Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Beuningen

Regelement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen.

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

- college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen;

- gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Beuningen of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

- portefeuillehouder: degene die door het college of de raad is aangewezen voor een specifiek taakgebied;

- raad: de gemeenteraad van de gemeente Beuningen;

- voorzitter: de burgemeester van de gemeente Beuningen of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer;

- wethouder: een door de gemeenteraad benoemd lid van het college met een portefeuille.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Het college blijft als geheel verantwoordelijk voor de uitgeoefende taken en verleent in beginsel aan de individuele wethouders geen mandaat.

2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van de voorzitter en de andere leden van het college.

3. Een lid van het college dat verhinderd is of wegens ziekte zijn werkzaamheden niet kan uitoefenen, stelt hiervan zo spoedig mogelijk de voorzitter en de gemeentesecretaris daarvan in kennis.

Artikel 3. Piket

1. Het piket wordt volgens een te maken schema verdeeld onder de leden van het college. In onderling overleg kan van dit schema worden afgeweken.

2. Degene die volgens het schema, bedoeld in het eerste lid, piket heeft, is beschikbaar en bereikbaar conform het Regionaal Crisisplan 2024-2027 en opvolgende plannen.

Artikel 4. Dag en plaats van de vergaderingen

1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag van 09:30 uur tot 14:30 uur en voorts zo vaak de voorzitter of andere leden van het college dit noodzakelijk achten.

2. De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden en vinden plaats met gesloten deuren.

3. Het college vergadert niet tijdens het reces, tenzij de voorzitter dit noodzakelijk acht. De gemeentesecretaris bepaalt wanneer het reces aanvangt en eindigt.

4. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 5. Extra vergaderingen

1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is bij de voorzitter.

2. De gemeentesecretaris roept na overleg met de voorzitter de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 6. Agenda

1. Voorstellen en andere stukken die in de vergadering besproken worden, moeten digitaal bij de gemeentesecretaris aangeleverd worden. De gemeentesecretaris kan een plaatsvervanger aanwijzen.

2. Voor elke vergadering wordt, in de regel op de donderdag voorafgaand aan de vergadering, door de gemeentesecretaris aan de leden van het college een agenda met bijbehorende stukken digitaal toegezonden.

3. Op de agenda wordt een onderscheid gemaakt tussen openbare, niet-openbare en geheime stukken.

4. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het tweede lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie voor de vergadering worden aangemeld bij de gemeentesecretaris.

Artikel 7. Vergader- en besluitquorum

1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, als ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden van het college aanwezig is.

2. Als het vereiste aantal leden van het college niet aanwezig is, belegt de voorzitter onder verwijzing van artikel 56 lid 2 Gemeentewet, opnieuw een vergadering.

3. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 8. Stemmingen

1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 9. Geheimhouding

1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 eerste en tweede lid van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij hen berust.

2. De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.

3. Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het college haar opheft.

4. Indien informatie waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, duurt die verplichting in afwijking van het derde lid voort totdat de raad haar opheft.

Artikel 10. Integriteit

1. De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente overeenkomstig artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet.

2. Als de leden van het college geconfronteerd worden met de dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

3. Alle informatie die door leden van het college met elkaar wordt gedeeld, zowel tijdens collegevergaderingen als daarbuiten, wordt vertrouwelijk behandeld voor zover niet in strijd met wettelijke verplichtingen tot informatieverstrekking. In overleg kan deze informatie met anderen worden gedeeld.

4. De gedragscode integriteit burgemeester en wethouders 2017, en daaropvolgende gedragscodes, is overeenkomstig van toepassing.

Artikel 11. Besluitenlijst

1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van de collegevergadering.

2. De besluitenlijst bevat ten minste:

a. de namen van de aanwezige en afwezige leden;

b. de naam van de gemeentesecretaris;

c. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst);

3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 12. Besluiten buiten de vergadering

1. Een besluit dat – schriftelijk of digitaal – buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

2. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

Artikel 13. Openbare vergadering

1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 14. Raads- en commissievergaderingen

1. Leden van het college zijn in de regel aanwezig bij elke vergadering van de gemeenteraad en op uitnodiging bij een vergadering van een commissie, waarin agendapunten worden behandeld uit zijn of haar portefeuille.

2. Raads- en commissievergaderingen worden door het college voor- en nabesproken.

Artikel 15. Publieke optredens

Uitnodigingen voor openingen en bijeenkomsten worden tijdens de collegevergadering besproken. Het college besluit om de uitnodiging al dan niet te accepteren en wie namens de gemeente zal optreden.

Artikel 16. Eenheid van het college

1. Het college treedt op als collegiaal bestuur. Dit betekent dat het college buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid optreedt. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld tijdens de collegevergadering.

2. Alleen in de gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet tegen een besluit is en dit is vastgelegd, is er ruimte om met verschil in zienswijze naar buiten te treden met dien verstande dat de communicatie in het college wordt afgestemd.

3. Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

4. Wethouders corresponderen niet namens de gemeente.

Artikel 17. Nadere regels

1. Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt genomen in de collegevergadering.

2. Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen over onderwerpen, welke in dit reglement of niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

3. Ingeval een bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de voorzitter.

Artikel 18. Inwerkingtreding

1. Dit reglement treedt de dag na bekendmaking in werking.