Evenementenbeleid gemeente Katwijk

1.1. Het belang van evenementen in Katwijk

Evenementen zijn van groot belang voor de gemeente Katwijk. Ze leveren een belangrijke bijdrage aan de sociale cohesie, culturele identiteit, levendigheid en de economische vitaliteit van de gemeente. In Katwijk wordt een breed scala aan evenementen georganiseerd. De volksfeesten, evenementen op feestdagen, verschillende festivals, sportevenementen en buurtevenementen, ze leveren allen een belangrijke bijdrage aan een aantrekkelijke gemeente.

Evenementen zijn alle voor publiek toegankelijke festivals en evenementen die zowel buiten als (deels) binnen plaatsvinden en onderdeel uitmaken van de jaarlijks terugkerende kalender van activiteiten in de gemeente. De betreffende evenementen en festivals vinden in het algemeen plaats in de openbare ruimte. Zij hebben veelal een evenementenvergunning nodig om georganiseerd te kunnen worden. De evenementen kunnen (deels) gratis toegankelijk zijn en er kan sprake zijn van ticketverkoop.

Dit beleid legt de nadruk op evenementen in de buitenruimte en heeft geen betrekking op binnen locaties, zoals sportaccommodaties en verenigingsgebouwen, mede omdat de impact op de omgeving van evenementen in binnen accommodaties doorgaans minder groot is. Dat laat echter onverlet dat evenementen binnen ook van grote waarde kunnen zijn voor de gemeente Katwijk. Het meest sprekende voorbeeld hiervan is de theatervoorstelling Soldaat van Oranje, die een landelijke brede aantrekkingskracht heeft en bijdraagt aan de bekendheid en promotie van Katwijk, maar ook het binnen evenement Mannenzang draagt positief bij aan de bekendheid en culturele identiteit van Katwijk.

1.2. Identiteit Katwijk

De locatie, de ruimtelijke vorm van een gebied, het gebruik ervan door bewoners, ondernemers en bezoekers, hun eigenschappen en waardeoriëntaties en hun manier van omgaan met elkaar bepalen gezamenlijk de identiteit van een gebied.

Katwijk bestaat uit verschillende dorpskernen, elk uniek maar onderling verbonden. Katwijk aan Zee, Katwijk Noord, Katwijk aan den Rijn, Valkenburg en Rijnsburg zijn onderscheidend van elkaar, maar vormen samen een hechte eenheid. Kenmerkend voor de gemeente Katwijk is de ligging aan de kust en de Rijn, midden in het duin- en bollengebied en dichtbij stedelijke voorzieningen.

De kracht van Katwijk is het leven in rustige kernen, dichtbij zee en stedelijke voorzieningen. De kernen vormen hechte gemeenschappen, gekenmerkt door saamhorigheid, tradities, nuchterheid en verbondenheid met de omgeving. De verbondenheid met de zee en met de Rijn is diep geworteld in de cultuur en het erfgoed van Katwijk.

Katwijk kent een groot en actief verenigingsleven met veel vrijwilligers. Het kerkelijk leven, de koningsgezindheid en het rijke verenigingsleven zijn een wezenlijk onderdeel van de samenleving en mede bepalend voor de identiteit van Katwijk. Dit uit zich onder andere in het respecteren van de zondagsrust, de Oranjeverenigingen en de vele leden van sport- en muziekverenigingen. Ook de visserijgeschiedenis en de sierteelt- en bloemenhandel dragen nadrukkelijk bij aan het erfgoed en de identiteit van Katwijk.

Katwijk ontwikkelt zich als een moderne, gastvrije badplaats die haar erfgoed, natuur en traditionele waarden koestert. De balans tussen levendigheid en rust, tussen traditie en vernieuwing, maakt Katwijk aantrekkelijk voor bewoners, bezoekers en ondernemers.

De identiteit van Katwijk komt tot uiting in de vele evenementen die jaarlijks worden georganiseerd. De volksfeesten in de kernen, de paardenmarkten in Valkenburg en Rijnsburg, de viering van Koningsdag en de Flowerparade, ze hebben elk hun eigen karakter en diepe wortels in de geschiedenis van Katwijk. Daarnaast versterken festivals zoals bijvoorbeeld het Noordzee Zomerfestival en Haringrock niet alleen de lokale economie en het toerisme, maar zijn zij ook een eigentijdse uiting van de cultuur, saamhorigheid en gemeenschapszin die Katwijk kenmerken.

1.3. Trends en ontwikkelingen – Evenementen onder druk

Door maatschappelijke veranderingen en wetgeving wordt van de gemeente verwacht (nog) meer oog te hebben voor het verantwoord laten verlopen van evenementen. Dit zowel op het gebied van openbare orde en veiligheid als op het gebied van hinder voor de omgeving. Tegelijkertijd geldt steeds meer wet- en regelgeving waar de organisatoren rekening mee moeten houden. Denk bijvoorbeeld aan wet- en regelgeving op het gebied van verduurzaming, waaronder circulaire bekers en natuurbescherming. Daarnaast staat de inzet van de hulpdiensten onder druk vanwege beperkte capaciteit. Dat heeft effect op de evenementen. Het totaal van deze aspecten heeft er toe geleid dat steeds meer verantwoordelijkheden bij de organisator zijn komen te liggen. Als gevolg hiervan is het vergunningenproces complexer geworden.

Organisatoren van evenementen hebben te maken met kostenstijgingen, personeelstekorten (inzet vrijwilligers) en dalende inkomsten. Vrijwilligersorganisaties lopen daarbij in toenemende mate financiële risico’s, mede door strengere veiligheidseisen. Om een evenement toch doorgang te laten vinden zijn organisatoren bijvoorbeeld genoodzaakt de kosten door te berekenen aan de bezoekers. Door de hogere prijs van tickets en consumpties kunnen bezoekers wegblijven of minder besteden. Weersomstandigheden kunnen hier ook een rol spelen.

Sponsoring van evenementen staat onder druk, bedrijven zijn terughoudend met sponsoring. Veel organisatoren kunnen de begroting niet (meer) sluitend krijgen, waardoor het steeds ingewikkelder wordt om een evenement kwalitatief hoogwaardig én veilig te organiseren. Met name de gratis toegankelijke evenementen komen hierdoor onder druk te staan. Organisatoren doen steeds vaker een beroep op de gemeente en worden ook steeds afhankelijker van een financiële bijdrage. Uiteindelijk kunnen bepaalde evenementen als gevolg hiervan verdwijnen.

1.4. Naar een nieuw evenementenbeleid

2.1. Visie

Katwijk heeft een breed en divers evenementenaanbod dat nauw aansluit bij het unieke karakter van onze kustgemeente. Evenementen spelen een belangrijke rol in het versterken van de lokale binding en het bevorderen van ontmoeting tussen inwoners, verschillende organisaties en verenigingen, ondernemers en bezoekers. Ze bieden niet alleen een podium voor culturele en sociale uitwisseling, maar zetten Katwijk ook op de kaart als een aantrekkelijke bestemming. De verschillende evenementen brengen de rijke cultuurhistorie van de gemeente Katwijk tot leven. Dit versterkt de lokale identiteit en gemeenschapszin en draagt bovendien bij aan het behoud van cultureel erfgoed.

Evenementen dragen bij aan een sterke lokale economie door ondernemers en toerisme te ondersteunen. Tegelijkertijd bewaken we de balans tussen leefbaarheid en levendigheid: evenementen verrijken het leven in Katwijk, maar met oog voor de rust en het welzijn van onze inwoners.

Daarnaast richten we ons op het bevorderen van duurzame en inclusieve evenementen. De impact van evenementen op het milieu wordt beperkt. Gebruik wordt gemaakt van duurzame energiebronnen, afval wordt geminimaliseerd en transport vindt duurzaam plaats. Inclusiviteit betekent dat evenementen toegankelijk zijn voor iedereen, ongeacht leeftijd, achtergrond of mobiliteit. Evenementen zorgen er bovendien voor dat alle inwoners van de gemeente Katwijk op een laagdrempelige manier in contact kunnen komen met cultuur in de vorm van muziek, theater en/of kunst.

2.2. Ambities en doelen

Om invulling te geven aan de ambities kunnen door de gemeente verschillende instrumenten worden ingezet, waaronder subsidies, het beschikbaar stellen van faciliteiten en diensten, maar ook vergunningverlening.

In dit hoofdstuk wordt vanuit de toekomstvisie en ambities het beleidskader voor evenementen geschetst. Het kader geeft richting aan een uniform, eenduidig en transparant beleid.

Juridische verankering

Dit hoofdstuk bevat onder meer nadere regels over uitvoeringsaspecten (onder andere voorwaarden en criteria) en zijn daarmee beleidsregels. Indien noodzakelijk is het college van burgemeester en wethouders bevoegd om nadere regels vast te stellen ten aanzien van de verdere uitwerking hieromtrent, dan wel aanpassing van deze beleidsregels in hoofdstuk 3 van dit evenementenbeleid.

Daarnaast worden onderdelen van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Katwijk (APV) aangepast om het nieuwe beleid juridisch te ondersteunen en uitvoerbaar te maken.

3.1. Rollen en verantwoordelijkheden

De gemeente heeft een belangrijke rol in het reguleren en faciliteren van evenementen. De gemeente initieert of organiseert, op een enkele uitzondering na, zelf geen evenementen. Het evenementenaanbod in Katwijk bestaat vooral uit initiatieven van private partijen, veelal organisaties met veel vrijwilligers.

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement. De organisator moet zich houden aan de voorschriften die verbonden zijn aan de evenementenvergunning, maar is ook verantwoordelijk voor het voldoen aan andere relevante wet- en regelgeving.

Vrijwilligers spelen een belangrijke rol bij evenementen in Katwijk. Organisatoren zijn verantwoordelijk voor een zorgvuldige inzet, duidelijke taakomschrijvingen en goede instructie, vooral bij taken met veiligheidsrisico’s. Voor vrijwilligers heeft de gemeente Katwijk een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten. Deze verzekering dekt onder meer aansprakelijkheid en ongevallen. Een goede begeleiding en waardering van vrijwilligers is essentieel voor een veilige en succesvolle uitvoering van het evenement.

De burgemeester is op grond van artikel 174 van de Gemeentewet en nader uitgewerkt in de APV, bevoegd tot het verlenen van evenementenvergunningen, vanwege zijn verantwoordelijkheid voor de openbare orde en veiligheid. Het college van B&W is bevoegd voor onderdelen zoals verkeer en milieu.

3.2. Kroonevenementen

De gemeente Katwijk erkent het belang van evenementen die bijdragen aan de sociale samenhang, cultuurhistorie en identiteit van de gemeente. Op basis van onderstaande criteria kan de gemeente besluiten om bepaalde evenementen specifiek te ondersteunen, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van gemeentelijke diensten, materialen en financiële bijdragen.

Criteria om in aanmerking te komen voor specifieke gemeentelijke ondersteuning:

• -

  Groot maatschappelijk belang: versterken lokale binding en ontmoeting

• -

  Gemeentebreed, laagdrempelig en open karakter: zijn vrij toegankelijk

• -

  Inzet van veel vrijwilligers: bij zowel de organisatie als de uitvoering

• -

  Traditioneel en historische diepgeworteld: kennen een lange traditie en vormen een belangrijk onderdeel van de lokale cultuur en het erfgoed van Katwijk

• -

  Geen winstoogmerk

Evenementen komen alleen in aanmerking voor de status van Kroonevenement wanneer zij naar het oordeel van het college voldoen aan alle criteria. De volgende evenementen komen hier in ieder geval voor in aanmerking: de Paardenmarkt Valkenburg, Rijnsburgse Paardenmarkt, Feestweek Rijnsburg, Najaarsfeesten Katwijk aan den Rijn, Koningsdagfestiviteiten georganiseerd door Oranjeverenigingen, de intocht van Sinterklaas en de Flowerparade.

Dit noemen we de Katwijkse Kroonevenementen. Deze naam benadrukt zowel de waardevolle traditie van de volksfeesten als de aantrekkingskracht van evenementen die Katwijk uniek maken. Het sluit goed aan bij de identiteit en het karakter van Katwijk en biedt ruimte om evenementen van groot maatschappelijk belang te ondersteunen. De Kroonevenementen worden jaarlijks door het college vastgesteld, gelijktijdig met de vaststelling van de evenementenkalender. Door deze jaarlijkse vaststelling kunnen Kroonevenementen worden toegevoegd of vervallen.

Met de organisatoren van de Katwijkse Kroonevenementen zullen afzonderlijke afspraken worden gemaakt over de gewenste ondersteuning. De gewenste ondersteuning kan bestaan uit het beschikbaar stellen van gemeentelijke diensten, materialen en/of financiële bijdragen. Als instrument wordt een zogenoemde dienstverleningsovereenkomst (DVO) gebruikt, waarin wederzijdse verplichtingen en verwachtingen helder worden vastgelegd. Een werkbare definitie van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) is:

“Een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) is een schriftelijke overeenkomst tussen de gemeente Katwijk en de organisator van een Kroonevenement, waarin structureel wederzijdse rechten en plichten worden vastgelegd, een onderdeel daarvan is de gemeentelijke ondersteuning (financieel, materieel en organisatorisch), passend bij de maatschappelijke waarde van het evenement”.

3.3. Vergunningen en Evenementenkalender

Met een evenementenvergunning kan de gemeente voorwaarden verbinden aan een veilig verloop van een evenement, overlast voor de omgeving beperken en schade aan natuur en milieu minimaliseren.

Welke vergunning nodig is voor het organiseren van een evenement hangt af van diverse factoren, waaronder het type evenement, de locatie en de risicoscan. Bij het aanvragen van vergunningen wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende soorten evenementen: meldingsplichtige evenementen en vergunningsplichtige evenementen.

Meldingsplichtige evenementen

Bij meldingplichtige evenementen gaat het vaak om kleinschalige evenementen. Een meldingsplichtig evenement is een lokaal en laagdrempelig evenement dat beperkt is in omvang, bezoekersaantallen en impact op de omgeving. Hierbij kan gedacht worden aan een straatfeest of een buurtbarbecue. Het brengt weinig risico's met zich mee op het gebied van openbare orde, veiligheid en leefbaarheid.

De specifieke voorwaarden voor meldingsplichtige evenementen zijn opgenomen in de APV, artikel 2:25. De gemeente kan voor meldingsplichtige evenementen op grond artikel 2:25, lid 5 besluiten dat alsnog een vergunning vereist is in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu. Bijvoorbeeld wandel- en sportevenementen, met impact op een veilige verkeerscirculatie en effect op de volksgezondheid (inzet EHBO).

Vergunningsplichtige evenementen

In veel gevallen is voor het organiseren van een evenement een vergunning nodig. Aan de hand van een risicoscan, conform de Handreiking Evenementenveiligheid 2018 (HEV 2018), beoordeelt de gemeente in welke categorie een evenement valt. De Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) heeft ook een belangrijke rol bij het bepalen van de risicoclassificatie van evenementen. In dat kader wordt gewerkt aan een gestandaardiseerde uitvraag voor kleinschalige evenementen. Hierbij wordt kritisch gekeken naar welke informatie noodzakelijk is om tot een juiste risicobeoordeling en behandelaanpak te komen. Dit heeft als doel bij te dragen aan het verminderen van de regeldruk voor organisatoren.

Bij het aanvragen van een evenementenvergunning dient de organisator informatie aan te leveren over het activiteitenprofiel, publieksprofiel, ruimtelijk profiel, organisatieprofiel, de risico-inschatting, het draaiboek en het veiligheidsplan. Op basis hiervan vindt een beoordeling plaats door de gemeente in welke categorie een evenement past.

Uitgangspunt is dat we de organistoren zo makkelijk mogelijk willen maken bij hun vergunningsaanvraag, met lage administratieve lasten. De gemeente geeft graag hier invulling aan samen met betrokken partijen.

Regulier evenement (A)

Deze evenementen hebben minimale impact op de openbare orde, verkeerssituatie en hulpdiensten. Ze zijn goed beheersbaar en vereisen weinig of geen aanvullende veiligheidsmaatregelen. Voorbeelden zijn een braderie of kleinschalige markt. Hierbij wordt het niet noodzakelijk geacht dat openbare orde en veiligheidsdiensten (politie, gemeente en veiligheidsregio) betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van een evenement. Een melding alleen volstaat echter niet.

Aandacht evenement (B)

Deze evenementen hebben een grotere impact op de omgeving en vereisen maatregelen op het gebied van bijvoorbeeld verkeer en openbare orde. Daarbij kan een onderscheid gemaakt worden tussen B-evenementen, met een middelgroot publiek, maar zonder verhoogde veiligheidsrisico’s en B+-evenementen met veel publiek en een verhoogd risico, waaronder bijvoorbeeld de diverse volksfeesten en de jaarwisseling. Bij B+ evenementen is het noodzakelijk dat openbare orde en veiligheidsdiensten betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van een evenement.

Risicovol evenement (C)

In geval van een C-evenement is het noodzakelijk dat openbare orde en veiligheidsdiensten actief betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van een evenement. Momenteel kent Katwijk geen categorie C-evenementen.

Bij evenementen op of aan zee en het strand is vanwege het verhoogde risico altijd een evenementenvergunning vereist en moet de reddingsbrigade gelijktijdig met de aanvraag voor de evenementenvergunning in kennis gesteld worden.

De risico-inschatting is bepalend voor het te doorlopen vergunningenproces. Bij B+ evenementen en C evenementen dient door de organisatie verplicht een veiligheidsplan opgesteld te worden. Bij een B evenement kan, indien dit nodig wordt geacht, ook een veiligheidsplan verplicht worden gesteld. Een format voor een veiligheidsplan is te vinden op de gemeentelijke website en de website van de Veiligheidsregio Hollands Midden. Aan de hand van de classificatie van een evenement wordt de indieningstermijn voor een vergunning bepaald.

De volgende indieningstermijnen worden gehanteerd:

• -

  Meldingsplichtig evenement: uiterlijk 3 weken voorafgaand aan evenement.

• -

  Categorie A-evenement: uiterlijk 8 weken voorafgaand aan het evenement.

• -

  Categorie B- en C-evenementen: uiterlijk 13 weken voorafgaand aan evenement.

In bijzondere gevallen kan de gemeente besluiten om van de termijnen af te wijken. Bijvoorbeeld bij het behalen van een kampioenschap of een herdenkingsdienst.

In bijlage 2 Proces evenementenvergunning, vindt een beschrijving plaats van de te doorlopen stappen bij het aanvragen van een evenementenvergunning.

Meerjarige evenementenvergunningen

Voor jaarlijks terugkerende laag risico evenementen kan de gemeente Katwijk onder bepaalde voorwaarden meerjarige vergunningen verstrekken. Dit biedt voordelen zoals administratieve lastenverlichting voor zowel de organisatie als de gemeente en zorgt voor meer zekerheid en continuïteit. Vanuit het risico voor met name de openbare orde en de veiligheid zal hier echter terughoudend mee om worden gegaan, in verband met het hoge risico dat er bestaat wanneer evenementenvergunningen routinematig en doorlopend verleend worden.

Evenementen komen in aanmerking voor een meerjarige vergunning als:

• -

  Het een A-categorie evenement betreft.

• -

  Het evenement minimaal 3 achtereenvolgende edities probleemloos is georganiseerd, zonder noemenswaardige incidenten, klachten, overtredingen of afwijkingen van de vergunningsvoorwaarden.

• -

  De opzet, locatie en impact van het evenement jaarlijks gelijk blijft. Het evenement plaatsvindt op dezelfde locatie, in dezelfde periode van het jaar, met eenzelfde opzet, omvang en doelgroep.

• -

  Het evenement blijft voldoen aan de geldende veiligheids-, milieu- en geluidseisen.

• -

  Na elke editie een evaluatie plaats vindt met de gemeente.

Een meerjarige vergunning kan worden verleend voor een periode van maximaal drie jaar. Organisatoren die beschikken over een meerjarige vergunning dienen vóór 1 oktober van elk jaar een melding te doen bij de gemeente om aan te geven of sprake is van relevante wijzigingen ten opzichte van voorgaande edities en of het evenement doorgang kan vinden binnen de verleende evenementenvergunning. Dit wordt geborgd in de voorschriften bij de evenementenvergunning. Indien sprake is van wijzigingen moet een nieuwe aanvraag worden gedaan. In geval van een ondergeschikte wijziging kan een lager legestarief van toepassing zijn.

Evenementenkalender

Jaarlijks is er de mogelijkheid voor organisatoren om zich in te schrijven op de evenementenkalender. Een organisator dient een melding voor de evenementenkalender in te dienen, voor de organisatie van een evenement in het daaropvolgende kalenderjaar, De organisator dient uiterlijk vóór 1 oktober de melding in te dienen. Op de kalender zijn de aanvragen voor een vergunning zichtbaar en daarmee welk evenement op een bepaalde datum en locatie plaatsvindt. Organisatoren die een evenement willen organiseren en hiervoor geen melding voor de evenementenkalender hebben ingediend, mogen het evenement niet organiseren en plaats laten vinden. Dit geldt alleen voor evenementen met een risicoclassificatie vanaf B-aandacht en hoger. Vanwege de te verwachten impact op de omgeving en inzet van de hulpdiensten, is hier een restrictie aan gebonden. Organisatoren kunnen wel al een melding voor de kalender indienen voor het daaropvolgende jaar. De kalender wordt voor 31 december vastgesteld door de burgemeester en op de gemeentelijke website gepubliceerd.

Ook de andere gemeenten in de regio stellen een evenementenkalender op. Deze kalenders worden regionaal naast elkaar gelegd om inzicht te krijgen in mogelijke knelpunten op het gebied van spreiding, samenloop, inzetcapaciteit van hulpdiensten en eventuele risico’s. De Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) speelt hierin een belangrijke coördinerende rol en brengt, samen met de hulpdiensten, op basis van deze afstemming een gezamenlijk advies uit richting de betrokken gemeenten. De gemeente Katwijk levert voor 1 november een overzicht aan bij de VRHM van de evenementen die zich hebben ingeschreven op de evenementenkalender.

Het concrete doel van een evenementenkalender is om een actueel en gestructureerd overzicht te bieden van alle geplande evenementen binnen de gemeente, zodat deze goed op elkaar kunnen worden afgestemd. Dit helpt om piekmomenten in drukte of geluidsbelasting te voorkomen, inzet van hulpdiensten en gemeentelijke capaciteit te plannen, conflicten tussen evenementen te vermijden en de communicatie richting inwoners, ondernemers en andere betrokkenen te verbeteren. Zo draagt de kalender bij aan een goede balans tussen levendigheid, veiligheid en leefbaarheid.

Gelijktijdige evenementenaanvragen en locatieconflicten

Bij het ontvangen van meerdere aanvragen voor een evenementenvergunning die betrekking hebben op dezelfde locatie en/of hetzelfde moment of wanneer sprake is van het gelijktijdig plaatsvinden van grote evenementen, hanteert de gemeente het uitgangspunt dat aanvragen in beginsel worden behandeld op volgorde van volledige indiening, tenzij sprake is van bijzondere belangen, zoals een aangewezen Kroonevenement.

De gemeente maakt vervolgens een integrale afweging waarbij onder andere wordt gekeken naar de impact op de omgeving, de druk op de hulpdiensten, de organisatorische haalbaarheid en de spreiding van evenementen in tijd en ruimte. Indien sprake is van overbelasting of onwenselijke samenloop, kan worden besloten een aanvraag af te wijzen of in overleg te verplaatsen. In dit proces speelt coördinatie en vroegtijdig overleg met organisatoren een belangrijke rol. Kroonevenementen genieten voorrang in gebruik van locatie en datum, mits de aanvraag tijdig en volledig is ingediend.

3.4. Evenementen in de horeca

Een evenementenvergunning is niet nodig voor besloten activiteiten binnen de horecagelegenheid die binnen de normale exploitatie passen, zoals verjaardagen, borrels of besloten feesten zonder openbare aankondiging.

Buiten de reguliere horeca-exploitatie is het ondernemers toegestaan om maximaal zes keer per jaar een incidentele festiviteit te organiseren. Tijdens deze festiviteiten mag tijdelijk worden afgeweken van de reguliere geluidsnormen, mits dit vooraf bij de gemeente wordt gemeld. Een en ander met betrekking tot incidentele festiviteiten is geregeld in artikel 4:3 van de APV.

Voor evenementen buiten de horeca-inrichting gelden de reguliere regels voor het organiseren van een evenement.

3.5. Subsidies

Subsidies kunnen een belangrijke rol spelen bij de organisatie van evenementen. Zo kunnen subsidies bijdragen aan het vergroten van de toegankelijkheid van evenementen of om evenementen duurzamer te maken. Daarnaast worden subsidies vaak verstrekt voor evenementen die bijdragen aan ontmoeting en verbinding binnen de gemeenschap. Dit kan gaan om kleinschalige buurtinitiatieven, culturele festivals of sportevenementen die mensen samenbrengen. Een ander belangrijk doel van subsidies is het ondersteunen van evenementen die Katwijk op de kaart zetten, bijvoorbeeld door toerisme en regionale bekendheid te stimuleren.

Katwijk kent een aantal specifieke subsidiemogelijkheden:

• -

  Subsidieregeling Maatschappelijke Agenda en Initiatievenregeling Maatschappelijke Agenda: primair gericht op dat iedereen mee moet kunnen doen in de samenleving.

• -

  Subsidieregeling Toeristische Evenementen: primair doel is dat met het evenement wordt bijgedragen aan de Katwijkse (vrijetijds) economie, het imago en het toeristisch karakter van Katwijk

De grondslag voor de huidige subsidieregelingen wordt gegeven door de Algemene subsidieverordening Katwijk 2018 (ASV). De ASV biedt een algemeen kader waarop subsidies kunnen worden verstrekt, die bijdragen aan maatschappelijke en economische ontwikkelingen en het versterken van de lokale gemeenschap.

Voor een nadere toelichting op de subsidiemogelijkheden wordt verwezen naar de gemeentelijke website.

De gemeente continueert de huidige subsidiemogelijkheden, waarbij bekeken zal worden of de subsidieregeling(en) moeten worden aangepast, met name op de hoogte van het subsidiebudget en om specifieke doelen uit het evenementenbeleid sterker te koppelen aan de subsidieregeling(en). Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan veiligheids-, duurzaamheids- en toegankelijkheidsdoelen.

Ook wordt het mogelijk om, in tegenstelling tot de huidige praktijk, vanuit meerdere gemeentelijke budgetten een financiële bijdrage te krijgen. Dat betekent concreet dat zowel een subsidie kan worden aangevraagd vanuit de Subsidieregeling toeristische evenementen, als vanuit de Maatschappelijke Agenda.

Daarnaast zal door de gemeente actief richting organisatoren worden gecommuniceerd over de mogelijkheden om in aanmerking te komen voor een gemeentelijke subsidie. Door in deze nota de verschillende subsidies te benoemen wordt bijgedragen aan meer overzicht en transparantie ten aanzien van de subsidiemogelijkheden.

3.6. Diensten en materialen

Om de ambities te bereiken zijn een goede dienstverlening en informatievoorziening richting organisatoren en bewoners van groot belang. Bij het organiseren van een evenement in de openbare ruimte kunnen organisatoren gebruikmaken van gemeentelijke diensten en materialen. Als uitgangspunt geldt dat de gemeentelijke kosten, met uitzondering van de leges, in beginsel niet worden doorbelast. De gemeente kiest hier bewust voor om het belang van evenementen voor de gemeente te onderstrepen en organisatoren te ondersteunen, aangezien zij de afgelopen jaren al zijn geconfronteerd met diverse kostenstijgingen. Voor de Katwijkse Kroonevenementen worden bovendien maatwerkafspraken gemaakt over de gewenste ondersteuning.

Om helderheid te bieden over de inzet van gemeentelijke diensten en middelen bij evenementen heeft de gemeente nadere kaders voor de maximale gemeentelijke ondersteuning uitgewerkt, op basis van onderstaande uitgangspunten. Daarbij wordt ook vastgelegd in welke gevallen kosten geheel of gedeeltelijk worden doorbelast aan organisatoren.

Voor de nadere uitwerking gelden de volgende uitgangspunten:

• -

  Huidige gemeentelijke dienstverlening als basis:

  De bestaande inzet van materialen, diensten en ondersteuning vormt het vertrekpunt voor verdere uitwerking. Uitbreiding is alleen mogelijk indien dit uitvoerbaar en financieel verantwoord is.

• -

  Beperkte beschikbaarheid van capaciteit en middelen:

  De ondersteuning is gebonden aan beschikbaarheid van materieel, personeel en budget. ‘Niet doorbelasten’ betekent niet dat onbeperkt geleverd kan worden.

• -

  Vooraf helderheid over wat wel en niet geleverd wordt:

  De gemeente communiceert duidelijk en tijdig over welke diensten en materialen geleverd kunnen worden, onder welke voorwaarden, en wat de organisator zelf moet verzorgen of bekostigen.

• -

  Gelijke behandeling en transparantie:

  Organisatoren in vergelijkbare situaties worden gelijk behandeld. De ondersteuningskaders worden voor iedereen op gelijke wijze toegepast om willekeur of voorkeursbehandeling te voorkomen.

• -

  Geen structurele vervanging van organiserende verantwoordelijkheid:

  Gemeentelijke ondersteuning is aanvullend en faciliterend, niet vervangend. De organisator blijft primair verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van het evenement.

De nadere uitwerking van de gemeentelijke ondersteuning is opgenomen in bijlage 5 van dit beleid.

Informatievoorziening

De gemeentelijke website blijft de belangrijkste informatiebron voor het organiseren van een evenement in Katwijk. Hier kan onder andere informatie gevonden worden over benodigde vergunningen en subsidiemogelijkheden. Maar ook voor bewoners en andere belanghebbenden en geïnteresseerden kan men hier terecht voor informatie over evenementen, onder andere voor het raadplegen van de evenementenkalender.

Gebruik van de openbare ruimte en gemeentelijke voorzieningen

Voor alle evenementen is toestemming van de gemeente nodig voor het gebruik van de openbare ruimte, maar ook voor bijvoorbeeld dranghekken, afvalcontainers en stroom- en wateraansluitingen.

Mobiliteit en parkeren

Bij het afsluiten van wegen, het plaatsen van verkeersborden en het nemen van verkeersbesluiten is inzet van de gemeente nodig. Ook wanneer gemeentelijke parkeerplaatsen tijdelijk niet beschikbaar zijn, kan dit minder parkeerinkomsten tot gevolg hebben.

De organisator is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanvragen van de juiste parkeerproducten voorafgaand, tijdens en na het organiseren van het evenement. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om dag-ontheffingen, het gebruik van meerdere parkeerplaatsen en parkeren buiten parkeervakken.

Schoonmaak en herstel evenemententerrein

De organisator is verantwoordelijk voor het schoon en opgeruimd opleveren van zowel de evenementenlocatie als de directe omgeving, waar bezoekers zijn geweest of afval van het evenement is achtergebleven. Feitelijk gaat het daarbij om alle openbare ruimten direct grenzend aan de evenementenlocatie. In geval van onvoldoende naleving van deze verantwoordelijkheid kunnen eventuele gemeentelijke schoonmaakkosten worden verhaald op de organisator.

Leges en precario

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning worden leges in rekening gebracht. De hoogte van de leges staan in de tarieventabel, behorende bij de legesverordening van de gemeente Katwijk. In de tarieventabel wordt een onderscheid gemaakt tussen de verschillende categorieën evenementen (A, B, C).

De gemeente Katwijk kan, conform de Verordening Precariobelasting, precariobelasting in rekening brengen voor het gebruik van voorwerpen op, onder of boven gemeentegrond die bestemd is voor de openbare dienst. Dit betreft onder andere openbare wegen, plantsoenen, parken en gemeentelijk water. In geval van evenementen kiest de gemeente ervoor om geen precario door te belasten.

Evenementencoördinator

Om de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening te verbeteren, stelt de gemeente een evenementencoördinator aan. Deze functionaris vervult een centrale rol in het stroomlijnen en ondersteunen van evenementen in de gemeente. De coördinator zorgt voor efficiënte afstemming tussen organisatoren, de gemeente, hulpdiensten, ondernemers en bewoners, en draagt daarmee bij aan goed georganiseerde en veilige evenementen.

Bij grootschalige evenementen, waarin meerdere deelactiviteiten en organisatoren samenkomen, neemt de evenementencoördinator een regierol op zich. Door overzicht te houden en de samenwerking tussen betrokken partijen te coördineren, helpt de coördinator risico’s te beheersen en de veiligheid voor bezoekers, deelnemers en omwonenden te waarborgen.

Daarnaast fungeert de evenementencoördinator als aanspreekpunt voor organisatoren, ondernemers, hulpdiensten en bewoners. Ook kan de evenementencoördinator adviseren over wat nodig is om aan veiligheids- en milieu eisen te voldoen, maar kan ook adviseren over bijvoorbeeld subsidieaanvragen. De evenementencoördinator wordt daarmee een onmisbare schakel in het evenementenbeleid van de gemeente.

In eerste instantie wordt de aanstelling van de evenementencoördinator vormgegeven als een pilot voor de duur van twee jaar. Na afloop van deze periode vindt een evaluatie plaats, op basis waarvan kan worden besloten of de functie structureel wordt opgenomen in de gemeentelijke organisatie.

3.7. Veiligheid en gezondheid

Evenementen moeten veilig en verantwoord plaatsvinden, zonder overmatige hinder voor omwonenden en bezoekers. De organisator is primair verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens een evenement. Dit omvat voor risicovolle evenementen onder andere het opstellen en uitvoeren van een veiligheids- en verkeersplan, het inzetten van beveiliging en verkeersregelaars en het treffen van passende maatregelen op en in de directe omgeving van het evenemententerrein.

De verantwoordelijkheid van de organisator eindigt waar de veiligheid raakt aan publieke belangen of aspecten buiten zijn invloed, zoals inzet van hulpdiensten of aanpassingen aan de openbare ruimte. Op dat punt neemt de gemeente verantwoordelijkheid, onder andere door beoordeling van plannen, het stellen van vergunningsvoorwaarden en afstemming met hulpdiensten.

Ook moet de organisator aandacht hebben voor gezondheidsrisico’s bij evenementen. Dat betekent onder andere goede hygiëne bij voedselverkoop, voldoende sanitaire voorzieningen en maatregelen tegen overmatige geluidsoverlast. Maar ook moet overmatig alcoholgebruik en drugsgebruik worden voorkomen.

3.8. Locaties, geluid en eindtijden

Op veel openbare locaties is het mogelijk om evenementen te organiseren, maar evenementen kunnen niet overal georganiseerd worden. Sommige locaties zijn meer geschikt dan andere. Bepaalde evenementen kunnen afhankelijk van het gebied een belasting vormen voor de omgeving. Dit kan de woonomgeving zijn, maar ook een natuurgebied. Daarom zijn ter beperking van de overlast randvoorwaarden gesteld. Dit geldt onder andere voor het aantal evenementen per locatie, de geluidsproductie en voor de duur of eindtijd van een evenement.

In Katwijk aan Zee is meer ruimte voor evenementen, mede omdat deze bijdragen aan een wijkoverstijgend voorzieningenniveau en het aantrekken van bezoekers naar het centrum en de kust. Gezien de toeristische functie en economische betekenis van dit gebied, zal bovendien worden gekeken naar de mogelijkheid om het aantal evenementen te verruimen, met oog voor een goede spreiding over het jaar en het behoud van leefbaarheid en rust voor omwonenden. De mogelijkheden voor verruiming worden meegenomen bij het opstellen van locatieprofielen, waarin per evenementenlocatie de gebruiksmogelijkheden en voorwaarden worden vastgelegd.

Voor Katwijk Noord geldt dat evenementen een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de leefbaarheid en levendigheid in de wijk, doordat evenementen ontmoeting stimuleren en de sociale samenhang versterken. Daarom zal worden gekeken naar verruiming van de mogelijkheden voor het organiseren van evenementen, bijvoorbeeld op locaties zoals de Goerie.

In de dorpskernen Katwijk aan den Rijn, Rijnsburg en Valkenburg ligt de nadruk op het behouden van een prettige en rustige leefomgeving. Overlast van evenementen wordt hier zoveel mogelijk beperkt. Uitzondering hierop vormen de traditionele volksfeesten, die diep verankerd zijn in de lokale cultuur en van grote maatschappelijke waarde zijn.

Evenementenlocaties, geluidscategorie en eindtijden

Voor een specifiek aantal locaties worden locatieprofielen opgesteld. Hiervoor wordt een standaard format gebruik, die als bijlage 1 bij deze nota is opgenomen. In bijlage 1 is ook een overzicht opgenomen van de huidige en potentiële locaties waarvoor een locatieprofiel wordt opgesteld. Voor de overige locaties zal per aanvraag bekeken worden of het mogelijk is een evenement te organiseren. Voor alle locaties geldt dat aanvullende beperkingen of voorschriften kunnen worden opgenomen in de vergunning, indien het gemeentebestuur dit nodig acht.

Naast de locatieprofielen zal ook een locatiescan worden opgesteld. Het doel van de locatiescan is om inzicht en overzicht te krijgen van alle huidige en potentieel nieuwe locaties die geschikt zijn voor het houden van evenementen, mede in relatie tot de lange termijn ruimtelijke ontwikkeling van Katwijk, waaronder de ontwikkeling van Valkenhorst en Rijnsburg Noord.

3.9. Op- en afbouw evenementen en gebruik openbare ruimte

Bij het organiseren van evenementen in Katwijk is een zorgvuldige op- en afbouw essentieel om de openbare ruimte toegankelijk en veilig te houden. Organisatoren zijn verantwoordelijk voor een efficiënte planning, waarbij overlast voor omwonenden en andere gebruikers van de openbare ruimte zoveel mogelijk wordt beperkt.

Het plaatsen van materialen zoals podia, hekken en tenten moet zodanig gebeuren dat doorgangen, hulpdienstenroutes en openbare voorzieningen bereikbaar blijven. Schade aan bestrating, groenvoorzieningen en straatmeubilair moet worden voorkomen.

Respect voor de zondagsrust

In Katwijk is de zondagsrust een belangrijke waarde en wordt breed gerespecteerd. Als uitgangspunt geldt dat evenementen op zondag worden beperkt tot een minimum en evenementen voor 13.00 uur niet zijn toegestaan. Evenementen op zondag vanaf 13.00 uur moeten voldoen aan de bepalingen uit de Zondagswet, waarbij het geproduceerde geluid niet verder mag dragen dan 200 meter van de geluidsbron, om zo de rust in de omgeving te borgen.

Dit uitgangspunt geldt nadrukkelijk ook voor het op- en afbouwen van evenementen en dient te gebeuren voor 07.00 uur. Slechts in uitzonderlijke gevallen, waarbij sprake is van aantoonbare veiligheidsrisico’s of disproportionele kosten, kan hiervan worden afgeweken. In dergelijke situaties wordt de afbouw tot een absoluut minimum beperkt en dienen de bepalingen uit de Zondagswet strikt te worden nageleefd. Overlast door zwaar materieel, zoals kranen, heftrucks en vrachtwagens, dient te allen tijde te worden voorkomen. De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van passende maatregelen om de rust in de omgeving te waarborgen.

3.10. Duurzaamheid

Duurzaamheid speelt een steeds belangrijkere rol bij evenementen. Organisatoren kunnen bijdragen aan een milieuvriendelijk en toekomstbestendig evenement door bewuste keuzes te maken op het gebied van afval, energie, mobiliteit en catering. In de Subsidieregeling toeristische evenementen is duurzaamheid als gunningscriterium opgenomen. Daarmee wil de gemeente organisatoren stimuleren om duurzame evenementen te organiseren. Hierbij kan gedacht worden aan het beperken van afval door gebruik van statiegeldbekers, het gescheiden inzamelen van afval en het gebruik van groene stroom en ledverlichting. Maar ook het stimuleren van fietsgebruik en het gebruik van het OV draagt bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen.

3.11. Inclusie

Evenementen in Katwijk moeten toegankelijk zijn voor iedereen, ongeacht leeftijd, achtergrond of beperking. Iedereen moet mee kunnen doen. Dit is ook de basis van de Maatschappelijke Agenda.

3.12. Toezicht en handhaving

Bij evenementen in Katwijk is goed toezicht en handhaving essentieel om de openbare orde, veiligheid en naleving van vergunningvoorschriften te waarborgen. Verschillende partijen spelen hierbij een rol, elk met specifieke verantwoordelijkheden.

De organisator draagt primair de verantwoordelijkheid voor naleving van de vergunning- en veiligheidsvoorschriften.

De gemeente verleent de evenementenvergunning, houdt toezicht op de naleving van de vergunning en kan bij overtredingen handhavend optreden. De gemeente werkt hierin samen met politie, brandweer, de Omgevingsdienst West-Holland en de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit.

De politie speelt bij evenementen een belangrijke rol vanuit haar wettelijke taken. Concreet betekent dit dat de politie verantwoordelijk is voor het handhaven van de openbare orde, het opsporen van strafbare feiten en het verlenen van hulp aan hen die deze behoeven.

De Omgevingsdienst controleert en kan handhavend optreden op milieunormen, zoals geluidsniveaus en afvalbeheer.

In een Integraal Handhavingsoverleg stemmen de toezichthoudende en handhavende partijen periodiek met elkaar af hoe het toezicht en de handhaving plaats zal vinden.

Overtredingen en Sancties

Bij niet-naleving van de vergunningvoorschriften of andere overtredingen kan de gemeente of politie verschillende maatregelen nemen:

• -

  Waarschuwing: bij kleine overtredingen krijgt de organisator een kans om direct te corrigeren.

• -

  Dwangsom of boete: financiële sancties bij herhaalde overtredingen, bijvoorbeeld te hoog geluidsniveau of verkoop van alcohol zonder vergunning.

• -

  Aanpassing of beperking evenement: de gemeente kan delen van het evenement aanpassen of beperken als de veiligheid in het geding komt.

• -

  Tijdelijke stillegging of beëindiging: bij ernstige of herhaalde overtredingen kan het evenement (tijdelijk) worden stilgelegd of volledig beëindigd.

• -

  Weigering of intrekking van toekomstige vergunningen: bij structurele overtredingen kan worden besloten om toekomstige aanvragen te weigeren of reeds verleende vergunningen in te trekken.

Als onderdeel van de implementatie van het evenementenbeleid stelt de gemeente een evenementensanctiebeleid op. Hierin worden de sancties en handhavingsmaatregelen bij overtredingen nader uitgewerkt. Dit draagt bij aan transparantie naar organisatoren.

4.1. Inleiding

Deze uitvoeringsagenda vertaalt het evenementenbeleid naar concrete acties. Doel is het gefaseerd en gestructureerd realiseren van de beleidsambities. Per actie is aangegeven wat het doel is, wie gemeentelijk trekker is, het tijdspad en een indicatie van het benodigde budget.

Ten aanzien van het budget is het uitgangspunt om zoveel mogelijk de uitvoering binnen bestaande gemeentelijke budgetten uit te voeren. Sommige activiteiten leiden tot extra budgetbehoefte, bijvoorbeeld voor de evenementencoördinator, opstellen locatieprofielen en investeringen in stroomvoorzieningen. In deze gevallen is bezien of andere reguliere budgetten kunnen worden aangesproken of voor de activiteit extra budget bij de gemeenteraad wordt aangevraagd.

De uitvoering van de acties staat gepland voor de jaren 2025 tot en met 2027. De meeste acties dienen direct na vaststelling van het evenementenbeleid door de gemeenteraad te starten. In het 4e kwartaal 2027 zal een evaluatie plaatsvinden van zowel het beleid als de voortgang van de uitvoering en kan indien nodig bijsturing plaatsvinden.

4.2. Uitvoeringsagenda