Archiefverordening gemeente Valkenswaard 2006

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wet de Archiefwet 1995.b. het besluit : het Archiefbesluit 1995.c. archiefbescheiden : de archiefbescheiden van de organen van de gemeente Valkenswaard.d. de archiefbewaarplaats : de door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven aangewezen archiefbewaarplaats.e. de archivaris : de door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven benoemde streekarchivaris.f. beheerder(s) : degene(n) die ingevolge artikel 3 is/zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaar- plaats zijn overgebracht.g. beheerseenheid : een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel.h. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.i. gemeenschappelijke regeling : Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE)

Hoofdstuk II De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 2Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3Het college van burgemeester en wethouders wijst de beheerder(s) aan.

Artikel 4 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 51. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.

Artikel 8Het college van burgemeester en wethouders brengt de rapportages welke door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet, ter kennis van de raad.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte daartoe gekwalificeerde ambtenaren.

Artikel 101. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 11De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, aan een ander overheidsorgaan of aan een andere rechtspersoon;b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Hoofdstuk IV Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 12Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening Valkenswaard 2000

Artikel 13Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Valkenswaard 2006 en treedt in werking op 1 juli 2006.