Verordening op de ambtelijke bijstand Hengelo 2026

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Artikel 33, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand. Met betrekking tot de ambtelijke bijstand moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels bevat (derde lid).

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat ook individuele raadsleden, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. En aangezien wij fractievertegenwoordigers in hun mogelijkheden zoveel mogelijk willen gelijk schakelen aan de raadsleden kunnen fractievertegenwoordigers ook een beroep doen op deze verordening.

In deze verordening vervult de griffier een belangrijke rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (adjunct-griffiers en griffiemedewerker) vallen onder het gezag van de griffier.

Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is.

Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de secretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven vanwege de sinds de invoering van het dualisme aanwezige splitsing tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijze toelichting 2026:

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

In dit artikel worden definities gegeven van enkele begrippen die in de verordening voorkomen en die verduidelijking behoeven omdat de betekenis niet per se voor zich spreekt. Door hierna te bespreken tekstuele wijzigingen in andere artikelen van de verordening, bevat de nieuwe verordening minder definities dan voorheen.

Om het noodzakelijke onderscheid te kunnen blijven maken tussen de ondersteuning die verleend wordt door ambtenaren van de griffie en ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie, wordt in artikel 1 nu duidelijk gemaakt dat de term ‘bijstand’ ziet op het verlenen van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie. De term ‘ambtelijke bijstand’ is voorbehouden voor gevallen waarin deze ondersteuning door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verleend wordt.

Fractievertegenwoordigers kunnen ook een beroep doen op deze verordening.

Artikel 2.Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de Gemeentewet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten.

Een raadslid kan in Hengelo zich met een verzoek om informatie te wenden tot de griffier danwel rechtstreeks tot de behandelend ambtenaar. De griffier kan een van een raadslid ontvangen verzoek om informatie door de griffie zelf behandelen, danwel neerleggen bij een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 2 van de verordening ambtelijke bijstand 2006 van Hengelo is hier overgenomen. Een en ander is laagdrempeliger geformuleerd dan de VNG in haar Modelverordening adviseert. Onze formulering maakt dat niet alle verzoeken om informatie via de griffier en de secretaris hoeven te lopen: het gaat hier immers in de regel om verzoeken om informatie, zijnde in principe lichte verzoeken, waarvoor tussenkomst van griffier en secretaris niet noodzakelijk is. De bruikbaarheid en de goede werking van dit artikel heeft zich de afgelopen jaren ook bewezen.

Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk. Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte bijstand niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel treft een voorziening om de ambtenaar die ambtelijke bijstand aan een raadslid verleent, te beschermen. Het artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij of zij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop via de gemeentesecretaris aan te spreken. Dit impliceert wél dat het college via de secretaris op de hoogte moet c.q. mag zijn van het onderwerp van het verzoek zelf, anders zou het college ook het raadslid niet kunnen benaderen over de inhoud en over de strekking van het verzoek.

Artikel 6 en 7

Deze artikelen behoeven geen toelichting.