Hotspot-monitor gemeente Veldhoven 2017-2024

Inleiding

De gemeente Veldhoven maakt en ontvangt veel informatie. Het is niet mogelijk en niet wenselijk om alle overheidsinformatie blijvend te bewaren en daarom wordt een deel hiervan na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd. Het wettelijk kader hiervoor wordt bepaald door de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De Selectielijst bevat bewaartermijnen voor de verschillende gemeentelijke processen. Daarnaast bevat deze Selectielijst, op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995, een opsomming van criteria waarmee informatie, die voor vernietiging in aanmerking komt, van vernietiging kan worden uitgezonderd. Eén daarvan is het zijn van een hotspot.

Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om gebeurtenissen die veel maatschappelijke commotie veroorzaken. Hotspots dienen door overheidsinstanties geïdentificeerd te worden, zodat de informatie die betrekking heeft op de hotspots blijvend worden bewaard. Met het vaststellen van hotspots kan het gebeuren dat informatie die eerst gewaardeerd werd als ‘te vernietigen’ toch blijvend bewaard moeten blijven.

Een hotspot-monitor helpt een gemeente om vast te stellen welke gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarvan de informatie blijvend bewaard moet worden. Hierdoor wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld, die anders zou worden vernietigd. Dit document beschrijft de inrichting van de hotspot-monitor. Het is gebaseerd op de Handreiking Covid-19 als hotspot van het RHCe en de Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden van de VNG.

Wettelijk kader

Een hotspot voldoet aan één of meer van de volgendecriteria:

• 1.

  Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die lokaal voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.

  Bijvoorbeeld: de vuurwerkramp in Enschede (2000); het neerstorten van vlucht MH17 (2014); de Eritrea-conferentie in Veldhoven (2017); het uitbreken van Covid-19 (2020 e.v.);

• 2.

  Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt lokaal veel emoties los.

  Bijvoorbeeld: de discussie over de excuses rondom het slavernijverleden (2022 e.v.);

• 3.

  Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente Veldhoven. Bijvoorbeeld landelijk: de Toeslagenaffaire (2021 e.v.);

• 4.

  Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het College van B&W van de gemeente Veldhoven ernstig is bedreigd.

  Bijvoorbeeld landelijk: de Toeslagenaffaire (2021 e.v.).

Zaken die onder andere geformuleerde uitzonderingscriteria vallen (zoals precedentwerking of informatie over bijzondere personen) zijn geen hotspots.

Een hotspot-monitor is gericht op het identificeren van die gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente Veldhoven. Het doel van de periodieke hotspot-monitor is om ervoor te zorgen dat de informatie die betrekking heeft op deze hotspots wordt aangewezen voor blijvende bewaring. De hotspot-monitor resulteert in een hotspotlijst: een lijst met door de gemeente Veldhoven vastgestelde hotspots.

Een hotspot-monitor wordt achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan bepaald worden of er sprake is van een hotspot. Het uitgangspunt van de periodieke hotspot-monitor is dat hotspots ‘kort achteraf’ in beeld worden gebracht. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat informatie verloren gaat verminderd.

Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om informatie te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Een hotspotlijst, waarin de resultaten van de hotspot-monitor zijn opgenomen, bouwt voort op de selectielijst en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.

Disclaimer

Na vaststelling van de hotspotlijst zal bepaald worden welke informatieobjecten uitgezonderd worden van vernietiging. Mogelijk zijn informatieobjecten al vóór vaststelling van een hotspotlijst vernietigd volgens de geldende selectielijst. Het is ook mogelijk dat informatieobjecten met betrekking tot een hotspot niet uitgezonderd worden van vernietiging omdat deze niet van belang zijn voor de reconstructie van de hotspot.

Proces totstandkoming hotspot-monitor

Beleidsuitgangspunten

De gemeente Velhoven kiest ervoor zelfstandig een hotspot-monitor uit te voeren en hierbij samen te werken met het RHCe.

Periode

De gemeente is verplicht vanaf 2017 een hotspot-monitor op te stellen. De eerste hotspot-monitor zal dan ook betrekking hebben op de periode 2017 tot en met 2024.

Frequentie

De hotspot-monitor wordt jaarlijks uitgevoerd. Mocht blijken dat er in een jaar geen nieuwe hotspots voorkomen, dan wordt volstaan met een mededeling dat de actualisatie niet heeft geleid tot het benoemen van nieuwe hotspots. Dit ter voorkoming van verlies van informatie met een korte bewaartermijn.

Projectleider

Om de hotspot-monitor succesvol uit te voeren zal er een projectleider/ trekker aangewezen worden voor het trekken van het project. De projectleider trekt samen op met de streekarchivaris (RHCe) in het proces tot opstellen van de hotspotlijst.

Experts

Bij het opstellen van de hotspotlijst wordt gebruik gemaakt van interne en externe expertise in een zogeheten expertteam. Dit team bestaat in de basis uit de projectleider, de teamleider Informatisering, de streekarchivaris en een communicatieadviseur. Wanneer nodig betrekt het team aanvullende expertise.

Vaststellen van de hotspotlijst

Het formeel vaststellen van de hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de uitvoering van de selectie en acquisitie. De concept hotspotlijst is voorgelegd aan de streekarchivaris voor advies. Daarna zal de hotspotlijst ter vaststelling voorgelegd worden aan de gemandateerde teamleider Informatisering die namens het College van B&W de hotspot-monitor vaststelt.

Uitvoering hotspot-monitor

Een hotspotlijst wordt in 6 stappen uitgevoerd en leveren per stap een uitkomst op:

Stap 1 (Voor)onderzoek

In deze stap wordt, aan de hand van het sjabloon voor de hotspotlijst een longlist met mogelijk hotspots opgesteld. Bronnen hiervoor zijn, naast het geheugen van de projectleider, informatie jaarverslagen, kranten en lokale media. De longlist is input voor stap 2. Op basis van de bronnen is de navolgende longlist tot stand gekomen:

• o

  Opvanglocatie statushouders in De Buitenjan aan de Turfweg;

• o

  De uitbreiding van ASML aan de Heiberg/Heerseweg;

• o

  De overlast van VliegveldEindhoven;

• o

  De toenemende hoogbouw, o.a. de geplande hoogbouw op de kruising Provincialeweg/Burgemeester van Hoofflaan;

• o

  De aanleg van de N69;

• o

  De vernieling van rijksmonumenten zoals de Oude Pastorie op Dorpstraat 93-95;

• o

  De Eritreeërs op Koningshof.

Stap 2 Bespreking expertteam

De projectleider roept het expertteam bijeen. Het expertteam bespreekt de longlist aan de hand van de criteria uit het wettelijke kader. De uitkomst van de bespreking is een shortlist met hotspots voor de hotspotlijst.

Stap 3 voorbereiding besluitvorming

De concept hotspotlijst wordt voor besluitvorming aangeboden aan en besproken in het SIO, waarbij de streekarchivaris van het RHCe advies geeft.

De projectleider controleert vooraf de ingevulde hotspotlijst en schrijft een aanvullende notitie met aandacht voor de volgende punten:

• o

  Kan het relevante materiaal worden veiliggesteld?

• o

  Is toekennen van prioriteit van belang?

• o

  Wat zijn de gevolgen voor privacy van eventuele betrokkenen (eventueel beperken van openbaarheid)?

• o

  Indien hotspots naar voren komen waarvan de bescheiden op grond van de bestaande selectielijsten al worden bewaard, zullen deze hotspots toch op de hotspotlijst worden vermeld, zodat duidelijk wordt dat ze als zodanig geïdentificeerd zijn?

Stap 4 Vaststelling en publicatie

Het vaststellen van de hotspotlijst gebeurt namens het college van burgemeester en wethouders door de gemandateerd teamleider Informatisering. Na het vaststellen van de hotspotlijst dient deze te worden gepubliceerd. Uitgangspunt van het publiceren is dat overheden transparant zijn over hun selectiebeleid en dat zij dus laten zien welke hotspots worden bewaard. Bijkomend voordeel is dat burgers kennis kunnen nemen van de lijst en dus ook aanvullingen kunnen inzenden. Publicatie zal plaatsvinden op officiële overheidsbekendmakingen en ook op de eigen website van de gemeente. Het

RHCe raadt aan om bij de publicatie direct aan te geven hoe burgers relevante informatie over de hotspots aan de gemeente kunnen aanleveren.

Stap 5 Uitzonderen van vernietiging

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst moet de betreffende informatie uitgezonderd worden van vernietiging. Hiervoor wordt een aanvullende notitie gemaakt.

Informatie, die nog niet digitaal beschikbaar is in het zaaksysteem, wordt hierin opgenomen onder het zaaktype Hotspot-monitor en de omschrijving Hotspot-monitor [specifieke omschrijving]. Informatie, die al terug te vinden is in het zaaksysteem, zal een codering Hotspot-monitor [specifieke omschrijving] meekrijgen. Als informatie op basis van de selectielijst al blijvend bewaard moet worden, wordt ervoor gezorgd dat deze informatie bij de overige informatie van de hotspot integraal wordt bewaard.

Archieven of informatie van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard, zijn vaak (nog) niet in het bezit van de gemeente Veldhoven die de hotspotlijst heeft vastgesteld en zullen zo mogelijk worden opgevraagd. De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van het RHCe.

Stap 6 actualiseren

Ieder jaar zal de hotspotlijst geactualiseerd worden conform de in dit document beschreven procedure.

 Hotspot-monitor gemeente Veldhoven 2017-2024

• Hotspotlijst gemeente Veldhoven
  Uniek nummer	1
  Hotspot	Eritrea-conferentie in Veldhoven
  Datering	April 2017
  Criteria	☒ Maatschappelijke beroering/ media aandacht
  	☒ Debat functioneren overheid
  	☒ Tegenstellingen tussen burgers/ emoties
  	☒ Positie College van B&W
  Nadere omschrijving	In Veldhoven zou op 17 april 2017 een meerdaagse conferentie plaatsvinden van de YoungPeoples Front for Democracy and Justice, een jongerenorganisatie die aan de Eritrese regering is gelieerd. Onder anderen een naaste adviseur van de president van Eritrea zou spreken op de bijeenkomst. Al de dag voordat de conferentie begon demonstreerden tegenstanders van het regime in Eritrea bij het congrescentrum. Hierbij moest de politie ingrijpen. Via diverse kanalen werd duidelijk dat ook in de loop van het weekend weer een grote groep demonstranten op de conferentie zou afkomen. Het congrescentrum was lastig te beveiligen en de aanwezigheid van diplomaten en vertegenwoordigers van de Eritrese regering compliceerde de veiligheidssituatie. Op basis van deze informatie heeft de burgemeester met een noodbevel de conferentie verboden. Bij de Raad van State is uiteindelijk gebleken dat het noodbevel om de conferentie te verbieden niet voldoende was gemotiveerd. Gelet op het bijzondere karakter van de geplande bijeenkomst en de beroering tijdens en nadien voldoet de geplande bijeenkomst aan de criteria om op de shortlist te worden geplaatst.
  Rol organisatie	Gemeente geeft toestemming voor evenement. Burgemeester vaardigt noodbevel uit.
  Mogelijke andere betrokken organisaties	Kabinet, Burgemeester, Politie, Openbaar Ministerie, Conferentieoord Koningshof
  Mogelijke informatieobjecten	o Beleidsdocumentenover de aanleiding van het protest; o Verslagen van gemeenteraadsvergaderingen; o Reacties van burgers(bijv. via burgerparticipatieplatforms); o Social media-uitingen vande gemeente; o Correspondentie met belangenorganisaties.

 

• Hotspotlijst gemeente Veldhoven
  Uniek nummer	2
  Hotspot	Coronapandemie/ COVID-19
  Datering	01-03-2020 t/m 31-12-2022
  Criteria	☒ Maatschappelijke beroering/ media aandacht
  Nadere omschrijving	Op 11 maart 2020 heeft de Wereldgezondheidsorganisatie de uitbraak van het nieuwe Coronavirus (ook wel COVID-19 of SARS-CoV-2 genoemd) officieel aangemerkt als pandemie. Ook in Nederland is er veel maatschappelijke beroering en aandacht voor dit onderwerp in de media. Door de wereldwijde pandemie moesten bedrijven (tijdelijk) sluiten, werden evenementen afgelast en moesten mensen thuisblijven en thuiswerken indien mogelijk.
  Rol organisatie	De gemeente Veldhoven voert een regierol en werkt samen metallerlei organisaties om besmettingen te voorkomen en de gevolgen van het nieuwe virus te beperken. Zo werd er handhavend opgetreden. Ook werd (financiële) ondersteuning verleend aan burgers en bedrijven.
  Mogelijke andere betrokken organisaties	Gehele Veldhovense samenleving, Veiligheidsregio Zuid-Oost Brabant, Hulpdiensten, GGD Zuid-Oost Brabant, Politie
  Mogelijke informatieobjecten	o Verslagen van crisisteam; o Interne communicatie (e-mails, notulen) over de aanpakvan het incident; o Persberichten en mediaberichten; o Foto’s en video’s van de gebeurtenis; o Rapportages van hulpdiensten.

 

• Hotspotlijst gemeente Veldhoven
  Uniek nummer	3
  Hotspot	Opvang Oekraïners
  Datering	Februari 2022- heden
  Criteria	☒ Maatschappelijke beroering/ media aandacht
  Nadere omschrijving	De opvang van Oekraïense vluchtelingen in de gemeenteVeldhoven is gestartkort na het uitbreken van de oorlog in Oekraïne, die begon op 24 februari 2022. In lijn met landelijke richtlijnen begon Nederland, inclusief Veldhoven, vrijwel direct met het organiseren van opvangplekken voor Oekraïners die op de vlucht sloegen voor het conflict De eerste vluchtelingen kwamenin het voorjaar van 2022 aan in Veldhoven. Sindsdien zijn er diverse opvanglocaties ingericht, waaronder gastgezinnen, hotels zoals Koningshof, en gemeentelijke panden aan onder andere de Sondervick en De Run.
  Rol organisatie	Gemeente organiseert en richt opvangplekken in. Gemeente werkt samen met organisaties om hulpacties te coördineren. Gemeente faciliteert en ondersteunt inwoners die Oekraïners in huis nemen. Gemeente informeert inwoners.
  Mogelijke andere betrokken organisaties	Gehele Veldhovense samenleving, VeiligheidsregioBrabant Zuid-Oost, Cordaad Welzijn, Platform Veldhovenvoorelkaar, COA
  Mogelijke informatieobjecten	o Beleidsdocumenten overde aanleiding van de opvang; o Verslagen en besluiten van college- en gemeenteraadsvergaderingen; o Reacties vanburgers; o Social media-uitingen van de gemeente; o Correspondentie metbelangenorganisaties.

 

• Hotspotlijst gemeente Veldhoven
  Uniek nummer	4
  Hotspot	De uitbreiding van ASML, schaalsprong gemeente, gebiedsvisie in combinatie met alle daarbij horende projecten
  Datering	2017 – heden
  Criteria	☒ Maatschappelijkeberoering/ media aandacht
  	☒ Tegenstellingentussen burgers/ emoties
  Nadere omschrijving	ASML breidthaar hoofdvestiging in Veldhoven flink uit, en dit heeftgrote gevolgen voorde ruimtelijke schaalsprong in de regio. De groei van ASML leidt tot een toename van het aantal banen en inwoners, wat vraagt om extra woningen en voorzieningen. De gemeente Veldhoven en de Metropoolregio Eindhoven werken samen om deze uitdagingen aan te pakken en de regio klaar te maken voor de toekomst.
  Rol organisatie	Gemeente faciliteert de groei van ASML. Dit krijgt vorm door verlening van vergunningen, aanleg infrastructuur (wegen, groenvoorzieningen etc.), openbaar vervoer, bouw woningen.
  Mogelijke andere betrokken organisaties	Gehele Veldhovense samenleving, ASML, Metropoolregio Eindhoven, gemeente Eindhoven, bouw-aanneembedrijven, openbaarvervoerbedrijven, burgers, belanghebbenden
  Mogelijke informatieobjecten	o Projectplannen en uitvoering; o Beleidsdocumenten; o Social media-uitingen van de gemeente; o Inspraakreacties van burgers; o Verslagen van informatieavonden; o Juridische documenten (bezwaarschriften, uitspraken); o Samenwerkingsovereenkomsten.