Protocol Terugmeldvoorziening Zaffier

A. De wettelijke terugmeldplicht

Zaffier is afnemer van de gegevens vanuit de Basisregistratie Personen (BRP).

Bij alle wetten, die Zaffier uitvoert, moet eerst de vraag beantwoord worden waar de inwoner daadwerkelijk verblijft.

De inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) moet hetzelfde zijn als het adres waar de inwoner zijn hoofdverblijf heeft. De inschrijving in het BRP is een belangrijk verificatiemiddel binnen de rechtmatigheidscontrole.

Soms komen de adresgegevens, die in het BRP staan, niet overeen met waar de persoon daadwerkelijk verblijft. Dan is nader onderzoek nodig. Dit onderzoek vindt plaats door afdeling Burgerzaken van de gemeenten. Niet door Zaffier! Dit onderzoek kan leiden tot een aanpassing van de BRP-registratie.

NB: Een onderzoek kan in uitzonderingsgevallen leiden tot toestaan tijdelijk woonadres of tot uitschrijving uit de BRP, het zogeheten Vertrokken Onbekend Waarheen (VOW). Dit laatste als uiterste middel als het adres van de persoon niet valt te achterhalen.

Als afnemer van de BRP is Zaffier wettelijk verplicht om aan de betreffende gemeente te melden dat Zaffier weet of een vermoeden heeft dat een verblijfadres van een inwoner niet overeenkomt met de inschrijving in het BRP of dat het aantal personen dat ingeschreven staat op een adres (waarschijnlijk) niet klopt met wie er daadwerkelijk wonen. Het is vervolgens aan Burgerzaken om de al dan niet juiste inschrijving vast te stellen.

Het doel van de melding is dat de kwaliteit van de adresgegevens in het BRP zo kloppend mogelijk worden gehouden en afnemers, zoals Zaffier, er volledig op kunnen vertrouwen dat de gegevens in het BRP correct zijn. Alle afnemers zijn dus medeverantwoordelijk aan het correct houden van het BRP, dus ook alle medewerkers met inwonercontacten bij Zaffier. Er is dus actieve meldingsplicht vanuit Zaffier.

Een onjuiste inschrijving in het BRP kan uiteraard het gevolg zijn van nalatigheid. Wat de oorzaak ook is, het kan gevolgen hebben voor onze klant of de werkelijke bewoner wat het ontvangen van post van overheidsinstanties betreft maar ook voor het in aanmerking komen voor een toeslag.

Een onjuiste inschrijving kan ook duiden op oneigenlijk gebruik of misbruik van voorzieningen. Niet doorgeven waar je werkelijk verblijft levert op zich geen geldelijk gewin op. Wel kunnen daarmee andere vormen van oneigenlijk gebruik of misbruik van voorzieningen ondersteund worden waarbij wel geldelijk gewin een rol speelt. Dat noemen we adres gerelateerd oneigenlijk gebruik en misbruik. Te denken valt aan eigenlijk geen of minder recht hebben op uitkering of toeslagen maar ook aan malafide huisvesters en uitbuiting waarvan onze inwoners slachtoffer kunnen zijn.

Van gerede twijfel is al sprake als je twijfelt of een persoon op het adres woont waar hij ingeschreven staat of dat bijvoorbeeld bij een huisbezoek het vermoeden ontstaat dat er meer of juist minder personen verblijven dan er op dat adres ingeschreven staan. Of een andere instantie geeft bij Zaffier een ander adres aan. Dit geldt ook voor twijfels rondom inwonende gezinsleden, medebewoners, hoofdbewoner etc.

Je hoeft dus, om een melding te doen, niet aan te tonen dat de persoon daar niet woont of dat het aantal inwoners niet klopt. Een vermoeden is voldoende. Burgerzaken pakt het onderzoek dan op.

Voor het melden van deze vermoedens aan Burgerzaken is de applicatie Digimeldportaal in het leven geroepen om het doen van meldingen, die verplicht zijn op grond van de Wettelijke terugmeldvoorziening, te faciliteren en het proces van melding en terugkoppeling te stroomlijnen.

B. Procedure bij afwijkend woon-/verblijfadres of afwijkende leefsituatie

Wat te doen bij constatering afwijkend adres:

• -

  Bij twijfel over de inschrijving BRP direct melding doen bij de consulenten naleving via de mail (meldingen@zaffier.nl). De melding kan ook een medebewoner betreffen, die geen klant is van Zaffier! In melding meegeven waaruit de constatering bestaat en welke bron (bijv. loonstrook, huisbezoek, melding derde) Het is dus niet van belang of de persoon nog klant is van Zaffier dan wel dit nooit geweest is.

• -

  Consulent start zelf werkproces op in de Suite of Allegro (Suite: Werkproces 65 Bijzonder Onderzoek Handhaving)

• -

  De consulent naleving doet via het Digimeldportaal melding Burgerzaken van de betreffende gemeente.

• -

  De melding in het klantdossier opnemen

• -

  Consulent naleving ontvangt terugkoppeling Burgerzaken en geeft dit door aan consulent, die de melding heeft gedaan, zo nodig voorzien van een vervolgadvies.

• -

  Consulent beoordeelt terugkoppeling en bepaalt vervolgactie. Zo nodig wordt (eventueel ondersteund door consulent naleving) een rechtmatigheidsonderzoek opgestart.

• -

  Consulent meldt, ongeacht de uitkomst van het onderzoek van Burgerzaken, aan de inwoner dat er een onderzoek heeft plaatsgehad. Wordt er een rechtmatigheidsonderzoek gestart dan vindt uiteraard de beoordeling plaats wanneer deze brief naar de inwoner gaat om te voorkomen dat het onderzoek wordt belemmerd.

Wat is verder van belang?

Tijdelijk verblijf: als het mogelijk een tijdelijk verblijf betreft, omdat de inwoner zelf aangeeft tijdelijk elders te verblijven, treedt dan als consulent altijd eerst zelf, voorafgaand aan het versturen van de mail aan de consulenten naleving, in contact met Burgerzaken om de situatie te bespreken. Maatwerk is hier de sleutel. Informeer in dat dat geval de consulenten naleving alleen kort per e-mail over de uitkomst van dit overleg.

Lopende uitkering of lopend shv-traject of lopend invorderingsdossier

Er kunnen zich situaties voordoen waarbij het toch van belang is voor Zaffier dat de inkomensconsulent (zo nodig samen met de consulent naleving) dan wel de shv-consulent het adresonderzoek zelf oppakt en dus daarin de regie neemt. Dit kan het geval zijn als er een gegrond vermoeden is van oneigenlijk gebruik of misbruik van de uitkering of de voorziening SHV. Het is immers niet wenselijk dat de uitkering dan onnodig lang blijft doorlopen terwijl er een hoge mate van waarschijnlijkheid is dat er geen of veel minder recht op uitkering is. Bij een SHV-traject geldt dit voor het voortzetten van de voorziening.

De inkomensconsulent (evt. samen met de consulent naleving) overlegt dan met het team Burgerzaken wie het onderzoek doet en of het wenselijk is dit in gezamenlijkheid te doen. Dit ook om te voorkomen dat het ene onderzoek het andere onderzoek in de wielen rijdt. Voor de shv-consulent geldt hetzelfde.

Voor de invorderingsonsulent hangt er niet direct een groot gevolg aan en kan de uitkomst van het onderzoek door Burgerzaken worden afgewacht. Wel dient er in dat geval ook een werkproces in de Suite te worden gestart.

Niet (meer) lopende uitkering of shv-traject

Ook dan vindt er een melding plaats en dus het sturen van een mail aan de consulenten naleving. Een werkproces in de Suite of Allegro starten is dan niet nodig.

Doe de melding direct nadat het vermoeden is ontstaan. Hoe sneller je dit doet, hoe actueler de gegevens zijn waarmee Burgerzaken aan de slag gaat. Ook Zaffier kan dan slagvaardiger reageren op de uitkomsten van het onderzoek van Burgerzaken.

C. Melding

Stuur aan de consulenten naleving de volgende gegevens toe:

• -

  de herkomst van het signaal (bijvoorbeeld retour gekomen post of melding medebewoner of melding woningbouwvereniging);

• -

  de datum waarop het signaal is ontstaan/ontvangen (als in signaal datum van wijziging staat dit ook in de mail vermelden)

• -

  korte omschrijving reden melding (bijvoorbeeld post komt sinds … retour, op loonstrook of bankafschrift staat ander adres, bij huisbezoek treffen we een uitpuilende brievenbus aan of klant meldt een medebewoner, die niet ingeschreven staat, etc.).

De adresonderzoeker van Burgerzaken kan met die informatie de op dat adres evt. aan te treffen persoon/personen of de buren dan gerichter bevragen. In de regel neemt Burgerzaken voorafgaand aan hun onderzoek nog persoonlijk contact op met consulent.

• -

  Consulent naleving neemt in melding de naam en contactgegevens van de consulent op

NB: Houd wel altijd rekening met de AVG. Stuur geen ‘niet-adresgerelateerde’-gegevens aan Burgerzaken mee. De gegevens welke met Burgerzaken gedeeld worden, dienen te allen tijde de proportionaliteitstoets te doorstaan (gegevensverstrekking beperken tot gegevens over adres of leefsituatie (andere op dat adres ingeschreven personen of juist niet ingeschreven personen, die daar wel wonen). Het is voor Burgerzaken niet relevant waarom de inwoner bekend is bij Zaffier. Neem bij twijfel over welke gegevens wel en niet gedeeld mogen worden, altijd contact op met onze Privacy Officer.

D. Terugkoppeling door Burgerzaken

Na ontvangst van de melding gaat Burgerzaken zo spoedig mogelijk aan de slag met het starten van een onderzoek.

Nadat duidelijk is of de inschrijving in het BRP inderdaad afwijkt en de betreffende persoon niet zelf zijn adres laat wijzigen of dat een medebewoner zich niet in of uit wil laten schrijven, krijgt hij/zij een ‘voornemen tot adreswijziging’ toegestuurd door Burgerzaken. Het onderzoek en de voornemenprocedure vergen enige tijd. Dit is de reden dat het 3 maanden of langer kan duren voordat de terugkoppeling door Burgerzaken kan plaatsvinden.

Daarom is het des te belangrijker dat de consulent (evt. samen met de consulent naleving) een goede inschatting maakt of het wel of niet nodig is om voorafgaand aan de melding via het Digimeldportaal in contact te treden met Burgerzaken om gezamenlijk te bepalen of er redenen zijn dat Zaffier toch zelf de regie pakt in het adresonderzoek of dat aan Burgerzaken verzocht wordt om aan dit onderzoek voorrang te geven.

E. Niet (direct) Zaffier gerelateerde signalen voor een adresonderzoek

Er kunnen in de praktijk van Zaffier ook signalen worden ontvangen die niet of niet direct van invloed zijn op de uitvoering van wet- en regelgeving gedelegeerd of gemandateerd aan Zaffier. Dit wil niet zeggen dat wij dan niets doen met een dergelijk signaal. Elk signaal dat een vermoeden oplevert dat de feitelijke inschrijving in het BRP niet klopt met de werkelijkheid dient aan Burgerzaken gemeld te worden. Ook vermoedens dat een adres op een andere wijze wordt gebruikt dan waar deze voor wordt bedoeld, dient gemeld te worden.

Onderstaand staan voorbeelden van situaties:

• -

  Overbewoning:

  • 1.

    Te veel volwassen personen op hetzelfde adres (niet zijnde gezinsleden).

  • 2.

    Meer personen ingeschreven dan dat er kamers zijn.

  • 3.

    Meer dan 1 persoon per 10m2

  • 4.

    Gezin gaat wonen waar al een gezin ingeschreven staat

  • 5.

    Meerdere, vaak wisselende volwassenen zonder familieverband op hetzelfde adres

• -

  Jongeren

  Jongeren tot 27 jaar die vanuit hun ouderlijk huis bij een familielid of kennis in de buurt gaan inwonen (“op papier” een ander adres).

• -

  Schijnverlating

  Partners die eerst 1 huishouding vormden en die rond geboorte van het kind naar een ander adres verhuizen, als inwonend bij andere personen of terugkerend naar ouders.

Ook andere onderdelen van de gemeente kunnen betrokken worden in een onderzoek, bijvoorbeeld als gebleken is dat overbewoning een brandgevaarlijke situatie oplevert of kamerverhuur dat niet vergund is of (kamer)verhuur pand met alleen bedrijfsbestemming. De melding van Zaffier kan bij een gebleken onrechtmatigheid dus ook een signaal opleveren voor handhaving op andere wetsgebieden.

CITEERTITEL

Dit protocol kan worden aangehaald als Protocol Terugmeldvoorziening Zaffier.

INWERKINGTREDING

Dit protocol treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 juli 2024.