Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders gemeente Borne 2026

Ondertekening

Toelichting op het reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders gemeente Borne 2026

Algemeen

Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder andere werkzaamheden wordt volgens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Het model reglement van orde van de VNG en de reglementen van orde van een aantal andere gemeenten zijn als basis gebruikt voor dit reglement van orde. De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet; daarin is weinig beleidsvrijheid. Wel zijn er, om aan te sluiten bij de huidige praktijksituatie, enkele toevoegingen en wijzigingen aangebracht.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In lid 1 van dit artikel wordt een onderwerp geregeld, zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Misschien ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Daarin voorziet lid 2.

Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 lid 1 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met lid 1 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 lid 1 Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken.

In lid 2 is in verband met het draagvlak, gekozen voor de mogelijkheid dat door één collegelid wordt verzocht een extra vergadering te houden.

Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat niet alleen de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een ander lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het lid 1 staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer, die erop gericht is te voorkomen dat de afwezigen in hun belangen geschaad worden.

Lid 3. In beginsel vinden collegevergaderingen fysiek plaats. Onder omstandigheden, bijvoorbeeld bij (buitenlandse) dienstreizen of bij ziekte van een of meer collegeleden kan er volledig digitaal of hybride worden vergaderd. Als een lid van het college digitaal wil vergaderen, geeft hij dit zo snel mogelijk aan bij de voorzitter.

Ook in lid 4 is gekozen voor een algemene flexibele formulering, namelijk dat in de regel vergaderingen in het gemeentehuis worden gehouden. Dit biedt ruimte om de vergaderingen bij wijze van uitzondering op een andere plek of wijze te houden, bijvoorbeeld digitaal.

Lid 5. Artikel 56 van de Gemeentewet bevat een regeling voor het geval het quorum voor de vergadering niet aanwezig is. In dat geval kan de burgemeester een nieuwe vergadering beleggen, waardoor het vereiste van het quorum niet geldt. Het vijfde lid regelt de termijn waarop deze nieuwe vergadering kan worden gehouden.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is, naast een vastlegging van de procedure, ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit artikel regelt de wijze waarop de ontwerpagenda wordt opgesteld.

Lid 1 bepaalt dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het opstellen van de conceptagenda en het tijdig aan de leden uitreiken van de agenda met bijbehorende stukken.

In lid 2 is bepaald dat de gemeentesecretaris een plaatsvervanger kan aanwijzen. In dit geval heeft de gemeentesecretaris de bestuurssecretaris aangewezen waardoor deze verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de ontwerpagenda. Dit betekent dat de bestuurssecretaris verantwoordelijk is voor (de ontwikkeling van) een correcte en adequate inhoudelijke voorbereiding van het besluitvormingsproces van het college en bevoegd vanuit deze verantwoordelijkheid sturing te geven aan dit proces binnen de organisatie. De gemeentesecretaris blijft eindverantwoordelijk.

Voordat stukken voor de collegevergadering aangeboden worden, moeten deze eerst met de portefeuillehouder zijn afgestemd.

In lid 3 is bepaald dat voorstellen en stukken die na de genoemde deadline in lid 1 aangeleverd worden, worden verwerkt in voorbereiding van de reguliere collegevergadering die twee weken later gepland is. Mocht er sprake zijn van spoedeisendheid, dan is de bepaling zoals opgenomen in lid 4 van toepassing.

Als sprake is van spoedeisende stukken, is in lid 4 uitgewerkt hoe deze voor de betreffende collegevergadering geagendeerd kunnen worden. Waar nodig overlegt de gemeentesecretaris over de spoedeisendheid met de burgemeester.

Artikel 5 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 t/m 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in het organisatiebesluit.

In lid 1 is aangegeven dat de gemeentesecretaris, of de bestuurssecretaris in dien plaats, uiterlijk vrijdagmiddag voor de geplande reguliere vergadering ervoor zorgt dat de agenda aan het college ter beschikking wordt gesteld, tenzij het college daarover andere afspraken heeft gemaakt. Dit laatste geldt bijvoorbeeld als sprake is van een nationale feestdag of een door het college vastgestelde dienstvrije dag. Ook zal de gemeentesecretaris, al naar gelang de omstandigheden, af moeten wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit tijdens de vergadering gebeurt. Als daartoe aanleiding is, overlegt de gemeentesecretaris met de burgemeester over de indeling en/of wijziging van de agenda.

Lid 3 regelt de wijze waarop de collegeleden een onderwerp ter beraadslaging op kunnen voeren. De overige onderwerpen blijven op de agenda als hamerstukken staan. Dit betekent dat het college op de betreffende stukken conform besluit.

Lid 4 Volgens artikel 3.3 lid 2 onder d van de Wet Open Overheid wordt het college verplicht haar agenda en besluitenlijsten actief openbaar te maken, tenzij de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid en 5.2 daaraan in de weg staan. Bij Koninklijk Besluit wordt bekend gemaakt wanneer de verplichting ingaat. De Wet Open Overheid spreekt van ‘agenda’. Hiermee wordt bedoeld: de agenda die voorafgaand aan het begin van de vergadering wordt gedeeld.

Artikel 6 De vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergadering met gesloten deuren plaatsvindt. Het college kan daar zelf van afwijken (lid 2). Ook voor een openbare vergadering en op hetgeen in de vergadering aan de orde wordt gesteld en/of besloten, zijn de artikelen 56 tot en met58 en de artikelen 87 tot en met 89 van de Gemeentewet van toepassing. Als een vergadering van het college openbaar is, is in lid 4 opgenomen dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken (conform artikel 53 Gemeentewet).

De gemeentesecretaris is in de vergadering van het college aanwezig en bij afwezigheid zijn door het college aangewezen plaatsvervanger (artikel 103 t/m 106 Gemeentewet). De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat binnen de aan hem opgedragen taak, de vergadering van het college vlot verloopt.

Met inachtneming van artikel 87 Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid omtrent het behandelde in een besloten vergadering en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.

Artikel 7 Ambtelijke ondersteuning

Het college kan medewerkers en/of derden uitnodigen om, eventueel met behulp van een presentatie, een toelichting op een bepaald onderwerp te geven.

Artikel 7 is gebaseerd op de artikelen 57 en 87 tot en met 89 Gemeentewet. Deze artikelen geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden, de gemeentesecretaris en de bestuurssecretaris, anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. In deze Gemeentewetartikelen staat dat de eventueel opgelegde geheimhouding en de onschendbaarheid geldt voor iedereen die bij de vergadering aanwezig is.

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet terzake opgenomen stelsel (de aanwezigheid van minimaal de helft van het aantal zitting hebbende collegeleden) is daarmee onverkort van toepassing. Overigens is in de toelichting op artikel 2 lid 4, al vermeld dat het college ook hybride kan vergaderen. Daardoor kan bij besluitvorming aan het quorumvereiste worden voldaan.

In artikel 56 Gemeentewet is ook geregeld op welke wijze met het vergader- en besluitquorum moet worden omgegaan als het minimale quorum ontbreekt.

Lid 2 biedt de afwezigen zekere waarborgen die erop zijn gericht te voorkomen dat de afwezigen in hun belangen worden geschaad. Daarmee wordt voorkomen dat al bij de uitnodiging voor de eerste vergadering vermeld wordt, dat bij het niet aanwezig zijn van een quorum direct aansluitend zal worden overgegaan tot het houden van een tweede vergadering.

Artikel 9 Stemmingen

Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de gemeenteraad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de gemeenteraad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.

De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Lid 2 regelt (conform artikel 59 Gemeentewet) hoe te handelen bij het staken van de stemmen over onderwerpen die zaken betreffen.

Lid 3 regelt op welke wijze schriftelijk over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd wordt. Als de stemmen staken en het lot moet beslissen, betekent dit in zo’n situatie dat ‘kop of munt’ wordt toegepast.

Artikel 10 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de bestuurssecretaris en de wijze waarop de besluitenlijsten worden vastgesteld. Er zijn openbare en niet-openbare besluitenlijsten. Uitgangspunt is dat de besluiten van B en W openbaar zijn. Redenen om een besluit niet op te nemen in de openbare besluitenlijst staan vermeld in de Gemeentewet en de Wet open overheid.

Als op grond van artikel 87 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een aparte besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de gemeentesecretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de gemeenteraad regelen van welke beslissingen van het college de gemeenteraad op de hoogte gesteld wil worden. In lid 8 is bepaald op welke wijze de besluitenlijst bekend gemaakt wordt. Daarbij moet worden opgemerkt dat besluiten rechtskracht hebben zodra zij door het college zijn genomen. Dit doet niets af aan het feit dat de besluitenlijst nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van de besluitenlijst blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval worden eventueel al genomen uitvoeringshandelingen gestaakt c.q. teruggedraaid en zal het betreffende besluit moeten worden ingetrokken.

Lid 6. De besluitenlijst is een stuk dat van het college uitgaat en moet volgens artikel 59a van de Gemeentewet worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de gemeentesecretaris.

Lid 8. Volgens artikel 60 derde lid Gemeentewet moet de besluitenlijst openbaar worden gemaakt. De verplichting tot actief openbaar maken van de besluitenlijst volgt ook uit artikel 3.3 lid 2 onder d van de Wet open overheid. Volgens het vierde lid van dit artikel moet openbaarmaking plaatsvinden uiterlijk binnen twee weken na vaststelling. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 11 Besluitvorming buiten reguliere collegevergadering (parafenbesluiten)

In spoedgevallen kan besluitvorming buiten een collegevergadering plaatsvinden. Een zogenaamd parafenbesluit is een concept-besluit dat door de leden van het college van (digitale) parafen wordt voorzien, waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd. In de huidige praktijk betekent dit dat de collegeleden per email kenbaar maken al dan niet met een voorstel akkoord te gaan. Op deze wijze is de verifieerbaarheid van een parafenbesluit geborgd.

Bij besluitvorming buiten een collegevergadering om zijn twee uitspraken belangrijk. Dit zijn de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 (ABRvS 21 maart 2003, zaaknr. 200200757/1, JB 2003/237; idem uitspraak van gelijke datum, zaaknr. 200205665/1) en de uitspraak van 21 maart 2007 (ABRvS 21 maart 2007, Gst. 2007, 110, afl. 7280, m.nt. J. de Vries). Hieruit volgt dat:

• •

  de wijze van besluitvorming moet steunen op een regeling in het reglement van orde of een bekendgemaakte vaste praktijk;

• •

  bij de besluitvorming moet voor elk lid van het college de mogelijkheid bestaan tot beraadslaging en besluitvorming in een collegevergadering over het te nemen besluit;

• •

  duidelijk moet zijn wanneer het besluit genomen is.

Om een discussie over een eventueel onbevoegd genomen parafenbesluit uit te sluiten, is artikel 11 aan het reglement toegevoegd. Als sprake is van een spoedgeval (lid 1) dan zal het betreffende voorstel als eerste door de gemeentesecretaris (digitaal) geparafeerd moeten worden. Dit maakt de weg vrij om de van toepassing zijnde procedure in werking te zetten. In lid 3 is bepaald wanneer een concept-besluit is aan te merken als een parafenbesluit. Daarbij is ervoor gekozen dat een meerderheid van het college (de helft + 1) (digitaal) geparafeerd moet hebben, omdat over het voorstel geen beraadslaging plaatsvindt.

In lid 3 is vermeld wanneer een parafenbesluit genomen is. Als een van de collegeleden expliciet aangeeft het niet met het voorstel eens te zijn, dan zal dit voorstel tijdens de eerstvolgende reguliere vergadering als bespreekstuk worden behandeld.

Artikel 12 Slotbepaling

Dit artikel heeft geen verdere toelichting nodig.

Artikel 13 Inwerkingtreding

De Wet Open Overheid is per 1 mei 2022 in werking getreden, met uitzondering van de wettelijke verplichting van artikel 3.3 om de daarin voorgeschreven informatiecategorieën actief openbaar te maken. Artikel 3.3 van de Wet Open Overheid wordt gefaseerd ingevoerd. De verplichting tot actieve openbaarmaking van een informatiecategorie treedt in werking per koninklijk besluit. Voor het actief openbaar maken van de agenda en besluitenlijsten van het college (artikel 3.3 lid 2 onder d van de Wet Open Overheid) is op het moment van het vaststellen van dit reglement nog geen koninklijk besluit genomen.

Artikel 14 Citeertitel

Dit artikel heeft geen verdere toelichting nodig.