Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Bergen op Zoom inhoudende Verordening fractieondersteuning, fractieassistent en ambtelijke bijstand 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

b. ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

c. document: document als bedoeld in artikel 2.1 van de Wet open overheid;

d. fractie: fractie als bedoeld in artikel 10 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2022;

e. wet: Gemeentewet.

f. fractieassistent: degene die door een in de raad vertegenwoordigde fractie is aangesteld om deze bij te staan bij het verrichten van haar werkzaamheden ten behoeve van de raad en van door de raad ingestelde commissies.

Artikel 2 Recht op financiële bijdrage

1. De raad verstrekt een fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. Daarbij is de situatie op 1 januari van het kalenderjaar bepalend.

2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 750,- en een variabel deel van € 200,- per raadszetel.

Artikel 3 Besteding financiële bijdrage

1. De financiële bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden voor kosten die Verband houden met de werkzaamheden van de fractie ten behoeve van de versterking van de volkvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie.

2. De financiële bijdrage mag besteed worden aan (niet limitatief):

a. Kosten om de financiële bijdrage uit te kunnen geven: administratiekosten, bankkosten, stichtingskosten, e.d.;

b. Kosten secretariaat: inrichten en onderhouden digitale omgeving, kosten kantoorbenodigdheden, e.d.;

c. Kostenvergoedingen aan fractieassistenten;

d. Kosten fractiecommunicatie: voorlichtingsactiviteiten, publicaties in week- en dagbladen, nieuwsbrieven, websites, e.d. Uitgesloten zijn uitingen van communicatie in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen, deze worden gerekend tot campagneactiviteiten;

e. Kosten ter versterking van de gehele fractie: teambijeenkomsten, coaching, training en scholing van de fractie, congressen (partijcongressen zijn uitgesloten) en seminars, e.d. Eventuele kosten voor hotelovernachtingen, lunch en diners komen voor eigen rekening;

f. Kosten voor het inhuren van deskundigen bij de voorbereiding op de behandeling van een raadsvoorstel in de raad.

g. Kosten voor eigen onderzoeken: informatievergaring ter versterking van de kaderstellende en controlerende rol.

h. Kosten voor literatuur en abonnementen op relevante kranten, tijdschriften, online media of boeken;

i. (Relatie)geschenken, lief en leed uitgaven.

2. De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a. Uitgaven die in strijd zijn met een wettelijke bepaling;

b. Uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor een vergoeding van overheidswege;

c. Uitgaven die verband houden met (her)verkiezingen van raadsleden;

d. Bijdragen aan politieke partijen (inclusief contributiebijdragen) dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

e. Kosten voor activiteiten die op de partij zijn gericht (en dus niet uitsluitend voor de fractie), waaronder partijbijeenkomsten, bestuursvergaderingen, activiteiten gericht op alle leden, vergoedingen aan personen die activiteiten voor de partij verrichten;

f. Kosten voor collectieve opleidingen voor raadsleden. Dit betreft opleidingen die door de gemeente voor rekening van de gemeente worden georganiseerd voor de raad als geheel;

g. Kosten voor huur van kantoorruimte;

h. Kosten voor individuele scholing van raadsleden komen alleen voor vergoeding in aanmerking op grond van de Verordening rechtspositie raads- en burgerleden gemeente Bergen op Zoom;

i. Giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

Artikel 4 Verstrekken financiële bijdrage

1. Jaarlijks voor 15 februari wordt de volledige financiële bijdrage van het betreffende kalenderjaar zoals genoemd in artikel 2 aan de fractie verstrekt.

2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, de financiële bijdrage verleend voor de periode tot en met de maand maart. De financiële bijdrage voor de resterende maanden wordt voor 1 mei verstrekt.

Artikel 5. Administratieve verplichtingen

1. Fracties voeren een financiële administratie op basis van het stelsel van baten en lasten.

2. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant of van de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

Artikel 6. Fractieassistent

ledere fractie kan één persoon als fractieassistent kenbaar maken bij de griffier en dit schriftelijk bij de raad melden.

Artikel 7. Afleggen van de eed of belofte

Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de fractieassistenten, in handen van de voorzitter van de raad, de volgende eed (verklaring en belofte) af:

“Ik zweer (verklaar) dat ik, om iets in de functie van fractieassistent te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.

Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.

Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de raad naar eer en geweten zal vervullen.

Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!"

(Dat verklaar en beloof ik!")

Artikel 8. Aanwezigheid bij vergaderingen

1. Bij aanwezigheid bij diverse vergaderingen van de gemeenteraad neemt de fractieassistent plaats op de publieke tribune.

2. De fractieassistent heeft toegang tot de vergaderingen van de raad met gesloten deuren, tenzij de raad anders besluit.

Artikel 9. Recht op informatie

De fractieassistenten hebben het recht inzage te krijgen in de – aan de raad overlegde – stukken met daarbij de toebehorende rechten en plichten.

Artikel 10. Vervallen fractieassistentschap

Het fractie-assistentschap vervalt:

a. als de fractie waar de fractieassistent geacht wordt deel van uit te maken, ophoudt een zelfstandige fractie te zijn;

b. als de fractieassistent op eigen verzoek ontslag neemt;

c. door overlijden van de fractieassistent

d. Als de fractie de aanmelding als fractieassistent intrekt.

Artikel 11. Verzoek om ambtelijke bijstand

1. Een (burger)raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand.

2. De griffier verzoekt de gemeentesecretaris om één of meerdere ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

3. De secretaris weigert het verzoek als:

a. naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of

b. dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden.

c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

4. Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 12. Geschil over ambtelijke bijstand

1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 13. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

Artikel 14. Intrekking oude verordeningen en overgangsrecht

1. De Verordening ambtelijke bijstand en ondersteuning door de raad vastgesteld op 5 juli 2018 wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

2. De Verordening ambtelijke bijstand en ondersteuning vastgesteld op 5 juli 2018 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording over het kalenderjaar 2025.

3. Het reglement op de fractie-assistent vastgesteld op 28 februari 2008 wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening fractieondersteuning, fractieassistent en ambtelijke bijstand 2026.