Inkoop- en aanbestedingsbeleid Purmerend 2026

1. Definities

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

2. Gemeentelijke doelstellingen

Purmerend wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

• a.

  Purmerend leeft de relevante wet- en regelgeving na

3.2 Algemene beginselen bij inkopen

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Purmerend neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

Purmerend streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Purmerend past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe de meest recente versie van:

• •

  VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;

• •

  GIBIT (Gemeentelijke Inkoop bij IT);

• •

  Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012);

• •

  Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC);

• •

  De Nieuwe Regeling 2011; Rechtsverhouding opdrachtgever – architect, ingenieur en adviseur (DNR 2011) met aanvullende voorwaarden van Gemeente Purmerend.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregelingen. Purmerend wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van de voorgeschreven procedures voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde is toegestaan, mits vooraf schriftelijke toestemming is verkregen van de betrokken teammanager, de programmamanager of directeur van theater de Purmaryn daaronder begrepen (Mandaat- en machtingsbesluit Purmerend 2018).

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat Purmerend en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag kan Purmerend opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze Purmerend de klacht vervolgens zal behandelen.

Purmerend maakt gebruik van het Klachtenmeldpunt Aanbesteden (KMA). Klachten in verband met de betreffende aanbesteding worden uitsluitend digitaal ingediend bij het KMA. Het KMA bestaat uit meerdere personen met uitstekende kennis van Inkopen en aanbestedingsrecht, die niet werkzaam zijn bij de aanbestedende dienst. De klachtbehandelaars zijn op geen enkele wijze betrokken bij de aanbesteding waarop de klacht wordt ingediend.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

• a.

  Purmerend stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

Ondernemers mogen van onze medewerkers en bestuurders verwachten dat zij hun werk op een integere manier uitvoeren. In de gedragscodes is bepaald wat integriteit betekent en welk gedrag hierbij wordt verwacht. Dit helpt hen bijvoorbeeld om tijdens het werk, maar ook in de privésfeer, de (schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. Daarnaast biedt het duidelijkheid over hoe zij behoren om te gaan met informatie waarover zij vanuit hun functie beschikken.

• b.

  Purmerend contracteert enkel met integere ondernemers

Purmerend wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en schendingen van mensenrechten. Ondernemers moeten hun verplichtingen uit de OESO-richtlijnen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen en de VN Principes voor Bedrijven en Mensenrechten volgen. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het verzoeken van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ aan inschrijvers.

Bij twijfel kan Purmerend over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen op grond van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur).

4.2 Inkopen met maatschappelijke impact

• a.

  Bij inkopen neemt Purmerend sociale, ecologische en economische aspecten in acht

Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd: Inkopen met impact. Aanbestedingen op het gebied van werken, leveringen en diensten dienen economische doelen, maar dragen ook bij aan het bereiken van duurzaamheidsdoelstellingen op Europees en nationaal niveau. Deze doelstellingen omvatten thema's zoals klimaat, milieu, energie en het gebruik van hulpbronnen. Daarnaast wordt biodiversiteit bevorderd, met respect voor de grenzen van de planeet en sociale rechtvaardigheid. Purmerend wil de impact van MVOI (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen) vergroten door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor MVOI ligt in een goede voorbereiding, waarbij we duurzame en sociale aspecten vroegtijdig meenemen en de uitvoerbaarheid toetsen via een marktanalyse. We maken in elke stap van het inkoopproces bewuste keuzes voor een balans tussen sociale, ecologische en economische belangen.

Inkopen met maatschappelijke impact is een samenspel tussen de bestuurders, budgethouders, inkopers, opdrachtgevers en de markt. Het is dus meer dan alleen inkopen of een taak van inkoop.

• b.

  Purmerend wil dat inkopen ook een social return opleveren

Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets extra’s terugdoen voor Purmerend, op maatschappelijk of sociaal vlak. Purmerend wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Purmerend hanteert bij het realiseren van social return de volgende uitgangspunten:

• •

  Purmerend wil een bijdrage leveren aan het bevorderen van de participatie en ontwikkeling van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, waaronder mensen met een beperking. Purmerend volgt daarbij het regionaal vastgestelde Uitvoeringsprotocol social return on investment Zaanstreek-Waterland 2020.

• •

  Purmerend maakt zich sterk voor één aanpak social return voor de werkgevers in de regio Zaanstreek-Waterland met een lokale invulling.

• •

  Per aanbesteding (werken en diensten) kijken we of social return kan worden toegepast, rekening houdend met proportionaliteit en rechtmatigheid van de gunning. Deze overweging wordt door de Adviseur Social Return in samenspraak met inkoop en/of budgethouder beoordeeld. Wanneer de toepassing van social return niet mogelijk is wordt dit gemotiveerd. Bij de invulling is veel ruimte voor maatwerk en innovatieve ideeën vanuit de markt.

• •

  De kwaliteitseisen bij de uitvoering van in- of aanbestede werkzaamheden blijven gehandhaafd en mag niet tot meerwerk leiden.

• •

  Een goede sturing op en invulling van (de implementatie) van social return is een voorwaarde en wordt uitgevoerd en gecoördineerd door de Adviseur Social Return van Purmerend.

5 Economische uitgangspunten

5.1 Marktconsultatie

Het kennen van de markt is essentieel voor het doen van goede inkopen. Een marktconsultatie is een instrument dat Purmerend kan inzetten voor het verkrijgen van deze kennis. Purmerend kan onderzoeken welke duurzame en innovatieve oplossingen beschikbaar zijn op de markt. Ook kan een marktconsultatie worden gebruikt om de randvoorwaarden voor de inkoop te toetsen bij de markt. Marktconsultaties kunnen worden aangekondigd op TenderNed of bijvoorbeeld de website van de gemeente.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  Purmerend acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk

Purmerend streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Purmerend moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waar- onder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  Purmerend kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van Purmerend door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Purmerend kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  Purmerend heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Purmerend moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Het betrekken van producten of diensten van lokale en regionale ondernemers kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.

Het stimuleren van de regionale en lokale markt is belangrijk voor Purmerend. Dit mag niet leiden tot enige vorm van discriminatie van ondernemers. Het uitnodigen van lokale of regionale ondernemers kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop en duurzaamheid.

• b.

  Purmerend heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Purmerend houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en zelfstandigen in het oog. Dit kan Purmerend doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  Purmerend heeft oog voor sociale ondernemingen

Purmerend neemt met Zaanstad deel aan de gemeenschappelijke regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend, Werkom. Dit werkontwikkelbedrijf helpt mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt om duurzaam werk te vinden. Purmerend kan opdrachten rechtstreeks aan Werkom verlenen.

5.4 Innovatie

Purmerend kan haar inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. Purmerend zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan ook gedacht worden aan inkopen bij sociale ondernemingen en maatschappelijk aanbesteden, waarbij de betrokkenheid van bewoners een belangrijke plek krijgt .

5.5 Samenwerkingsverbanden

Purmerend hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Daar waar er kansen en mogelijkheden zijn voor Purmerend zal er samen met de regio worden aanbesteed.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

Purmerend heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien Purmerend kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij het uitgangspunt van grensbedragen voor procedures onder de drempelwaarden. Bij deze afweging is onder meer het type werk, dienst of levering en de markt van belang.

In de Aanbestedingswet 2012 worden een aantal aanbestedingsprocedures onderscheiden volgens welke aanbestedende diensten hun opdrachten in de markt kunnen zetten. Voor de opdrachten met een waarde onder de Europese drempelbedragen zijn dat de meervoudig onderhandse procedure (artikel 1.14 e.v.) en de nationale aanbesteding (artikel 1.11 e.v.). Naast de expliciet in de Aanbestedingswet 2012 benoemde procedures, wordt in dit verband ook nog gewezen op de mogelijkheid opdrachten enkelvoudig onderhands (één-op-één) aan een ondernemer te gunnen. Onderstaande uitleg bepaalt op basis van de waarde van de opdracht, welke procedure in een concreet geval de aangewezen procedure is.

In artikel 1.4 lid 1 sub a van de Aanbestedingswet 2012 staat dat de keuze voor de wijze waarop de aanbestedende dienst voornemens is een overeenkomst tot stand te brengen, op objectieve gronden moet worden bepaald en in het derde lid van dit artikel dat een ondernemer op diens schriftelijk verzoek de motivering van deze keuze moet worden verstrekt.

Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarden kan voor de motivering van de keuze voor de procedure worden volstaan met te verwijzen naar dit inkoopbeleid, tenzij de keuze van de procedure in een concrete situatie op een andere manier is gemaakt.

De drempelwaarden worden voor twee jaar door de Europese Commissie vastgesteld. Deze zijn te vinden op de website van Kenniscentrum Europa Decentraal (https://europadecentraal.nl).

Grensbedragen voor procedures onder de Europese drempelwaarden

Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Purmerend beziet per opdracht welke procedure geschikt en proportioneel is. Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren en de transactiekosten die een aanbestedingsprocedure met zich brengt. Bedragen kunnen nuttig zijn om te bepalen welke inkoopprocedure geschikt is. De Gids Proportionaliteit bevat om die reden een balkenschema, de zogenoemde balkjes. Groen geeft de aangewezen procedure aan, oranje betekent dat de betreffende procedure niet geschikt is, maar wellicht vanwege de concrete situatie geschikt zou kunnen zijn, en rood betekent dat de procedure niet mag.

Gebleken is dat ondernemers niet uit de voeten kunnen met de procedures die de Gids Proportionaliteit voorschrijft.

Door de gestegen prijzen en capaciteitstekorten beoordelen ondernemers zorgvuldiger of de kans op het verkrijgen van een opdracht opweegt tegen de kosten van het indienen van een offerte. Purmerend heeft te maken met gestegen transactiekosten. Purmerend constateert dat ondernemers interesse hebben mee te doen aan een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure voor een leverings- of dienstenopdracht vanaf €70.000 en niet al vanaf €30.000, het bedrag dat de Gids Proportionaliteit Purmerend hanteert daarom andere grensbedragen.

Purmerend past de volgende procedures toe bij de onderstaande grensbedragen:

Deze tabellen hebben geen betrekking op de in de Aanbestedingswet 2012 genoemde uitgezonderde opdrachten van artikelen 2.23, 2.24, 2.24a en 2.24b, de (deel)opdrachten die worden geplaatst op basis van een raamovereenkomst en de opdrachten die worden geplaatst op basis van een dynamisch aankoopsysteem.

*Overweging om in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.

Voor opdrachten in de categorie ‘sociale en andere specifieke diensten’ (SAS-diensten) geldt een ander drempelbedrag, te weten €750.000, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Ook geldt een vereenvoudigde procedure. In bijlage XIV richtlijn 2014/24/EU (publicatieblad van de Europese Unie) staat een opsomming van deze SAS-diensten. Een SAS-dienst is maatwerk, met het vaststellen van het grensbedrag, heeft Purmerend de mogelijkheid om met ondernemers met een unieke specialisatie tot €100.000 enkelvoudig een overeenkomst aan te gaan.

Een concessieovereenkomst voor (openbare) werken of diensten is in principe een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor werken of diensten, met het onderscheid dat de concessiehouder de opdracht verricht voor eigen rekening en risico. De tegenprestatie bestaat bij een concessieovereenkomst ofwel enkel uit het recht om het betreffende werk of dienst te exploiteren, dan wel uit een dergelijk exploitatierecht en daarnaast een betaling (artikel 5 lid 1 sub a en b Richtlijn 2014/23).

Enkelvoudig onderhandse procedure

Purmerend vraagt bij een enkelvoudig onderhandse procedure (één-op-één) minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse procedure

Purmerend vraagt bij een meervoudig onderhandse procedure ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. Bij opdrachten waar meerdere ondernemers kunnen worden gecontracteerd kunnen er meer dan vijf ondernemers worden uitgenodigd.

Nationaal aanbesteden

Bij een nationale aanbestedingsprocedure worden opdrachten uitbesteed, waarbij de regels van de nationale wet- en regelgeving gevolgd worden en waarbij de inschrijving beperkt is tot inschrijvers binnen Nederland.

Inhuur personeel

Voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten (uitzendkrachten) tot en met functieschaal 8 hanteert Purmerend de Europese procedure voor diensten. De overeenkomst wordt hiervoor aangegaan met één ondernemer.

Voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten vanaf functieschaal 9 maakt Purmerend gebruik van een dynamisch aankoopsysteem via een online platform.

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Purmerend wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Purmerend bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Purmerend een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Purmerend wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit zeven verschillende fasen, startend vanaf het voortraject tot en met de nazorgfase. Het onderstaande tabel geeft het cyclische inkoopproces.

6.2 Inkopen in de organisatie

In Purmerend is het inkoopproces centraal georganiseerd. De interne behoeftesteller is verantwoordelijk voor de functionele omschrijving en uitvoering van de opdracht volgens de geldende afspraken. Het team Inkoop, Contracten en (inkomende) Subsidie adviseert, ondersteunt en begeleidt hierbij de interne behoeftestellers. Het team speelt een proactieve en verbindende rol, zowel bij het bepalen van de behoefte en het doorlopen van het inkoopproces, als bij het beheer en management van contracten.

6.3 Verantwoordelijken

De uitvoering van de inkoop ligt bij het ambtelijk apparaat, onder toezicht van de teammanager die verantwoordelijk is voor het betreffende overeenkomst. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de implementatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing is actieve betrokkenheid van bestuurders, budgethouders, opdrachtgevers, inkopers en contractmanagers essentieel.

6.4 Contractmanagement

Contractmanagement is een logisch vervolg op het inkoopproces. In het inkoopproces omvat dit fasen: contracteren, bestellen, bewaken en nazorg.

Na de overdracht van het afgesloten contract aan contractmanagement, start het proces van opvolgen van alle afspraken die in het contract staan. Dit omvat de communicatie met contracteigenaren, vraageigenaren en ondernemers. We werken zoveel mogelijk volgens het CATS-CM principe (Contract Administration and Tracking Scenarios – Contract Management).

Gedurende de looptijd van het contract verzamelen we alle leerpunten door middel van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check en Act) ter voorbereiding op de volgende aanbesteding. Hierdoor verbetert de kwaliteit van zowel aanbesteden als het contract.