Protocol bestuurlijke integriteit De Wolden

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. signaal: een waarneming van een persoon ten aanzien van een bepaalde situatie. Het kan daarbij gaan over twijfel over het eigen handelen of het handelen van een ander;

• b. melding: een signaal over een vermoedelijke integriteitsschending, met als doel het signaal in behandeling te nemen;

• c. melder: degene die een melding doet;

• d. betrokkenen: personen die kennis hebben van de vermoedelijke integriteitsschending of die uit hoofde van hun functie een rol spelen bij de opvolging van een melding;

• e. externe integriteitsdeskundige: de deskundige die door de burgemeester kan worden geraadpleegd om te adviseren over integriteitsvraagstukken en die kan dienen als klankbord. Deze deskundige is bijvoorbeeld het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers. Dit steunpunt is onderdeel van Stichting Centrum voor Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel (CAOP). Voor het helpen bij het duiden van signalen die kunnen wijzen op strafbare gedragingen zoals omkoping, schending van geheimhouding, fraude of witwassen kunnen zowel ambtenaren als politieke ambtsdragers terecht bij de Rijksrecherche.

• f. politieke ambtsdrager: raadsleden, steunfractieleden, leden van het college van burgemeester en wethouders;

• g. betrokken politieke ambtsdrager: de politieke ambtsdrager waarover een melding is ontvangen;

• h. integriteitscoördinator: de ambtelijke functionaris die belast is met het coördineren en het actualiseren van het integriteitsbeleid en het bieden van procesondersteuning bij integriteitssignalen en -meldingen;

• i. integriteitsschending: een gedraging van een politieke ambtsdrager die in strijd is met het handelen als ‘goed bestuurder’ of ‘goed volksvertegenwoordiger’. Het kan gaan om feiten die wettelijk strafbaar zijn, maar ook om handelingen in strijd met ongeschreven of geschreven regels, waaronder de gedragscodes van de gemeente.

Artikel 2 Basisprincipes

Indien sprake is van een vermoeden van een integriteitsschending door een politieke ambtsdrager worden de volgende basisprincipes gehanteerd:

• a. proportionaliteit

• Een melding van een mogelijke integriteitsschending is ingrijpend, in het bijzonder voor de betrokken politiek ambtsdrager en de melder. Daarom staat bij de opvolging van de melding zorgvuldigheid voorop. Onder zorgvuldigheid wordt ook verstaan het oog hebben voor de betrokkenen en hun belangen. Het uitgangspunt in dit protocol is daarom dat de stappen die gezet worden steeds in verhouding staan tot het gemelde gedrag. De stappen zijn zo groot als nodig, maar tevens zo klein als mogelijk.

• b. onpartijdigheid en onafhankelijkheid

• Van alle politieke ambtsdragers mag verwacht worden dat zij bij de behandeling van een vermeende integriteitsschending het algemeen belang leidend laten zijn en boven de partijen staan. Bij de behandeling van een melding zorgen betrokkenen ervoor dat er geen sprake is van eventuele verstrengeling van belangen. De betrokken functionarissen handelen onbevooroordeeld, neutraal en autonoom en laten zich niet oneigenlijk beïnvloeden door derden.

• c. zorgvuldigheid en zorgzaamheid

• Alle betrokkenen bij een vermeende integriteitsschending hebben recht op een zorgvuldige behandeling ervan. Zorgvuldigheid komt bijvoorbeeld tot uitdrukking door:

  • -

    het toepassen van hoor en wederhoor;

  • -

    een discrete omgang met informatie;

  • -

    de keuze voor een passende onderzoeksmethode;

  • -

    deskundigheid bij de behandeling van een melding;

  • -

    een respectvolle bejegening van en door alle betrokkenen;

  • -

    adequate ondersteuning.

Ook zorgzaamheid weegt zwaar bij de behandeling van vermeende integriteitsschendingen. Zorgzaamheid komt tot uiting door oog te hebben voor alle betrokkenen. Melder, slachtoffer of betrokken politiek ambtsdrager maar ook andere betrokkenen reageren elk op een andere manier op een vermeende integriteitsschending. Zij hebben daarbij in de verschillende fasen van het proces ieder eigen behoeften en mogelijk ook een hulpvraag, of behoefte aan nazorg.

Artikel 3 Regierol burgemeester

• 1. Op grond van artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet bevordert de burgemeester de bestuurlijke integriteit van de eigen gemeente.

• 2. Vanuit deze verantwoordelijkheid vervult de burgemeester een belangrijke rol bij de behandeling van vermeende integriteitsschendingen in de gemeente. De burgemeester geeft regie aan het proces dat volgt op een melding. Ongeacht de aard van de melding, de persoon van de melder of de ambtsdrager waarop de melding betrekking heeft, handhaaft de burgemeester de toepassing van dit protocol.

• 3. De burgemeester kan zich laten bijstaan door de griffier, de gemeentesecretaris of een andere ambtenaar, zoals een integriteitscoördinator of juridisch adviseur. Als dit het geval is verlenen zij die bijstand elk vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid.

• 4. Bij de omgang met een melding van een (vermeende) integriteitsschending kan de burgemeester te rade gaan bij de commissaris van de Koning of diens Kabinetschef.

Artikel 4 Terughoudendheid bij communicatie

• 1. De burgemeester draagt in voorkomend geval zorg voor interne en externe communicatie over een melding, een (voor)onderzoek en de uitkomsten daarvan.

• 2. De kring van geïnformeerde personen wordt zo klein als mogelijk gehouden. Alleen (een woordvoerder van) de burgemeester spreekt zo nodig met de pers tijdens het doorlopen van het proces. Indien er een melding is gedaan over of onderzoek plaats-vindt naar de burgemeester, wordt deze rol vervuld door diens plaatsvervanger.

Artikel 5 Aangifte is soms een keuze, soms verplicht

• 1. Als er in enige fase van de behandeling van de melding een redelijk vermoeden is dat een strafbaar feit is begaan, kan de burgemeester hiervan aangifte doen. Gaat het om een redelijk vermoeden van een ambtsmisdrijf, dan is de burgemeester hiertoe verplicht.

• 2. Tijdens de afhandeling van de aangifte wordt de werking van dit protocol voor de betreffende melding opgeschort.

Artikel 6 Werkingssfeer en afwijking van het protocol

• 1. Dit protocol biedt houvast en richting voor het handelen bij vermoedens van integriteitsschendingen door politieke ambtsdragers. Het protocol wordt niet toegepast bij vermoedens van integriteitsschendingen door functionarissen die in een arbeidsverhouding staan tot de gemeente, zoals de gemeentesecretaris, de griffier of andere ambtenaren in dienst van de gemeente.

• 2. In het belang van de gemeente of van een of meer van de betrokkenen, kan de burgemeester besluiten af te wijken van het protocol. De burgemeester is duidelijk over de argumenten daarvoor en legt hierover achteraf verantwoording af aan de gemeenteraad.

Artikel 7 Twijfels, vragen of een dilemma

• 1. Raadsleden kunnen twijfels of vragen of een mogelijk integriteitsdilemma over het (voorgenomen) handelen van zichzelf of een ander ter advisering bespreken met de burgemeester en de griffier. Indien nodig wordt de integriteitscoördinator geconsulteerd.

• 2. Wethouders kunnen twijfels of vragen of een mogelijk integriteitsdilemma over het (voorgenomen) handelen van zichzelf of een ander ter advisering bespreken met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Indien nodig wordt de integriteitscoördinator geconsulteerd.

• 3. Het advies van de burgemeester kan schriftelijk worden vastgelegd. Het is aan de politieke ambtsdrager of deze het advies al dan niet opvolgt en om hierover transparant te zijn.

• 4. Ook als degene die een dilemma waarneemt zelf geen politieke ambtsdrager is, kan diegene zich wenden tot de burgemeester, de griffier, de gemeentesecretaris of de integriteitscoördinator.

Artikel 8 Een vermoeden

• 1. Bij een vermoeden van een integriteitsschending begaan door een ander, spreekt degene die het vermoeden heeft in beginsel eerst zelf de betreffende politieke ambtsdrager aan. Dit om meer duidelijkheid te krijgen over de kwestie en daarover het gesprek aan te gaan. Door zo’n gesprek kan in sommige gevallen al een gezamenlijke oplossing worden gevonden, zonder dat verdergaande stappen zoals een onderzoek nodig zijn. Wellicht was er sprake van onwetendheid of is er sprake van een misverstand. In deze fase is het belangrijk om open en op een respectvolle wijze het gesprek met elkaar aan te gaan. Dat vergt om (eerste) oordelen achterwege te laten, maar ook om de bereidheid te hebben aangesproken te worden.

• 2. Er kunnen zwaarwegende redenen zijn om het gesprek over een vermoeden niet aan te gaan. Bijvoorbeeld omdat het risico kan bestaan dat aanspreken de opvolging van een melding schaadt. Advies hierover kan worden gevraagd aan de burgemeester.

• 3. Afhankelijk van de uitkomst van het in het eerste lid beschreven gesprek kunnen twijfels en vragen over een vermoeden van een integriteitsschending ter advisering worden besproken op de wijze als genoemd in artikel 7 eerste en tweede lid. Daarbij is aandacht voor de mate waarin de vertrouwelijkheid verzekerd kan worden.

Artikel 9 Het doen van een melding

• 1. Een melding van een vermoeden van een integriteitsschending wordt gedaan bij de burgemeester. Dit gebeurt vertrouwelijk. Indien het vermoeden betrekking heeft op de burgemeester kan de melder terecht bij de eerste locoburgemeester of bij de commissaris van de Koning.

• 2. De burgemeester kan ook zelf op basis van eigen waarnemingen of externe berichtgeving een vermoeden van een integriteitsschending hebben. De burgemeester doet dan eigenstandig melding van het vermoeden. Dit doet de burgemeester door tussenkomst van de locoburgemeester of de secretaris bij zichzelf.

• 3. De melding wordt schriftelijk ingediend en moet over een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan.

• 4. Een melding van een mogelijke integriteitsschending bevat in ieder geval:

  • a.

    de naam en functie van de politieke ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft;

  • b.

    de naam, functie en contactgegevens van de melder;

  • c.

    een korte beschrijving van de mogelijke schending.

• 5. Als aan deze vereisten niet wordt voldaan stelt de burgemeester de melder gedurende tien werkdagen in de gelegenheid de melding met de vereiste informatie aan te vullen. Meldingen die na deze periode niet aan de vormvereisten voldoen, worden door de burgemeester niet in behandeling genomen. De melder wordt hierover schriftelijk geïnformeerd.

Artikel 10 Te zetten stappen na een melding

• 1. Na ontvangst van een melding stuurt de burgemeester de melder binnen zeven werkdagen een schriftelijke bevestiging van ontvangst.

• 2. In de ontvangstbevestiging wordt de melder uitgenodigd voor een gesprek met de burgemeester over de melding. Dit persoonlijke gesprek met de melder wordt zo spoedig mogelijk gevoerd. In dit gesprek vraagt de burgemeester om een toelichting op de melding en wat de melder beoogt te bereiken met de melding. De burgemeester informeert de melder over de inhoud van dit protocol.

• 3. Na ontvangst van de melding wordt deze door de burgemeester beoordeeld. De burgemeester laat zich bij deze beoordeling bijstaan door gemeentesecretaris en de integriteitscoördinator. Het ligt tevens in de rede om de griffier op de hoogte stellen van de gedane melding. Bij de beoordeling van de melding kijkt de burgemeester naar de volgende toetsingscriteria:

  • a.

    aard van het feit:

  • b.

    ontvankelijkheid:

  • c.

    ernst van de zaak;

  • d.

    valideerbaarheid;

  • e.

    de bron;

  • f.

    de ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft;

  • g.

    waarschijnlijkheid;

  • h.

    actualiteit.

• 4. De beoordeling als hiervoor beschreven kan leiden tot de volgende conclusies:

  • a.

    De melding krijgt geen vervolg, bijvoorbeeld omdat de melding niet over integriteit gaat of er overduidelijk geen sprake is van een integriteitsschending. De melder krijg dan een gemotiveerd bericht dat de melding geen verdere opvolging krijgt. Indien van toepassing wordt de melder doorverwezen naar een ander orgaan.

  • b.

    De feiten zijn voldoende helder en eenduidig vast te stellen. De burgemeester beslist over de verdere opvolging van de melding. De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager en de melder schriftelijk over de geconstateerde feiten en de beslissing over de verdere opvolging van de melding. Tevens besluit de burgemeester of het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad worden geïnformeerd en zo ja, op welke wijze.

  • c.

    Er is een vooronderzoek nodig om meer informatie in te winnen over de gemelde situatie of om een inschatting te maken van het benodigde vervolg. Het vooronderzoek wordt vertrouwelijk uitgevoerd conform artikel 11.

  • d.

    Er is een feitenonderzoek nodig. De burgemeester besluit hiertoe en informeert de gemeenteraad en de politieke ambtsdrager over de beslissing om een feitenonderzoek uit te laten voeren. Hiervan kan in bijzondere gevallen worden afgeweken, bijvoorbeeld indien het onderzoek daarmee ernstig wordt geschaad. Het feitenonderzoek wordt uitgevoerd conform artikel 12.

Artikel 11 Vooronderzoek

• 1. De burgemeester kan besluiten tot een vooronderzoek. Het vooronderzoek heeft tot doel om meer informatie in te winnen over de gemelde situatie of om een inschatting te maken van het benodigde vervolg.

• 2. De burgemeester stelt hiervoor een ambtelijke commissie in die bestaat uit tenminste twee personen waarvan in ieder geval de integriteitscoördinator deel uitmaakt.

• 3. De commissie voert in ieder geval een gesprek met de melder en met de betrokken politieke ambtsdrager. De commissie kan besluiten ook met andere betrokkene(n), waaronder begrepen mogelijke getuigen, in gesprek te gaan.

• 4. De gesprekspartners ontvangen voor aanvang van het gesprek een schriftelijke uitnodiging en dit protocol. In de uitnodiging staat een korte omschrijving van de aard van de melding en de aard van het te voeren gesprek. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt een kopie van de schriftelijke melding.

• 5. Van de gesprekken worden verslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de personen met wie is gesproken.

• 6. De commissie komt tot een gemotiveerde schriftelijke beoordeling van de melding. Hierbij hanteert de commissie ten minste de criteria genoemd in artikel 10 lid 3.

• 7. Bij de beoordeling legt de commissie schriftelijk het advies over het vervolg op het vooronderzoek vast en brengt dit advies uit aan de burgemeester. De conclusies naar aanleiding van het advies kunnen luiden:

  • a.

    de melding behoeft geen vervolg, omdat er geen sprake is van een schending;

  • b.

    de feiten zijn voldoende helder en eenduidig vast te stellen;

  • c.

    de melding bevat een redelijk vermoeden van een strafbaar feit, aangifte ligt in de rede of is wettelijke vereist;

  • d.

    de melding behoeft een vervolg door middel van een feitenonderzoek, omdat er sprake is van een redelijk vermoeden van een schending.

• 8. De burgemeester beslist op basis van de uitkomst van het vooronderzoek over de verdere opvolging van de melding.

• 9. De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager en de melder schriftelijk over de conclusie van het vooronderzoek en de beslissing over de verder opvolging van de melding. Dit tenzij er een zwaarwegend belang is een of meer van deze personen niet te informeren. Tevens besluit de burgemeester of het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad worden geïnformeerd en zo ja, op welke wijze.

Artikel 12 Feitenonderzoek

• 1. Indien wordt besloten dat een feitenonderzoek nodig is, formuleert de burgemeester een concept onderzoeksopdracht. De burgemeester bespreekt zo nodig dit concept vertrouwelijk in een overleg met het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad. Hierna verleent de burgemeester een externe onderzoeker de opdracht tot uitvoering van het onderzoek. In plaats van een onderzoeker kan de burgemeester de opdracht ook laten uitvoeren door een commissie bestaande uit externe deskundigen.

• 2. De burgemeester komt met de onderzoeker(s) een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen. De onderzoeksopdracht bestaat in elke geval uit:

  • a.

    een beschrijving van de aanleiding voor het onderzoek;

  • b.

    de opdracht zelf (wat moet worden onderzocht, met een duidelijke afbakening);

  • c.

    de onderzoeksvragen;

  • d.

    het normatieve kader dat wordt gebruikt als leidraad;

  • e.

    een verwachting t.a.v. de onderzoeksmethoden en respondenten waarmee in ieder geval gesproken dient te worden;

  • f.

    onderzoekscapaciteit;

  • g.

    aanwijzingen ten aanzien van de borging van hoor- en wederhoor;

  • h.

    een onderzoeksplanning en tijdspad;

  • i.

    communicatie met de opdrachtgever tijdens en na het onderzoek.

• 3. In overleg met de onderzoeker(s) wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld.

• 4. De burgemeester informeert per brief de betrokken politieke ambtsdrager, de melder en zo nodig het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad dat er een onderzoek wordt ingesteld. Daarin wordt aangegeven wat de aanleiding is voor het onderzoek, het onderzoeksprotocol en wie het onderzoek uitvoert.

• 5. Er wordt door de burgemeester zorgvuldig afgewogen welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het onderzoek. Het uitgangspunt hierbij is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.

• 6. Personen die door onderzoeker(s) worden geïnterviewd worden in de uitnodiging daartoe erop gewezen dat zij zich desgewenst kunnen laten bijstaan.

• 7. Van de interviews worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen tien dagen schriftelijk te reageren op feitelijke onjuistheden in het verslag. Als de gesprekspartner accordering weigert, wordt hier melding van gemaakt in het verslag. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de onderzoeker(s) en worden niet gedeeld met de gemeente.

• 8. De burgemeester bewaakt de voortgang van het onderzoek.

• 9. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt van onderzoeker(s) een conceptversie van het onderzoeksrapport met de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de conceptversie van het onderzoeksrapport voor een controle op de feitelijke bevindingen.

• 10. De betrokken politieke ambtsdrager mag in het kader van hoor- en wederhoor een zienswijze geven op het onderzoeksrapport. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport.

• 11. Wanneer het feitenonderzoek is afgerond leveren de onderzoeker(s) het onderzoeksrapport op aan de burgemeester.

Artikel 13 Afronding

• 1. De burgemeester stelt het rapport van het feitenonderzoek ter beschikking aan de betrokken politieke ambtsdrager. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek besluit de burgemeester over het verdere vervolg.

• 2. Indien uit het rapport blijkt dat er geen sprake is van een integriteitsschending worden de personen die door het voor- en/of feitenonderzoek al op de hoogte waren van de melding geïnformeerd over de uitkomsten van het feitenonderzoek.

• 3. Indien de burgemeester het vermoeden heeft dat sprake is geweest van een opzettelijk valse melding, kan de burgemeester een onderzoek instellen naar de melder.

• 4. Indien uit het rapport blijkt dat sprake is van een vastgestelde integriteitsschending legt de burgemeester in een besloten bijeenkomst het rapport voor aan de gemeenteraad. In deze bijeenkomst wordt door de gemeenteraad besloten over de consequenties die aan de uitkomst van het onderzoek worden verbonden en wordt besloten over openbaarmaking ervan.

Artikel 14 Slotbepaling

• 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Protocol bestuurlijke integriteit De Wolden.