Besluit Informatiebeheer Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR)

Het dagelijks bestuur van Belastingsamenwerking Rivierenland,

Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening van Belastingsamenwerking Rivierenland 2019;

Overwegende dat:

• 1.

  in het kader van de uitvoering van organisatietaken, informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

• 2.

  deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de organisatie;

• 3.

  deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de organisatie en van andere partijen of personen;

• 4.

  deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de organisatie en de (audit) controle; en

• 5.

  deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de organisatie in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed.

Besluit vast te stellen het volgende:

Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit informatiebeheer BSR).

Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij is het beheren gericht op het in stand, beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar houden van informatie.

Hoofdstuk I. Definities

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.	wet:	Archiefwet 1995.
  b.	informatie:	de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van onze organisatie.
  c.	informatiebeheer:	het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
  d.	vorm:	de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen.
  e.	authentiseren:	het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke infor- matie gaat.
  f.	archiefruimte:	een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archief-ruimte
  g.	archiefbewaarplaats:	de overeenkomstig de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats.
  h.	archivaris:	de benoemde archivaris bij het Regionaal Archief Rivierenland (RAR).

Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg

• 1.

  Het lijnmanagement stelt een Strategisch Informatie Overleg in.

• 2.

  Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden.

• 3.

  In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd; dit zijn o.a.de directeur, archivaris, functionarisinformatiebeveiliging en archief en voor sommige onderdelen een intern- danwel extern deskundige.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het lijnmanagement bepaalt dat het volgende kwaliteitssysteem wordt gehanteerd; een nog samen te stellen systeem op basis van NEN-ISO 15489-1 en de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer

Decentrale Overheden (KIDO).

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte

informatie

• 1.

  De directeur van BSR is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de organisatie voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2.

  De directeur van BSR zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de organisatie en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

• 3.

  De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

  • a.

    de organisatie van het informatiebeheer;

  • b.

    de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;

  • c.

    het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

  • d.

    procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

  • e.

    het aanwijzen van een archiefruimte;

  • f.

    het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd; en

  • g.

    het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

• 4.

  De directeur van BSR zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

• 1.

  Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

• 2.

  Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een (zelfde) exemplaar gemaakt die wordt geauthentiseerd en bewaard.

• 3.

  Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

  • 1.

    informatiearchitectuur;

  • 2.

    informatiebeveiliging en -geheimhouding; en

  • 3.

    duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

• 4.

  Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd van afdeling klantenservice en ICT van BSR adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

• 5.

  Bij een Service Level Agreement (SLA) heeft BSR een zelfstandig onderdeel van het archief, namelijk de vorming van het personeelsarchief, neergelegd bij Waterschaprivierenland (WSRL). Zij zijn belast met de archiefvorming en –ordening, toegankelijkheid en beheer van deze documenten. Primaire zorg ligt bij de directeur van BSR.

Artikel 6 Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie (ook iCloud); en

• c.

  conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 7 Positief advies van de archivaris

In het geval de directeur van BSR de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

• a.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

• b.

  vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

• c.

  vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet; en

• d.

  bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten; overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Artikel 8 Bewaartermijnen van de informatie

• 1.

  De directeur van BSR zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  De directeur van BSR stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

• 3.

  De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 9 Overbrenging

Indien de directeur van BSR op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie

Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts) titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.

Hoofdstuk III. Slotbepalingen

Artikel 1 1 In werkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.

Artikel 1 2 Naamgeving

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit informatiebeheer BSR’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 14 november 2019.