Centrumregeling strategische besturing Informatievoorziening (IV)/ICT Kaag en Braassem en Alphen aan den Rijn

1. Gezamenlijk een effectieve en efficiënte inzet van informatie- en communicatietechnologie (ICT) te realiseren binnen en tussen de deelnemende gemeenten en andere ketenpartners. De deelnemende gemeenten werken hierin vrijwillig samen.

2. De samenwerking en het bundelen van de kennis en expertise op het gebied van ICT, stelt de deelnemende gemeenten in staat efficiënter, kwalitatief beter en toekomstgericht te werken.

1. De gemeente Alphen aan den Rijn wordt aangewezen als centrumgemeente, bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wgr.

2. De centrumregeling strategische besturing informatievoorziening IV/ICT Kaag en Braassem en Alphen aan den Rijn is gevestigd bij de gemeente Alphen aan den Rijn.

1. Ter verwezenlijking van het doel, als bedoeld in artikel 3 en de genoemde taken in artikel 4, kunnen de colleges van de regiogemeente aan het college van Alphen aan den Rijn taken opdragen en bevoegdheden mandateren, waarbij onder mandaat is toegestaan.

2. De bevoegdheden die ter uitvoering van deze regeling worden gemandateerd, worden in een mandaatregeling opgenomen. De mandaatregeling wordt vastgesteld en gewijzigd door eensluidende besluiten van de colleges en burgemeesters van de gemeenten.

3. De uitgangspunten en rolverdeling zijn hierbij de volgende:

• a.

  de gemeente Kaag en Braassem werkt samen met de gemeente Alphen aan den Rijn in haar (beleids-) keuzes ten aanzien van de informatievoorziening. Gemeente Alphen aan den Rijn is verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden op ICT gebied.

• b.

  de strategische besturing en beleidsvorming van de Informatievoorziening is ondergebracht bij de eenheid informatievoorziening van de gemeente Alphen aan den Rijn. Gemeente Kaag en Braassem wordt vertegenwoordigd door een strategisch beleidsadviseur die de plaatselijke belangen kent.

• c.

  directie- en management van beide gemeenten ondersteunen en faciliteren de uitvoering van de samenwerking op het gebied van informatievoorziening en bevorderen eenheid van beleid overeenkomstig het Informatie (I) beleid.

• d.

  de Chief Information Security Officer (CISO) van de gemeente Alphen aan den Rijn vervult deze functie op gelijke wijze ook voor de gemeente Kaag en Braassem.

4. In aanvulling op lid 3 onder a van dit artikel, geldt het uitgangspunt dat bij afwijkend beleid bij de regiogemeente, met betrekking tot dit onderdeel in de dienstverleningsovereenkomst, zoals benoemd in artikel 7 van deze regeling, nadere invulling wordt gegeven.

1. In de dienstverleningsovereenkomst, te sluiten door de colleges van de deelnemende gemeenten, wordt nadere uitwerking gegeven aan deze regeling.

2. In deze dienstverleningsovereenkomst worden in ieder geval vastgelegd:

• a.

  de uitvoeringskaders op het gebied van de strategische besturing Informatievoorziening IV/ICT;

• b.

  de kwaliteitseisen waaraan de taakuitoefening door de centrumgemeente moet voldoen;

• c.

  de wijze waarop de regiogemeente een financiële bijdrage levert in de kosten, die de centrumgemeente maakt voor de uitvoering van de bij- of krachtens deze regeling opgedragen taken en bevoegdheden;

• d.

  de verdeelsleutel, waarop de financiële bijdrage genoemd in lid c van dit artikel van toepassing is, is op 1 januari 2026, 80% (gemeente Alphen aan den Rijn) en 20% (gemeente Kaag en Braassem). Deze verdeelsleutel is gebaseerd op de daadwerkelijk door de centrumgemeente gemaakte kosten en zal vanaf 1 januari 2026 elke twee jaar worden herzien en wordt vastgelegd in een addendum bij de dienstverleningsovereenkomst;

• e.

  conform de VNG afspraken wordt de financiële bijdrage jaarlijks geïndexeerd conform de voorwaarden opgenomen in de GIBIT (Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox);

• f.

  de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de informatieverplichtingen, zoals bedoeld in de artikelen 10,11 en 12 van deze regeling en de wijze waarop de colleges van de deelnemende gemeenten elkaar informeren over het niet nakomen van hun informatieverplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

3. De dienstovereenkomst past binnen de kaders en grenzen van de regeling en is daarmee onlosmakelijk verbonden. Bij (kennelijk) tegenstrijdige bepalingen gaat de regeling voor op de dienstverleningsovereenkomst.

1. Het college van de centrumgemeente overlegt ten minste tweemaal per jaar met het college van de regiogemeente. De colleges van de deelnemende gemeenten komen voorts bijeen wanneer één van de colleges dit, onder schriftelijke opgaaf van redenen, noodzakelijk acht.

2. In het bestuurlijk overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt gesproken over de harmonisatie van het beleid betreffende de strategische besturing Informatievoorziening IV/ICT en de uitvoering daarvan door de deelnemende gemeenten en het verloop van de samenwerking.

3. Het college van de centrumgemeente onderscheidenlijk het college van de regiogemeente kan zich in het overleg, bedoeld in het eerste lid, laten vertegenwoordigen door een of meerdere van zijn leden.

4. De secretarissen van de deelnemende gemeenten zijn tijdens het bestuurlijk overleg, bedoeld in het eerste lid, aanwezig.

1. De directeur bedrijfsvoering van de centrumgemeente overlegt ten minste tweemaal per jaar met de betreffende directeur van de regiogemeente over de uitvoering van deze regeling en de dienstverleningsovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 7.

2. Bij het overleg, bedoeld in het eerste lid, kunnen de directeuren zich laten bijstaan door een ter zake deskundige medewerker.

1. Het college van de centrumgemeente geeft het college van de regiogemeente alle inlichtingen die het college van de regiogemeente voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met de wet of het openbaar belang.

2. Het college van de regiogemeente geeft het college van de centrumgemeente alle inlichtingen die het college of een medewerker van de centrumgemeente voor de uitoefening van zijn taken- en bevoegdheden, zoals bedoeld in artikel 4, nodig heeft tenzij het verstrekken ervan in strijd is met de wet of het openbaar belang.

1. Onverminderd artikel 28 van de Wgr, worden geschillen over deze regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil besproken tussen de gemeentesecretarissen van de colleges van de deelnemende gemeenten.

3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen de colleges van de deelnemende gemeenten elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. De colleges van de deelnemende gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie.

4. De colleges van de deelnemende gemeenten zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

5. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan de colleges van de deelnemende gemeenten.

6. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vijfde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vijfde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van elk van de deelnemende gemeenten het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wgr, voorleggen aan Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland.

7. De colleges van de deelnemende gemeenten dragen de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid, evenredig.

1. Beide colleges van de deelnemende gemeenten kunnen een voorstel doen tot een wijziging van deze regeling.

2. De wijziging komt tot stand, indien de beide colleges van de deelnemende gemeenten aan deze regeling met de wijziging van de regeling akkoord zijn gegaan.

3. De wijziging van deze regeling wordt als voorgenomen besluit voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemers, die binnen 8 weken na ontvangst van het ontwerp van de wijziging hun zienswijze hierover kunnen uitbrengen

4. De colleges van de deelnemende gemeenten gaan pas over tot een definitieve wijziging van deze regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

5. De wijziging van deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de dag van de bekendmaking ervan in het Gemeenteblad door de centrumgemeente. Op de wijziging van deze regeling is artikel 19 van deze regeling van overeenkomstige toepassing.

1. Deze regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges van de deelnemende gemeenten.

2. Opheffing is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste drie jaar na het treffen van deze regeling. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen de colleges van de deelnemende gemeenten overeenstemming bestaat.

3. Indien een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven de colleges van de deelnemende gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

4. Het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van de regiogemeente tot deelneming in de financiële en de eventuele personele gevolgen van de opheffing.

5. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

6. Een besluit tot uittreding door het college van één van de twee deelnemende gemeenten leidt eveneens tot opheffing van de regeling. Een besluit tot uittreding door het college van één van de deelnemende gemeenten wordt niet genomen dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van de raad, overeenkomstig artikel 1, tweede- en vierde lid, van de Wgr.

7. Het besluit tot uittreding treedt in werking op 1 januari van het tweede jaar volgend op het jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen. Het tweede tot en met het vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing.

1. Andere gemeenten kunnen tussentijds tot deze regeling toetreden, wanneer de colleges van de deelnemende gemeenten daarmee hebben ingestemd na verkregen toestemming van hun raden.

2. De deelnemende gemeenten regelen in overleg de rechten en verplichtingen die voor de toe te treden gemeente uit de regeling voortvloeien.

3. Indien een gemeente tot de regeling wenst toe te treden, draagt deze gemeente de financiële gevolgen van deze toetreding.

4. Op de tussentijdse toetreding tot deze regeling is artikel 19, eerste lid, van deze regeling van overeenkomstige toepassing

1. De regeling wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

2. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2026.

1. Het college van de centrumgemeente maakt de regeling in alle deelnemende gemeenten bekend in het door dat gemeentebestuur uitgegeven gemeenteblad.

2. Het college van de centrumgemeente is belast met de wettelijk vereiste bekendmaking van deze regeling, de wijziging ervan en het toevoegen van gegevens betreffende de regeling in het daarvoor bestemde openbaar elektronisch register.

3. Het eerste en tweede lid zijn van toepassing op besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling, alsmede op besluiten tot toetreding en uittreding.

1. De regeling wordt jaarlijks geëvalueerd in opdracht van de colleges van de deelnemende gemeenten. De colleges van de deelnemende gemeenten bepalen daarbij in onderling overleg de onderwerpen, werkwijze en planning van de evaluatie. De colleges van de deelnemende gemeenten kunnen daarbij beslissen een onafhankelijke externe de evaluatie te laten uitvoeren.

2. Het eerste evaluatiemoment vindt plaats in 2026.

1. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, treden de deelnemende gemeenten met elkaar in overleg

1. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de dag waarop het college van de centrumgemeente deze regeling op de gebruikelijke wijze bekend heeft gemaakt, onder gelijktijdige intrekking van de gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringorganisatie (BVO) Rijn en Braassem.

2. Deze regeling wordt aangehaald als “Centrumregeling strategische besturing informatievoorziening IV/ICT Kaag en Braassem en Alphen aan den Rijn”.