Regeling teken en beschikkingsbevoegdheden BSR

Het dagelijks bestuur van Belastingsamenwerking Rivierenland (hierna: BSR);

BESLUIT:

vast te stellen de volgende regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden BSR.

Inleiding

Na de vaststelling van de begroting door het algemeen bestuur en na aanvang van het begrotingsjaar kan de uitvoering van het met de begroting vastgestelde beleid beginnen. In de GR BSR is de bevoegdheid tot het uitvoeren van het in de begroting vastgestelde beleid aan het dagelijks bestuur toegekend.

De uitvoering van het beleid wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan het ambtelijk apparaat. De algemene voorwaarden, waaronder dit plaatsvindt, worden vastgelegd in een regeling teken- en beschikkingsbevoegdheden BSR. Daarnaast wordt in de in deze regeling teken- en beschikkingsbevoegdheden opgenomen regeling aangaan verplichtingen, de regeling budgetbeheer en compensatie en de regeling rapportages vastgelegd welke aanvullende spelregels daarbij van toepassing zijn. Bedoelde regelingen maken integraal onderdeel uit van deze regeling en zijn nader uitgewerkt in de bij deze regeling behorende bijlagen.

Aanwijzing budgethouders

1. Exploitatiebegroting:

De medewerker die de bevoegdheid krijgt om binnen het budget namens BSR verplichtingen aan te gaan wordt de budgethouder genoemd. Het DB is verantwoordelijk voor de uitwerking van het beleid en het ambtelijk apparaat voor de uitvoering ervan.

2, Investeringskredieten:

Om de toewijzing van de verantwoordelijkheid met betrekking tot de investeringen duidelijk vast te leggen wordt in het voorstel tot het bij stemming beschikbaar stellen van een krediet de budgethouder expliciet aangewezen. Hiermee heeft de budgethouder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid gekregen om een vastgesteld krediet te beheren en onder bepaalde voorwaarden verplichtingen aan te gaan.

Jaarlijks wordt de handtekeningen- en parafenlijst van de budgethouders voor 31 december geactualiseerd.

Bevoegdheden en verplichtingen budgethouders

De aan de budgethouders toe te kennen bevoegdheden hebben betrekking op de aanwending en inzet van het budget, voor zover door de budgethouder beïnvloedbaar is, het aangaan van verplichtingen en de mogelijkheden tot compensatie tussen budgetten. In het algemeen geldt dat een budgethouder slechts een verplichting aan mag gaan, indien daarvoor een toereikend budget beschikbaar is. Tevens verplicht de budgethouder zich tot uitvoering van de opgedragen taken binnen het daarvoor vastgestelde budget.

Voorschriften inzake de periodieke verslaglegging/ afleggen verantwoording

Hoewel het dagelijks bestuur de uitvoering van de begroting heeft opgedragen aan het ambtelijk apparaat, blijft het dagelijks bestuur hiervoor integraal verantwoordelijk. Om de verantwoordelijkheid te kunnen dragen moet het ambtelijk apparaat verantwoording afleggen aan het DB over de wijze waarop zij uitvoering heeft gegeven aan deze opdracht. Door regelmatig te rapporteren aan het DB wordt deze laatste in staat gesteld om zo nodig bij te sturen.

Regeling budgethouderschap en aanwijzing budgethouders

Artikel 1. Opbouw budget

Definitie budget:

Een budget is een gedeelte van de begroting waarvan de uitvoering in het kader van mandatering wordt overgedragen aan een medewerker van BSR.

Ten aanzien van het budget wordt onderscheid gemaakt in het exploitatiebudget en het krediet.

- het exploitatiebudget is een deel van de begroting.

- een krediet betreft de beschikbaar gestelde middelen die nodig zijn om een investeringswerk te kunnen uitvoeren. De uitvoering kan betrekking hebben op meerdere jaren.

Definitie budgethouder:

De medewerker van BSR die bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om een vastgesteld budget/krediet te beheren en onder bepaalde voorwaarden verplichtingen aan mag gaan.

Artikel 2. Budgethouderschap dagelijks bestuur BSR

De eindverantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheden door de

budgethouder ligt bij het dagelijks bestuur van BSR, die voorschriften geeft inzake de wijze waarop verplichtingen worden aangegaan, de wijze van compenseren en de wijze van rapporteren.

Artikel 3. Aanwijzing budgethouders

Budgethouders exploitatiebudgetten

Op grond van de opbouw van het exploitatiebudget worden de volgende budgethouders onderscheiden:

1. Organisatiebudgethouder : Directeur

2. Afdelingsbudgethouders : Managers

Budgethouders investeringsprojecten

De budgethouder die bij kredietverlening door opdracht de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om een vastgesteld krediet te beheren en onder bepaalde voorwaarden verplichtingen mag aangaan.

Artikel 4. Bevoegdheden budgethouders

Ter uitvoering van het budgethouderschap komen de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:

- De aanwending van alle onder het kostenbudget vallende kostensoorten tot de in de vastgestelde begroting aangegeven en door de budgethouder te beïnvloeden bedragen per kostenplaats. De budgethouders zijn eveneens bevoegd om op de opbrengstensoorten inkomsten te realiseren;

- De aanwending en inzet van mensuren tot de in de vastgestelde begroting aangegeven aantallen;

- Het in naam van het DB nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap, onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de “Regeling aangaan verplichtingen”;

- De budgethouder kan een overschrijding bij de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding bij de financiële middelen van een ander budget onder de voorwaarden zoals die zijn vastgelegd in de “Regeling budgetbeheer en compensatie”;

- Een hogere budgethouder kan aan een naast lagere budgethouder nadere voorschriften geven inzake de uitoefening van hiervoor genoemde bevoegdheden.

Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn, bij mandaat verleende, bevoegdheden uitgeoefend door de naast hogere budgethouder.

Artikel 5. Eigen verantwoordelijkheid budgethouder

Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget, zal het dagelijks bestuur van BSR of een hogere budgethouder zich onthouden van het aangaan van verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betrokken (lagere) budgethouder.

Artikel 6. Verplichtingen budgethouder

Ter uitoefening van het budgethouderschap hebben de budgethouders de volgende verplichtingen:

- De budgethouder is zowel kwantitatief als kwalitatief verantwoordelijk jegens de naast hogere budgethouder voor de realisatie van de opgedragen taken binnen het daarvoor vastgestelde budget;

- De budgethouder zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor de daaraan ten grondslag liggende taken;

- De budgethouder mag slechts een verplichting aangaan indien ter zake een toereikend budget/kredietsaldo aanwezig is;

- De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven, respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten;

- De budgethouder verstrekt Finance & Control alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving;

Artikel 7. Registratie en informatie uitwisseling

De algemene registratie van budgetten is ondergebracht bij Finance & Control en houdt mede in het op centraal niveau bewaken van de begroting, inclusief de daaraan verbonden signalerings-functie.

Finance & Control draagt zorg voor een goede informatievoorziening, voor een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.

Artikel 8. Rapporteren door budgethouder

Zoals eerder, onder “Voorschriften inzake periodieke verslaggeving/afleggen verantwoording”, vermeld, dragen de budgethouders zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoording aan de naast hogere budgethouder. De organisatiebudgethouder rapporteert overeenkomstig de Financiële Verordening BSR aan het dagelijks bestuur van BSR.

Artikel 9. Wijziging van het budgethouderschap

Het budgethouderschap van een investeringsproject kan door de directeur van BSR, na instemming van het dagelijks bestuur van BSR, worden gewijzigd. Wanneer het budgethouderschap van een investeringsproject wijzigt, moet de controller hier schriftelijk van op de hoogte worden gesteld.

Artikel 10. Beëindiging van het budgethouderschap

De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap, alsmede het daarbij toegekende financieel mandaat, kan door de directeur van BSR, na instemming van het dagelijks bestuur, worden beëindigd. Beëindiging vindt plaats indien er zwaarwegende redenen aanwezig zijn. Daarvan is bijvoorbeeld sprake indien op enig moment blijkt dat er onvoldoende waarborgen bestaan dat de uitoefening van het budgethouderschap voldoende bekwaam en zorgvuldig wordt, of in de toekomst zal worden uitgevoerd.

Bij beëindiging van het budgethouderschap, zal de directeur van BSR het budgethouderschap tijdelijk waarnemen, totdat het dagelijks bestuur van BSR, op voorstel van de directeur van BSR, weer een nieuwe budgethouder heeft aangewezen.

Regeling aangaan verplichtingen

Doelstelling

In deze regeling ligt vast welk orgaan of welke leidinggevenden van BSR rechtshandelingen binnen aangegeven grenzen mogen verrichten. Het gaat dan met name om de autorisatie van zowel uitgaven als inkomsten.

Algemeen

Artikel 1

Het door de budgethouders, in naam van het dagelijks bestuur van BSR, nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen, met betrekking tot levering van diensten, vindt schriftelijk plaats. Mondelinge opdrachten worden alsnog schriftelijk bevestigd en ondertekend. Een afschrift van de aangegane verplichting wordt ter vastlegging verzonden aan Finance & Control. Hierbij dient het budget, waarop de kosten moeten worden geboekt, te worden aangegeven.

Artikel 2

Verplichtingen mogen alleen dan worden aangegaan als er een toereikend budget/kredietsaldo aanwezig is.

Artikel 3

De spelregels ten aanzien van het aanbesteden, meerwerk alsmede eindoplevering zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van BSR. Hierbij wordt uitdrukkelijk opgemerkt dat de uitgangspunten, zoals vastgelegd in het aanbestedingsbeleid, ook van toepassing zijn voor exploitatiebudgetten.

Gunnen van opdrachten/aangaan van verplichtingen

Artikel 4

Gunning aan de laagste aanbieder of het aangaan van een verplichting binnen het exploitatiebudget of investeringskrediet is tot een bedrag van € 20.000 excl. btw toegestaan aan de afdelingsbudget-ouder. Daarboven is toestemming van de organisatiebudgethouder vereist.

Artikel 5

Een budgethouder mag een contract/verplichting voor bestaand beleid voor maximaal 1 jaar aangaan tot een bedrag van € 20.000 excl. btw per jaar

Voor contracten voortvloeiend uit bestaand beleid voor een langere periode dan 1 jaar en voor bedragen boven de € 20.000 excl. btw is voorafgaande instemming van de directeur van BSR vereist.

Voor contracten voor meerdere jaren die betrekking hebben op nieuw beleid en die niet zijn opgenomen in de begroting is voorafgaande instemming van het algemeen bestuur van BSR vereist.

Artikel 6

Indien een voorgenomen gunning niet plaatsvindt aan de laagste aanbieder dienen gemotiveerde gunningvoorstellen ter goedkeuring te worden aangeboden.

Het schema inzake leveringen en/ of diensten is als volgt:

- tot aan het Europese drempelbedrag dient dit te geschieden aan de directeur van BSR;

- vanaf het Europese drempelbedrag aan het dagelijks bestuur van BSR.

Artikel 7

Indien een verplichting op de juiste wijze is aangegaan en geregistreerd dan is de budgethouder gemachtigd zelf de op deze verplichting betrekking hebbende facturen te fiatteren.

Regeling budgetbeheer en compensatie

Algemene regels voor budgetbeheer:

De budgethouder heeft de volgende algemene verantwoordelijkheden:

1. Hij zorgt voor een adequate organisatie van de activiteiten van zijn organisatie-eenheid, passend binnen het beschikbaar gestelde budget.

2. Hij is verantwoordelijk voor alle onder zijn budget vallende kosten- en opbrengstsoorten;

3. Hij voorkomt budgetoverschrijdingen door tijdige en passende maatregelen te nemen.

Algemene regels voor budgetcompensatie

De budgethouder kan een (verwachte) overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget onder de volgende algemene voorwaarden:

1. Met het budget waaraan de compensatie wordt onttrokken, moet de te leveren prestatie reeds zijn gerealiseerd, of kan met de dan nog resterende financiële middelen gerealiseerd worden.

2. Opbrengsten die niet zijn begroot, worden niet gesaldeerd met de kosten. Dat wil zeggen dat niet begrote opbrengsten niet kunnen leiden tot verhoging van het kostenbudget. Dit geldt ook voor hoger dan begrote opbrengsten. Als uitzondering op de voorgaande regel geldt dat als voor een niet begrote opbrengst extra kosten worden gemaakt, deze extra kosten worden aangemerkt als een toegestane budgetoverschrijding. Voorwaarde is dan wel dat de opbrengsten hoger zijn dan de extra kosten.

3. Tussen opbrengsten en kosten vindt geen budgetcompensatie plaats. Dit is wel mogelijk tussen verschillende opbrengstsoorten. Hiervoor gelden dezelfde spelregels als voor compensatie tussen verschillende kostensoorten.

4. Compensatie is alleen toegestaan ter uitvoering van het bestaande beleid. Compensatie ten behoeve van beleidsintensivering en nieuw beleid is niet toegestaan.

5. Voor budgetcompensatie tussen kapitaallasten en overige kosten alsmede tussen personeelskosten overige kosten is vooraf instemming van de directeur van BSR vereist.

6. Bij een voorstel tot compensatie van een (verwachte) budgetoverschrijding wordt advies ingewonnen van de controller.

7. Voorstellen voor budgetcompensatie worden administratief verwerkt door Finance & Control.

Budgetbeheer en compensatie

Artikel 1 Budgetbeheer en compensatie binnen afdelingen c.q. programma’s

1. Er wordt geen verplichting aangegaan, als er geen post in de begroting is opgenomen of als het budgetsaldo onvoldoende is;

2. Een budgetoverschrijding op een binnen het afdelingsbudget te onderscheiden

directe of indirecte kosten- of opbrengstensoort is toegestaan: - tot een maximumbedrag van € 5.000 als hierdoor het totale afdelingsbudget

niet wordt overschreden; - indien de overschrijding op jaarbasis hoger is dan € 5.000 en minder dan 25% van het budget bedraagt en het totaal van de directe of indirecte kostensoorten het jaarbudget niet overschrijdt.

3. De budgethouder meldt elke (verwachte) budgetoverschrijding die niet is toegestaan aan de directeur van BSR en neemt dit op in de tussentijdse rapportages.

4. De manager geeft aan op welke wijze hij de (verwachte) budgetoverschrijding op de ene kostensoort compenseert met een andere kostensoort binnen zijn eigen afdelingsbudget (budgetcompensatie).

Artikel 2 Budgetcompensatie tussen verschillende afdelingen

1. Als budgetcompensatie binnen het afdelingsbudget niet mogelijk is, doet de directeur van BSR voorstellen om de verwachte budgetoverschrijding te compenseren met andere afdelingsbudgetten.

2. Tot een bedrag van € 25.000, excl. btw is de directeur van BSR bevoegd de budgetcompensatie te accorderen.

3. Voor compensatie vanaf € 25.000 is instemming nodig van het dagelijks bestuur van BSR.

Investeringen

Artikel 3 Budgetcompensatie voor investeringen

Budgetcompensatie tussen investeringskredieten is niet toegestaan.

Werkzaamheden die wel in de oorspronkelijke offerte en het bestek zijn opgenomen, maar waarvan de hoeveelheden afwijken en de kosten gedekt kunnen worden binnen het beschikbare investeringskrediet, behoeven geen voorafgaande besluitvorming van het dagelijks bestuur van BSR, mits de prestatie geleverd wordt.

Indien er op een investeringskrediet een overschrijding plaatsvindt, dient deze overschrijding:

- vooraf gemeld te worden aan het dagelijks bestuur van BSR, wanneer de overschrijding kleiner is dan 10% van het krediet en lager is dan € 100.000.

- in alle andere gevallen dient dit gemeld te worden aan het algemeen bestuur van BSR.

In beide gevallen zal bij de melding een voorstel gedaan moeten worden voor de dekking van de extra kapitaallasten.

Eventuele noodzakelijke verhogingen van het uitvoeringskrediet dienen door de budgethouder onderbouwd te worden aangevraagd aan het algemeen bestuur van BSR.

Vastleggen van de compensatie

Artikel 4 Vastleggen van de compensatie

De budgethouder die gebruik maakt van de mogelijkheden van compensatieregeling, is verplicht de wijze van compenseren vast te leggen op een daarvoor ontwikkeld compensatieformulier en te voorzien van een motivering. Indien bij de compensatie meerdere budgethouders zijn betrokken, dienen alle betrokken budgethouders voor akkoord te tekenen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt dient overlegd te worden met de directeur van BSR. In de bijlagen is het compensatieformulier opgenomen.

Onvoorzien

Artikel 5 Onvoorzien

Indien compensatie als bedoeld in de artikelen 1 tot en met 3 niet mogelijk is komt de in de begroting opgenomen post onvoorzien voor budgetcompensatie in aanmerking.

Hiervoor gelden de volgende regels:

1. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorzien, worden in alle gevallen ter goedkeuring voorgelegd aan het dagelijks bestuur van BSR.

2. In het voorstel motiveert de budgethouder waarom budgetcompensatie binnen de reguliere budgetten niet mogelijk is. Het voorstel wordt getoetst door Finance & Control en voorzien van een advies.

3. De mutaties in de post onvoorzien als gevolg van de besluitvorming door het dagelijks bestuur van BSR worden door Finance & Control vastgelegd in de administratie.

Verhoging of verlaging van het begrotingstotaal

Artikel 6 Verhoging of verlaging van het begrotingstotaal

Als verwachte, niet toegestane budgetoverschrijdingen niet door compensatie (af- en overschrijving) of beschikken over onvoorzien kunnen worden gedekt, is een besluit tot wijziging van de begroting noodzakelijk. Zo’n besluit leidt tot verhoging of verlaging van het begrotingstotaal en kan in verband met het budgetrecht alleen door het algemeen bestuur van BSR worden genomen.

Calamiteiten

Artikel 7 Calamiteiten

In het geval van calamiteiten gelden de volgende regels:

1. In spoedeisende gevallen kan in overleg met de directeur van BSR worden besloten tot het aangaan van financiële verplichtingen, waarvoor geen of een niet toereikend budget aanwezig is.

2. Formele besluitvorming en dekking van de kosten vinden achteraf plaats.

Deze Regeling teken- en beschikkingsbevoegdheden BSR treedt in werking per 1 januari 2017 en kan worden aangehaald als ‘’Regeling teken- en beschikkingsbevoegdheden BSR’’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 14 november 2016.

H.C. van Oorschot G.M. Scholtus

Voorzitter Directeur