Instructie griffier gemeente Zoetermeer 2025

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

2. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.

1. De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad, de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

2. De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

4. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

5. De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren.

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en het presidium en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2. Indien het seniorenconvent of het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

3. De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffier van het presidium de taken uit dit artikel uitvoert.

1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

2. De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

3. De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.

1. De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

2. De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.

1. De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:

• a.

  het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;

• b.

  integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;

• c.

  het borgen van de democratische waarden;

• d.

  de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.

1. De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.

2. In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2. De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

3. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.

4. De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten.

5. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.

6. De griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

1. De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

3. De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.

1. Indien de griffier meer dan vier weken verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de gemeenteraad en/of de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2. De ‘Instructie griffier gemeente Zoetermeer 2021’ vervalt.

3. Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

4. Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie griffier gemeente Zoetermeer 2025’.