Instellingsbesluit Cultuurhaven Rotterdam

1. Er is een adviescommissie genaamd de Cultuurhaven Rotterdam, die belast is met:

• a.

  het gevraagd of ongevraagd adviseren van het college of de raad over het stelsel, de randvoorwaarden en de lange termijnontwikkeling van het culturele ecosysteem van Rotterdam;

• b.

  het bieden van een breed platform op het gebied van kunst en cultuur, gericht op representatie, democratisering en burgerparticipatie;

• c.

  het functioneren als kennismotor die data en inzichten samenbrengt, verzamelt en ontwikkelt, en deze actief deelt in het culturele veld en daarbuiten.

2. De Cultuurhaven Rotterdam besteedt in haar adviezen in ieder geval aandacht aan de volle breedte van de cultuursector inclusief niet door het college gesubsidieerde culturele activiteiten, de relatie tussen de cultuursector en andere voor cultuur relevante sectoren, en de groei van de stad in relatie tot culturele activiteiten en voorzieningen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende vier pijlers:

• a.

  publieke pijler van wijken en gebieden;

• b.

  artistieke pijler van experts;

• c.

  sociaal-maatschappelijke pijler met thematafels; en

• d.

  economische pijler van culturele ondernemers.

3. De Cultuurhaven Rotterdam maakt een verkenning voor de Uitgangspuntennota.

4. De adviezen van de Cultuurhaven Rotterdam zijn openbaar. Zij worden gelijktijdig uitgebracht aan het college en de raad en zijn vervolgens online te lezen via de website van de Cultuurhaven, te weten www.cultuurhavenrotterdam.nl.

5. Van adviezen van de Cultuurhaven Rotterdam kan slechts gemotiveerd worden afgeweken. Indien het college afwijkt van een advies, wordt de raad hiervan in kennis gesteld.

6. De Cultuurhaven Rotterdam brengt jaarlijks voor 1 april een verslag uit met een inhoudelijke en financiële rapportage van zijn werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Het verslag wordt gelijktijdig gezonden aan het college en de raad.

1. De Cultuurhaven Rotterdam bestaat uit een oneven aantal van minimaal vijftien en maximaal eenentwintig leden, met inbegrip van de voorzitter.

2. De raad benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter en de overige leden op voordracht van het college.

3. Ten minste een derde gedeelte van de leden is niet werkzaam in de cultuursector.

1. De raad stelt een profielschets vast van de voorzitter en een generieke profielschets van de overige leden, waarna de vacature openbaar gemaakt wordt.

2. De voorzitter en de overige leden worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Zij kunnen eenmaal voor een periode van ten hoogste twee jaar worden herbenoemd.

3. Voorafgaand aan de benoeming van de voorzitter en de overige leden vindt openbare bekendmaking van de vacatures plaats.

4. De Cultuurhaven Rotterdam wijst uit haar midden twee vicevoorzitters aan.

5. De voorzitter en de overige leden worden op persoonlijke titel benoemd.

1. De Cultuurhaven Rotterdam wordt bijgestaan door een uitvoerend secretaris en een ondersteunend bureau. De uitvoerend secretaris is geen lid van de adviescommissie.

2. De voorzitter geeft leiding aan de werkzaamheden van de uitvoerend secretaris.

3. De uitvoerend secretaris staat onder gezag van de adviescommissie en legt voor zijn werkzaamheden uitsluitend verantwoording af aan de adviescommissie.

1. Tot de taken van de voorzitter behoren ten minste:

• a.

  het tijdig doen opstellen van de agenda, in overleg met de uitvoerend secretaris;

• b.

  het doen uitnodigen van de leden voor de vergadering;

• c.

  het leiden van de vergadering;

• d.

  het bewaken van de integriteit in de Cultuurhaven Rotterdam en van de kwaliteit van de adviezen en het adviseringsproces;

• e.

  het toezenden van de adviezen aan het college of de raad.

2. Tot de taken van de uitvoerend secretaris behoren ten minste:

• a.

  het mede opstellen en tijdig versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

• b.

  het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie;

• c.

  het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en de verslaglegging;

• d.

  het opstellen van de conceptadviezen;

• e.

  het mede bewaken van de kwaliteit en de integriteit van de adviezen en het adviseringsproces.

1. Het lidmaatschap van de Cultuurhaven Rotterdam is onverenigbaar met:

• a.

  het ambt van burgemeester of wethouder van Rotterdam;

• b.

  het lidmaatschap van de gemeenteraad van Rotterdam;

• c.

  het op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn voor de gemeente Rotterdam of het anderszins verrichten van werkzaamheden voor de gemeente Rotterdam;

• d.

  een functie in het bestuur, de directie of de raad van toezicht van een organisatie die subsidie ontvangt vanuit de cultuurbegroting van de gemeente Rotterdam;

• e.

  de persoon in kwestie een belang heeft bij gesubsidieerde culturele instellingen en organisaties in Rotterdam, waaronder in ieder geval wordt verstaan de betrokkenheid van diens partner of familielid in de eerste graad.

2. De functies en nevenfuncties van de voorzitter en de overige leden van de Cultuurhaven Rotterdam worden gepubliceerd op de website van de Cultuurhaven, www.cultuurhavenrotterdam.nl.

1. De voorzitter of een lid van de Cultuurhaven Rotterdam onthoudt zich van deelneming aan de behandeling van een advies waarbij hij een direct of indirect belang heeft.

2. Onder het hebben van een belang wordt in ieder geval begrepen een familierelatie in de eerste graad.

3. Indien een advies wordt gegeven over een onderwerp als bedoeld in het eerste lid, wordt in het advies vermeld op welke wijze toepassing is gegeven aan dit artikel.

1. De Cultuurhaven Rotterdam vergadert vier keer per jaar. Indien naar het oordeel van de voorzitter sprake is van een bijzondere situatie, of op verzoek van ten minste vijf leden, kan ook meer dan vier keer vergaderd worden.

2. De vergaderingen van de Cultuurhaven Rotterdam zijn niet openbaar, tenzij de voorzitter of tenminste de helft van de ter vergadering aanwezige leden anders beslist.

3. De Cultuurhaven Rotterdam beslist met gewone meerderheid van stemmen van de bij de stemming aanwezige leden.

4. Indien de stemming resulteert in hetzelfde aantal voor- en tegenstemmen, beslist de voorzitter.

1. De Cultuurhaven Rotterdam kan zich laten bijstaan door externe deskundigen en werkgroepen instellen.

2. Een beslissing van de Cultuurhaven Rotterdam tot instellen van een werkgroep bevat de taakopdracht aan die werkgroep en de termijn waarbinnen die opdracht wordt vervuld.

3. De Cultuurhaven Rotterdam kan een werkgroep en externe deskundigen aanwijzingen en richtlijnen geven over de vervulling van de aan hen opgedragen taak.

4. Op adviseurs is artikel 7 onderdelen a en b van overeenkomstige toepassing.

5. De Cultuurhaven Rotterdam organiseert de werkgroepen, rekening houdend met de vier pijlers zoals genoemd in artikel 2, tweede lid.

1. De Cultuurhaven Rotterdam stelt een huishoudelijk reglement over haar werkwijze vast, waarin in ieder geval regels worden vastgelegd over de verdeling van taken, de samenstelling van werkgroepen, het aanwijzen van externe deskundigen en de wijze waarop de advisering tot stand komt, in ieder geval voor zover het de advisering over de Uitgangspuntennota betreft.

2. Het college wordt in de gelegenheid gesteld te reageren op een voorstel voor het opstellen of wijzigen van het huishoudelijk reglement.

1. De adviescommissie draagt zorg voor de archiefbescheiden van de Cultuurhaven Rotterdam.

2. De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de adviescommissie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

3. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam.

4. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de Cultuurhaven Rotterdam, voor zover deze zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van de gemeente Rotterdam.

5. Het archief bevat tenminste gespreksverslagen, verslagen van vergaderingen en andere documenten die ten grondslag hebben gelegen aan de adviezen van de adviescommissie en andere documenten die inzicht geven in de totstandkoming van de door haar uitgebrachte rapporten, verslagen en adviezen.