Verordening op de werkwijze van de agendacommissie

1. De agendacommissie is verantwoordelijk voor de planning van alle bijeenkomsten van de gemeenteraad van Woerden. Hiertoe heeft de agendacommissie de volgende taken:

• a.

  besluiten over de voorlopige procedurele behandeling van alle bij de raad aanhangige stukken, voor zover zij naar de agendacommissie zijn of naar verwachting zullen worden doorgeleid, en bij de agendacommissie ingediende verzoeken;

• b.

  het doen van voorstellen voor de voorlopige agenda's voor alle in het jaarschema vastgelegde vergaderingen van de raad en de commissies als bedoeld in artikel 22 van het Reglement van Orde;

• c.

  het adviseren van de voorzitter van de raad of de commissievoorzitter over het opstellen van een aanvullende voorlopige agenda als bedoeld in artikelen 27 en 42 van het Reglement van Orde, indien sprake is van spoedeisendheid;

• d.

  het bewaken van de procedures voor de aanlevering van vergaderstukken en daarbij toezien op de tijdigheid, kwaliteit en volledigheid van deze stukken.

2. Bij het uitvoeren van haar taken neemt de agendacommissie het Reglement van Orde in acht.

1. De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de agendacommissie en bereidt de besluitvorming door de agendacommissie voor.

2. De agendacommissie kan besluiten de gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van de commissie.

1. De leden van de agendacommissie hebben elk één stem.

2. Een besluit van de agendacommissie wordt bij voorkeur in eenstemmigheid genomen. Bij verdeeldheid beslist zij bij meerderheid van stemmen.

3. De voorzitter van de agendacommissie heeft geen stem, tenzij de stemmen staken; in dat geval beslist de stem van de voorzitter.

1. De agendacommissie vergadert elke twee weken en verder zo vaak als de voorzitter nodig acht.

2. De reguliere vergaderdata van de agendacommissie worden in de jaarplanning van de raad opgenomen.

3. De voorzitter stuurt uiterlijk een dag voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie een (digitale) uitnodiging met agenda, onder vermelding van dag en tijdstip van de vergadering.

4. De agendacommissie vergadert fysiek, tenzij de voorzitter besluit dat digitaal wordt vergaderd. Besluiten van de agendacommissie kunnen ook schriftelijk worden genomen, mits alle leden hun standpunt over en weer kenbaar hebben gemaakt.

5. De griffier geeft, uiterlijk op de vrijdag na elke vergadering, namens de agendacommissie met een geannoteerde besluitenlijst terugkoppeling aan de raad over de besluiten en motivering van de agendacommissie. Deze besluitenlijst wordt toegezonden aan de leden van de raad en commissies en gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.

1. Bij de agendering draagt de agendacommissie zoveel mogelijk zorg voor een evenwichtige spreiding van de te behandelen onderwerpen, om voldoende gelegenheid voor behandeling van stukken en de voorbereiding daarvan te waarborgen. Hierbij baseert de agendacommissie zich op een langetermijnplanning, die zij in overleg met het college opstelt en die voor elke vergadering van de agendacommissie wordt geactualiseerd.

2. Indien het college wijzigingen in de langetermijnplanning voorziet, stelt het de agendacommissie daarvan onverwijld in kennis, onder vermelding van de reden en vergezeld van een voorstel voor een nieuwe planning.

3. De raad wordt in elk geval maandelijks geïnformeerd over de geactualiseerde langetermijnplanning. De langetermijnplanning wordt toegezonden aan de leden van de raad en commissies en gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.

4. De agendacommissie verwijst een stuk of agenderingsverzoek terug naar de indiener, als het stuk of agenderingsverzoek niet tijdig is aangeleverd, onvolledig is of als het stuk naar haar oordeel niet voldoet aan de kwaliteitseisen. De agendacommissie motiveert deze beslissing en stelt de indiener en de raad hiervan in kennis.

5. De voorlopige agenda van de raadsvergadering wordt opgesteld met inachtneming van door de commissies aan de raad uitgebrachte adviezen omtrent de behandeling van onderwerpen waarbij besluitvorming in de raad aan de orde is.

1. De agendacommissie doet voor elk stuk een voorstel voor de wijze van behandeling. Bij raadsvoorstellen en initiatiefvoorstellen heeft dit voorstel in ieder geval betrekking op de agendering als hamerstuk of als bespreekstuk op de voorlopige agenda van een commissie op de Politieke Avond of de voorlopige agenda van de raadsvergadering.

2. De agendacommissie laat elke bijeenkomst waaraan geen raadsvoorstel, initiatiefvoorstel of raadsinformatiebrief aan ten grondslag ligt, vergezeld gaan van een memo waarin tenminste aanleiding, doel en vorm van de bijeenkomst worden aangegeven.

3. De agendacommissie overweegt tijdig of een of meer beeldvormende activiteiten als bedoeld in artikel 23, tweede lid van het Reglement van Orde noodzakelijk zijn om de behandeling van een aanhangig of in de langetermijnplanning aangekondigd stuk voor te bereiden, en doet hiervoor zo nodig een voorstel aan de raad. Deze activiteiten worden geagendeerd op een Beeldvormende Avond.

4. De agendacommissie kan gemotiveerd besluiten aanvullende beeldvormende activiteiten te agenderen buiten de ingevolge het Reglement van Orde ingeplande Beeldvormende Avonden. Deze activiteiten vinden slechts doorgang wanneer ten minste drie fracties in de gemeenteraad hebben aangegeven met de agendering hiervan in te stemmen.

1. Een technische sessie of themasessie als bedoeld in artikel 23, tweede lid van het Reglement van Orde wordt ingepland voor de duur van één uur, tenzij de agendacommissie anders besluit.

2. Indien tijdens een technische sessie als bedoeld in artikel 23, tweede lid van het Reglement van Orde door of namens het college door een of meer ambtenaren een presentatie wordt gegeven, bedraagt de duur hiervan maximaal 15 minuten, tenzij de agendacommissie anders besluit.

1. Elk lid van de raad of commissie, de burgemeester en het college kunnen de agendacommissie gemotiveerd verzoeken een beeldvormende activiteit of een commissiedebat te agenderen, met inachtneming van het in het Reglement van Orde en deze verordening bepaalde.

2. Elk lid van de raad kan de agendacommissie gemotiveerd verzoeken een bij de raad aanhangig stuk op de voorlopige agenda van de raadsvergadering te plaatsen.

3. De agendacommissie neemt agenderingsverzoeken in elk geval in behandeling indien zij 48 uur voor de vergadering van de agendacommissie zijn ingediend. Indien een agenderingsverzoek later wordt ingediend, kan de agendacommissie besluiten dit verzoek pas bij haar volgende vergadering in behandeling te nemen of onder verwijzing naar deze bepaling af te wijzen, tenzij het verzoek naar haar oordeel spoedeisend is.

1. De agendacommissie voert ten minste tweemaal per jaar overleg met het presidium, in elk geval over de langetermijnplanning, de planning van bijeenkomsten en de wijze van agendering van stukken.

2. De agendacommissie voert ten minste eenmaal per jaar overleg met de voorzitter van de raad en het commissievoorzittersoverleg.