Fiscaal beleid WVS

Reikwijdte

De fiscale strategie moet de fiscale functie ondersteunen met de uitvoering van haar werkzaamheden in overeenstemming met de principes en prioriteiten van WVS. De fiscale strategie heeft betrekking op alle belastingmiddelen. De belangrijkste hiervan zijn de omzetbelasting, loonheffing en vennootschapsbelasting. Maar verder ook bijvoorbeeld de motorrijtuigenbelasting en de verpakkingsbelasting. De fiscale strategie is van toepassing op alle organisatieonderdelen van WVS en alle juridische entiteiten waar WVS de (salaris) administratie voor voert.

Concrete invulling

De fiscale strategie van WVS is als volgt:

• •

  WVS streeft ernaar te allen tijde te voldoen aan fiscale wet- en regelgeving. WVS heeft inzicht in en is in staat om fiscale risico’s te beheersen. Fiscaliteit is voor WVS niet leidend, maar volgend. Het uitgangspunt is dat de fiscale risico’s met een hoog risico moeten worden beheerst en fiscale kansen mogen worden benut. Waarbij het benutten van fiscale kansen en het optimaliseren van de fiscale positie echter altijd dient te passen binnen en bij de (maatschappelijke) functie van de organisatie. Teneinde verrassingen te voorkomen, stemt WVS de fiscale gevolgen van gebeurtenissen zoveel mogelijk voorafgaand aan besluitvorming af met interne en externe deskundigen.

• •

  WVS streeft naar een transparante relatie met de Belastingdienst. Ze waarborgt de belastingverplichtingen van de organisatie en zorgt voor het tijdig betalen van haar belastingverplichtingen. Relevante fiscale vraagstukken worden afgestemd met de Belastingdienst.

Om deze strategie te kunnen realiseren worden de volgende basisprincipes / uitgangspunten gehanteerd:

• •

  Binnen WVS wordt een gezonde organisatiecultuur nagestreefd waarin mensen elkaar aanspreken op gedrag en verantwoordelijkheden.

• •

  WVS maakt geen gebruik van structuren die zijn gericht op het ontwijken van belastingen.

• •

  WVS heeft geen producten die klanten faciliteert bij het ontwijken of vermijden van belastingen.

• •

  Onze relatie met de Belastingdienst is gebaseerd op respect en vertrouwen. WVS wil een open en eerlijke communicatie hebben met de Belastingdienst en is daarbij altijd vertegenwoordigd door het Concernhoofd FI&A.

• •

  Er worden enkel standpunten ingenomen die fiscaal ten minste pleitbaar zijn of waarover expliciete afstemming heeft plaatsgevonden met de Belastingdienst.

• •

  WVS heeft een Fiscale kerngroep die door middel van regelmatige communicatie de organisatieonderdelen en afdelingen voldoende fiscaal bewust maakt en hen in staat stelt om zelfstandig een zekere fiscale basiskennis te verwerven en behouden.

• •

  De Fiscale kerngroep heeft periodiek fiscaal overleg waarin de diverse fiscale thema’s en ontwikkelingen geagendeerd worden.

• •

  Externe fiscale adviseurs kunnen worden ingeschakeld door het Concernhoofd FI&A. Het gaat dan om activiteiten waarvoor interne fiscale kennis ontbreekt of waar twijfel bestaat en om nieuwe activiteiten met een mogelijk grote fiscale impact.

• •

  WVS heeft een adequaat beheersingssysteem voor fiscale processen.

• •

  De fiscale kerngroep zal jaarlijks het fiscale risicoprofiel evalueren. Het risicoprofiel bepaalt welke fiscale risico’s worden gezien als hoog, en als zodanig expliciet onderdeel van het Fiscaal beleid zijn en welke moeten worden afgedekt door beheersmaatregelen. Die beheersmaatregelen worden vastgelegd en op effectiviteit getest.

• •

  Risico’s worden voortdurend geïdentificeerd en geclassificeerd als onderdeel van onze reguliere activiteiten en op basis van specifieke beoordeling van geselecteerde onderwerpen. Daarbij gaat het om het uitvoeren van de gedefinieerde periodieke en ad hoc beheersmaatregelen, maar ook om activiteiten die nog niet formeel als beheersmaatregel zijn gedefinieerd (bijvoorbeeld in het kader van nieuwe activiteiten of onverwachte ontwikkelingen).

De fiscale functie vervult een sleutelrol in het realiseren van de fiscale strategie.

Inrichting fiscale functie

De fiscale functie omvat alle medewerkers binnen de organisatie die een (strategische en / of operationele) rol vervullen die van belang kan zijn op fiscaal gebied.

WVS is zich ervan bewust dat de fiscale functie breder is dan enkel de fiscaal verantwoordelijken. Er bestaat binnen de organisatie een totaalbeeld van de medewerkers die in meer of mindere mate van belang zijn voor de uiteindelijke totstandkoming van een juiste fiscale aangifte, een tijdige indiening daarvan en de tijdige betaling van de verschuldigde belasting. Sommigen hebben een duidelijk afgebakende fiscale taak, zoals medewerkers op de financiële administratie, maar ook inkoop en medewerkers betrokken bij totstandkoming detacheringsovereenkomsten en verkoopovereenkomsten hebben met fiscale aspecten van doen. WVS heeft een Fiscale kerngroep samengesteld die ervoor zorgt dat de fiscale functie over voldoende kennis en middelen beschikt om de fiscale strategie te realiseren.

Verantwoordelijkheden Fiscale kerngroep

De organisatiestructuur is zodanig ingericht dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en wie in dat verband welke bevoegdheden toegedeeld krijgt. Op fiscaal gebied gelden de volgende verantwoordelijkheden:

Tweemaal per jaar heeft de Fiscale kerngroep overleg. In dit periodieke fiscaal overleg zijn het Concernhoofd FI&A, de Senior Controller, het Hoofd Financiële Administratie, het Hoofd Salarisadministratie, het Hoofd Audit en de Inkoopadviseur vertegenwoordigd. De volgende vaste agendapunten worden in dit fiscaal overleg besproken:

Wijzigingen in wet- en regelgeving.

Bespreken controle / auditverslagen.

Evaluatie fiscale processen (voorgestelde wijzigingen).

Fiscale risicoanalyse; naast de risico’s benoemd in de risicocontrole matrix wordt ook aandacht besteed aan belastingen niet benoemd in deze matrix zoals o.a. verpakkingsbelasting, milieubelasting, dividendbelasting, energiebelasting, waterschapsbelasting en assurantiebelasting.

Fiscaal opleidingsplan.

Communicatie naar de fiscale functie.

Het fiscaal risicoprofiel is defensief met een focus op het voldoen aan fiscale wet- en regelgeving. Het doen van een tijdige, juiste en volledige aangifte (en afdracht van belastingen) is belangrijker dan fiscale optimalisatie.

Rekening houdend met de omvang van de organisatie en de mate waarin het haalbaar en realistisch is om fiscale risico’s te beheersen, heeft WVS de parameters voor wat betreft de acceptatie van fiscale risico’s vastgesteld.

Kwantitatief

Fiscale risico’s met een potentieel ernstig tot zeer ernstig risico moeten worden beheerst.

Kwalitatief

Vanuit kwalitatief oogpunt is het fiscale risicoprofiel zo geduid dat alle fiscale onjuistheden op het gebied van o.a. aangifte loonheffingen, BTW en VPB voorkomen moeten worden.

Verder wordt door de organisatie veel waarde gehecht aan de volgende kwalitatieve elementen in het fiscaal risicoprofiel:

Het krijgen van een goedkeurende accountantsverklaring.

Het voorkomen van negatieve publiciteit (reputatie, beeldvorming en publieke opinie).

Een goede relatie en contacten met de Belastingdienst.

In de fiscale risicocontrole matrix worden alle mogelijke fiscale risico’s benoemd. Deze risico’s worden jaarlijks geëvalueerd in het Fiscaal overleg met de kerngroep en geactualiseerd aan de hand van bovenstaand fiscale risicoprofiel.

WVS heeft haar administratieve processen vastgelegd in AFAS. In AFAS zijn diverse (verbands-) controles ingebouwd en worden diverse stappen in het fiscale proces afgedwongen. In de risicocontrole matrix worden de fiscale risico’s en de beheersingsmaatregels beschreven. Ieder halfjaar evalueert de Fiscale kerngroep deze risicocontrole matrix en de beheersingsmaatregelen en stelt deze bij waar nodig.

De afdeling Audit controleert jaarlijks steekproefsgewijs de fiscale risico’s en haar beheersmaatregelen (zoals benoemd in de risicocontrole matrix).

Ten aanzien van de fiscale informatiestructuur binnen de organisatie gelden de volgende doelstellingen en richtlijnen:

De interne fiscale controles worden uitgevoerd en afwijkingen worden gerapporteerd in het Fiscaal overleg door verantwoordelijke functionarissen.

De auditverslagen worden geagendeerd voor het Fiscaal overleg en de controlebevindingen worden besproken.

Conclusies over en aanbevelingen op fiscaal relevante bevindingen worden gedeeld met directie.

Dit beleid treedt in werking op de datum van vaststelling.

Met de inwerkingtreding van dit beleid vervalt het voorgaande (oude) beleid.