Instructie voor de griffier van de gemeente Lisse 2026

1. De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2. De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3. De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

4. De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg (incl. archivering) van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

5. De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

6. De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies.

1. De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de agenda van de commissies de raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

2. De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie over de (strategische) raadsplanning.

1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden voor een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2. De griffie bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3. De griffier bewaakt de tijdigheid van informatieverstrekking door het college.

4. De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals:

• a.

  het voldoen aan wet- en regelgeving;

• b.

  volledigheid;

• c.

  begrijpelijkheid, leesbaarheid en correct Nederlands.

5. De griffier bewaakt de afdoening van moties, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

6. De griffier ondersteunt de (plaatsvervangend) raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen.

7. De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van de gemeenteraad en de door de raad ingestelde commissies.

8. De griffier of diens plaatsvervanger is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad, en de overige vergaderingen van de door de gemeenteraad ingestelde gremia, zoals beschreven in het geldende Reglement van Orde van de gemeenteraad van Lisse.

9. De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

1. De griffier draagt actief bij aan:

• a.

  de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met inachtneming van geldende regels;

• b.

  het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

• c.

  (de bewustwording van) integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

• d.

  inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner.

2. De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

1. De griffier geeft leiding aan medewerkers van de griffie en heeft de instructiebevoegdheid naar de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2. De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3. De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

4. De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

5. De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand vanuit HLTsamen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

6. De griffier geeft leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die voor de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7. De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

8. De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.

9. De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie van de agenda’s, de raadvoorstellen, besluitenlijst en de (video)verslagen van de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

1. De griffier volgt de ontwikkelingen in het openbaar bestuur en adviseert de raad over de toepassing daarvan.

2. De griffier actualiseert hiertoe in ieder geval periodiek de verordeningen en beleidskaders van de raad.

3. De griffier initieert en organiseert periodiek (incompagny)trainingen voor de raads- en commissieleden ten behoeve van de invulling van raads(commissie)lidmaatschap.

4. De griffier draagt zorg voor voldoende opleiding en bijscholing voor de op de griffie werkzame ambtenaren teneinde de ontwikkelingen in het openbaar bestuur goed te kunnen volgen en daartoe te kunnen adviseren.

1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is het ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.