Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Montferland 2026

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

3. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of secretaris.

4. Bij langdurige verhindering van één van de portefeuillehouders kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking van wat is afgesproken volgens artikel 2 lid 1, door een of meer van de overige wethouders worden verricht op de wijze zoals burgemeester en wethouders te bepalen.

5. De secretaris is aanwezig in de vergaderingen en heeft daarin een adviserende stem. Als de secretaris is verhinderd, wordt hij/zij vervangen door een door het college te benoemen locosecretaris.

6. Indien sprake is van een onderwerp, dat meerdere portefeuilles direct raakt, wordt één verantwoordelijk portefeuillehouder aangewezen door het college.

1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 09.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het gemeentehuis in Didam.

2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

3. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

4. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

1. Een vergadering kan slechts plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is.

2. In het geval dat spoedeisendheid daartoe noodzaakt kan een vergadering worden belegd zonder dat het quorum aanwezig is. Op dat moment worden afspraken gemaakt over het inlichten van afwezige collegeleden en het bekrachtigen van de genomen besluiten zodra het quorum aanwezig is.

3. In geval van spoedeisendheid kan ook een schriftelijke vergadering met stemming worden belegd. De secretaris informeert de collegeleden hier vooraf over.

4. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

5. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 18 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

1. Bij verhindering of ontstentenis van:

• a.

  de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• b.

  een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• c.

  de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

3. Vervanging:

• a.

  de voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door de eerste locoburgemeester, is de eerste locoburgemeester ook afwezig, dan vervangt de tweede locoburgemeester de voorzitter. Bij afwezigheid van de tweede locoburgemeester wordt deze vervangen door de derde locoburgemeester.

• b.

  de gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de eerste locosecretaris. Is de eerste locosecretaris afwezig dan wordt deze vervangen door de tweede locosecretaris. Bij afwezigheid van de tweede locosecretaris wordt deze vervangen door de derde locosecretaris.

1. De gemeentesecretaris is aanwezig bij de vergaderingen en zorgt, binnen de hem/haar opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2. Het college kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het college en de secretaris tijdens een vergadering aanwezig zijn om advies over een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.

3. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing, inclusief geheimhouding.

1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op de donderdag vóór die vergadering voor 12 uur bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

4. De collegeleden kunnen op de maandagochtend voorafgaand aan de vergadering voor 9 uur hun technische vragen over een collegevoorstel indienen bij de gemeentesecretaris. Deze vragen worden dan diezelfde dag nog beantwoord.

1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

2. De vergaderstukken zijn voor de leden van het college via Notubiz beschikbaar, niet openbare vergaderstukken staan achter een slotje in Notubiz.

3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 3 lid 3, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

4. De openbare agenda wordt vóór de collegevergadering gepubliceerd op de website.

1. Alle collegeleden hebben stemrecht. De gemeentesecretaris heeft geen stemrecht.

2. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

3. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij artikel 4 lid 3 van toepassing is.

• a.

  Als bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten en aanbevelingen, de stemmen staken, wordt een herstemming gehouden.

• b.

  Staken de stemmen over hetzelfde voorstel opnieuw, dan beslist de stem van de voorzitter. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling betrekking heeft op één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

6. Bij afwezigheid van de desbetreffende portefeuillehouder wordt het collegevoorstel in principe niet besproken, tenzij de portefeuillehouder expliciet van tevoren heeft aangegeven dat in zijn/haar afwezigheid een besluit mag worden genomen of tenzij het noodzakelijk is vanwege de termijn en/of eventuele spoed.

7. Indien sprake is van een schriftelijke vergadering zoals van toepassing in artikel 4, lid 3, wordt schriftelijk gestemd in de vorm van een parafenbesluit.

• a.

  Een parafenbesluit is een besluit dat op voordracht van het collegelid die het onderwerp in zijn portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger bij verhindering, in spoedgevallen buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit, waarop binnen een circulatietermijn van twee werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven, dat bespreking in een vergadering gewenst is en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste vier leden akkoord is geparafeerd.

• b.

  De secretaris draagt er zorg voor dat elk lid van het college het parafenbesluit digitaal beschikbaar gesteld heeft gekregen.

• c.

  Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• d.

  Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit.

• e.

  Het parafen-besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

• f.

  Het parafenbesluit wordt vermeld op een besluitenlijst en gedateerd op de datum als genoemd onder d. De besluitenlijst wordt vastgesteld in de eerstvolgende collegevergadering.

8. Onthouden van stemming en beraadslaging bij belangenverstrengeling

• a.

  Een collegelid onthoudt zich van deelname aan beraadslaging en stemming als er sprake is van een persoonlijk belang.

• b.

  Artikel 58 van de Gemeentewet verklaart dat de regels omtrent belangenverstrengeling (ingevolge art. 28 Gemeentewet) van overeenkomstige toepassing is op het college van B&W.

• c.

  Een collegelid is verplicht om uit zichzelf zo spoedig mogelijk belangenverstrengeling (en zelfs de schijn daarvan) te voorkomen en te melden bij de gemeentesecretaris.

• d.

  Dit geldt voor zaken die het collegelid rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaan, of waarbij hij/zij als vertegenwoordiger is betrokken.

• e.

  Wanneer gedurende de vergadering of daaraan voorafgaand sprake is van een (mogelijke) belangenverstrengeling, meldt het collegelid dit zo spoedig mogelijk aan de gemeentesecretaris en verlaat hij/zij de overlegruimte bij bespreking van dit onderwerp. Het collegelid onthoudt zich van stemming en in het verslag wordt vermeld dat het lid niet heeft deelgenomen.

1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college, voor wat betreft de onderwerpen die wel zijn besproken maar geen onderdeel zijn van de besluitenlijst (artikel 11).

2. In het verslag staan in ieder geval:

• a.

  de datum van de vergadering

• b.

  de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

• c.

  de namen van andere personen die de vergadering hebben bijgewoond;

• d.

  een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;

• e.

  een beknopte, zakelijke weergave van de gemaakte afspraken

3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

1. De gemeentesecretaris stelt een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2. In de besluitenlijst staan in ieder geval:

• a.

  de datum waarop de besluiten zijn genomen;

• b.

  de naam van de voorzitter, de gemeentesecretaris en de aan- en afwezige collegeleden;

• c.

  het onderwerp en de formulering van de genomen besluiten;

3. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

4. Het college hanteert twee verschillende besluitenlijsten:

• •

  de openbare besluitenlijst met directe openbaarheid;

• •

  de niet-openbare besluitenlijst, waar ook de uitgestelde openbaarheid onder valt.

5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt het openbare gedeelte van de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

6. Nadat de openbare besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

7. De niet-openbare besluitenlijst wordt niet gepubliceerd. Het gaat hier om besluiten die niet openbaar zijn vanwege privacy, onderhandeling, bedrijfsgevoelige informatie of andere Woo-gronden. Soms gaat het ook om besluiten waarop formele geheimhouding rust zoals bedoeld in artikel 87 Gemeentewet.

8. Er kan gekozen worden voor uitgestelde openbaarheid, bijvoorbeeld als betrokkenen eerst dienen te worden geïnformeerd alvorens een besluit openbaar wordt. Deze besluiten worden vanaf de datum dat ze openbaar zijn gepubliceerd.

1. Het college stelt een aan- en afwezigheidsoverzicht op voor tijdens recesperioden. Op basis van dit overzicht stelt het college de periode vast waarin geen reguliere collegevergaderingen plaatsvinden.

2. In het geval dat tijdens de recesperiode het quorum niet behaald kan worden en een besluit door accordering niet mogelijk is, zijn de voorzitter samen met één ander collegelid en de (loco) secretaris gemachtigd om in geval van spoedeisendheid namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college. Alle (digitale) middelen worden optimaal benut om de collegeleden te benaderen. De genomen besluiten worden bekrachtigd in de eerste collegevergadering waarin het quorum aanwezig is en de opvattingen van de collegeleden worden opgenomen in het verslag.

1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

2. Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement.

3. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 10.

4. Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen die in dit reglement niet, of niet voldoende, zijn geregeld.

5. Het college beslist over de geschillen over de uitlegging en de toepassing van dit reglement.

1. Dit reglement treedt in werking op 17 februari 2026.

2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Montferland.