Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Geertruidenberg 2026

Artikel 1 Definities

Dit reglement verstaat onder:

• •

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg;

• •

  gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Geertruidenberg of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• •

  raad: de gemeenteraad van de gemeente Geertruidenberg;

• •

  voorzitter: de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen / extra vergadering

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

• 3.

  Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als er een van de andere leden van het college daarom verzoekt een aangeeft wat het bespreekpunt is. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 4.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

• 5.

  De vergaderingen zijn in beginsel besloten, tenzij het college anders beslist.

Artikel 4. Opnieuw belegde vergaderingen

• 1.

  Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering (behoudens spoedgevallen) minstens 2 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2.

  De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 1 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 5 Verhindering of ontstentenis

• 1.

  Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a.

    de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b.

    een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c.

    de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2.

  In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde het bieden van ondersteuning of zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt door de gemeentesecretaris een agenda met bespreekstukken opgesteld.

• 2.

  Een voorstel wordt op de agenda geplaatst als de gemeentesecretaris oordeelt dat een voorstel gelet op de kwaliteit, volledigheid en gevolgde procedure, gereed is voor behandeling in de vergadering.

• 3.

  De agenda wordt op donderdag voorafgaand aan de vergadering door of namens de gemeentesecretaris digitaal verzonden aan de leden van het college.

• 4.

  De stukken die voor agendering worden aangeboden zijn in beginsel vertrouwelijk, in ieder geval tot het moment waarop het college daarover een besluit heeft genomen.

• 5.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het derde lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie door het betreffende collegelid uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen 16.00 uur, worden aangemeld bij de gemeentesecretaris.

• 6.

  Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

• 7.

  De agenda bestaat uit een openbaar en niet openbaar gedeelte.

• 8.

  De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Artikel 9 Stemmingen

• 1.

  Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2.

  Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3.

  Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4.

  Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 5.

  Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 10 Verslag / besluitenlijsten / publieksversie

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van een verslag, (openbare en niet-openbare) besluitenlijst en publieksversie openbare besluiten van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen (en hoedanigheid) van de andere personen die aanwezig waren en of hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten (openbare en niet-openbare besluitenlijst);

  • d.

    een bondige weergave van relevante onderwerpen tijdens de rondvraag.

  • e.

    een stemverhouding indien een lid van het college hierom vraagt.

• 3.

  Het verslag, besluitenlijsten en publieksversie worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4.

  De openbare besluitenlijst en publieksversie worden zo spoedig mogelijk (uiterlijk 3 dagen na vaststelling) openbaar gemaakt en aan de raad verstrekt.

• 5.

  De raad kan vanaf 3 dagen na vaststelling ervan het verslag van de vergadering van het college opvragen.

• 6.

  Periodiek worden niet-openbare besluiten getoetst of deze aangemerkt kunnen worden als openbaar. Voor zover de aard en de inhoud van het besluit zich daartegen niet verzet, wordt het besluit geplaatst op de openbare besluitenlijst en treedt lid 4 in werking.

Artikel 11 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Intrekking oude regelement / Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Op dat moment vervallen alle eerder vastgestelde reglementen van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Geertruidenberg.