Nota Reserves en Voorzieningen Belastingsamenwerking West-Brabant 2024

1.1 Algemeen

Het algemeen bestuur heeft voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie de Financiële Verordening Belastingsamenwerking West-Brabant 2023 vastgesteld.

Deze verordening bevat de elementaire financiële beleidskaders, ten aanzien van reserves en voorzieningen is onderstaand artikel opgenomen.

Artikel 15. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt een beleidsnota reserves en voorzieningen aan het algemeen bestuur ter vaststelling aan.

• 2.

  In deze nota worden in ieder geval opgenomen:

  • a.

    criteria voor de vorming, de (maximale) omvang, de vrijval en de wijze van besteding van reserves en voorzieningen;

  • b.

    criteria voor de omvang van de minimale en maximale weerstandcapaciteit.

De laatst vastgestelde nota reserves en voorzieningen is in 2014 vastgesteld. Deze nota is verouderd en voldoet op onderdelen niet aan het Besluit Begroten en Verantwoorden Provincies en Gemeenten (BBV). Daarnaast verzoeken de deelnemers de BWB om een reserve in stellen, iets wat in de oude nota is uitgesloten. Dit is aanleiding om de nota te actualiseren.

Met het vaststellen van deze nota is het beleidsmatige kader geactualiseerd. Voor het daadwerkelijk vormen van een reserve is een besluit van het algemeen bestuur vereist.

1.2 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 worden de begrippen en kaders nader omschreven, welke van belang zijn voor een goed inzicht in reserves en voorzieningen. Hoofdstuk 3 gaat in op het beleid en beheer in dit kader. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de criteria omtrent het instellen en opheffen van reserves en voorzieningen. Hoofdstuk 4 bevat de relatie met het weerstandsvermogen. Hoofdstuk 5 tenslotte bevat enkele slotbepalingen. Als bijlage is een overzicht opgenomen van de reserves en voorzieningen per 1 januari 2024.

In dit hoofdstuk worden de definities en kenmerken van de reserves en voorzieningen nader beschreven. De verslaggevingsvoorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), vormen hiervoor de basis.

2.1 Reserves

Reserves zijn onderdelen van het eigen vermogen en bedrijfseconomisch gezien vrij te besteden. Tegenover een reserve staat geen direct aanwijsbare verplichting. De in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) opgenomen voorschriften onderscheiden de volgende categorieën reserves:

• -

  algemene reserve;

• -

  bestemmingsreserves.

Naast deze in het BBV opgenomen reserves is er nog een categorie namelijk stille reserves.

2.2 Voorzieningen

Voorzieningen hebben het karakter van een ‘verplichting’ en behoren tot het vreemde vermogen op de balans. Voorzieningen worden gevormd ten laste van het resultaat (resultaatbepaling) en kunnen als volgt worden gedefinieerd:

‘Voorzieningen worden gevormd ten behoeve van concrete of specifieke risico’s of om te kunnen voldoen aan verplichtingen en ter dekking van verliezen die op de balansdatum daadwerkelijk bestaan’.

In het BBV wordt dit als volgt omschreven. Voorzieningen worden gevormd wegens:

• a)

  verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld min of meer onzekere verplichtingen die te zijner tijd tot schulden kunnen worden, zoals bijvoorbeeld belastingverplichtingen, garantieverplichtingen en dergelijke;

• b)

  op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten. Het gaat hierbij om bijv. lasten voortvloeiend uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals rechtsgedingen, kosten van mobiliteit, e.d.;

• c)

  kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. onderhoudsvoorzieningen);

• d)

  de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. van het BBV. Dit is bijvoorbeeld het geval rondom de rioolheffing.

Conform artikel 44, lid 3 BBV, mogen er geen voorzieningen worden gevormd voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

2.3 Samenvatting

In dit hoofdstuk worden de beleids- en beheersmatige aspecten die betrekking hebben op reserves en voorzieningen weergegeven, inclusief de wijze waarop met rente wordt omgegaan en de relatie met het weerstandsvermogen.

3.1 Instellingscriteria en wijze van instelling reserves

Conform artikel 54 BBV wordt in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke reserve en de dotaties en onttrekkingen daaraan toegelicht. Daarnaast wordt in een overzicht het verloop per reserve gedurende het jaar weergegeven.

Per definitie dienen er goede gronden aanwezig te zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden, zodat er niet onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is. Keerzijde is evenwel dat de financiële positie van de BWB kan worden aangetast indien er voor bepaalde (financiële) risico’s geen buffer is gevormd.

Om het budgetrecht van het algemeen bestuur optimaal tot zijn recht te laten komen, zal het instellen of opheffen van reserves via een besluit van het algemeen bestuur plaats moeten vinden of als onderdeel van het reguliere planning & controleproces (begroting en jaarrekening).

3.2 Beheer van reserves

In deze paragraaf worden de beleids- en beheersmatige aspecten geformuleerd die betrekking hebben op reserves. Het gaat hierbij om de instelling van reserves, richtlijnen met betrekking tot dotaties en onttrekkingen en overige aandachtspunten.

Vorming reserves

Het instellen van reserves dient bij besluit van het algemeen bestuur plaats te vinden. Dit kan bij de begroting, jaarrekening of door een separaat besluit gebeuren. In het besluit van het algemeen bestuur worden, voor zover van toepassing, de volgende aspecten aangegeven:

• •

  de omschrijving van het doel waarvoor de reserve wordt gevormd;

• •

  de gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale, omvang;

• •

  de omvang en de wijze van dotaties en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan;

• •

  de looptijd.

Mutaties reserves en resultaatbestemming

Toevoeging en onttrekking van reserves is een bevoegdheid van het algemeen bestuur.

Het is verplicht het resultaat voor en na mutaties in de reserves weer te geven. In het BBV is daarom voorgeschreven dat zowel bij de begroting als bij de rekening eerst een overzicht wordt gegeven van de baten en lasten, waarna het resultaat voor bestemming wordt bepaald, daarna wordt het resultaat bestemd, dat wil zeggen wordt aan de reserves toegevoegd of onttrokken. Tot slot wordt het resultaat bepaald. Het rechtstreeks boeken van bestedingen op reserves is niet toegestaan. De bestedingen moeten als last op het betreffende taakveld/product worden verantwoord.

Toevoeging

Alle toevoegingen aan de reserves vereisen de goedkeuring van het algemeen bestuur. Dit kan expliciet bij de resultaatbestemming in het kader van de rekening, vooraf bij de vaststelling van de begroting of bij begrotingswijziging.

Onttrekking

Het algemeen bestuur dient onttrekkingen aan de reserves vooraf goed te keuren. Dit kan via de programmabegroting of via begrotingswijzigingen. Over de begrotingswijzigingen moet het algemeen bestuur uiterlijk 31 december van dat jaar besloten hebben, om de mutaties in de reserves in de jaarrekening van dat jaar te kunnen verwerken (in verband met de begrotingsrechtmatigheid).

Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat de reserve een negatieve omvang bereikt.

Opheffing van reserves

Wanneer het doel, op basis waarvan een reserve was gevormd, op enig moment vervalt of de vastgestelde looptijd van de reserve is verstreken, dan dient de reserve te worden opgeheven. Dit gebeurt door middel van een besluit van het algemeen bestuur.

De vrijkomende middelen worden aan de algemene reserve toegevoegd of zoveel anders als het algemeen bestuur besluit.

3.3 Beleid en beheer van voorzieningen

In deze paragraaf worden de beleids- en beheersmatige aspecten geformuleerd die betrekking hebben op voorzieningen. Het gaat hierbij om de instelling van voorzieningen, richtlijnen met betrekking tot dotaties en onttrekkingen en overige aandachtspunten.

Vorming van voorzieningen

Het instellen van voorzieningen vindt plaats op grond van de regels van het BBV. Dit houdt in dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden, ongeacht of het algemeen bestuur hiertoe vooraf heeft besloten. Voorzieningen dienen, naar beste schatting, dekkend te zijn voor de achterliggende verplichting en risico’s.

Over de vorming van voorzieningen ter dekking van verplichtingen en verliezen, risico’s en bijdragen van derden wordt het algemeen bestuur geïnformeerd en vindt aanpassing van de begroting plaats, indien dit qua tijdstip mogelijk is. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden uitsluitend bij afzonderlijk besluit van het algemeen bestuur ingesteld, omdat aan deze voorzieningen keuzes ten grondslag liggen.

Per voorziening wordt aangegeven:

• •

  de omschrijving van het doel waarvoor de voorziening wordt gevormd;

• •

  de gewenste of noodzakelijke omvang, van elke voorziening moet een financiële onderbouwing aanwezig te zijn;

• •

  de omvang en de wijze van dotaties en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing en dekking daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarenplanning;

• •

  de looptijd.

Mutaties voorzieningen

Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Dotaties moeten dan ook altijd gebaseerd zijn op de gewenste of noodzakelijke omvang en de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening. Dotaties aan voorzieningen vinden plaats via de exploitatie (resultaatbepalend). Indien een voorziening een omvang bereikt die hoger is dan het noodzakelijke niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie.

Bestedingen ten laste van voorzieningen (onttrekkingen) vinden alleen plaats indien deze onttrekkingen zijn voorzien bij de vorming van de voorziening en deze direct in relatie staan tot het doel van de voorziening. In de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de bestedingen ten laste van de voorzieningen. Bestedingen worden rechtstreeks ten laste van een voorziening verantwoord en blijven buiten de baten en lasten in de exploitatie (conform het BBV).

Opheffing van voorzieningen

Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting of het risico waarvoor de voorziening is gevormd, is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan. In het laatste geval kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de gevolgen van veranderingen in wet- en regelgeving. Een besluit van het algemeen bestuur is in deze situaties niet noodzakelijk, omdat de opheffing verplicht is conform het BBV. Het opheffen van voorzieningen ter egalisatie van kosten dient wel met een besluit van het algemeen bestuur te gebeuren. Het doel van een voorziening kan niet wijzigen gezien het verplichtende karakter en de harde kaders. Indien het doel niet meer bestaat of is veranderd, moet de voorziening worden opgeheven. Indien voor het nieuwe doel opnieuw een voorziening wordt gevormd, gelden daarvoor de regels voor het instellen van een nieuwe voorziening.

Wanneer een voorziening wordt opgeheven, komt het saldo (de vrijval) ten gunste van de exploitatie.

3.4 Rentebeleid reserves en voorzieningen

Eerder in deze nota is gesteld dat er jaarlijks een evaluatie van, onder meer, de omvang van de reserves plaatsvindt. Een rentetoevoeging aan de (bestemmings)reserves om deze qua omvang op niveau te houden is derhalve niet noodzakelijk. Een rentetoevoeging aan de algemene reserve is eveneens niet wenselijk aangezien de hoogte van de algemene reserve veel meer verband houdt met de hoogte van de weerstandscapaciteit en de risico’s waarvan op enig moment sprake is.

De aanwezigheid van reserves en voorzieningen leidt ertoe dat de BWB geen rentevergoeding aan derden hoeft te betalen daar waar de reserves en voorzieningen worden ingezet ten behoeve van de financiering van investeringen. Er kan gesteld worden dat de BWB hierdoor “rente bespaart”. Was een lening bij derden aangetrokken ter financiering van investeringen, dan was hiervoor wel een rentevergoeding verschuldigd geweest.

Het weerstandsvermogen kan worden omschreven als de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen. Het geeft als het ware de robuustheid van de begroting aan en is van belang wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet.

Volgens artikel 11 van het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen:

• 1.

  de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;

• 2.

  alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Voor de hoogte en samenstelling van het weerstandsvermogen zijn geen landelijke normen en richtlijnen vastgesteld. De bestendige lijn is, dat de ratio van het weerstandsvermogen hoger moet liggen dan 1,4. Daarmee beschikt de organisatie over reserves die ruim voldoende of uitstekend zijn om risico’s op te vangen. Voor de BWB geldt dat zij tot en met het opstellen van deze nota een beperkte weerstandscapaciteit heeft. Risico’s die het weerstandsvermogen van de BWB overschrijden komen daarmee voor rekening van de deelnemers (op grond van de gemeenschappelijke regeling). Van dit uitgangspunt kan worden afgeweken op basis van een besluit van het algemeen bestuur.

Op basis van het BBV dient de geïnventariseerde weerstandscapaciteit en risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de rekening te worden opgenomen. Deze paragraaf bevat een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid daaromtrent.

Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking met ingang van 1 januari 2024.

Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als “Nota Reserves en Voorzieningen Belastingsamenwerking West-Brabant 2024”.

Wijziging van de nota

Uiterlijk na 6 jaar of indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast. Bij het vaststellen van de programmabegroting en jaarstukken wordt het overzicht van reserves en voorzieningen zoals opgenomen in de bijlage geactualiseerd.

Er zijn op 1 januari 2024 geen reserves aanwezig….

De volgende voorzieningen zijn ingesteld bij de jaarrekening 2022