Verordening op de auditcommissie Nieuwegein 2026

1. De commissie heeft als doel: een technische bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door haar objectief te adviseren over de in artikel 4 genoemde taken;

2. De commissie treedt daarbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

1. De auditcommissie adviseert aan en overlegt namens de raad in ieder geval over:

• a.

  het aanbestedingstraject van de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 2 van de Controle-verordening;

• b.

  de voorwaarden en uitgangspunten voor de accountantscontrole;

• c.

  de opdracht voor de jaarlijks uit te oefenen accountantscontrole per benoemingsperiode, als bedoeld in artikel 3 van de Controle-verordening;

• d.

  kosten meer- en minderwerk bij de accountantscontrole;

• e.

  onderzoeksonderwerpen voor de interim-controle van de accountant;

• f.

  bestuurlijke rapportages, kadernota, begroting en jaarstukken.

• g.

  De strategische advisering over de hoofdlijnen van het financiële beleid van de regionale samenwerkingen met een hoge en middelhoge waardering.

• h.

  Aandragen van verbeterpunten planning & controlcyclus;

2. De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de Rekenkamer, het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

3. De leden van de auditcommissie ondersteunen de raad bij het benoemen van Rekenkamerleden, bijvoorbeeld door als klankbord te dienen voor het opstellen van profielschetsen of door zitting te nemen in de benoemingscommissie;

4. De auditcommissie draagt zorg voor het verzamelen van kennis over de relevante (financiële) bedrijfsvoeringthema’s en overdracht daarvan aan de raad.

1. De auditcommissie heeft de volgende bevoegdheden:

• a.

  het namens de raad voeren van overleg over en het uitbrengen van advies aan de raad over een onderwerp, als genoemd in artikel 4;

• b.

  het op eigen titel uitbrengen van advies aan en informeren van de raad;

• c.

  de adviezen van de auditcommissie aan de raad worden zo mogelijk aan de betreffende raadsstukken toegevoegd en worden openbaar gemaakt;

• d.

  het voeren van overleg met het college, in de persoon van de portefeuillehouder financiën en ambtelijke ondersteuning, de accountant en de Rekenkamer.

2. Naast het uitbrengen van advies en het voeren van overleg, is de auditcommissie bevoegd:

• a.

  informatie in te winnen bij en te overleggen met leden van het college, de ambtelijke organisatie, belanghebbenden, Rekenkamer en de accountant;

• b.

  externe deskundigheid in te schakelen die de commissie van advies dient, mits de raad hiervoor vooraf middelen beschikbaar heeft gesteld;

• c.

  handelingen te verrichten die nodig zijn in verband met de aanbesteding van de accountantsdiensten of de beëindiging daarvan;

• d.

  handelingen te verrichten die nodig zijn in verband met de voordracht van kandidaten van de Rekenkamer.

1. De raad benoemt de leden van de auditcommissie op voordracht van de fracties.

2. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één raadslid of steunfractielid worden benoemd.

3. De auditcommissie bestaat uit ten minste drie leden en maximaal het aantal leden dat gelijk is aan het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad.

4. Een lid kan te allen tijde als lid en/of voorzitter ontslag nemen, door daarvan schriftelijk mededeling aan de raad resp. commissie te doen. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.

5. Tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, worden zo spoedig mogelijk opgevuld

6. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

7. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van Raadslid/steunfractielid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

8. De raad kan een lid -met redenen omkleed- ontslaan.

1. De voorzitter en de vicevoorzitter worden door de auditcommissie uit hun midden benoemd.

2. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering;

• b.

  namens de auditcommissie het woord te voeren;

• c.

  het doen naleven van deze verordening.

3. De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan de besprekingen van de commissie en heeft stemrecht.

1. De secretaris draagt zorgt voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie en de voorzitter.

2. De secretaris is bij iedere vergadering van de commissie aanwezig.

3. De secretaris draagt zorg voor het vastleggen van het advies van de commissie aan de Raad.

4. De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een verslag na de vergadering.

1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval jaarlijks over de planning en controlproducten, de voorbereiding op de controle van het lopende jaar, over de interim-controle (boardletter), het normenkader en het accountantsverslag met controleverklaring van de jaarrekening.

2. De accountant wordt in verband met zijn werkzaamheden ten behoeve van de raad voor iedere vergadering van de auditcommissie uitgenodigd. De Rekenkamer wordt periodiek uitgenodigd om deel te nemen aan de vergadering van de auditcommissie.

3. De voorzitter belegt de vergaderingen en draagt samen met de secretaris zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen.

4. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste zeven dagen voor de betreffende vergadering.

5. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd op het raadsinformatiesysteem bij de agenda geplaatst.

1. De vergaderingen van de auditcommissie worden in beginsel in het openbaar gehouden. Stukken die door het college van B&W vertrouwelijk worden aangeleverd, worden in beginsel besloten behandeld.

2. De deuren worden gesloten als ten minste twee leden of de voorzitter dit nodig oordelen. Vervolgens besluit de auditcommissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden.

3. Als de auditcommissie besluit om besloten te vergaderen beslist zij ook of, en zo ja welke, andere personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

1. De auditcommissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en over de inhoud van aan haar overgeleverde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie die opheft.

2. Als de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

3. Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college van B&W en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de auditcommissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.

4. De auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in artikel 87 e.v. van de Gemeentewet is van toepassing.

5. Als ten aanzien van stukken die zijn gericht aan de auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de auditcommissie en ook aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.

2. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Als over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4. Bij het staken van de stemmen, beslist de stem van de voorzitter.

5. Richting de raad wordt in alle gevallen melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

1. De secretaris draagt in samenspraak met de voorzitter zorg voor een zakelijk concept-verslag, dat uiterlijk een week na de vergadering aan de leden en overige deelnemers wordt toegezonden.

2. Het concept-verslag bevat:

• a.

  de namen van de voorzitter, de secretaris, de ter vergadering aanwezige leden, en ook van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  welke leden afwezig waren;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  de conclusies met betrekking tot de zaken onder c., inclusief eventuele minderheids-standpunten en adviezen aan de raad;

• e.

  bestuurlijk gedane toezeggingen.

3. De leden en overige deelnemers reageren hierop binnen een week na toezending, waarbij de gemaakte opmerkingen door de secretaris worden verwerkt; als geen reactie wordt ontvangen, wordt ervan uitgegaan dat er geen op- of aanmerkingen zijn.

4. Het concept-verslag wordt in de eerstvolgende vergadering door de commissie vastgesteld.

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3. De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren te waarschuwen en bij herhaling daarvan, deze sommeren te vertrekken.