Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het college

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de vervanging in geval van afwezigheid van één van de wethouders.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.

4. Een collegelid dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

5. Als de secretaris is verhinderd, wordt hij/zij vervangen door een door het college te benoemen loco-secretaris.

1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag om 09.00 uur en voorts zo dikwijls als de voorzitter of een wethouder het nodig acht. Op deze dag vinden in de regel ook de thematische bijeenkomsten, werkbezoeken en dergelijke plaats. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van te voren op de gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.

3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis, in de B&W kamer met gesloten deuren, gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald.

4. Indien de voorzitter of een wethouder dit verzoekt, kan het college bepalen om de vergadering (deels) digitaal te laten plaatsvinden.

1. Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is. In geval de spoedeisendheid daartoe noodzaakt kan een vergadering worden belegd zonder dat het quorum aanwezig is. Op dat moment worden afspraken gemaakt over het inlichten van de afwezige collegeleden en het bekrachtigen van de genomen besluiten zodra het quorum aanwezig is. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk aan het einde van de middag voorafgaand aan de dag van de nieuwe vergadering aan de leden van het college.

2. Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij daarvan kennis aan de secretaris. Een afwezig collegelid wordt vervangen door een ander collegelid overeenkomstig gemaakte afspraken in het college.

3. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, wordt de voorzitter hiervan in kennis gesteld, alsmede de vervanger van de secretaris. De secretaris wordt vervangen overeenkomstig het bepaalde in de Vervangingsregeling mandaat gemeente Goirle 2024.

1. Voor elke vergadering wordt door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken digitaal beschikbaar gesteld. De leden ontvangen de digitale stukken uiterlijk twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering om 9 uur ’s ochtends.

2. Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de bestuurlijke spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie te allen tijde voor aanvang van de vergadering door de portefeuillehouder worden aangemeld bij de voorzitter en de secretaris.

1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2. Een besluit is genomen indien dit meer dan de helft van de stemmen van het aantal aanwezige collegeleden verkrijgt.

3. Indien een collegelid bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.

4.

• a)

  Indien een collegelid dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• b)

  Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• c)

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

5.

• a)

  Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoeming, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

• b)

  Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

1. De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

2. Het verslag bevat tenminste:

• a)

  De namen van de voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige leden.

• b)

  De namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering.

• c)

  Een formulering van de door het college genomen besluiten over de adviesstukken, ingekomen stukken en de representatielijst en eventueel daaruit voortvloeiende aandachts-, vervolg- en verbeterpunten.

• d)

  Een zakelijk verslag van de inbreng tijdens de rondvraag en de in de vergadering gevoerde gesprekken met derden.

3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een collegelid daarom vraagt.

4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

5. Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld. Deze besluitenlijst wordt op maandag voor de eerstvolgende collegevergadering openbaar gemaakt.

6. Van het behandelde waaromtrent geheimhouding is opgelegd wordt een afzonderlijk verslag en/of een besluitenlijst gemaakt. De secretaris ziet toe op een adequate archivering hiervan.

1. Het college stelt een aan- en afwezigheidsoverzicht op voor tijdens recesperioden. Op basis van dit overzicht stelt het college de periode vast waarin geen reguliere collegevergaderingen plaatsvinden.

2. In het geval dat tijdens de recesperiode het quorum niet behaald kan worden en een besluit door accordering niet mogelijk is, zijn de (loco-) burgemeester en de (loco-) secretaris gemachtigd om namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college. De genomen besluiten worden in de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is bekrachtigd.

3. De (loco-) burgemeester en de (loco-) secretaris kunnen een collegevoorstel in een recesperiode zonder quorum tot spoedeisend bestempelen. Alle (digitale) middelen worden optimaal benut om de collegeleden in het geval van spoed te benaderen. De opvattingen van de collegeleden worden opgenomen in het verslag.

1. Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

2. Gelijktijdig wordt het 'Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college', zoals vastgesteld op 28 augustus 2018, ingetrokken.