Notitie Burgerberaad Land van Cuijk 2026

Een burgerberaad staat of valt met een goede voorbereiding en uitvoering. Het motto is dan ook ‘Doe het goed of doe het niet’. Daarbij zijn de volgende 10 gouden regels2 behulpzaam:

• 1.

  Vertrouw inwoners

  Willekeurig gelote mensen kunnen zeer ingewikkelde problemen kraken, blijkt uit de wereldwijde praktijk. Deelnemers blijken bovendien prima in staat om voorbij hun eigen belangen te kijken, en bij beslissingen het gemeenschappelijk belang en toekomstige generaties voor ogen te hebben. Zowel politici als inwoners zelf moeten andere inwoners complexe of gevoelige onderwerpen durven toe te vertrouwen. Dit betekent dat de politiek op afstand blijft.

• 2.

  Stel een open, heldere en specifieke vraag

  Via de vraag moet in beeld komen wat er leeft in de samenleving over een maatschappelijk of politiek relevant onderwerp, vandaar dat de vraagstelling open, specifiek en helder dient te zijn. Een goede vraag geeft aan wat het probleem is, maar stuurt niet richting een bepaalde oplossing. De vraag moet ook niet te groot zijn, maar ook niet te klein, of met ja of nee te beantwoorden zijn.

• 3.

  Zorg voor een duidelijke opdracht & opvolging

  De politieke opdrachtgever geeft vooraf duidelijk aan wat de opdracht van het burgerberaad is en wat en wanneer onder welke voorwaarden met de uitkomsten zal worden gedaan. De aanbevelingen van het burgerberaad worden als zwaarwegend beschouwd, mits uitvoerbaar (juridisch, financieel, praktisch).

• 4.

  Neem de tijd.

  Een burgerberaad verdient tijd. Tijd om het proces te ontwerpen, een goede loting uit te voeren, experts en ervaringsdeskundigen te verzamelen en om een goede digitale omgeving op te zetten.

  Dit proces vereist een goede en onafhankelijke procesbegeleiding, welke vanaf het begin zorgt voor het goede open gesprek, verslaglegging, opstelling eindrapport met aanbevelingen en voor veiligheid binnen de groep.

  Hoeveel bijeenkomsten een burgerberaad nodig heeft, hangt af van het onderwerp. Uit onderzoek en praktijk blijkt dat deelnemers minimaal 40 uur nodig hebben om tot weloverwogen aanbevelingen te komen. In de praktijk zijn dit een aantal weekenden.

• 5.

  Werk met een gewogen loting.

  Via een gewogen loting worden de deelnemers aan een burgerberaad geselecteerd. Op deze manier vormt de samenstelling van het burgerberaad een goede en herkenbare afspiegeling van de bevolking van de gemeente Land van Cuijk. De gemeente is behulpzaam bij het verzamelen en verstrekken van demografische gegevens, met inachtneming van de wet en regelgeving rond privacy. In de plan opzet van het betreffende burgerberaad wordt gekeken of er selectiecriteria van toepassing zijn (zoals specifieke doelgroepen); er wordt gestreefd naar maatwerk.

• 6.

  Neem drempels voor deelname weg.

  Meedoen moet voor alle bewoners zo makkelijk mogelijk zijn; we nemen zoveel mogelijk belemmeringen om deel te nemen weg.

  Denk hierbij naast een reiskostenvergoeding ook aan een dagvergoeding (zo’n 85 tot 100 euro per dag, taalhulp en hulp bij lichamelijke beperkingen, het regelen van kinderopvang.

• 7.

  Zorg voor gebalanceerde informatie en dat iedereen kan meeleren.

  Naast de informatie welke door de organisatie van het burgerberaad wordt verzorgd, kunnen deelnemers zelf ook informatie en/of sprekers aanvragen. Deelnemers moeten gebruik kunnen maken van verschillende vormen van kennisoverdracht (presentaties, video’s etc.). Ook factchecken is van belang, bijvoorbeeld het doorrekenen van voorstellen. Alle presentaties en informatie worden via de gemeentelijke website voor iedereen toegankelijk gemaakt.

• 8.

  Voer dialoog in plaats van debat.

  Een burgerberaad is in de eerste plaats een proces van beraadslagen. Dat betekent dat het gelijkwaardige gesprek het hart vormt van alle bijeenkomsten. Uitwisselen is belangrijker dan overtuigen. Dit vereist onafhankelijke gespreksbegeleiders, die er op toezien dat iedereen aan het woord komt en dat er een dialoog wordt gevoerd en geen debat.

• 9.

  Ontwikkel een goede publiekscampagne.

  Een goed burgerberaad staat in directe verbinding met de samenleving: voor, tijdens en na afloop van het proces. Via een publiekscampagne wordt het publiek geïnformeerd dat er een burgerberaad gaat plaatsvinden, welke vraag centraal staat, hoe het geheel is gefinancierd, hoe de selectie van deelnemers en experts plaatsvindt, wat er met de uitkomsten gaat gebeuren. Ook moet duidelijkheid zijn op welke informatie het burgerberaad zich baseert en waar deze informatie te vinden is. Verslaglegging vindt plaats via livestream en korte video’s. Na afloop komt er duidelijkheid over wat de aanbevelingen zijn en hoe de politieke opvolging verloopt.

• 10.

  Evalueer, leer en herhaal.

  Eén zwaluw maakt nog geen zomer en één burgerberaad maakt nog geen participatieve democratie. Door regelmatig een burgerraad te organiseren kan gewerkt worden aan wederzijds vertrouwen tussen inwoners en bestuur. We evalueren de burgerberaden en voeren onderzoek uit om ervan te leren voor volgende burgerberaden.

Ieder burgerberaad begint bij een vraag. Er is een probleem in de samenleving en het lukt de overheid (nog) niet om tot een goede aanpak te komen. Politici kunnen dan inwoners om hulp vragen door een burgerberaad te laten organiseren - of inwoners bieden die hulp aan door zelf een burgerberaad over dat onderwerp voor te stellen.

De opdracht moet een open, niet-sturende vraag bevatten (dus geen ‘voor-of-tegen-vraag’ zoals bij een referendum). De vraag kan vanuit de politiek komen óf vanuit de samenleving. In elk geval geeft de politiek vooraf duidelijk aan wat er met de uitkomsten zal worden gedaan en op welke termijn.

Het burgerberaad levert een zwaarwegend advies op aan de raad. De beslissingsbevoegdheid blijft bij de raad. De formulering van ‘opdracht’ en ‘zwaarwegend advies dat in principe wordt overgenomen’, maakt dat dit instrument wel duidelijk anders is dan andere participatievormen met minder vergaande zeggenschap. Door het uiteindelijke besluit bij de volksvertegenwoordigers, de raadsleden neer te leggen valt deze druk ook weg van de deelnemers aan het burgerberaad, wat het uiteindelijke advies van het burgerberaad ten goede komt.

Alle aanbevelingen van het burgerberaad worden door in te schakelen deskundigen getoetst op uitvoerbaarheid: tussentijds en aan het einde. Aanbevelingen moeten financieel, juridisch en praktisch/technisch mogelijk zijn. En de gemeente is bevoegd om het uit te kunnen voeren. In de meeste gevallen zal het besluit over de opvolging (het uitvoeren van de aanbevelingen) ook een bevoegdheid zijn van de raad. Maar er kan ook een burgerberaad georganiseerd worden over een onderwerp dat de bevoegdheid betreft van het college of de burgemeester. Uitgangspunt van de notitie is dat de raad als opdrachtgever van een burgerberaad fungeert.

De gemeenteraad, het college en de burgemeester hebben een rol voorafgaand aan het beraad, tijdens het beraad en na afloop van het beraad. Deze rollen zijn in het plaatje hieronder verbeeldt. Een grotere versie van dit plaatje is te vinden op pagina 22.

3.1 Voorafgaand aan het beraad

Een goed burgerberaad kent een duidelijk commitment vooraf van de gemeenteraad en het college samen. Commitment moet er zijn over het volgende.

• -

  vooraf duidelijkheid over wat er met de aanbevelingen gebeurt;

• -

  aanbevelingen hebben het karakter van een zwaarwegend advies;

• -

  breed draagvlak in raad, college en directie (en bij eventuele stakeholders) om aanbevelingen op te volgen, mits passend binnen de vooraf gestelde kaders;

• -

  urgentie genoeg bij het vraagstuk;

• -

  voldoende tijd, middelen en capaciteit;

• -

  heldere kaders wat betreft uitvoerbaarheid: financieel, juridisch en praktisch;

• -

  vertrouwen in vermogen van inwoners om met oplossingen te komen.

Het initiatief voor een burgerberaad kan vanuit verschillende kanten komen. Bijvoorbeeld via een motie in de raad waarin het college wordt gevraagd om een burgerberaad over een bepaald onderwerp te organiseren. Het voorstel kan ook van inwoners of vanuit het college komen. Om een burgerberaad in te stellen is een raadsbesluit nodig. De gemeenteraad wordt vooraf betrokken bij de vraagstelling van het burgerberaad. Ook wordt aangegeven hoe wordt aangekeken tegen het onderhavige burgerberaad en de mate van commitment.

3.2 Stuurgroep en projectteam

Voor het burgerberaad wordt een stuurgroep ingesteld. In deze stuurgroep zitten in ieder geval de opdrachtgever en de projectleider. Per burgerberaad wordt bekeken wat een zinvolle samenstelling van de stuurgroep wordt. Hierbij wordt ook bepaald of raadsleden hierin vertegenwoordigd willen zijn, dan wel maatschappelijke instellingen of inwoners of een vertegenwoordiging van stakeholders.

De stuurgroep bereidt de startnotitie voor en fungeert als opdrachtgever van het burgerberaad. Daarnaast zijn er een of meerdere klankbordgroepen waarin bijvoorbeeld raadsleden, inhoudelijk betrokken ambtenaren, maatschappelijke actoren of inwoners vertegenwoordigd zijn.

Onder de stuurgroep valt het projectteam. Het projectteam is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de hele organisatie van het burgerberaad, van de organisatie van bijeenkomsten tot het schrijven van het rapport.

Het projectteam wordt geformeerd uit professionals op het gebied van: projectleiding, procesontwerp, inhoudelijk betrokken ambtenaren en communicatie. Om te zorgen dat een bepaalde mate van onafhankelijkheid geborgd is, is het goed om een onafhankelijk adviseur of procesbegeleider in te schakelen.

3.3 De startnotitie

De startnotitie bestaat uit de volgende onderdelen:

• -

  het onderwerp;

• -

  de opdracht c.q. vraagstelling die onderzocht moet worden;

• -

  de kaders waaraan de aanbevelingen moeten voldoen om door het college en de gemeenteraad te kunnen worden overgenomen;

• -

  de rol van college, raad, burgemeester en organisatie.

Voorafgaand aan het beraad moet ook helder zijn hoe de raad op de hoogte wil blijven.

En er worden vooraf afspraken gemaakt over eventuele aanwezigheid en hun rol van raadsleden, wethouders en ambtenaren bij bijeenkomsten van het burgerberaad.

3.4 Tijdens het beraad

Tijdens het beraad behouden het college en de raad afstand tot de organisatie van het burgerberaad. Dat ligt in handen van het projectteam.

Het burgerberaad kan zelf, binnen de vooraf bepaalde (financiële) kaders in- en externe adviseurs inzetten om alle kanten van het onderwerp te belichten. Bijvoorbeeld door tussentijds aan ambtenaren en/of (onafhankelijke) externe onderzoeksbureaus of maatschappelijke organisaties te vragen om adviezen financieel, juridisch en technisch te laten toetsen of om meer achtergrondinformatie rond het onderwerp of een deelthema.

3.5 Na afloop van het beraad

Het burgerberaad levert aan het eind een rapport op met daarin de aanbevelingen over het vraagstuk. Voor dit rapport hebben ambtenaren en (externe) deskundigen de nodige input gegeven en in het ideale geval ook aangegeven of de aanbevelingen binnen de voorwaarden en kaders passen.

Het rapport kan verdergaande en minder vergaande aanbevelingen bevatten. De aanbevelingen kunnen ook gepaard gaan met een waardering van de deelnemers en hoeveel consensus per aanbeveling (bijv. 60 of 90% instemming).

Op basis van het burgerberaad-rapport stelt het college een advies op dat naar de raad wordt gestuurd. Hierin staat hoe de aanbevelingen overgenomen en vertaald kunnen worden in het beleid naar mening van het college.

Beide stukken - het adviesrapport + college-advies – worden via de formele procedure aan de raad aangeboden. Een delegatie van het beraad, onder leiding van de onafhankelijke procesbegeleider, zal de adviezen toelichten aan college en raad.

Tijdens de college- of raadsvergadering worden de aanbevelingen besproken en wordt daarover een besluit genomen. Mochten er aanbevelingen zijn die niet worden overgenomen door college en/of raad dan volgt hierover een gesprek met (een delegatie van) het burgerberaad (door een vertegenwoordiging van het college/de gemeenteraad).

De deelnemers van het burgerberaad worden na afloop met enige regelmaat door het college op de hoogte gehouden over de voortgang in de uitvoering van de overgenomen aanbevelingen.

3.6 Bestuurlijke verantwoordelijkheid

De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het proces van het burgerberaad is gedacht bij de burgemeester. Dit past bij de positie (onafhankelijk, boven de partijen, voorzitter van raad en van het college)) en bij de taak van de burgemeester, omschreven in artikel 170 lid 1 sub c Gemeentewet: het toezien op de kwaliteit van procedures op het vlak van burgerparticipatie. De bestuurlijke verantwoordelijkheid betreft niet de inhoud en/of uitkomsten van het burgerberaad.

Het staat de raad altijd vrij zelf een onderwerp aan te dragen en zichzelf een besluit tot het organiseren van een burgerberaad op het voorgedragen onderwerp voor te leggen. De raad kan bijvoorbeeld ook het college de opdracht geven onderzoek te doen naar geschikte onderwerpen, waarna de raad kan beslissen of voor een of meerdere van deze onderwerpen een burgerberaad de juiste stap is.

4.1 Bij een vraag naar onderwerpen vanuit de raad en/of college:

Raad en/of college inventariseren zowel intern ambtelijk als extern wat mogelijk geschikte onderwerpen voor een Land van Cuijks burgerberaad zouden kunnen zijn. Daarbij wordt bijvoorbeeld gekeken welk beleid/welke visie de gemeente binnenkort gaat vaststellen of vernieuwen. Het moet dus gaan om een aangelegenheid welk tot de bevoegdheid van de gemeente hoort en waar de gemeente iets mee kan doen.

Om te komen tot een selectie van onderwerpen zijn de volgende toetsingscriteria opgesteld waar een onderwerp van burgerberaad aan moet voldoen.

• a.

  Het onderwerp betreft de gehele gemeente, en beperkt zich niet tot een afzonderlijke kern of wijk.

  Hiermee wordt uitdrukkelijk de positie van de dorps- en wijkraden gerespecteerd bij de inwonersparticipatie op niveau van een afzonderlijke kern of wijk.

• b.

  Het onderwerp is maatschappelijk relevant.

  Het onderwerp speelt bij een grote groep inwoners en maatschappelijke organisaties en wordt door hen gezien als urgent. Als de relevantie te laag is of bij onvoldoende inwoners speelt (alle potentiële deelnemers aan het burgerberaad) dan is de kans op voldoende deelname en brede betrokkenheid klein.

• c.

  Het onderwerp is politiek relevant.

  Het is een onderwerp waar nog geen besluit over is genomen en waar de politiek zelf niet makkelijk uitkomt, maar wel leeft bij een groot deel van de lokale politiek en bestuur.

  Bij een raadsbevoegdheid gaat het erom dat de raad zich in principe vooraf committeert aan de uitkomsten. Kunnen/willen/durven zij de opdracht voor dit onderwerp uit handen geven? Als het onderwerp vanuit de politiek komt dan maakt dat de uitgangspositie van het burgerberaad sterker. Daarnaast is het (zeker voor het opdoen van ervaring met burgerberaden) van belang dat het onderwerp/de vraagstelling binnen de verantwoordelijkheden van de gemeente valt: gaat de gemeente erover of is dat een andere partij?

• d.

  Het onderwerp geeft een zichtbaar resultaat.

  Het is belangrijk dat de uitkomsten van een burgerberaad zichtbaar worden in de samenleving. Zichtbaarheid betekent besluitvorming die leidt tot concrete uitvoering op een termijn dat inwoners de uitvoering nog weten te koppelen aan het burgerberaad zelf. Zichtbaarheid betekent ook dat er publieke aandacht is voor het verdere proces dat zich ontvouwt na het burgerberaad. Het belang van zichtbaarheid geldt des te meer voor het eerste burgerberaad aangezien het ervaren succes door politiek en inwoners bepalend is voor de verdere ontwikkeling van dit instrument. Dus onderwerpen die, bijvoorbeeld om begrotingstechnische redenen, na meer dan een jaar tot uitvoering leiden, zijn minder wenselijk dan onderwerpen die snel tot uitvoering kunnen leiden.

• e.

  Een burgerberaad is een geschikte vorm.

  Als er een onderwerp is waar een ander participatie-instrument ook geschikt voor is, dan moeten we ons afvragen of we wel een burgerberaad willen organiseren. Het kost namelijk veel tijd, geld en energie welke we misschien beter voor andere zaken kunnen gebruiken. Over een klein onderwerp kan waarschijnlijk net zo goed op een eenvoudigere manier geparticipeerd worden. Ook als het onderwerp al op een andere manier wordt opgepakt, bijvoorbeeld door de provincie of de regering, kan een burgerberaad minder geschikt zijn.

4.2 Een goede vraagstelling

De vraagstelling voor het burgerberaad moet concreet, ambitieus en ‘behapbaar’ zijn en geformuleerd zijn als een open, niet-sturende vraag. Dus geen ‘voor-of-tegen’ vraagstelling.

Een zo kort en duidelijk mogelijke vraagstelling dus, die uitnodigt tot een concreet antwoord. Er moeten voldoende dilemma’s in het vraagstuk zitten en er moet voldoende ruimte zijn in het beleid om opvolging te geven aan de aanbevelingen. De vraag mag niet te klein zijn, maar ook niet te groot. Dat kan leiden tot een lange lijst aan aanbevelingen en het risico dat de politiek daar uit gaat selecteren3 .

De vraag is gesteld in een taal die begrijpelijk is voor alle deelnemers, het liefst op A2 of A1 niveau. Dat betekent geen beleidstaal, maar direct duidelijk en op één manier te lezen. De vraag is zonder oordeel, geen stelling, niet sturend en straalt geen (politieke) voorkeur uit. De vraag schetst het dilemma en geeft inzicht in de afwegingen die er zijn. De vraag roept het gevoel van belangrijkheid op. En moet ervoor zorgen dat mensen willen meedoen. Er mag een toelichting bij de vraag komen.

Voor een indruk van een vraagstelling als onderwerp van een burgerberaad zijn in bijlage 1 van deze notitie een vijftal voorbeelden opgenomen.

Deze voorbeelden tonen aan dat de onderwerpen van een burgerberaad divers kunnen zijn.

Wel is duidelijk dat een goed burgerberaad tijd verdient.

Tijd voor een goede voorbereiding: het opzetten van een projectstructuur en digitale omgeving, uitvoering van de loting, verzamelen van experts en ervaringsdeskundigen.

Het aantal bijeenkomsten van een burgerberaad hangt onder meer af van het onderwerp.

Uit onderzoek en praktijk blijkt dat deelnemers minimaal 40 uur nodig (circa 7 zaterdagen) hebben om tot weloverwogen aanbevelingen te komen. Ook moet er voldoende tijd tussen de bijeenkomsten zitten.

Het burgerberaad is van de inwoners. Om het burgerberaad goed te kunnen organiseren en begeleiden is er onafhankelijke procesbegeleiding nodig4 is een aantal rollen en structuren vereist Deels krijgen deze invulling vanuit de gemeentelijke en partnerorganisaties.

Voor een goed verloop van het burgerberaad en om te komen tot goede aanbevelingen, zijn de rollen van projectleider, de onafhankelijk procesbegeleider en onafhankelijk voorzitter essentieel. Verder kunnen op afroep experts en een vraagbaak door het burgerberaad worden geraadpleegd.

5.1 Rollen bij het burgerberaad

De volgende rollen zijn betrokken bij het burgerberaad:

• a.

  Opdrachtgever: De gemeenteraad wijst via de startnotitie het college aan als opdrachtgever van het burgerberaad. De opdrachtgever neemt de uitkomsten van het burgerberaad in ontvangst en bespreekt deze met de gemeenteraad.

• b.

  Opdrachtnemer: Ambtelijk inhoudelijk directeur en/of teammanager van het beleidsterrein waar het burgerberaad over gaat. De verantwoordelijkheid richt zich met name op de voorbereiding (besluit om te komen tot een burgerberaad), het borgen van een volledige en objectieve informatievoorziening en nazorg (om te komen tot besluitvorming en uitvoering van het resultaat van het burgerberaad).

• c.

  Stuurgroep: Opdrachtgever, opdrachtnemer, projectleider en mogelijk aangevuld met een vertegenwoordiging van de stakeholders.

• d.

  Projectteam: Er wordt voor het burgerberaad een projectteam geformeerd met de projectleider, een procesbegeleider, de onafhankelijk voorzitter en ambtelijke ondersteuning. Dit projectteam zorgt voor tussentijdse evaluaties en bijsturing van het burgerberaad, en betrekt daarbij stuurgroep en klankbordgroep.

• e.

  Klankbordgroep(en): Een of meerdere klankbordgroepen maken - indien gewenst - deel uit van het opzetten van het burgerberaad. In de aanloopfase kunnen klankbordgroepen bestaande uit raadsleden, stakeholders/inwoners, ambtenaren input geven op vraagstelling en kaderstelling.. Raadsleden kunnen via deelname in een klankbordgroep gedurende het beraad bij het proces betrokken blijven, maar ze blijven nadrukkelijk op afstand.

• f.

  Projectleider: De opdrachtnemer wijst een projectleider aan om op basis van het startbesluit een nader plan van aanpak op te stellen. De gemeenteraad en relevante stakeholders worden over dit plan van aanpak geïnformeerd. De projectleider zorgt voor een goede projectorganisatie en de projectuitvoering (logistiek, communicatie, ondersteuning etc.).

• g.

  Onafhankelijke voorzitter: Na vaststelling van het startbesluit zal de projectleider in overleg met de bestuurlijk opdrachtgever een onafhankelijk voorzitter van het burgerberaad aanstellen. De voorzitter zorgt voor een goed procesmatig verloop van het burgerberaad. Het is iemand die inhoudelijk neutraal is, procesmatig sterk is en bij voorkeur ervaring heeft met burgerberaden of het gedachtegoed erachter.

• h.

  Procesbegeleiding: Er wordt (onafhankelijke) procesbegeleiding ingehuurd voor het ontwerp van het burgerberaad en de begeleiding daarvan (in het burgerberaad zelf kan dit worden aangevuld met tafelgespreksbegeleiders).

• i.

  Vraagbaak: Een ambtelijk team, eventueel aangevuld met experts uit stakeholderorganisaties rond het onderwerp, zal als inhoudelijk adviseur optreden richting het burgerberaad, of indien nodig de vragen intern binnen de organisatie uitzetten. Ook zal dit team, voordat over de voorstellen wordt gestemd, deze van een advies voorzien over de haalbaarheid en de eenduidigheid.

• j.

  Advies en evaluatie: Expert(s) over het burgerberaad om de opdrachtgever, voorzitter en projectleider te adviseren over het burgerberaadproces en een onafhankelijk oordeel te geven over het proces voor de evaluatie.

• k.

  Communicatie: Voor het opstellen van een plan voor de communicatie voor, tijdens en na het burgerberaad met als doelgroepen in elk geval het grotere publieke, het college en de betrokken organisaties, de raad en de lokale en regionale pers.

• l.

  Experts: De burgerberaadleden krijgen informatie van experts over burgerberaden, hoe de gemeente werkt en over het vraagstuk.

De deelnemers aan het burgerberaad moeten met elkaar een goede en herkenbare afspiegeling vormen van de samenleving van het Land van Cuijk. De bewoners die deelnemen aan het burgerberaad praten immers namens het hele Land van Cuijk. Inwoners kunnen zichzelf niet opgeven voor een burgerberaad. Uit ervaring blijkt dat 'zelfselectie' ertoe leidt dat er een oververtegenwoordiging ontstaat van wat oudere mensen met een theoretische opleiding en mensen die bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in het onderwerp. Veel andere perspectieven gaan dan ontbreken.

Om tot een goede selectie te komen werken we daarom met een gewogen loting. Dat gaat in twee rondes: eerst een willekeurige loting en dan een tweede loting onder de mensen die aangeven dat ze mee willen doen. De eerste loting is dus volstrekt willekeurig, zeg van 10.000 mensen. Die mensen krijgen een persoonlijke uitnodiging (bv. per brief) om mee te doen aan het burgerberaad.

Bij die tweede loting wordt een weging toegepast op bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, woonplaats en opleidingsniveau. Op die manier wordt een groep van ongeveer 100 mensen geselecteerd die een afspiegeling van de samenleving vormen.

Loting geeft iedereen kans op een uitnodiging voor het burgerberaad. Voor de loting zullen we op basis van de gemeentelijke basisadministratie onder andere selecteren op leeftijd, geslacht en postcodegebied. Echter de keuze van ingelote inwoners zelf om wel/niet mee te doen leidt niet automatisch tot een goede afspiegeling. Daarom nodigen we meer mensen uit die komen uit groepen waarvan de verwachting is dat zij minder geneigd zijn om mee te doen. Tegelijk corrigeren we de groep zo dat er geen gemeenteambtenaren of bestuurders meedoen.

Om voorafgaand aan definitieve plaatsing te controleren hoe de groep verdeeld is van de inwoners die aangeven dat ze mee willen doen, vragen we – als ze dat met ons willen delen - naar bepaalde kenmerken die we nog niet van ze weten: opleiding, en hun (huidige) kijk op het onderwerp van het burgerberaad (om te voorkomen dat alleen mensen die zich hard maken voor een bepaalde richting meedoen). Als zich nog niet voldoende mensen hebben opgegeven (uit een bepaalde groep), loten we bij5 . In de eerste stap zal de steekproef wat kleiner zijn, omdat we anders misschien veel mensen teleur moeten stellen.

Uit de inwoners die zich hebben aangemeld, wordt een groep geloot waarbij rekening wordt gehouden met de relevante kenmerken die ze hebben aangegeven bij de aanmelding. Dat is de groep die definitief geplaatst is. Deze loting in stappen is erop gericht om de gewenste groep deelnemers een goede afspiegeling te laten zijn van Land van Cuijk. Het idee hierachter is dat alle inwoners van Land van Cuijk zich altijd in een aantal deelnemers kunnen herkennen en zich vertegenwoordigd voelen.

Uitgangspunten voor loting zijn:

• -

  de loting & deelname aan een burgerberaad houden wij als gemeente anoniem;

• -

  de groep deelnemers bestaat uit minimaal 60 en maximaal 75 deelnemers;

• -

  deelnemers zijn 16 jaar6 of ouder;

• -

  er doet maximaal 1 deelnemer mee per huishouden;

• -

  het is een steekproef uit de gemeentelijke basisadministratie;

• -

  er is onafhankelijk toezicht op de loting (bijvoorbeeld door een notaris);

• -

  er wordt gestreefd naar een goede spreiding in leeftijd, verdeling over de gemeente, verschillende inkomensgroepen, diversiteit qua afkomst;

• -

  raadsleden, collegeleden en ambtenaren van de gemeente Land van Cuijk mogen niet meedoen;

• -

  deelnemers zijn bij alle bijeenkomsten aanwezig.

Er kunnen veel redenen zijn voor ingelote inwoners om niet mee te willen doen: geen tijd, de Nederlandse taal niet goed kunnen lezen en schrijven, geen kinderopvang hebben of twijfelen of ze wel serieus genomen worden. De aard van het vraagstuk is ook bepalend of mensen meedoen. Complexe en abstracte onderwerpen leveren een minder grote deelname van inwoners op. De kwestie is of het thema7 meerdere mensen aanspreekt of een selecte groep.

Het voeren van gesprekken met onbekende andere bewoners en deskundigen kan voor bewoners ook een belemmering zijn om zich op te geven. We hechten daarom belang aan een goede moderatie van de gesprekken: alle deelnemers moeten een gelijkwaardige inbreng kunnen hebben, voorkomen moet worden dat gesprekken gedomineerd gaan worden door een of meer deelnemers.

Het is de bedoeling om zo veel mogelijk van deze belemmeringen weg te nemen zodat inwoners zich bij inloting toch opgeven voor het burgerberaad en zoveel mogelijk mensen mee kunnen doen om tot een representatieve groep te komen. Inwoners die drempels ervaren kunnen contact opnemen met de gemeente, zodat we samen kunnen kijken hoe we de belemmering(en) weg kunnen nemen.

Voor deelname aan het Land van Cuijkse burgerberaad willen we een financiële vergoeding geven. Uit ervaring blijkt dat dat zorgt voor een grotere opkomst en dus een betere representativiteit. Het is een waardering voor de tijd en inzet van de deelnemers, en tegemoetkoming in de eventuele onkosten die de deelnemers moeten maken. We nemen een bedrag van € 100 per bijgewoonde bijeenkomst als uitgangspunt, en het maximale bedrag dat een inwoner kan ontvangen zonder dat dit invloed heeft op een eventuele uitkering.

Naast een vergoeding borgen we de optimale toegankelijkheid en ondersteuning voor degenen die op ondersteuning zijn aangewezen (bijvoorbeeld vanwege een beperking, het regelen van kinderopvang of vervoer), opdat men ongehinderd en volwaardig kan deelnemen aan het burgerberaad.

In de evaluatie van ieder burgerberaad nemen we mee of deze maatregelen voldoende en ook echt nodig zijn om tot een goede samenstelling van een burgerberaad te komen.

Naast loting en het makkelijk maken van deelname, is de uitnodiging en de benadering van de inwoners van groot belang om een divers samengestelde groep te krijgen voor het burgerberaad. Daarom doen we het volgende:

• -

  Vooraf een grootse ‘publiekscampagne’ zodat mensen weten wat er aan komt (denk aan de inzet van posters, social media, huis-aan-huis, lokale media, een filmpje etc.).

• -

  In de uitnodiging aan inwoners staat duidelijk het onderwerp, de vraag en de opdracht.

• -

  De uitnodiging doet een persoonlijk beroep op inwoners: we hebben u nodig.

• -

  Daarbij wordt geappelleerd aan helpen, iets voor de gemeente doen, invloed hebben, mensen leren kennen).

• -

  In de uitnodiging staat dat er geen voorkennis nodig is; iedereen kan meedoen.

• -

  In de uitnodiging staat wat de tijdsbesteding is en de vergoeding, en dat dit binnen de mogelijkheden valt voor mensen met een uitkering.

• -

  In de uitnodiging staat hoe we deelname aan het burgerberaad kunnen faciliteren, zoals vergoeding van reiskosten en tijdsbesteding, taalhulp en hulp bij lichamelijke beperkingen, regeling van kinderopvang en hulp bij vervoer we drempels wegnemen.

• -

  We proberen mensen ook telefonisch te bereiken (niet iedereen leest post of is digitaal bereikbaar).

• -

  We vragen sleutelpersonen/vertrouwde contacten in een dorp of wijk of zij bepaalde moeilijk bereikbare groepen kunnen benaderen om hun deelname te stimuleren.

• -

  We organiseren een bijeenkomst en zoeken mensen op om meer informatie te geven.

• -

  We zetten social media in/advertising op een onafhankelijk account.

• -

  We gebruiken verschillende talen: naast Nederlands, bijvoorbeeld ook Engels, Duits, Arabisch, Pools en Turks.

Een goed burgerberaad staat in directe verbinding met de samenleving: voor, tijdens en na afloop van het proces. Al ruim voor aanvang informeert een publiekscampagne over het burgerberaad. We maken hierbij gebruik van de communicatiemiddelen van de gemeente (website, sociale media, huis-aan-huisbladen). Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van een te ontwikkelen eigen logo ‘Burgerberaad Land van Cuijk’, om het burgerberaad Land van Cuijk herkenbaar te maken voor het publiek. Het gebruik van een eigen logo bevordert ook de neutraliteit.

Zo veel mogelijk mensen moeten weten dat er een burgerberaad gaat plaatsvinden, welke vraag centraal staat, hoe het geheel gefinancierd is, hoe de selectie van deelnemers en experts plaatsvindt, en wat er met de uitkomsten zal gebeuren.

Tijdens het burgerberaad moet het voor iedereen duidelijk zijn op welke informatie het burgerberaad zich baseert en waar die informatie te vinden is. Omdat lang niet iedereen de livestream zal volgen, kunnen aan het eind van iedere bijeenkomst korte video’s worden gemaakt over wat er die dag is gebeurd.

Na afloop zorgt de publiekscampagne ervoor dat voor iedereen duidelijk is wat de aanbevelingen zijn en hoe de politieke opvolging verloopt.

Een goed burgerberaad kost tijd, geld en energie. Een burgerberaad wordt georganiseerd binnen de financiële ruimte in de lopende begroting. Burgerberaad kan alleen georganiseerd worden als daarvoor per burgerberaad een specifiek bedrag wordt vrijgemaakt. Het is aan de gemeenteraad om op het moment dat er gedacht wordt over het inzetten van een burgerberaad gelijktijdig ook alle faciliteiten en bijkomende kosten te reserveren. Het reserveren van een vast bedrag in de begroting voor de organisatie van een burgerberaad biedt een meer structurele oplossing, afhankelijk van het draagvlak binnen de raad tot het inzetten van het burgerberaad als instrument.

De inschatting is dat de kosten van de organisatie van een eerste beraad ietwat hoger zullen uitpakken dan strikt noodzakelijk. Bij herhaling zullen de kosten wat uitvlakken.

Belangrijk is dan wel om de opgedane kennis en ervaring duurzaam in de organisatie te borgen. Zo is het instrument burgerberaad beschikbaar en toegankelijk.

In het proces van het burgerberaad kunnen de volgende fases onderscheiden worden:

• •

  Aanloop

• •

  Ontwerp

• •

  Loting

• •

  Beraad

• •

  Vervolg

De kosten voor de aanloop- en ontwerpfase zullen met het opdoen van kennis en ervaring met de jaren afnemen en stabiliseren. Dit geldt ook voor de vervolgfase. De kosten voor de fase van loting en beraad zijn in beginsel sterk afhankelijk van de omvang van het beraad, dat wil zeggen hoeveel mensen doen mee en hoe vaak komen ze bij elkaar.

Globaal gaan we uit van de volgende verdeling van het beschikbare budget: ongeveer 30% voor de aanloop- ontwerp- en vervolgfase en ongeveer 70% voor de fase van loting en het beraad.

Een eerste globale opzet ziet er dan als volgt uit:

• •

  Aanloop: € 25.000,-

• •

  Ontwerp: € 20.000,-

• •

  Loting: € 30.000,-

• •

  Beraad: € 75.000,- (vergoeding 5 bijeenkomsten, kosten voor begeleiding, inzet experts e.d.)

• •

  Vervolg: € 25.000,-

• •

  Onvoorziene kosten: 20%

Totale begroting burgerberaad € 175.000 exclusief een post onvoorzien (inclusief post onvoorzien is € 210.000), met als aantekening dat dit een minimaal bedrag betreft afgezet tegen de ervaringen in den lande.

Het is van belang om ieder burgerberaad te evalueren: te leren van dingen die minder goed zijn gegaan en de elementen die goed waren te versterken.

Na het eerste burgerberaad beantwoorden we de volgende vragen:

• -

  Heeft het burgerberaad naar het oordeel van de raad en van het college bijgedragen aan een betere besluitvorming?

• -

  Was het burgerberaad als instrument van meerwaarde boven andere vormen van participatie? Onder andere qua resultaat, tijdsbesteding en kosten?

• -

  Hoe hebben de deelnemers het burgerberaad ervaren? Wat ging goed en wat kon beter?

• -

  Had het op onderdelen goedkoper gekund? Waarom wel/niet?

• -

  Welke kosten waren onnodig?

• -

  Welke kosten vielen hoger uit?

• -

  Welke kosten vallen in de loop van de tijd goedkoper uit doordat er al een basis ligt? (bv communicatie)

De financiële evaluatie moet bijdragen aan een beeld van de kosten voor een burgerberaad ten opzichte van andere participatievormen welke ook kosten met zich meebrengen.

Er worden in toenemende mate burgerberaden georganiseerd in den lande, maar ook elders in Europa. Inmiddels fungeert het Bureau Burgerberaad als een onafhankelijk non-profit expertisecentrum voor de organisatie van burgerberaden in binnen- en buitenland. Zowel bij het opstarten als bij het evalueren kan actief gebruik worden gemaakt van de expertise van dit bureau.