Beleidsregels afwezigheid en recht op opvang ontheemden Oekraïne gemeente Bronckhorst

Ondertekening

TOELICHTING

ALGEMEEN

Sinds het uitbreken van de oorlog in Oekraïne worden in Bronckhorst Oekraïense ontheemden opgevangen in een gemeentelijke opvang. Vanaf 1 januari 2025 hebben gemeenten de mogelijkheid gekregen om verstrekkingen, zoals leefgeld of opvangvoorzieningen, te beperken of stop te zetten als een ontheemde langer dan 28 dagen per kalenderjaar afwezig is. Voorheen kon het beperken of intrekken na 28 achtereenvolgende dagen dat de ontheemde afwezig was. Met de herziening van de Regeling opvang ontheemden Oekraïne ( RooO) wordt aan gemeenten de mogelijkheid gegeven de opvang te beëindigen wanneer de ontheemde meer dan 28 dagen in een kalenderjaar afwezig is uit de opvang. Hiermee kan worden opgetreden tegen ontheemden die meerdere keren per jaar langere tijd afwezig zijn en tegelijkertijd wel opvang en andere verstrekkingen genieten. Het beperken of intrekken van de verstrekkingen is een keuze van de gemeente, het betreft een zogeheten ‘kan-bepaling' en geeft het college beleidsvrijheid. Deze vrijheid biedt ook de mogelijkheid een eigen beleid op te stellen hoe de 28-dagenregeling binnen de gemeente wordt toegepast.

Het komt voor dat de locatiebeheerders opmerken dat bewoners van de gemeentelijke opvang de opvanglocatie voor lange periodes verlaten, na 28 dagen weer verschijnen voor de meldplicht en vervolgens weer langere periodes afwezig zijn. De voornaamste reden om de 28-dagenregeling in Bronckhorst dan ook toe te passen is om de opvangplekken optimaal te benutten. Opvangplekken worden beter benut wanneer bewoners niet voor langere periodes de opvang mogen verlaten. Er is veel drukte in de crisisopvangen en wanneer ontheemden nauwelijks op een plek aanwezig zijn, worden bedden bezet gehouden voor de ontheemden die de opvangplekken wel of harder nodig hebben. Met het vaststellen van deze 28-dagenregeling blijven opvangplekken zoveel mogelijk optimaal benut.

De ontheemde heeft een recht op privacy en daarom wordt de persoonlijke levenssfeer zo veel mogelijk eerbiedigt. De gemeente heeft er echter ook een belang bij dat de opvangplekken zoveel mogelijk worden benut. Met betrekking tot ervaringen uit het verleden en de regionale drukte bij de opvanglocaties wenst de gemeente kaders te stellen aan de afwezigheid van de ontheemden en ervoor te zorgen dat de bedden niet meermaals en voor langere perioden onbenut blijven. In de beleidsregels wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de persoonlijke levenssfeer van de ontheemde en waar nodig coulance geboden. Er worden echter ook duidelijke grenzen gesteld om misbruik van deze coulance te voorkomen.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

Dit artikel betreft de begripsbepalingen.

Artikel 2

Eerste lid

Bij de gemeente Bronckhorst wordt onder een dag afwezigheid begrepen dat de ontheemde gedurende de nacht niet op de opvanglocatie aanwezig is. Dit kan lastig te toetsen zijn: een ontheemde kan ook later terugkeren naar de opvang als hij een feest heeft bijgewoond. Het college wil hen geen avondklok opleggen en verplichten voor middernacht terug te zijn op de opvanglocatie. Er is daarom besloten om het als een nacht afwezigheid te beschouwen wanneer de ontheemde voor of na 0:00 uur uit de opvang is vertrokken en niet voor 7:00 uur ’s ochtends weer de locatie heeft betreden. Hiermee wordt navolging gegeven aan het doel op te treden wanneer bedden in de opvanglocaties meerdere keren per jaar langere periodes onbenut blijven.

Tweede lid

Vanuit de regeling dient het college de afwezigheid van de ontheemden op de gemeentelijke opvanglocaties bij te houden als zij gebruik maakt van de 28-dagenregeling. Het invoeren van een meldplicht geeft hieraan een goede invulling. Om de persoonlijke levenssfeer van de ontheemde te eerbiedigen hoeft geen opgave van redenen voor het tijdelijk vertrek worden gegeven zolang de 28-dagentermijn niet wordt overschreden. Met het melden van de afwezigheid en het informeren van de datum van vertrek en terugkeer worden daarnaast verschillende belangen gediend. Ten eerste kan het college gedurende de afwezigheid van een ontheemde de lege opvangplek gebruiken om tijdelijke opvang te bieden aan een andere ontheemde. Daarnaast geeft de meldplicht de mogelijkheid de ontheemde te informeren over de 28-dagenregeling. Als de ontheemde eerder langere tijd afwezig is geweest uit de opvang, kan de ontheemde hier bij een nieuwe melding op worden gewezen en worden gewaarschuwd wat de consequentie is als de 28-dagentermijn wordt overschreden.

Derde lid

Afwezigheid dient altijd te worden gemeld, ongeacht hoe lang de ontheemde van de opvanglocatie afwezig is. Er kunnen echter situaties voordoen waardoor de ontheemde de 28-dagentermijn overschrijdt of dreigt te overschrijden. In deze situaties acht het college het onredelijk als de opvang van de ontheemde vanwege zijn hierdoor langere afwezigheid wordt beëindigd. Het college omschrijft daarom een aantal specifieke situaties waarin de ontheemde, met toestemming van de locatiebeheerder, langer dan 28 dagen in een kalenderjaar uit de opvang afwezig mag zijn. Hierbij maakt het college gebruik van de beleidsvrijheid die de 28-dagenregeling biedt.

Voor afwezigheid van langer dan 28 dagen per kalenderjaar dient altijd toestemming te worden gegeven door de locatiebeheerder. Dit vereiste voorkomt dat de meldplicht wordt opgevat als een vrijbrief om ongelimiteerd uit de opvang afwezig te zijn zonder dat de opvang wordt beëindigd. Dit zou niet in lijn zijn met het doel van de regeling: zorgen dat zoveel mogelijk ontheemden opvang kunnen genieten en zorgen dat zo min mogelijk bedden in de opvang bezet worden gehouden zonder dat een ontheemde daar gebruik van maakt.

De situaties die een uitzondering vormen op de 28-dagentermijn worden hieronder nader toegelicht.

Sub a. Overlijden van een familielid in de eerste of tweede graad

Wanneer een familielid in de eerste of tweede graad overlijdt en de ontheemde voor (het regelen van) de uitvaart naar het buitenland moet reizen, kan de locatiebeheerder hiervoor toestemming verlenen. De ontheemde dient het overlijden aan te tonen, bijvoorbeeld met een overlijdensbericht of een rouwkaart. Ook dient de ontheemde aan te tonen wanneer de uitvaart plaatsvindt.

Familieleden in de eerste graad zijn (adoptie)ouders en (adoptie)kinderen. Voor familieleden in de eerste graad krijgt de ontheemde een langere periode toestemming om uit de opvang afwezig te zijn. Dit biedt de ontheemde voldoende tijd om de uitvaart te regelen en overige zaken na de uitvaart af te handelen. Hieronder vallen bijvoorbeeld het leeghalen en eventueel te koop zetten van het huis van de overledene en administratieve en financiële zaken die moeten worden afgehandeld. De duur van afwezigheid wordt afgestemd met de locatiebeheerder die hier toestemming voor dient te geven.

Familie in de tweede graad zijn grootouders, kleinkinderen en broers en zussen. Bij overlijden in de tweede graad krijgt de ontheemde toestemming een langere periode toestemming. Dit biedt voldoende tijd om naar het buitenland te reizen en na de uitvaart weer terug te keren naar de opvanglocatie. Er wordt vanuit gegaan dat de familie in de eerste graad van de overledene de uitvaart regelt en de ontheemde hier dus niet bij betrokken hoeft te zijn. De duur van afwezigheid wordt afgestemd met de locatiebeheerder die hier toestemming voor dient te geven.

Sub b. Opname in een Nederlandse zorginstelling

Wanneer een ontheemde in Nederland verblijft en medische zorg nodig heeft, krijgt hij medische zorg uit het basispakket vergoed. Het college wenst daarom dat de ontheemde in eerste instantie medische zorg zoekt bij een Nederlandse zorgaanbieder. Dit voorkomt dat ontheemden voor elke zorgbehoefte naar Oekraïne reizen, terwijl deze zorg in Nederland ook geboden wordt en de ontheemden de kosten hiervoor vergoed krijgt.

Dit betekent dat wanneer de ontheemde vanwege medische noodzaak in een Nederlandse zorginstelling moet worden opgenomen, dit vooraf, of in ieder geval op de dag van opname, dient te melden aan de locatiebeheerder. Opname in een Nederlandse zorginstelling beschouwt het college als overmacht. De locatiebeheerder geeft de ontheemde daarom toestemming om uit de opvang afwezig te zijn tot dag na de dag dat de ontheemde uit de zorginstelling wordt ontslagen. De ontheemde deelt een bewijsstuk waaruit volgt op welke dag hij uit de zorginstelling is ontslagen.

Er zijn ook situaties denkbaar waarin de ontheemde niet in een Nederlandse zorginstelling wordt opgenomen. Er wordt alleen toestemming gegeven voor zorg in het buitenland in twee situaties:

1.

De benodigde medische zorg is niet in Nederland beschikbaar.

De Nederlandse zorgaanbieder of zorgverzekeraar dient een verklaring op te stellen waaruit blijkt dat de ontheemde voor zijn aandoening niet in Nederland kan worden behandeld. Hierbij dient ook te worden aangegeven waar wel aan de zorgbehoefte van de ontheemde kan worden voldaan. Zo krijgt de locatiebeheerder inzicht waarom de ontheemde voor medische zorg naar het buitenland wenst te gaan.

Onder deze uitzondering vallen alleen medische behandelingen. Voor cosmetische behandelingen wordt geen toestemming gegeven, omdat een dergelijke ingreep om persoonlijke redenen wordt genomen en geen medische noodzaak heeft. Ook wordt er geen toestemming gegeven voor medische zorg in het buitenland als deze wel in Nederland beschikbaar is, maar in het buitenland goedkoper of sneller is.

2.

De ontheemde bevindt zich al in het buitenland wanneer de medische noodsituatie zich voordoet.

Uiteraard kan het voorkomen dat de ontheemde zijn afwezigheid heeft gemeld om enkele dagen naar het buitenland te reizen, en dat de ontheemde om welke reden dan ook met spoed dient te worden opgenomen in een zorginstelling in het buitenland waar hij zich op dat moment bevindt. In deze situatie dient de ontheemde zijn langere afwezigheid vanwege de opname zo spoedig mogelijk, en in ieder geval gedurende de afwezigheid, te melden bij de locatiebeheerder. Om misbruik te voorkomen moet de afwezigheid voldoende worden gemotiveerd. Onder een goede motivatie vallen een Engelstalige medische verklaring waarin in ieder geval informatie staat over de aanvang van de opname, de aard en ernst van de medische noodsituatie, de voorgeschreven behandeling en de te verwachte duur van de opname. Indien de ontheemde hiertoe niet in staat is, dient deze informatie te worden geleverd door iemand die de ontheemde kan vertegenwoordigen, bijvoorbeeld een naaste. Enkel een bericht of foto naar de locatiebeheerder volstaat niet. Er wordt geen toestemming verleend tot deze verklaring is aangeleverd. Het aanleveren van de verklaring bij terugkeer in de opvang wordt ook niet geaccepteerd, omdat dit enerzijds fraudegevoelig is en anderzijds te laat is.

Gedurende de opname blijft de locatiebeheerder contact houden met de ontheemde over de voortgang van zijn herstel. Zodra de ontheemde hersteld is en uit het ziekenhuis is ontslagen of zodanig is hersteld dat hij zijn verdere herstel in Nederland kan voortzetten, dient hij binnen twee dagen terug te keren naar de opvanglocatie. Deze termijn biedt voldoende tijd om een terugreis naar Nederland te regelen.

In de uitzonderlijke situatie waarin de ontheemde zijn afwezigheid niet (vooraf) kan melden of toestemming kan vragen, bijvoorbeeld doordat hij in een coma verkeert, voorzien deze beleidsregels niet.

Sub c. Beroep waarvoor langer verblijf elders noodzakelijk blijkt

Nu de oorlog in Oekraïne voortduurt, wensen steeds meer ontheemden meer te participeren in de maatschappij en zelfredzaam te zijn. Veel ontheemden waren bij aankomst in Nederland al werkzaam of zochten na aankomst werk. Dit willen wij als gemeente uiteraard alleen maar stimuleren.

Bij sommige werkzaamheden kan de situatie voordoen dat de ontheemde incidenteel of gedurende een langere aaneengesloten periode afwezig is uit een opvanglocatie. Het zou onredelijk zijn als deze dagen van afwezigheid meetellen in de 28-dagentermijn. Onder incidentele werkzaamheden valt bijvoorbeeld een nachtdienst in de zorg of een andere functie waarbij een werknemer kan worden ingedeeld in een nachtdienst. Bij werkzaamheden met een langdurige afwezigheid kan worden gedacht aan een beroep als vrachtwagenchauffeur of schipper.

De 28-dagentermijn wordt buiten toepassing gelaten wanneer de ontheemde kan aantonen dat hij vanwege zijn (vrijwilligers)werk de nacht niet op de opvanglocatie kan doorbrengen. De 28-dagentermijn geldt uiteraard wel wanneer de ontheemde niet aan het werk is en een nacht niet in de opvanglocatie verblijft. De ontheemde dient daarom bewijzen te tonen voor elke nacht die hij niet op de opvanglocatie aanwezig is, zoals een arbeidsovereenkomst en werkrooster. Dit voorkomt dat de ontheemde zijn (vrijwilligers)werk meermaals onterecht gebruikt als reden om elders te verblijven.

Sub d. Overige situaties

Er kunnen situaties voordoen die een uitzonderlijke maar aantoonbare en dringende reden kunnen zijn voor een afwezigheid van langer dan 28 dagen. Deze situaties worden per geval beoordeeld.

Vierde lid

De situaties genoemd in het derde lid maken het besluit om opvang te beëindigen na 28 dagen per kalenderjaar afwezigheid onredelijk. Wanneer de locatiebeheerder schriftelijke toestemming heeft verleend, worden de dagen waarvoor deze toestemming wordt verleend daarom niet meegeteld in de 28-dagentermijn.

Vijfde lid

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Zesde lid

We vinden het belangrijk dat de ontheemde op de hoogte is van de meldplicht en hoe het college tot haar beslissingen komt als de ontheemde langer dan 28 dagen per kalenderjaar afwezig is uit de gemeentelijke opvang. Het schenden van de meldplicht of het langer afwezig zijn dan 28 dagen per kalenderjaar heeft immers direct gevolgen voor de betrokken ontheemde.

De locatiebeheerder is de aangewezen persoon om de ontheemde hierover te informeren. We verwachten dan ook van de locatiebeheerder dat hij de ontheemde, zodra de ontheemde zich voor diens (tijdelijke) afwezigheid meldt, informeert over hoe het college de 28-dagenregeling toepast en wat de gevolgen voor de ontheemde zijn als hij langer dan 28 dagen per kalenderjaar afwezig is. Ook verwachten wij van de locatiebeheerder dat hij de ontheemde erop wijst dat er ook situaties zijn waarbij de ontheemde langer dan 28 dagen per kalenderjaar afwezig mag zijn en dat voor deze situaties de toestemmingsvereiste geldt.

Doordat de ontheemde zich meldt, biedt dit de mogelijkheid voor de locatiebeheerder om al die informatie te geven, wat ervoor zorgt dat de ontheemde op basis van de juiste informatie kan beslissen om (bijvoorbeeld) minder lang weg te blijven of om toestemming te vragen voor langere afwezigheid.

Artikel 3

Eerste lid

De 28-dagenregeling wordt zo geïnterpreteerd dat de ontheemde het college altijd dient te informeren over zijn afwezigheid, ongeacht de reden en duur van de afwezigheid. De ontheemde dient dus altijd aan de meldplicht te voldoen. Het voldoen aan de meldplicht is echter geen vrijbrief om ongelimiteerd afwezig te zijn. Wanneer een ontheemde zonder toestemming van de locatiebeheerder meer dan 28 dagen in een kalenderjaar afwezig is geweest, zal zijn opvang worden beëindigd.

Tweede lid

De meldplicht geeft het college de mogelijkheid om inzicht te krijgen in gevallen waarbij ontheemden de 28-dagentermijn overschrijden of dreigen te overschrijden. Zodra duidelijk is dat de 28-dagentermijn overschreden is of dreigt te worden, dan zal het college aan de ontheemde het voornemen kenbaar maken de opvang te beëindigen. Dit geeft de ontheemde onder andere de mogelijkheid om een zienswijze te geven, of voor het verstrijken van de 28-dagentermijn terug te keren, of om alsnog om toestemming te vragen.

Het college kan vervolgens een weloverwogen besluit nemen.

Artikel 4

Eerste lid

Zoals eerder vermeld, wordt de 28-dagenregeling zo geïnterpreteerd dat de ontheemde zijn afwezigheid altijd moet melden. Volgens deze interpretatie kan het college de opvang beëindigen als de ontheemde zijn afwezigheid niet meldt. Het college vindt het echter onredelijk om de opvang direct te beëindigen wanneer de ontheemde zich eenmalig, mogelijk per ongeluk, niet afwezig meldt. Daarom wordt ervoor gekozen om eerst een officiële waarschuwing te geven. Hiermee wordt de ontheemde duidelijk gemaakt dat de 28-dagenregeling wordt gehandhaafd en dat een volgende ongeoorloofde afwezigheid kan leiden tot beëindiging van de opvang.

Tweede tot en met vierde lid

Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.

Artikel 5

Eerste en tweede lid

In artikel 2, derde lid van deze beleidsregels worden enkele uitzonderingen geboden waarin de dagen afwezigheid niet meegeteld worden bij de telling van het aantal dat een ontheemde afwezig mag zijn van de gemeentelijke opvang. Dit heeft een zogenoemde ´opschortende werking´ en houdt in dat de telling van het aantal afwezige dagen gepauzeerd wordt op het moment dat de periode waarvoor toestemming is verleend ingaat, en weer wordt voortgezet op het moment dat de periode waarvoor toestemming is verleend stopt.

De opschortende werking, ofwel de gepauzeerde telling van het aantal afwezige dagen, vervalt indien de toestemming niet meer geldig is. Dit kan zijn wanneer de periode waarvoor de toestemming is gegeven is afgelopen, of, in geval de toestemming voor onbepaalde tijd is verleend, wanneer de situatie waarvoor toestemming is gegeven niet meer van toepassing is.

Derde lid

Als een ontheemde misbruik maakt van de verleende toestemming, dan wordt dit niet getolereerd. Indien wordt ontdekt dat onder valse voorwendselen of op onjuiste gronden toestemming is verleend, waardoor de termijn onterecht is opgeschort, dan wordt de toestemming per direct ingetrokken en kan dit gevolgen hebben voor de berekening van het aantal dagen dat de ontheemde afwezig is geweest. Het kan zijn dat de dagen waarin de ontheemde afwezig was en waarvoor toestemming is verleend, met terugwerkende kracht worden meegeteld voor de 28-dagen afwezigheidstelling, dien ten gevolge dat de ontheemde hierdoor de 28-dagentermijn overschrijdt en de opvang kan worden beëindigd.

Vierde lid

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 6

Eerste lid

Bij uitschrijving van de opvang is de ontheemde geen bewoner meer van de opvanglocatie en wordt beschouwd als onbevoegd. Deze onbevoegden mogen de locatie niet betreden zonder dat de verantwoordelijke personen hiervan op de hoogte zijn.

Wanneer de ontheemde uit de opvanglocatie is uitgeschreven, kan de ontheemde ook uit de BRP van de gemeente worden uitgeschreven. Uitschrijving uit de BRP maakt de gemeente niet langer verantwoordelijk voor de opvang van de ontheemde. Uitschrijving uit de BRP is mogelijk wanneer de ontheemde aantoonbaar niet meer in de opvanglocatie woonachtig is. Hiervoor dient een adresonderzoek te worden uitgevoerd. Uit het dossier moet volgen dat de ontheemde uit de opvang is vertrokken, onbereikbaar is en dat niet achterhaald kan worden of hij nog in Nederland verblijft. De locatiebeheerder kan een schriftelijke verklaring aanleveren waaruit volgt dat de betrokkene uit de opvang is vertrokken en dat niet duidelijk is of hij nog in Nederland verblijft. Daarnaast kan een medewerker van Burgerzaken een aantekening maken waaruit volgt waarom er geen mogelijkheid is de nieuwe verblijfsplaats te achterhalen.

In beide gevallen moet een adresonderzoek worden gedaan. Voordat de ontheemde uit de BRP kan worden uitgeschreven, is een voornemen- en besluitprocedure nodig. Dit kan worden gestart zodra de ontheemde uit de opvang is uitgeschreven.

Tweede lid

Na uitschrijving uit de opvang dient de ontheemde nog wel de mogelijkheid te worden gegeven zijn persoonlijke eigendommen op te halen. Als de ontheemde deze eigendommen niet binnen een maand heeft opgehaald, wordt met de locatiebeheerder overlegd wat met deze spullen wordt gedaan.

Artikel 7

Eerste lid

Indien de ontheemde is uitgeschreven uit de opvang én de BRP en zich vervolgens weer meldt in Nederland, heeft de gemeente hier geen verantwoordelijkheid meer over. De ontheemde wordt dan beschouwd alsof hij voor de eerste keer in Nederland aankomt. De ontheemde moet opnieuw het registratie- en plaatsingsproces doorlopen dat hij ook heeft doorlopen toen hij voor het eerst in Nederland aankwam. Er moet worden beoordeeld of de ontheemde op het moment van terugkeer voldoet aan de geldende regels uit de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB). Als de ontheemde nog steeds onder de bescherming van de RTB valt, wordt de ontheemde opnieuw geplaatst bij een opvanglocatie. Dit kan dezelfde gemeente zijn als zijn eerder verblijf, maar dit is niet noodzakelijk en afhankelijk van de opvangplekken die op dat moment beschikbaar zijn.

Tweede lid

Uit rechtspraak volgt dat de gemeente verantwoordelijk blijft voor de opvang van de ontheemde zolang deze staat ingeschreven in de BRP van de gemeente.1 Het college blijft dus verantwoordelijk voor de opvang van de ontheemde zolang deze nog ingeschreven staat in de BRP van de gemeente Bronckhorst. Bij terugkeer van de ontheemde dient het college te zorgen voor een nieuwe opvangplek. Idealiter wordt de ontheemde op een andere opvanglocatie geplaatst, omdat hij uit de oorspronkelijke opvanglocatie is uitgeschreven. Indien geen andere plek beschikbaar is, kan hij uiteraard alsnog worden geplaatst in de opvanglocatie. Wanneer hier geen plek is, wordt de ontheemde overgebracht naar een opvanglocatie van een andere gemeente. Het college blijft wel verantwoordelijk voor de ontheemde, ook als hij in een andere gemeente verblijft. Zodra in de gemeentelijke opvang van gemeente Bronckhorst weer een plek vrijkomt, dan kan de ontheemde weer teruggeplaatst worden naar de gemeente waar hij staat ingeschreven.

In alle gevallen dient het college te voorkomen dat een ontheemde van zijn gezin wordt gescheiden. Als de ontheemde in een andere gemeente ondergebracht dient te worden, wordt een locatie geboden waar zijn gezinsleden ook naartoe kunnen worden overgebracht.

Derde lid

Het college wil nog wel de mogelijkheid bieden voor de ontheemde om zijn familieleden te blijven zien. De ontheemde kan daarom als bezoeker op de opvanglocatie langskomen. Het bezoek dient van tevoren te worden geregistreerd.

Artikel 8

De hardheidsclausule biedt de mogelijkheid om af te wijken van de beleidsregels als de toepassing daarvan zou leiden tot onevenredige benadeling van de belanghebbende. Deze clausule wordt zeer terughoudend toegepast en mag alleen voorzien in gevallen waarin het onredelijk is om het beleid toe te passen. Het moet gaan om een schrijnende, niet voorziene, omstandigheid.

Artikel 10

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.