Instructie voor de griffier gemeente Twenterand 2026

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet.

Hierin is bepaald dat de gemeenteraad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de individuele leden van de gemeenteraad, voorop. De instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de gemeenteraad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert.

In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.

Artikelsgewijs

Artikel 2

Dit artikel bevat de belangrijkste taken van de griffier. Voor dit artikel is aangesloten bij de modelverordening van de vereniging van griffiers vanwege de uitgebreidere beschrijving van de taken. Het eerste lid gaat in op de eerste adviseursrol van de griffier en de basistaak van ondersteuning van de werkzaamheden van de raad. Het tweede lid voorziet in de rol van de griffier voor het ontwikkelen van de democratische besluitvorming. Het derde lid gaat in op de ondersteuning bij onderzoeken van de raad, zowel officiele onderzoeken door de rekenkamer en raadsonderzoeken als andere onderzoeken. Het vierde gaat over de verslaglegging en verwerking van besluiten door de gemeenteraad. Het vijfde lid geeft de griffier een rol in het bevorderen van de samenwerking tussen de drie gremia van de gemeente. Het zesde lid voorziet er in dat de griffier zorgdraagt voor mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad. Hiervoor is nodig dat bijvoorbeeld tijdig gecommuniceerd wordt over de mogelijkheden en dat inwoners die willen inspreken voorbereid worden. In tegenstelling tot de modelverordening van de vereniging van griffiers is er voor gekozen om niet op te nemen dat de griffier de vertrouwenspersoon is voor de raads- en commissieleden. De raad kan uitgaan van een vertrouwelijke relatie met de griffier die als klankbord kan dienen (zie ook artikel 5) maar een rol als formele vertrouwenspersoon kan leiden tot rol onduidelijkheid. Daarom is gekozen deze hier niet in op te nemen.

Artikel 3

Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. In het eerste lid is geregeld dat de burgemeester in diens functie van voorzitter van de gemeenteraad wordt bijgestaan door de griffier. In diens functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt de burgemeester bijgestaan door de gemeentesecretaris.

Daarnaast adviseert de griffier over de vraag of de voorstellen en besluiten die zijn aangeleverd rijp zijn voor besluitvorming en hoe de behandeling in de gemeenteraad het beste plaats kan vinden (tweede lid). Dit betekent dat de griffier bijvoorbeeld nagaat of deze stukken voldoen aan de wet- en regelgeving en de door de gemeenteraad vastgestelde spelregels en dat de griffier een voorstel doet voor de behandeling van samenhangende stukken.

Op grond van het derde lid is de griffier bij de vergaderingen van de gemeenteraad aanwezig en zorgt de griffier voor de verslaglegging daarvan. Het vierde lid voegt daar in meer algemene zin aan toe dat de griffier zorg draagt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het goede verloop van de procedures die voor de besluitvorming nodig zijn en de afhandeling van de vergaderingen. Dit betekent onder andere dat de griffier ervoor zorgt dat de leden van de gemeenteraad tijdig over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen, dat de griffier zorgt voor een strategische raadsplanning, dat de griffier advies geeft over de wijze waarop en de volgorde waarin voorstellen behandeld worden en dat de griffier nagaat of moties en toezeggingen tijdig worden afgedaan of nagekomen. De griffier zorgt ervoor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen ten aanzien van deze commissies en werkgroepen dezelfde taken uitvoeren zodat ook deze commissies en werkgroepen adequaat worden ondersteund.

Artikel 4

De griffier heeft ook taken ten aanzien van de vergaderingen van het presidium. Deze zijn ook in de instructie vastgelegd.

Artikel 5

De griffier kan de leden van de gemeenteraad advies geven over de vorm als er inhoudelijke ondersteuning nodig is. Verder stimuleert de griffier dat de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om op een goede manier hun functie uit te oefenen. Daarnaast kan de griffier desgewenst vanuit een vertrouwensfunctie een klankbordrol voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen vervullen.

Artikel 6

De griffier biedt ook ondersteuning aan de gemeenteraad door overzicht en inzicht te houden over de budgetten van de gemeenteraad en het contractbeheer te verzorgen met externen zoals leveranciers. Ook hier kan de griffier de gemeenteraad over adviseren als dat nodig is.

Artikel 7

De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van het functioneren van de lokale democratie en de integriteit. Dit gaat onder andere om het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van het samenspel tussen de gemeenteraad en de inwoners. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan het vergroten van de inclusiviteit binnen de gemeenteraad en de toegankelijkheid van de gemeenteraad voor inwoners. Daarnaast ondersteunt de griffier bij het borgen van de democratische waarden en de rolzuiverheid van alle betrokkenen in het besluitvormingsproces. Het gaat dan niet alleen om de leden van de gemeenteraad en het college, maar ook bijvoorbeeld inwoners en ambtenaren. De griffier kan de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad hierin desgewenst ook van advies dienen.

Artikel 8

In dit artikel is gekozen om weer aan te sluiten bij de modelinstructie van de VvG. Deze modelinstructie laat beter zien dat de taak van de griffier is om de raad te vertegenwoordigen in in- en externe overleggen. Daarnaast specificeert deze modelinstructie beter waar de raad namens de griffier wordt vertegenwoordigd. Hierbij wordt speciaal aandacht gegeven aan het bevorderen van de positionering van de raad bij samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen. Door groeiende complexiteit van de taken van de gemeente en schaalvergroting worden steeds meer taken uitgevoerd op regionaal niveau. Hierdoor ontstaat een democratisch tekort op controle en kaderstelling. De griffier kan hierop adviseren om dit te verbeteren.

Artikel 9

De griffier draagt zorg voor de griffieorganisatie. Dit artikel voorziet in voorschriften die daar betrekking op hebben. Zo is de griffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad, stelt de griffier een planning voor de werkzaamheden van de griffie op en rapporteert de griffier hier periodiek over.

In het artikel is overigens geregeld dat de griffier niet alleen hiërarchisch leiding geeft aan de medewerkers van de griffie, maar ook functioneel leiding geeft aan de ambtenaren die de gemeenteraad of leden daarvan ondersteunen of verzoeken om ambtelijke bijstand uitvoeren. Het doel van deze bepaling is dat de betreffende ambtenaren onafhankelijk van het college kunnen opereren en dat dus recht wordt gedaan aan de dualistische verhoudingen tussen gemeenteraad en college.

Artikel 10

De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is dan ook van belang dat inwoners worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de gemeenteraad afspeelt. Daarover adviseert de griffier. De griffier zorgt daarnaast voor de raadscommunicatie, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en verslagen. Inwoners kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt in dat kader onder andere informatie over de werkwijze van de gemeenteraad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie en kan daarover ook in voorkomende gevallen namens de gemeenteraad het woord voeren.

Artikel 11

Als de griffier langdurig ziek of afwezig is, kan de gemeenteraad een plaatsvervanger aanwijzen. Om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden voor de uitvoering van de bestuursrechtelijke taken van de griffier een andere plaatsvervanger aan te wijzen dan bij de privaatrechtelijke of arbeidsrechtelijke taken, voorziet het artikel in de mogelijkheid ook meer dan één plaatsvervanger te benoemen.