Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR758919
Naar de door u bekeken versie
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR758919/1
Richtlijnen materiële verzorging analoge archiefbescheiden
Geldend van 19-03-2026 t/m heden
Intitulé
Richtlijnen materiële verzorging analoge archiefbescheiden- 1.
Vaststellen richtlijnen materiële verzorging analogearchiefbescheiden;
Inleiding
Dit document betreft een richtlijn m.b.t. de te gebruiken materialen voor analoge archiefbescheiden. Hiermee conformeren wij ons aan de eisen zoals opgenomen in de Archiefregeling1 en het Normblad materiële staat2 zoals vastgesteld door het Nationaal Archief.
1 Algemeen
Bij het bewerken van analoge archieven is het van belang om de materiële verzorging aan te laten sluiten op het soort archief (vernietigen of bewaren).
Gemeente Helmond kiest ervoor om bij de bewerking van analoge archiefbescheiden, welke langer dan 50 jaar bewaard zullen worden, de volgende uitgangspunten te hanteren*:
- •
Gebruik zuurvrij karton
- •
Gebruik zuurvrije zippels
- •
Geen nietjes of paperclips laten zitten
- •
Geen plastic hoesjes
- •
Thermisch papier aanvullen/vervangen op volgende wijze:
Dit soort papier niet opnemen in dossiers, wordt op termijn onleesbaar.
Werkwijze, thermisch papier kopiëren met blanco a4 erbovenop en densiteit instellen op zwart.
- •
Gebruik speciale plakband
- •
Dossieromslagen en dozen met potlood beschrijven
Bovenstaande is niet uitputtend beschreven. In alle gevallen zorgen we ervoor dat de materiële staat van onze archieven in overeenstemming is de eisen die hieraan gesteld worden door het Nationaal Archief met het gestelde in de Archiefregeling en het Normblad materiële staat.
*Daar waar dit vanuit het verleden niet is toegepast zal dit stapsgewijs hersteld gaan worden
2 Gebruikte materialen
Voor afbeeldingen en bestelinformatie zie hoofdstuk 4.
2.1 Vernietigbare archiefbescheiden
Voor vernietigbare archiefbescheiden (vernietigingstermijn < 50 jaar) worden gebruikt:
- •
Gele zippels
- •
Oranje tab- / scheidingsstrook
- •
Chamois tab- / scheidingsstroken
- •
Binnenmap Chamois
- •
Archiefdozen bruin
2.2 Op termijn over te brengen archiefbescheiden
Voor de op termijn over te brengen (te bewaren) archiefbescheiden en archiefbescheiden met een vernietigingstermijn langer dan 50 jaar worden gebruikt:
- •
Groene zippels
- •
Oranje tab- / scheidingsstrook
- •
Chamois tab- / scheidingsstroken
- •
Binnenmap Chamois
- •
Archiefdozen blauwgrijs
3 Inkopen van materialen
Materialen worden, indien mogelijk, besteld bij CIB Centraal InkoopBureau | MKB Kantoorartikelen.
De feitelijke bestelling wordt gedaan via het Intern servicepunt (ISP).
Hiervoor maak je een Topdeskmelding aan en kiest voor het bestellen van kantoorartikelen.
Controleer vooraf aan het bestellen de juiste bestelnummers en eisen aan de materialen. Reden is dat bestel- of artikelnummers in de loop der tijd wel eens veranderen.
4 Afbeeldingen van materialen
Dit hoofdstuk bevat de afbeeldingen van de materialen en evt. hun bestelinformatie.
Bundelmechaniek Djois JalemaClipex petrol, artikelnummer: 531558
Bundelmechaniek Djois JalemaClip geel, artikelnummer 531532
Scheidingsstrook Quantore 230x120mm oranje, artikelnummer: 504351
Scheidingsstrook Quantore 230x120mm chamois, artikelnummer 504348
Archiefdoos Amsterdam zuurvrij folio ICN 3/11 blauwgrijs, artikelnummer: 212601
Archiefdoos Amsterdam zuurvrij folio ICN 4/10 bruin, artikelnummer: 212600
Binnenmap zuurvrij folio ICN1 Chamois, artikelnummer: 212421
Plakband elders bestellen
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl