aanvraag in te zien en binnen twee weken een reactie te geven. Dit noemen we een zienswijze. De ingediende zienswijzen worden betrokken bij het besluit om een vergunning te verlenen.

Evenementenkalender

Zoals hierboven aangegeven worden de aanvragen gepubliceerd op de website. Wij gaan onderzoeken of wij de evenementen ook op een andere plaats in een vorm van een kalender gaan publiceren.

Organisator van het evenement

Ook is de organisator verantwoordelijk voor een goede, heldere communicatie richting bewoners en ondernemers. Het is van groot belang dat, wanneer bewoners en ondernemers mogelijk overlast zullen ervaren, zij juist geïnformeerd worden over bijvoorbeeld verkeersmaatregelen (met bijbehorende data en tijden) en contactgegevens van organisatie. Om klachten of problemen voor te zijn, wordt in de vergunning opgenomen dat de organisator de bewoners moet informeren en ook een nummer bekend moet maken waarop deze bereikbaar is voor eventuele vragen of klachten. Bij het aanvragen van de vergunning wordt ook uitgevraagd op welke manier de organisator van plan is te communiceren richting de omwonenden op de locatie van het evenement.

4.14 Aansprakelijkheid

De organisator is aansprakelijk voor alle schade die door het gebruik van de vergunning aan eigendommen van de gemeente of van anderen wordt toegebracht. Verder moet de organisator de gemeente vrijwaren voor schadeaanspraken van derden. De organisator dient een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die zowel de materiële als de letselschade dekt die voortvloeit uit het evenement. In de vergunning worden locatie en tijdsduur van het evenement afgebakend, waarvoor de aansprakelijkheid geldt. Indien de organisator het terrein niet heel en schoon achterlaat, kunnen die kosten die gepaard gaan met opruimen, schoonmaken en/of herstellen van het terrein civielrechtelijk verhaald worden op de organisator. Deze voorwaarden worden opgenomen in de vergunning.

Bij overmacht situaties is de gemeente niet aansprakelijk voor ontstane schade door afgelasting van een evenement. In die gevallen zijn er situaties die de gemeente niet kon voorzien en waarbij de gemeente moet ook geen invloed heeft gehad op de oorzaak voor de afgelasting van het evenement. Denk bijvoorbeeld aan plotseling opkomend noodweer. Ook bij andere situaties dan overmacht is de gemeente in de meeste gevallen niet aansprakelijk, tenzij het handelen van de gemeente een onrechtmatige daad oplevert. Daarbij wordt beoordeeld of de gemeente in redelijkheid al het nodige heeft gedaan om afgelasting van het evenement te voorkomen. Altijd is het van belang om in dergelijke situaties een zorgvuldige afstemming met de organisator te hebben.

Waarborgsom

Er kan een waarborgsom gevraagd worden van € 2.500,-- voor gemeentelijke terreinen. Dit om de zekerheid te hebben dat het terrein in de oorspronkelijke staat wordt opgeleverd. Het zal vooral gevraagd worden bij rondtrekkende organisaties, zoals een circus of kermis.

4.15 Gemeentelijke diensten en materialen

Gemeentelijke materialen

De gemeente stelt materialen (dranghekken, afvalcontainers, etc.) tegen betaling beschikbaar voor (commerciële) evenementen. De materialen zijn beschikbaar zolang de voorraad strekt. Als het materiaal niet beschikbaar is, moet de organisator hiervoor zelf zorgen. Bij evenementen met een (groot) publiek belang wordt het terrein schoongemaakt door de gemeente Bunschoten.

Subsidies

Voor het organiseren van een evenement kan er een subsidie worden aangevraagd. De voorwaarden voor het aanvragen van deze subsidie staan beschreven in de nadere regel eenmalige subsidies 2016 van de gemeente Bunschoten.

Vrijwilligersverzekering

De gemeente heeft voor vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. De verzekering is beschikbaar voor iedere vrijwilliger die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving, waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. Hiermee zijn dus alle vrijwilligers verzekerd, ongeacht de leeftijd en het aantal uren. Dit geldt voor alle werkzaamheden, ook bij eenmalige activiteiten en bij kerkelijk werk en buurtactiviteiten.

Verkeersregelaars

Voor evenementen op de openbare weg worden vaak verkeersregelaars ingezet. Bijvoorbeeld bij een optocht of een wedstrijd op de weg. Dit kan zowel beroepsmatig als vrijwillig. Het is van belang dat óók vrijwilligers de juiste kennis hebben en aangesteld worden. De gemeente is aangesloten bij het digitale portaal van Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). Hiermee kunnen vrijwilligers eenvoudig online examen doen en een aanstelling voor bepaalde tijd regelen.

Het is belangrijk dat evenementen veilig en in een gezellige sfeer georganiseerd worden. De gemeente is verantwoordelijk om toe te zien op juiste naleving van wet- en regelgeving. Dit betekent dat bij vergunningsplichtige evenementen vooraf en tijdens het evenement gecontroleerd kan worden. In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten beschreven en de handhavingsmaatregelen die burgemeester kan nemen als een organisator zich toch niet aan de voorschriften houdt.

5.1 Uitgangspunten toezicht en handhaving

De organisator zorgt ervoor dat de bezoekers veilig aan een evenement kunnen deelnemen en dat de overlast voor de omgeving zoveel als mogelijk beperkt wordt. Om die reden wordt hieraan gezamenlijk veel aandacht besteed in het voortraject van het vergunningsproces en is een goed veiligheidsplan van groot belang. De gemeente houdt desgewenst toezicht op het evenement, zodat het op een veilige manier kan plaatsvinden. Een voorbeeld hiervan is de gezamenlijke schouw. Handhaving is eventueel nodig om de situatie in overeenstemming te brengen met datgene wat vergund is of wat op advies van de hulpdiensten noodzakelijk is ter beperking van de risico’s. Naast de gemeente kunnen verschillende instanties toezicht uitoefenen en handhavend optreden. Iedere organisatie doet dat binnen zijn of haar eigen taken en bevoegdheden.

Tijdens de schouw of uitvoering van alle grootschalige/risicovolle evenementen is een gemeentelijk vertegenwoordiger aanwezig als eerste aanspreekpunt voor de organisator en hulpdiensten.

5.2 Handhavingsmaatregelen

Het niet naleven van voorschriften kan leiden tot handhavende maatregelen. Als aan de voorkant het proces van het overleg en de vergunningverlening goed heeft plaatsgevonden, dan hoeft handhaving minder ingezet te worden. De wijze van handhaving kan variëren van een waarschuwing tot het onmiddellijk stilleggen van het evenement. De burgemeester (en in sommige gevallen het college) bepaalt welke bestuurlijke maatregel passend is bij de aard en ernst van de overtreding. In eerste instantie wordt altijd eerst met de organisator overlegt over de ontstane situatie en de constatering.

Bestuurlijke waarschuwing

Bij het niet nakomen van de vergunningsvoorschriften, bepalingen uit de APV, het evenementenbeleid of (schriftelijke) afspraken die zijn gemaakt met een toezichthouder kan de burgemeester besluiten om een bestuurlijke waarschuwing te geven. Dit gebeurt alleen als er geen acuut risico is voor de openbare orde en veiligheid. In de bestuurlijke waarschuwing kan staan dat de burgemeester bij een volgende overtreding overgaat tot een bestuurlijke maatregel. De bestuurlijke waarschuwing is geen besluit op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Tegen een bestuurlijke waarschuwing staat dan ook geen bezwaar open.

Last onder dwangsom (artikel 5:32 Awb)

Als er verondersteld kan worden dat de organisator bij een (volgend) evenement (opnieuw) niet aan de voorschriften voldoet, dan kan een last onder dwangsom worden opgelegd. Hiervan kan sprake zijn bij eerder vertoond naleefgedrag van de organisator, herhaling van het overtreden van voorschriften of uitzonderlijke omstandigheden die het begaan van overtredingen waarschijnlijk maken. Als dit binnen de gegeven termijn van 13 maanden gebeurt nadat de last is afgegeven, wordt de dwangsom verbeurd.

Last onder bestuursdwang (artikel 5:25 Awb)

Het opleggen van het soort bestuursrechtelijke maatregel is afhankelijk van de spoedeisendheid. Het ongedaan maken van een overtreding en/of gevaarlijke situatie tijdens een evenement heeft vaak een spoedeisend belang. Om die reden wordt in de regel eerder gebruik gemaakt van een last onder bestuursdwang, dan een last onder dwangsom.

Als er een last onder bestuursdwang wordt opgelegd, krijgt de organisator, indien er geen sprake is van spoedeisendheid, de gelegenheid tot herstel van de overtreding. Wanneer de organisator hier geen gehoor aan geeft of als er spoedeisendheid is wordt de overtreding door of namens de gemeente beëindigd. De eventuele kosten kunnen op de organisator verhaald worden. Hieronder vallen materiele, personele en administratieve kosten.

Intrekking of wijzigen van de vergunning (artikel 1:6 APV)

Een evenementenvergunning kan worden gewijzigd of ingetrokken als ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt. Deze maatregel kan ook genomen worden als er verandering van de omstandigheden of inzichten hebben opgetreden na het verlenen van de vergunning. Intrekking of wijziging is dan noodzakelijk om de belangen te beschermen die met de vergunning zijn beoogd. Een vergunning kan ook worden gewijzigd of ingetrokken als de voorschriften en beperkingen niet worden nagekomen. Een evenement kan door de burgemeester worden stilgelegd/ afgelast op het moment dat het zonder geldige vergunning plaatsvindt.

Tijdens een evaluatiegesprek met de evenementenorganisator en betrokken veiligheidspartners wordt beoordeeld of en in welke vorm een mogelijke volgende editie van het evenement kan plaatsvinden.

5.3 Klachten

Inwoners die klachten hebben over een evenement, melden zich eerst bij de organisator. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, kunnen klachten op ieder moment van de dag gemeld worden bij de meldkamer van de politie (telefoonnummer 0900-8844). Dit heeft de voorkeur omdat de politie buiten kantooruren beter bereikbaar is. Gemeentelijke handhavers zijn namelijk niet ieder weekend of tijdens alle evenementen beschikbaar. De klachten worden door de politie doorgegeven aan de gemeente.

Wanneer een organisator of een inwoner een klacht wil melden bij de gemeente, dan kan dit telefonisch tijdens kantooruren via het algemene telefoonnummer 033 299 14 11. Daarnaast kunnen klachten schriftelijk, per e-mail of via een Fixi melding worden doorgegeven aan de gemeente Bunschoten. Voor milieuklachten is er 24/7 de milieuklachtenlijn van de omgevingsdienst RUD (vanaf 2026 de ODU): milieuklachten@rudutrecht.nl of via telefoonnummer 0800-0225510. Voor grootschalige en/of muzikale evenementen kunnen er aanvullende of afwijkende afspraken gemaakt worden over de klachtafhandeling.