Beleidskader Participatie Midden-Delfland 2025

1. Inleiding beleidskader participatie Midden-Delfland 2025

Deze inleiding geeft een korte schets van het belang van participatie en de relatie met andere gemeentelijke beleidsvisies. Hoofdstuk II bevat een theoretische uitwerking van het begrip participatie en de toepassing daarvan passend bij de eigen identiteit van Midden-Delfland en de onderscheidende identiteiten van de drie dorpen en het landschap. Vervolgens is hoofdstuk II nader uitgewerkt in vijf uitgangspunten, die zijn opgenomen in hoofdstuk III. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het inwonersinitiatief; hoe kunnen inwoners voorstellen doen om gemeentelijke taken in hun eigen ruimtelijke en sociale leefomgeving over te nemen.

Hoofdstuk V omschrijft welke verwachtingen en rollen gehanteerd worden voor de verschillende partijen (gemeenteraad, college, ambtelijke organisaties en inwoners). Tenslotte bevat hoofdstuk VI een financiële paragraaf. Als bijlage is toegevoegd ambitie 3 uit de Toekomstvisie Midden-Delfland 2050 over participatie en inwoners initiatieven.

WAAROM DIT BELEIDSKADER

Inwoners, maatschappelijke organisaties, ondernemers en daarop aansluitend ook de gemeente Midden-Delfland vinden participatie belangrijk. Participatie, of soms beter gezegd ‘samenwerking’, biedt mogelijkheden om de betrokkenheid te vergroten en de kennis vanuit de samenleving beter te benutten. Daarmee kan de gemeente in gezamenlijkheid de aanpak van maatschappelijke vraagstukken versterken. Participatie kan bij een juiste toepassing bijdragen aan betere besluitvorming, vergroten van het draagvlak, versterken van het vertrouwen in de overheid, het ontstaan van innovatieve oplossingen, het beter betrekken van inwoners bij hun eigen fysieke en sociale leefomgeving en het versterken van de sociale cohesie. Daarnaast is participatie soms ook gewoon wettelijk verplicht.

In de Toekomstvisie Midden-Delfland 2050 hebben inwoners nadrukkelijk aangegeven dat zij meer betrokken willen worden bij het gemeentelijk beleid, uitvoering en projecten. Tevens willen de inwoners meer zelf de verantwoordelijkheid nemen om gemeentelijke taken in de leefomgeving en het sociaal domein over te nemen (zie ook bijlage 1 ‘ambitie 3 uit de toekomstvisie: De gemeente faciliteert en stimuleert met succes initiatieven vanuit de samenleving). Als antwoord op deze ambitie vanuit de gemeenschap van Midden-Delfland streeft de gemeente naar een goede participatie. Hoe dat vorm kan krijgen is uitgewerkt in dit Beleidskader Participatie Midden-Delfland 2025.

UITWERKING AMBITIE

De basisregels om deze kwaliteit te borgen zijn opgenomen in de Participatieverordening Midden-Delfland 2025. Het beleidskader en de verordening gezamenlijk beschrijven welke regels gelden voor participatie in Midden-Delfland. Doelstelling hiervan is een structuur te bieden aan alle partijen voor het organiseren van participatieprocessen en een lerend proces op gang te brengen om daarmee de meerwaarde van goede participatie en inwonersinitiatieven steeds beter te benutten.

Voor de beleidsmatige uitvoering zijn ‘ambtelijke’ handleidingen toegevoegd. Participatie is op zich niet nieuw; Midden-Delfland werkt al langer met de zogenaamde Participatieladder. De ambitie uit de toekomstvisie en wettelijke voorschriften (o.a. artikel 150 Gemeentewet, invoering Omgevingswet) en de algemene maatschappelijk tendens vragen een heroriëntatie op de toepassing van participatie. Hoe kan de gemeente Midden-Delfland goede participatie toepassen, dat een antwoord geeft op onze eigen ambitie. Dit is een leerproces. Ervaringen met dit beleidskader en de participatieverordening worden gebruikt om te komen tot een procesmatige en structurele verbetering van de betrokkenheid van en samenwerking met inwoners. Doel hiervan is de Midden-Delflander de mogelijkheid te geven de betrokkenheid bij de eigen sociale en fysieke leefomgeving te versterken. Hiermee geeft de gemeente samen met de gemeenschap invulling aan de filosofie van Cittaslow om de kwaliteit van leven te vergroten vanuit de kernwaarden Verbinding, Identiteit, Toekomstbestendigheid en Ambitie (VITA).

RELATIE DIENSTVERLENING

Participatie is een bijzondere vorm van dienstverlening. In de Dienstverleningsvisie 2023-2033 is als belofte opgenomen: In de gemeente Midden-Delfland voel jij je begrepen, geholpen, betrokken en thuis. Daar zorgen we voor door oprechte belangstelling te tonen en deskundig, gedreven en naar de bedoeling te handelen. Vertaald naar de ‘samenwerking’ die we vanuit het participatiebeleid willen bereiken, hanteren we de volgende omgangsvormen:

• -

  We hebben oprechte belangstelling in elkaar, elkaars standpunten en elkaars ideeën.

• -

  We denken in mogelijkheden; ja-mits in plaats van nee-tenzij.

• -

  We nemen en hebben allemaal onze eigen verantwoordelijkheid en kijken daarbij wie doet wat in plaats van wie is waar formeel voor verantwoordelijk.

• -

  We denken in mogelijkheden en werken vanuit de bedoeling, waarbij afwijken van regels mogelijk is voor het beste resultaat.

• -

  We communiceren duidelijk en begrijpelijk en doen wat we zeggen en zeggen wat we doen.

2. Toelichting theorie en toepassing participatie in Midden-Delfland

Het Beleidskader Participatie Midden-Delfland 2025 beschrijft hoe meer samenwerking met inwoners kan ontstaan; hoe krijgen inwoners meer invloed op gezamenlijke vraagstukken in de fysieke en sociale leefomgeving. De gemeente betrekt inwoners en biedt mogelijkheden om de invloed van inwoners te vergroten en met hen samen te werken. Participatie kan plaatsvinden op initiatief van de gemeente, inwoners of organisaties.

In dit beleidskader gebruiken we het woord ‘inwoners’ als verzamelterm voor alle betrokkenen, waaronder individuele inwoners, maatschappelijke organisaties, ondernemers en/of een combinatie hiervan. Wanneer het nodig is, is het onderscheid wel benoemd.

BELANG VAN PARTICIPATIE

Wij zien participatie als een manier om inwoners invloed te geven op hun leefomgeving en als een hulpmiddel om de kwaliteit van de besluitvorming te versterken. Participatie is geen doel op zich. Een betere afweging tussen belangen en oplossingen in de besluitvorming kan dan ontstaan doordat:

• -

  Gebruik wordt gemaakt van plaatselijke kennis. Inwoners kennen hun eigen woonomgeving en sociale samenleving het beste. Zij signaleren (eerder) kansen en knelpunten die we als gemeente mogelijk niet kennen.

• -

  Oplossingen en besluiten passen beter bij de praktijk van de maatschappelijke opgaven. Met betrokkenheid van inwoners is de kans groter dat het beleid en de uitvoering passen bij de daadwerkelijke behoeften.

• -

  Besluiten worden gebaseerd op een groter draagvlak. Inwoners worden gehoord en voelen zich eerder serieus genomen. Ook bij negatieve besluiten draagt dat bij aan meer begrip en acceptatie van het besluit.

• -

  Vernieuwende ideeën en oplossingen krijgen meer kans. Inbreng vanuit verschillende perspectieven en rekening houdend met elkaars belangen, kan leiden tot creatieve en efficiëntere oplossingen.

• -

  Tegengestelde belangen zijn eerder bekend. Spanningen en/of zorgen komen eerder op tafel. Hier kan dan beter rekening mee worden gehouden bij de uitwerking of een uitgebreidere toelichting worden gegeven.

• -

  Het vertrouwen in de samenwerking met de gemeente neemt toe. Open en goede participatie dragen bij aan een transparant Midden-Delfland; een gemeente die wil samenwerken met haar inwoners.

WETTELIJK KADER PARTICIPATIE

De noodzaak van participatie is ook erkend door de wetgever. Meerdere wetten bepalen dat participatie verplicht is. De wijze waarop dit wordt vormgegeven is in die wetgeving niet uitgewerkt. Dit wordt overgelaten aan de overheden, waaronder gemeenten. Met het stellen van kaders kan de gemeenteraad hierbij een vorm zoeken die aansluit bij de eigen keuzes en gemeentelijke identiteit. Algemene wettelijke kaders zijn artikel 150 Gemeentewet (participatie en uitdaagrecht) en afdeling 3.4 Algemene wet bestuursrecht (openbare voorbereidingsprocedure). De Omgevingswet stelt binnen het ruimtelijk domein participatie verplicht. Deze vorm van participatie is onderdeel van dit beleidskader en de Participatieverordening Midden-Delfland 2025.

Binnen het Sociaal Domein is participatie opgenomen in artikel 2.1.3 Wet maatschappelijke ondersteuning 2025, 2.10 Jeugdwet en 47 Participatiewet. Die wetgeving is uitgewerkt via de samenwerking met de Adviesraad Sociaal Domein Midden-Delfland. Gelet op het specifieke karakter van cliëntparticipatie uit die wetgeving, is deze verplichting geen onderdeel van dit beleidskader. Uiteraard geldt dit ook voor de Participatiewet, die gericht is op de individuele ondersteuning van inwoners. Het inwonersinitiatief is niet uitgesloten voor de toepassing binnen het sociaal domein. In de praktijk zullen dit soort initiatieven binnen het sociaal domein minder voorgesteld worden vanuit de privacy en relatieve kwetsbaarheid van de doelgroepen.

PRAKTISCH GEBRUIK VAN PARTICIPATIE

Het betrekken van en samenwerken met inwoners is belangrijk, maar leidt niet altijd tot een participatieproces. Het gebruik hiervan vraagt een afweging naar nut, noodzaak en verwachte opbrengst. Als de conclusie is dat een participatieproces meerwaarde kan hebben, wordt dat meegenomen in het verdere voorbereidingsproces van de besluitvorming.

Bij deze afweging is het uitgangspunt dat participatie praktisch haalbaar moet zijn en in verhouding staat tot het doel en de beschikbare middelen. Het vraagt tijd, geld en inzet van mensen. Als dit ontbreekt, wordt geen participatieproces gestart. Ook starten we geen participatie als vooraf duidelijk is dat de uitkomsten niet gebruikt kunnen worden, doordat bijvoorbeeld de marge van beïnvloeding voor de inwoner te beperkt is. Het ontbreken van beïnvloedingsmogelijkheden voor inwoners is ook de reden geweest om de trede ‘informeren’ van de participatieladder niet op te nemen in de verordening en beleid. Informeren is éénrichtingsverkeer van de gemeente naar de inwoner en is daarmee onderdeel van het communicatiebeleid.

Belangrijk is om te beseffen dat de intentie van participatie niet primair bedoeld is om draagvlak te creëren. Het doel van participatie is ook niet om discussies te voorkomen of steun te krijgen. Basis van participatie is om waardevolle en soms kritische perspectieven op te halen. Door verschillende belangen te horen en participanten mee te nemen in de afwegingen, kan uiteindelijk meer draagvlak en acceptatie ontstaan. Inwonersinitiatieven zijn bij dit doel van een aanvullende meerwaarde.

Participatie betekent niet:

• -

  dat alle participanten hun zin krijgen of alles mogen bepalen. Verschillende belangen spelen altijd mee. We hoeven het niet altijd met elkaar eens te zijn, en niet iedereen zal altijd tevreden zijn met het uiteindelijke besluit. Het doel is om een goed afgewogen besluit te nemen.

• -

  dat altijd zoveel mogelijk invloed wordt gedeeld. De mate van invloed (participatieladder, zie artikel 4, tweede lid, onder c, van de verordening) hangt af van de inhoud en het proces. Soms is maximale invloed voor participanten niet mogelijk of wenselijk, omdat de gemeente een afweging moet maken tussen verschillende belangen. Een afweging tussen het maatschappelijk en landschappelijk belang versus het (private) inwonersbelang voor de eigen sociale en woonomgeving.

• -

  dat iedereen altijd moet meedoen. Niet alle inwoners willen deelnemen, en dat is geen probleem. Het is belangrijk dat wie wél wil meedoen, de kans krijgt. Daarom wordt ook een mix van communicatiekanalen en middelen gebruikt om zoveel mogelijk inwoners en verschillende doelgroepen te bereiken.

WAT IS GOEDE PARTICIPATIE?

Een onjuiste toepassing van het middel participatie leidt tot een tegengesteld effect van wat we willen bereiken. Vragen daarbij zijn wanneer is het proces geslaagd en wat is voor Midden-Delfland goede participatie. Het antwoord op deze vragen verschilt per persoon. Sommigen vinden dat inwoners overal bij betrokken moeten worden, terwijl anderen vinden dat de gemeente veel zelfstandig moet regelen. Hier is geen absoluut goed of fout in te onderscheiden. De wetgever heeft met de wijziging van artikel 150 Gemeentewet bewust geen inhoudelijke eisen gesteld. Iedere gemeente moet ‘iets’ regelen, maar over de inhoud zijn geen wettelijke eisen opgenomen. Participatie gaat over verschillende belangen, perspectieven en waarden. Dit beleidskader geeft inzicht hoe Midden-Delfland participatie beschouwt en denkt te kunnen gebruiken. Als besloten wordt participatie als aanvullend instrument voor de besluitvorming in te zetten, dan bevat de Participatieverordening Midden-Delfland 2025 algemene regels voor de toepassing. Om uniformiteit in de toepassing na te streven en het lerend vermogen maximaal te gebruiken, is voor de organisatie op basis van dit beleidskader een model participatieplan met handleiding opgesteld.

De verordening, het beleidskader en de handleidingen bieden aan de inwoners duidelijkheid. Voor de gemeenteraad zijn de verordening en het beleidskader instrumenten om invulling te geven aan de kaderstellende rol. Daarnaast is het een instrument om achteraf de kwaliteit van het participatieproces te toetsen aan deze kaders. Deze toetsing staat los van het waardeoordeel over het genomen of te nemen besluit. Een goed participatieproces kan leiden tot een ongewenst besluit en een slecht participatieproces kan ook leiden tot een goed besluit. Voor de evaluatie en het lerend vermogen van de organisatie leveren beide uitkomsten leerzame ervaringen op.

Dit beleidskader biedt dan ook nog geen antwoord op de vraag wat goede participatie is. Het kader geeft inzicht hoe participatie wordt ingevuld in Midden-Delfland en wat het moet gaan opleveren. Daarnaast bevat het elementen die naar onze mening bijdragen aan een betere betrokkenheid van en samenwerking met onze inwoners. Tenslotte biedt het inzicht wat de verschillende bij participatie betrokken partijen van elkaar kunnen en mogen verwachten.

Participatie wordt in toenemende mate in wetgeving opgenomen. Participatie is daarmee steeds minder vrijblijvend. Voor de gemeente Midden-Delfland geldt dat participatie meer is; het mag niet worden gezien als een verplichting. Participatie is een middel dat moet bijdragen aan een maatschappelijk doel en vanuit betrokkenheid van inwoners van meerwaarde is bij de besluitvorming. De Toekomstvisie Midden-Delfland 2050, de maatschappelijke ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen leiden tot een intensivering van het aantal participatieprocessen. Dit zorgt voor een wijziging van de werkprocessen, extra inzet bij de beleidsvoorbereiding, mogelijk hogere communicatiekosten, maar vooral een wijziging in het denken en doen. Daarom wordt in dit beleidskader gesproken over een lerend vermogen. Ervaring en leren van fouten moeten ervoor zorgen dat de kwaliteit van de participatieprocessen toeneemt, met als ultieme doel in de verre toekomst vast te stellen wat goede participatie wel is.

3. Uitgangspunten

Bij participatie is in de uitvoeringspraktijk meestal sprake van maatwerk. De startsituatie per onderwerp kan verschillen. Deze situatie doet zich al voor bij het bewust kiezen om wel of geen participatie toe te passen; is in deze specifieke situatie participatie haalbaar én is sprake van een meerwaarde. Als gekozen is om het instrument te gebruiken om bij te dragen aan het maatschappelijk doel zijn er meerdere variabelen die geïnventariseerd moeten worden op basis waarvan een concreet participatieplan gemaakt wordt. (zie ook model participatieplan Midden-Delfland).

Met het bewuster toepassen van participatie willen we bijdragen aan een betere besluitvorming. Het objectief meetbaar maken van deze doelstelling is niet mogelijk. Wij achten het participatiebeleid geslaagd als in de praktijk blijkt dat inwoners zich meer actief (kunnen) inzetten bij participatietrajecten en hun ervaringen en plaatselijke omgevingsbekendheid hebben bijgedragen aan beter inpasbare en uitvoerbare plannen.

Artikel 4 van de Participatieverordening Midden-Delfland 2025 bevat de formele procedurele regels die gevolgd moeten worden. Om alle betrokkenen vooraf inzicht en duidelijkheid te geven zijn in dit hoofdstuk de beleidsmatige en kaderstellende uitgangspunten met een korte toelichting opgenomen:

• 1.

  Bij de start van een proces kiezen we er bewust voor om wel óf niet het instrument van participatie te gebruiken.

• 2.

  Bij het gebruik maken van participatie betrekken we inwoners zo vroeg als mogelijk is bij het proces, beleid of project.

• 3.

  Tijdens het participatieproces zijn we transparant in keuzes en afwegingen en duidelijk over het proces.

• 4.

  Ons streven is om iedereen die mee wil doen, de kans hiervoor te bieden.

• 5.

  Bij participatie zorgen we voor een goede terugkoppeling wat wel en niet van de inbreng is overgenomen.

• 6.

  Wij blijven leren van praktijkervaringen en passen maatwerk toe als dat leidt tot een betere kwaliteit.

• 7.

  Wij ondersteunen initiatieven van inwoners.

Ad 1 Bewuste keuze voor participatie

Bij elk vraagstuk beoordelen we zorgvuldig of participatie wordt ingezet. Als sprake is van een relevante mogelijkheid, is de onderbouwde keuze hiervoor openbaar en wordt in de beslisnota vastgelegd. Deze bewuste keuze wordt gebaseerd op de volgende randvoorwaarden, die daarna worden uitgewerkt in het participatieplan:

• -

  Duidelijkheid over het doel en de ruimte voor invloed (participatieladder).

• -

  Voldoende tijd en middelen voor een zorgvuldig proces.

• -

  Bereidheid om daadwerkelijk iets te doen met inbreng van inwoners.

• -

  Een passende participatievorm bij het vraagstuk én de doelgroep(en).

Ons uitgangspunt is primair dat inwoners worden betrokken en samenwerking kan ontstaan als sprake is van een wijziging die direct van invloed is op hun eigen leefomgeving of sociale omgeving. Dit zijn vaak ook situaties waar we als gemeente eerder bereid zijn met minder invloed op de besluitvorming in te stemmen. Bij zaken van een hoger abstractieniveau en besluiten die zich specifiek richten op het hogere algemeen maatschappelijk of landschappelijk belang, dat het individuele belang verder overstijgt, wordt minder invloed afgestaan. In die situaties wordt eerder gekozen voor een lagere trede van invloed op de participatieladder of het niet toepassen van participatie. Bij deze situaties kan ook in een latere fase bij een deelproces wel sprake zijn van een vorm van participatie. Daarbij is dan bij het primaire proces geen participatie mogelijk, maar bij de uitvoering en realisatie wel.

Op basis van bovenstaande randvoorwaarden leidt beantwoording van de volgende drie vragen tot het toepassen van participatie en welke vorm:

• 1.

  Is participatie van toegevoegde waarde?; draagt participatie bij aan betere oplossingen, draagvlak of kwaliteit van het besluit.

• 2.

  Is participatie mogelijk?; is er voldoende ruimte voor invloed en zijn er in potentie haalbare opties om inwoners te betrekken en invloed te geven?

• 3.

  Is participatie wenselijk?; past participatie bij het vraagstuk en het maatschappelijk belang.

Ad 2 Inwoners zo vroeg mogelijk betrekken

De publieke waarde van de Cittaslow Midden-Delfland is om bij te dragen aan het verbeteren van de kwaliteit van leven voor haar inwoners, ondernemers en bezoekers. Participatie is een middel om dat doel te bereiken. Dit kan onder andere bereikt worden door inwoners zo vroeg mogelijk te betrekken bij een project of beleidsproces. Hierdoor worden hun ideeën, zorgen en belangen tijdig meegenomen. Deze belangen komen dan niet achteraf aan bod en dit voorkomt dat verbeterpunten niet meer verwerkt kunnen worden. Vroege betrokkenheid draagt bij aan de kwaliteit van het plan en verkleint de kans op onverwachte bezwaren in latere fasen. De vorm en het proces van participatie worden afgestemd op het specifieke project of proces.

Het vroegtijdig betrekken van inwoners leidt vaak tot een participatieparadox. Zeker in ruimtelijke gebiedsprocessen doet dit zich voor. Hoe eerder inwoners betrokken zijn (participatief ontwerpen), hoe meer kans op beïnvloeding van de oplossingsrichting. Tegelijkertijd is dan ook nog veel onduidelijk over de exacte kaders en beïnvloedingsmogelijkheden. Dit vraagt bij zwaardere onderwerpen een splitsing in verschillende participatieprocessen. Daarbij is het belangrijk duidelijk te communiceren over wat vaststaat en nog niet, welke keuzes nog volgen en wat de mate van invloed is op welke deelaspecten van het uiteindelijke besluit.

Ad 3 Transparante keuzes en duidelijk proces

We geven bij de start van een project duidelijk aan wat de vraag is die centraal staat, wat het doel van de participatie is en hoeveel invloed inwoners kunnen hebben. Zo weten deelnemers vanaf het begin of beïnvloeding mogelijk is via inspraak (raadplegen), adviseren, coproduceren of meebeslissen (treden participatieladder). We spreken dit vooraf af en leggen het goed uit, zodat er geen onduidelijke verwachtingen ontstaan. Deze vier lagen van de participatieladder hebben het volgende uitgangspunt voor de ruimte van beïnvloeding en richting gevende kwalificatie bij de besluitvorming:

• -

  Inspraak: raadplegen door inwoners actief te betrekken om meerdere perspectieven te verzamelen en te betrekken bij de besluitvorming.

• -

  Adviseren: in gesprek zijn met inwoners met daarbij de mogelijkheid tot discussie en de adviezen die daaruit voortkomen te betrekken bij de besluitvorming met motivering waarom wel of niet adviezen worden overgenomen.

• -

  Coproduceren: het actief en op gelijkwaardige wijze meebepalen en meewerken aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken en het vormgeven van beleid.

• -

  Meebeslissen: inwoners krijgen een directe actieve invloed op de besluitvorming, waarbij het bestuursorgaan aangeeft op bepaalde aspecten geen gebruik te maken van zijn formele beslissingsmandaat.

Deelnemers horen via welke kanalen we communiceren, zodat zij het proces kunnen volgen. We zorgen dat inwoners op tijd informatie krijgen over het onderwerp, zodat zij een mening kunnen vormen.

In het participatieplan leggen we vast welke keuzes we maken, bijvoorbeeld waarom we bij het ene project een informatieavond organiseren en bij het andere een online enquête houden. Dit zorgt voor openheid naar inwoners en helpt de gemeentelijke organisatie te leren om het participatieproces te verbeteren.

Terugkoppeling vinden we belangrijk. Na elk participatietraject ontvangen de deelnemers een helder en beknopt verslag met samenvatting van de opgehaalde ideeën. We geven altijd aan wat er met de inbreng is gedaan, welke keuzes zijn gemaakt en waarom. Vanuit het belang van goede participatie en helderheid zijn deze aspecten opgenomen in de participatieverordening en de handleiding bij het model participatieplan.

Bij voorkeur wordt deze werkwijze ook overgenomen door initiatiefnemers bij ruimtelijke processen. Dit is juridisch niet af te dwingen. In de leidraad voor beoordeling van de participatie door derden (zie hoofdstuk 4 van de verordening) is aan de wijze waarop deze uitgangspunten zijn toegepast een waardeoordeel gekoppeld. Deze beoordeling wordt dan bij het gemeentelijk besluit op de omgevingsvergunning meegewogen en wordt daarmee ook een toetsingselement in een eventuele bezwaar- en beroepsprocedure.

Ad 4 Iedereen krijgt de kans mee te doen

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om mee te doen aan een participatieproces. Uiteindelijk is het de keuze van inwoners zelf om wel of niet actief met de gemeente samen te werken aan een beleidsproces of project. Niet iedereen en iedere doelgroep zal actief meedoen. Vanuit het werken aan het algemeen belang neemt de gemeente ook aspecten mee in de besluitvorming die niet ingebracht zijn. Het ontbreken van niet benoemde belangen is ook onderdeel van de besluitvorming. De situatie kan zich voordoen dat voorgestelde aanpassingen niet worden overgenomen vanuit de belangen van niet betrokkenen en/of het algemeen en landschappelijk belang.

We vergroten de mogelijkheden van participatie op verschillende manieren. Wij gebruiken eenvoudige taal (programma Heldere Taal) in uitnodigingen en publicaties. Hierdoor kan het grootste deel van de inwoners begrijpen wat gewijzigd wordt en waar men invloed op kan uitoefenen. We maken bewust een keuze om digitale en fysieke participatie mogelijk te maken.

Bij het participatieproces zetten we een mix van communicatiemiddelen in. Deze mix is afhankelijk van het beleidsproces of project. Om een laagdrempelige wijze van participatie te ondersteunen is een partytent aangeschaft. Deze kan in de wijk op de locatie van een project geplaatst worden. Dit is ondersteunend aan de wens om zoveel mogelijk laagdrempelig te zijn, waarbij persoonlijke contacten en netwerken aanvullend zijn om zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken. Middelen zijn onder andere brieven met informatie voor direct omwonenden, inloopbijeenkomsten, inzage in het gemeentehuis, social media etc. Aan de communicatiemix wordt een nieuw digitaal instrument toegevoegd. Dit houdt een aanvulling op de gemeentelijke website in. De uitbreiding van de website houdt onder meer in dat bewonersbrieven gepubliceerd worden, digitaal gereageerd kan worden (met als optie dat ook onderling gereageerd kan worden), enquêtes worden gevoerd, een burgerpanel voor gerichte vragen opgebouwd kan worden, participatieverslagen gepubliceerd kunnen worden. Tevens biedt dit platform de mogelijkheid om inwonersinitiatieven in te dienen.

Participatie door alle doelgroepen is het streven, maar blijft in de praktijk lastig. Deze paradox blijkt in de praktijk. Uit meerdere externe onderzoeken blijkt dat inwoners het belangrijk vinden invloed te hebben op hun eigen sociale en fysieke leefomgeving. Tegelijkertijd is de actieve betrokkenheid in de praktijk door meerdere oorzaken beperkt. Dat varieert van het ontbreken van tijd tot aan gelatenheid dat participatie geen nut heeft. Bij de meer abstracte onderwerpen zijn het vaak dezelfde mensen en/of maatschappelijke organisaties die meedoen. Deze betrokkenheid is positief en dient te worden behouden. Tegelijkertijd maakt dit feit het wenselijk om extra te investeren in het betrekken van andere inwoners om op die manier het vraagstuk en de oplossingsrichting vanuit meerdere perspectieven te kunnen benaderen.

Ad 5 Bij participatie zorgen we voor een goede terugkoppeling wat wel en niet van de inbreng is overgenomen

Een zorgvuldige terugkoppeling is een essentieel onderdeel van een kwalitatief goed participatieproces. Het laat zien dat de inbreng van deelnemers serieus is genomen. Deze verplichting, die ook in de verordening is vastgelegd, draagt bij aan het vergroten van transparantie en vertrouwen in het proces. Daarom wordt na afloop van een participatietraject duidelijk gecommuniceerd wat er met de opgehaalde input is gedaan: welke suggesties, zorgen of ideeën zijn meegenomen in het uiteindelijke besluit of ontwerp. Dit geldt ook voor inbreng die niet is overgenomen met een beknopte toelichting waarom die inbreng niet is overgenomen. Deze terugkoppeling kan plaatsvinden via verschillende kanalen, afhankelijk van de doelgroep en het type participatie, zoals een verslag, nieuwsbrief, website of bijeenkomst. Door dit structureel en helder te doen, erkennen we de waarde van de inbreng van inwoners tijdens het participatieproces. Dit uitgangspunt draagt bij aan het versterken de invloed en betrokkenheid bij inwoners en andere belanghebbenden.

Ad 6 Maatwerk in een lerende organisatie

We vinden het belangrijk dat we op een duidelijke en herkenbare manier keuzes maken over participatie. Zo ontstaat een heldere structuur waar inwoners op kunnen vertrouwen. Daarom werken we met een participatieplan en een vast intern model met handleiding. Deze bieden houvast bij het kiezen en uitvoeren van de juiste participatievorm. Zo worden wij als gemeente steeds beter in het organiseren van participatie, en weten inwoners en andere deelnemers beter wat ze kunnen verwachten.

Ruimte voor maatwerk

Niet elke situatie is hetzelfde en soms is een andere aanpak nodig. Maatwerk binnen participatieprocessen blijft daarom mogelijk. Belangrijk is wel dat we altijd onderbouwen en delen waarom we bepaalde keuzes maken.

Midden-Delfland werkt al langer met de participatieladder en betrekt op verschillende manieren inwoners bij beleid en projecten. In die zin is participatie niet nieuw. Met dit Beleidskader Participatie Midden-Delfland 2025 wordt een verbeterslag gemaakt om de kwaliteit en herkenbaarheid van de participatie te verhogen en op die manier toe te werken naar meer samenwerking met inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers. In de Toekomstvisie Midden-Delfland 2050 hebben onze inwoners hierom gevraagd.

Versterken van de participatie is ook wenselijk vanuit de huidige maatschappelijke ontwikkelingen, versterken van de democratie e.d. Los van deze ontwikkelingen is het wenselijk hier te constateren dat bij bovenstaande keuzes vooral sprake is van een intrinsieke motivatie om tot een omslag te komen. Het betrekken van inwoners is van meerwaarde en wenselijk om tot een betere kwaliteit van beleid, besluiten en uitvoering te komen.

De omslag naar het anders werken is een lerend proces. Dat proces wordt ondersteund door dit beleidskader, verordening en ambtelijke handleidingen. In de ambtelijke organisatie stimuleren we het lerend vermogen door ervaringen en participatieverslagen met elkaar te delen. In het participatieverslag is op basis van artikel 6, tweede lid, onder d, van de verordening de verplichting opgenomen een beknopte evaluatie op te stellen.

Ad 7 Ondersteunen van initiatieven van inwoners

In bijlage 1 (ambitie 3 Toekomstvisie Midden-Delfland 2050) is de wens van de Midden-Delflander opgenomen om de vitaliteit van de eigen dorpen en het landschap vanuit eigen initiatief te versterken. Het inwonersinitiatief, als bijzondere vorm van overheidsparticipatie, is niet nieuw. Met dit beleidskader en de verordening wordt de mogelijkheid om hiervan gebruik te maken breder bekend en gereguleerd. Hierbij is het nadrukkelijk niet de bedoeling een systeem georiënteerde benadering te kiezen, maar het scheppen van duidelijkheid voor alle partijen. Gekozen is voor een aantal basisuitgangspunten om de mogelijkheid van maatwerk zo veel als mogelijk open te houden.

Voor het slagen van deze initiatieven staat de interactie tussen inwoners en medewerkers centraal. Basishouding bij inwonersinitiatieven is dan ook ‘ja-mits’ en niet ‘nee-tenzij’. Dit sluit aan op de uitgangspunten van de Dienstverleningsvisie 2023-2033 en de visie VITA Cittaslow. Het wetsvoorstel Versterking waarborgfunctie Algemene wet bestuursrecht draagt bij aan de formele ondersteuning van deze werkwijze door het opnemen van een normering voor ‘het werken volgens de bedoeling’.

In de praktijk werken we al met meerdere vormen van inwonersinitiatieven. Deze variëren in de fysieke leefomgeving van de exploitatie van De Dorpshoeve en sportparken, voedselbos tot onderhoud van de openbare ruimte en geveltuintjes. Binnen het sociaal domein is vaak sprake van een combinatie van uitvoering door samenwerking tussen maatschappelijke organisaties, vrijwilligers en de gemeente; in het bijzonder met Stichting Welzijn Midden-Delfland.

Consequentie van het instemmen met een inwonersinitiatief is dat een deel van de controle en verantwoordelijkheid wordt overgedragen aan de samenleving. Ook hier geldt dat sprake is van een lerend vermogen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met formele bestuursbevoegdheden op basis waarvan, ook bij overdracht, de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij het gemeentebestuur blijft. De meerwaarde van initiatieven uit de samenleving en de vaak relatief beperkte risico’s zijn voor Midden-Delfland reden om toegankelijk en benaderbaar te zijn voor deze initiatieven.

Uit contacten met de samenleving blijkt dat vooral behoefte is aan een vast contact binnen de gemeentelijke organisatie. Bij voorkeur ook per dorp. Dat geldt bij het indienen van een initiatief en bij het verder uitwerken van dit initiatief. Gezien de beperkte formatie binnen Midden-Delfland is dit vanuit de combinatie van verschillende deskundigheden moeilijk te realiseren.

4. Inwonersinitiatief

Het inwonersinitiatief is een uitwerking van artikel 150, derde lid, Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een verordening regels moet stellen over de wijze waarop ingezetenen en maatschappelijke partijen gemeentelijke taken kunnen uitvoeren. Dit is geregeld in hoofdstuk 3 (artikelen 7 tot en met 10) van de Participatieverordening Midden-Delfland 2050. Deze vorm van participatie wordt ook aangeduid als overheids-participatie, uitdaagrecht of right to challenge. Onderscheidend beginsel bij deze vorm van samenwerking is dat het initiatief vanuit de samenleving komt. In de verordening (begripsomschrijving) is het inwonersinitiatief aangeduid als: ‘de mogelijkheid voor inwoners, ondernemers en/of maatschappelijke partijen om voorstellen te doen de feitelijke uitvoering van een gemeentelijke taak over te nemen’.

Naast de algemene wetgeving in de Gemeentewet is het overnemen van gemeentelijke taken ook al opgenomen in andere nationale wetgeving. Artikel 2.6.7 van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 biedt de mogelijkheid bij AMvB het uitvoeren van taken van de gemeente over te nemen. Een vergelijkbare bepaling is bij amendement opgenomen in artikel 6, vijfde lid, van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen. Achterliggende gedachte is dat een inwonerscollectief een gemeentelijke bibliotheekvoorziening kunnen overnemen.

WAAROM ONDERSTEUNING VAN HET INWONERSINITIATIEF

Midden-Delfland kent een actieve samenleving waar sprake is van een stevige sociale cohesie. Inwonersinitiatieven zijn belangrijk omdat zij zorgen voor vitaliteit in de dorpen en het landschap en bijdragen aan het behoud van de sociale cohesie. Ondersteuning vloeit ook voort uit de ambities van inwoners uit de Toekomstvisie Midden-Delfland 2050. Het mogelijk maken om gemeentelijke taken over te nemen past ook goed bij Cittaslow; één van de uitgangspunten bij de oprichting van deze internationale vereniging was het tegengaan van de globalisering en de vraag meer eigenaarschap ‘terug te geven’ aan de samenleving.

LAAGDREMPELIG INDIENEN VOORSTELLEN

Het indienen van een voorstel kent voor een grote groep inwoners en organisaties een drempel. Wat wordt gevraagd, met wie moet ik contact opnemen, wat kan wel en wat kan niet? Met dit beleidskader is het streven deze drempel zo veel mogelijk te verlagen. Tegelijkertijd wordt het interne proces aangepast om te voorkomen dat het enthousiasme bij het initiatief wegvloeit. Voor het indienen van het voorstel is het ‘Aanvraagformulier inwonersinitiatief’ opgesteld. De voorwaarden uit de verordening zijn in dit formulier verwerkt als vragen. De beantwoording van de vragen ondersteunt de inwoners bij het nadenken welke elementen van belang zijn om een gemeentelijke taak over te nemen. Daarnaast biedt de beantwoording een goede basis om het (ambtelijk) gesprek te voeren over de mogelijkheid te komen tot een duurzame samenwerking met het inwonerscollectief.

Het formulier is digitaal beschikbaar en kan dan ook digitaal worden ingediend. Voor de ontvangst is een vast contactpersoon aanwezig. Deze zorgt ervoor dat het na het indienen binnen drie weken in het Directieteam wordt besproken. Dit is wenselijk doordat de meeste maatschappelijke initiatieven een relatie hebben met meerdere beleidsvelden. Door vanuit de directie direct één coördinerend contactpersoon aan te wijzen, wordt voorkomen dat de inwoner met meerdere medewerkers contact moet hebben.

BEOORDELING INWONERSINITIATIEF

In artikel 9 van de verordening zijn algemene criteria opgenomen wanneer een verzoek toegewezen kan worden. Een uitwerking in detail is niet wenselijk en praktisch lastig. Verwachting is dat ieder voorstel van inwoners vraagt om maatwerk. Met het vastleggen van uitputtende criteria worden mogelijke maatschappelijke initiatieven al in de kiem gesmoord. Ervaring met eerdere verzoeken laat zien dat ieder initiatief net iets anders is.

Maatwerk houdt in dat per initiatief randvoorwaarden worden gesteld en ondersteuning geboden wordt om het voorstel uit te werken in een uitvoeringsplan. Basisvoorwaarde voor het in behandeling nemen is dat realisatie en uitvoering van het initiatief structureel gewaarborgd zijn, met een betere kwaliteit en/of lagere kosten. Voorstellen worden met een positieve en open houding beoordeeld. Hierbij gelden de uitgangspunten van de Dienstverleningsvisie 2023-2033. Deze is kort samengevat in de belofte: In de gemeente Midden-Delfland voel jij je begrepen, geholpen, betrokken en thuis. Daar zorgen we voor door oprechte belangstelling te tonen en deskundig, gedreven en naar de bedoeling te handelen.

BESLUITVORMING INWONERSINITIATIEF

Indieners van het verzoek kunnen aangeven welke rol van de gemeente verwacht wordt. Bij de beoordeling hebben de bestuursorganen een eigen verantwoordelijkheid welke rol ingenomen wordt. Dit kan globaal zijn:

• -

  Stimuleren: de wens de gemeentelijke taak over te nemen of het project uit te voeren wordt ondersteund. Het uitwerken en de realisatie wordt overgelaten aan de initiatiefnemers. De begeleiding bestaat uit het informeren over noodzakelijke randvoorwaarden en overdragen van kennis. Bijvoorbeeld; buurtpreventie, energiecoöperatie.

• -

  Faciliteren: overname van de gemeentelijke taak of uitvoeren van het project heeft een maatschappelijke meerwaarde. De gemeente stelt incidenteel of structureel faciliteiten beschikbaar om realisatie mogelijk te maken. Dit kan gaan om budgetten, fysieke middelen (beplanting, straatmeubilair) en/of ambtelijke ondersteuning in de vorm van kennisoverdracht.

• -

  Regisseren: de maatschappelijke betrokkenheid bij het overnemen van een gemeentelijke taak of uitvoeren van het project is van meerwaarde. Tegelijkertijd zijn op de taak of het project landelijke richtlijnen van toepassing of zijn relevante dwarsverbanden met andere taken aanwezig. In die situatie voert de gemeente de regie bij het onderzoek naar overname en worden die onderwerpen meegenomen bij het maken van afspraken bij overname.

Bij het instemmen van het voorstel kan sprake zijn van verschillende mogelijkheden:

• -

  Realiseren: in bestuurskundige zin wordt het gemeentelijke beleid of de regelgeving aangepast. In praktische zin houdt dit in dat fysieke maatregelen worden uitgevoerd. Voorbeeld is het met een wijkvereniging realiseren van geveltuintjes of boomkruinen.

• -

  Overdragen: de (groep van) initiatiefnemer neemt de taak over van de gemeente. Een voorbeeld kan zijn het inrichten en onderhouden van de openbare ruimte, exploitatie van een gemeentelijk gebouw (De Dorpshoeve).

• -

  Zelfbeheer: de (groep van) initiatienemer(s) gaat zelfstandig de taak of het project realiseren. Voorbeelden hiervan zijn de uitvoering van het ligplaatsenbeleid (WSV Schipluiden), dierenwei, pluktuin of voedselbos.

Met de (groep van) inwoner(s) worden bij toekenning van het voorstel afspraken gemaakt. Dit is ook noodzakelijk, omdat formeel sprake blijft van een bestuurlijke en in sommige situaties ook een juridische verantwoordelijkheid. In artikel 10 zijn de onderwerpen genoemd waar die afspraken betrekking op hebben. Het gaat daarbij dan om het proces, het gewenste resultaat, de looptijd, de uitvoering en financiën. Tevens worden afspraken gemaakt wat te doen bij niet nakomen van de afspraken, bij het (tussentijds) beëindigen van het project of taak. Evaluatie is ook onderdeel van de afspraken, waarbij met name aandacht wenselijk is voor tussentijds overleg over de voortgang en eventuele aanpassingen die wenselijk zijn op basis van praktijkervaringen.

Andere optie is het overdragen van taken. De (groep van) initiatiefnemers neemt deze taak over. Een voorbeeld kan zijn het inrichten en onderhouden van delen van de openbare ruimte. Bij afwijzing van het voorstel staat meestal geen formele rechtsgang open voor de initiatiefnemer. Hiervoor moet sprake zijn van een beschikking in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Dat zal bij de meeste voorstellen niet aan de orde zijn. Op basis van de concrete situatie kan de bezwaarschriftencommissie de ontvankelijkheid beoordelen en het bestuursorgaan op basis van het advies van de bezwaarschriftencommissie een besluit nemen. In de praktijk zal bij het niet accepteren van de afwijzing meer gebruik worden gemaakt van de bestuurlijke lijn door in gesprek te gaan met collegeleden en/of raadsleden of maakt de gemeenteraad gebruik van één van zijn instrumenten op basis van de Gemeentewet en het reglement van orde.

5. Rollen en verwachtingen

Participatie heeft betrekking op de samenwerking en onderlinge verhoudingen tussen inwoners en de gemeente, inwoners onderling en de relatie tussen de gemeentelijke bestuursorganen. Alleen in onderlinge afstemming en samenwerking met elkaar komt de meerwaarde van participatie en inwonersinitiatieven beter tot haar recht. In dit hoofdstuk is een opsomming opgenomen wat ieders rol en verantwoordelijkheid hierin zijn en welke verwachtingen daarbij horen.

DE GEMEENTERAAD

De gemeenteraad vertegenwoordigt de inwoners van Midden-Delfland en heeft de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid over veel onderwerpen. De gemeenteraad:

• -

  Controleert of de participatiekaders zoals beschreven in de participatieverordening en dit beleidskader worden uitgevoerd en nageleefd.

• -

  Agendeert bij het college wanneer behoefte is om een bepaald participatietraject actief te bespreken in de commissie- of raadsvergadering.

• -

  Blijft open staan voor de inbreng van inwoners die met participatie in beeld komen en hun inbreng serieus meeweegt in de besluitvorming.

• -

  Vooraf en achteraf transparant is over de afwegingen en keuzes die worden gemaakt over participatie en participatie-uitkomsten.

• -

  In voorkomende situaties middelen beschikbaar stelt die nodig zijn om het gewenste niveau van participatie te realiseren binnen de gemeente Midden-Delfland.

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

Het college is verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de besluitvorming over het gebruik van participatie en het participatieproces. Het college:

• -

  Neemt de verantwoordelijkheid voor het naleven van de kaders en zorgt dat de raad tijdig over voldoende informatie beschikt om hierop toe te zien. Informatie hierover wordt in ieder geval opgenomen bij relevante beleidsprocessen en in de programmabegroting en jaarrekening.

• -

  Draagt in specifieke situaties zorg voor de uitwerking van het participatieproces als onderdeel van de voorbereiding van de besluitvorming door de gemeenteraad.

• -

  Agendeert voor de commissie- en/of raadsvergadering het participatieplan wanneer op voorhand te verwachten is dat behoefte bestaat aan betrokkenheid vanuit de raad; bijvoorbeeld bij gevoelige dossiers of onderwerpen met grote maatschappelijke impact.

• -

  Hanteert als uitgangspunt dat participatie wordt gebruikt als dit relevant en mogelijk is. Leidraad is de participatieverordening en dit beleidskader. Hierbij geldt dat niet ieder participatietraject met de commissie of gemeenteraad besproken wordt.

• -

  Faciliteert de ambtelijke organisatie in tijd (prioritering) en met middelen om participatie goed uit te voeren.

DE AMBTELIJKE ORGANISATIE

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is de ambtelijke organisatie belast met de uitvoering. De ambtelijke organisatie:

• -

  Bereidt participatie goed voor en zorgt er daarbij voor dat volgens de bedoeling van samenwerking en betrokkenheid het proces vanuit de raadskaders wordt uitgevoerd.

• -

  Adviseert het college op basis van een participatieplan (zie model participatieplan Midden-Delfland met handleiding) over de eventuele meerwaarde van het gebruik van het instrument van participatie. In voorkomende situaties wordt hierbij ook geadviseerd de gemeenteraad te informeren via de maandlijst, raadsinformatiebrief of agendering in een commissie- en/of raadsvergadering.

• -

  Zorgt dat medewerkers objectief en geïnteresseerd luisteren naar verschillende belangen en perspectieven en dat zij zich inspannen om deze onderwerpen bespreekbaar te maken. Zij doen dit op basis van de ‘belofte’ uit de Dienstverleningsvisie 2023-2033: ‘In de gemeente Midden-Delfland voel jij je begrepen, geholpen, betrokken en thu is. Daar zorgen we voor door oprechte belangstelling te tonen en deskundig, gedreven en naar de bed oeling te handelen.’

INWONERS (INCLUSIEF ONDERNEMERS EN MAATSCHAPPELIJKE ORGANISATIES)

Participatie en samenwerking bieden beïnvloedingsmogelijkheden en dragen bij aan de persoonlijke betrokkenheid bij hun eigen sociale en fysieke leefomgeving. Onze inwoners:

• -

  Zetten zich constructief in bij participatieprocessen en staan open voor een gesprek over andere meningen, opvattingen en belangen.

• -

  Gaan respectvol om met andere deelnemers, deskundigen, bestuurders en ambtenaren.

• -

  Nemen zelf het initiatief om hun mening respectvol te uiten als zij ergens bij betrokken willen worden of een inwonersinitiatief voorstellen.

• -

  Volgen het beleidskader en verordening en dienen een inwonersinitiatief in op basis van de richtlijnen uit de participatieverordening.

• -

  Denken constructief mee en zijn bij deelname bereid om hun specifieke kennis, deskundigheid en vaardigheid te delen om te komen tot betere plannen en besluitvorming.

6. Financiële paragraaf

Participatie vraagt om een zorgvuldige organisatie en inzet van capaciteit aan de voorkant van het proces. Dit kan betekenen dat in de planvoorbereiding en beleidsontwikkeling meer tijd en inzet van medewerkers nodig is om inwoners en de verschillende doelgroepen te betrekken. Deze investering in de voorbereiding en uitvoering van participatie leidt in beginsel tot een hogere ureninzet, begeleiding en extra kosten voor het gebruik van de communicatiemix. Tegelijkertijd verwachten wij dat een goed georganiseerde participatie bijdraagt aan een betere kwaliteit van plannen en besluitvorming, meer draagvlak, minder vertraging in de uitvoering en een efficiëntere bezwaarprocedure (mogelijk minder bezwaren en duidelijkheid over de geschilpunten). Deze mogelijke opbrengst leidt dan weer tot een besparing in tijd en kosten in latere fases van het proces, bijvoorbeeld doordat juridische procedures of herzieningen worden voorkomen. Goede participatie draagt ook bij aan een efficiëntere uitvoering doordat plannen en besluiten beter aansluiten bij de wensen en ideeën van de samenleving.

BALANS IN UITVOERINGSLASTEN

Voor de ambtelijke kosten gaan wij uit van een balans tussen de extra inspanning aan het begin van het proces en de opbrengsten bij besluitvorming en realisatie. In hoeverre de kosten geheel in balans zijn, is niet in te schatten. Wij houden er rekening mee dat de omschakeling die met dit beleidskader beoogt is ertoe leidt dat een verschuiving plaatsvindt van ambtelijke inzet. Een verschuiving in de fase van het proces van extra inzet bij de voorbereiding en een mogelijke verschuiving vanuit deskundigheid en vaardigheden. Daarnaast zal opdoen van ervaring en het werken als lerende organisatie een extra tijdsinspanning opleveren. Dit is vooral tijdens het eerste jaar merkbaar bij de implementatie. Deze extra inspanning wordt opgevangen met bewuste keuzes in het aantal en omvang van te voeren participatietrajecten. Vervolgens vindt op basis van leerervaringen en het gebruik maken van goede voorbeelden en ervaringsdeskundigen in de organisatie een toename van de participatie plaats.

De wijzigingen in het proces doen zich voor in de hele organisatie; van bedrijfsvoering tot en met het fysieke en sociale domein. Het ramen van de effecten is praktisch niet mogelijk. Hierbij kiezen wij er voor deze effecten op te vangen door middel van prioritering binnen alle taken. Dit kan aanleiding zijn voor aanpassing van de doorlooptijd van besluitvormingstrajecten.

Om het effect van de proceswijziging te minimaliseren wordt het werken vanuit dit beleidskader en de Participatieverordening Midden-Delfland 2025 toegepast op nieuw beleid en projecten. Daarnaast hanteren we het uitgangspunt dat de kosten en inzet voor participatie worden meegenomen in projecten en beleidsbegrotingen. Hiermee borgen we dat participatie een vast onderdeel is van het werkproces, met een duidelijke koppeling aan de beschikbare middelen.

KOSTEN COMMUNICATIEMIX

Bij minder omvangrijke beleidstrajecten en projecten is participatie van grote meerwaarde. Deze hebben vaak een direct zichtbare invloed op de sociale en fysieke leefomgeving van inwoners. Een toename van het gebruik van participatie heeft daarmee een directe invloed op de communicatiebegroting.

Een mogelijke kostenstijging kan zichtbaar worden bij meerkosten voor de aanschaf van communicatiemiddelen en de kosten voor zaalhuur. Wij schatten in dat dit voor beide posten een verhoging kan inhouden tussen de € 2.500,- en € 5.000,-. Gelet op de hoge mate van onzekerheid en het voorkomen van een extra belasting van de begroting, is vooralsnog geen extra budget in de begroting opgenomen. Om te zorgen voor een laagdrempelige toegang tot participatiebijeenkomsten en tegelijkertijd te besparen op zaalhuur is een partytent aangeschaft. Deze kan afhankelijk van de weersomstandigheden bij sommige kleinschalige bijeenkomsten in de wijk op locatie worden geplaatst.

Risico is dat een marginale budgetoverschrijding plaatsvindt. Dit wordt zichtbaar in de jaarrekening 2026. Voor de begrotingscyclus 2028 kunnen die budgetten, maar ook de ramingen voor de personele inzet, op basis van ervaringscijfers worden gecorrigeerd. Indien in de praktijk sprake is van hogere uitgaven dan hier verwacht, dan zal een correctie plaats kunnen vinden op basis van voorstel in de periodieke begrotingswijzigingen 2026 en/of begrotingscyclus 2027.

UITBREIDING WEBSITE

Belangrijk middel om het beleid voor participatie en inwonersinitiatieven te ondersteunen is de uitbreiding van de website met een nieuwe digitale tool. Voorbeelden hiervan zijn ‘Go Vocal’ en ‘Open stad’. Maximale kosten voor de aanschaf van deze tool zijn structureel € 10.000,-. Deze uitbreiding op de website biedt mogelijkheden om van andere softwarepakketten het gebruik van modules te beëindigen. Planning is om na besluitvorming op het beleidskader deze aanpassingen te realiseren. Aanschaf en implementatie vragen een doorlooptijd. Ondersteuning van de processen voor participatie en inwonersinitiatieven via de webtool moet dan van het 2e kwartaal 2026 mogelijk zijn.

Het gebruik van een geïntegreerd softwarepakket biedt een aantal voordelen om de kwaliteit van het participatieproces te verbeteren:

• -

  Verbeteren toegankelijkheid voor inwoners. Inwoners vinden participatieprojecten via de vertrouwde gemeentelijke website, waardoor de drempel om mee te doen lager wordt. Tevens biedt deze webtool de mogelijkheid tot het indienen van een inwonersinitiatief.

• -

  Versterkt één loketgedachte voor participatie. Alle participatieprojecten staan zichtbaar op één plek, waardoor inwoners overzicht krijgen in waar en wanneer zij invloed kunnen uitoefenen.

• -

  Combineert fysieke en digitale participatie. Inwonersbrieven en inrichtingsschetsen die in de wijk worden bezorgd, worden ook op de website gepubliceerd (bijvoorbeeld herinrichting speeltuintje). Hierdoor kan iedere inwoner reageren en actief meedoen.

• -

  Professionele uitstraling. De integratie met de gemeentelijke website biedt gebruiksvriendelijke participatievormen die de kwaliteit en het bereik van participatie vergroten.

• -

  Efficiënt beheer. De ambtelijke organisatie kan gebruik maken van formats bij participatieprocessen en de uitkomsten structureren en beheren met rapportages en analysefuncties.

• -

  Mogelijk meer respons. Koppeling aan de eigen gemeentelijke website verhoogt de herkenbaarheid en zichtbaarheid, waardoor meer inwoners mee kunnen doen. Dit sluit ook aan bij ons uitgangspunt de website als één centrale ingang te gebruiken.

• -

  Tijdwinst bij monitoring. Via het dashboard van kunnen reacties en resultaten overzichtelijk worden verzameld.

• -

  Verschillende mogelijkheden in gebruik en inzet voor meerdere doeleinden. Voorbeelden zijn het delen van informatie, gebruik van enquêtes en peilingen, digitaal kaartmateriaal met optie dat deelnemers via een pin suggesties inbrengen, prioriteren van suggesties door inwoners, stemmingen en onderling kunnen reageren op elkaars inbreng, opbouw van burgerpanel op basis van bezoekers die zich hiervoor aanmelden (ook bij inbreng op lopend proces), digitaal genereren van participatieverslag, indienen van inwonersinitiatieven.