Regeling budgethouders gemeente Montferland 2026

1. Budget:

Een budget is een taakstelling tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een taak, een product en/of kostenplaats van de begroting of een investering (krediet) of een project. Een budget bestaat zowel uit baten en lasten en omvat ook de in de begroting, investering of project opgenomen doelstelling(en) en/of prestatie(s);

2. Hoofdbudgethouder:

De functionaris, die eindverantwoordelijk is voor het beheren van de aan hem/haar toegekende budgetten;

3. Budgethouder:

De hoofdbudgethouder dan wel een door hem/haar aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder bevoegd is om één of meerdere budgetten te beheren;

4. Prestatie Akkoord Verklaarder (PAV-er):

Een functionaris die facturen accordeert en goedkeurt op basis van de overeengekomen afspraken en de te leveren / geleverde prestaties. Dit kan de besteller zijn;

5. Besteller:

Iedere medewerker, met algemene of bijzondere instemming van de budgethouder, met de bevoegdheid om bestellingen te plaatsen;

6. Bestelling:

Een opdracht tot aanneming van een werk, de levering van een goed of verlening van een dienst;

7. Verplichting:

Publieke of privaatrechtelijke verbintenissen die tot uitgaven leiden, met inbegrip van garantstellingen, waarborgen en leningen.

8. Kostenplaats:

Een kostenplaats wordt gebruikt voor het groeperen van grootboekrekeningen/ kostensoorten, ten einde inzicht te krijgen in de kosten van bij elkaar horende eenheden;

9. Product:

Een verzameling van 2 of meer bij elkaar horende kostenplaatsen. Deze worden in de administratie gebruikt voor de periodieke rapportering;

10. Programma:

In programma's formuleert de gemeenteraad beleid en maatregelen die leiden tot de gewenste kwaliteit van de leefomgeving. Een programma is opgebouwd uit subprogramma’s en uit producten/kostenplaatsen.

1. De toedeling van de budgetten aan de hoofdbudgethouders is organiek bepaald;

2. De gemeentesecretaris, de domeinmanagers en de teammanagers zijn hoofdbudgethouder;

3. De griffier is hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad zijn.

4. De hoofdbudgethouder kan budgethouders aanwijzen;

5. Voor de budgetten waarbij de teammanager de budgethouder is, fungeert de domeinmanager als hoofdbudgethouder;

6. De aanwijzing van zowel hoofdbudgethouders als budgethouders blijkt uit de vermelding in de jaarlijks op te stellen beheersbegroting en wordt vastgelegd in de financiële administratie;

7. De aanwijzing van een projectleider tot budgethouder vindt plaats in het projectbesluit en/of projectplan en wordt eveneens vastgelegd in de financiële administratie;

8. Per budget (kostenplaats, investeringskrediet of project) is er één budgethouder;

9. Uit doelmatigheidsoverwegingen kan door het college voor een specifieke taak of bij bepaalde lasten– of batensoorten een budgethouder, in afwijking van de reguliere takentoewijzing, aangewezen worden;

10. De budgethouder wordt – zo nodig – vervangen door een door de direct leidinggevende aan te wijzen vervanger;

11. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder, wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.

1. Het aangaan van verplichtingen vloeit voort uit de goedgekeurde begroting en/of door de gemeenteraad afzonderlijk vastgestelde exploitatie- en investeringsbudgetten;

2. Tot het aangaan van verplichtingen, inclusief het sluiten van overeenkomsten voor de aanneming van werken, de levering van goederen en/of verlening van diensten aan de Gemeente Montferland is bevoegd:

• a.

  De budgethouder tot een bedrag van € 100.000.

• b.

  De hoofdbudgethouder voor bedragen hoger dan € 100.000, tot een maximum van € 1.000.000;

• c.

  De gemeentesecretaris voor bedragen hoger dan € 1.000.000;

3. Hij/zij neemt daarbij de regels van mandaat volgens het geldende Mandaatbesluit en de regelgeving over het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Montferland in acht;

4. Gaat alleen een verplichting aan als het budget toereikend is. Deze bepaling geldt niet als de budgetoverschrijding:

• a.

  Het gevolg is van niet-beïnvloedbare bijstelling bestaand beleid;

• b.

  Wordt gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten welke de overschrijding compenseren;

• c.

  Een open-einde regeling betreft;

5. Om in de begroting opgenomen prestaties te bereiken mag de (hoofd)budgethouder schuiven met budgetten binnen het bestaand beleid. Hierbij gelden de volgende voorwaarden en beperkingen:

• a.

  De in de begroting opgenomen doelen dienen onverminderd gerealiseerd te worden;

• b.

  De verschuiving van de budgetten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is vinden plaats binnen hetzelfde subprogramma en binnen hetzelfde boekjaar;

• c.

  De verschuiving van de budgetten tussen meerdere subprogramma’s is alleen toegestaan binnen hetzelfde programma en na onderlinge overeenstemming tussen de betrokken (hoofd)budgethouders;

• d.

  Uitzondering op de bevoegdheden uit de artikelen 3.5b en 3.5c zijn de budgetten voor kapitaallasten, interne doorbelastingen en stortingen in of onttrekkingen uit reserves en voorzieningen;

• e.

  Voor het budgetneutraal overhevelen van budgetten die betrekking hebben op de personeelslasten van een team naar een ander team zijn de hoofdbudgethouders gemachtigd;

6. Bij onvoorziene omstandigheden is de hoofdbudgethouder, na goedkeuring van de gemeentesecretaris, bevoegd om af te wijken van de in artikel 3.5 voorgeschreven werkwijze. Autorisatie van de budgetoverschrijding dient achteraf plaats te vinden in de tussentijdse rapportage;

7. Met inachtneming van de uitzonderingsbepalingen van artikel 3.4 meldt de budgethouder te verwachten budgetafwijkingen aan de hoofdbudgethouder en aan het college;

8. Informeert het team Bedrijfsvoering (Financiën) tijdig over de te verwachten budgetafwijkingen volgens de jaarlijkse P&C kalender;

9. Is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie voor de planning- en controlinstrumenten.

1. Een budgethouder dient één of meer PAV-ers aan te wijzen om (een deel) van zijn taken uit te voeren;

2. Een PAV-er voert onder verantwoordelijkheid van de budgethouder een budget, geheel of gedeeltelijk, uit;

3. De aanwijzing van een PAV-er wordt vastgelegd in de financiële administratie;

4. Een PAV-er zorgt in overleg met de budgethouder voor vervanging bij langdurige afwezigheid zodat facturen tijdig betaald worden.

1. Aan niet elke uitgaaf gaat een bestelprocedure vooraf. De directie stelt nadere richtlijnen op wanneer de in de art. 6.2 en 6.3 beschreven bestelprocedure moet worden gevolgd;

2. Indien de opdrachtwaarde van de bestelling lager is dan het grensbedrag van € 5.000 dan volgt de besteller de volgende bestelprocedure:

• a.

  De bestelling wordt optioneel voorafgegaan middels de workflow “Aanvraag tot bestelling” in de financiële applicatie IFinanciën. In deze situatie wordt met de leverancier gecommuniceerd dat het verkregen verplichtingennummer dient te worden vermeld op de factuur/facturen;

• b.

  Als de workflow “Aanvraag tot bestellen” niet wordt gevolgd geschiedt het voornemen tot bestelling met goedkeuring en/of in opdracht van de budgethouder. De opdrachtverstrekking wordt in deze situatie centraal geregistreerd in het archief;

• c.

  Na uitvoering van een bestelling en de uitvoering van de opdracht controleert de besteller de levering, dienstverlening of werkuitvoering op juistheid en archiveert hij/zij de verdere documenten van prestatieonderbouwing (leveringsbon, bewijs van prestatielevering, e.d.);

• d.

  De PAV-er toetst aan de hand van de ontvangen factuur en de gearchiveerde documenten of de bestelling is uitgevoerd conform de opdrachtverstrekking. De accordering vindt digitaal plaats in de financiële applicatie IFinanciën. Het is gewenst de door de besteller gearchiveerde documenten bij te voegen bij de factuur;

3. Als de opdrachtwaarde van de bestelling € 5.000 of meer bedraagt volgt de besteller de volgende bestelprocedure:

• a.

  De bestelling wordt voorafgegaan door het invullen van het inkoopstartformulier;

• b.

  Na voltooiing van deze procedure kan de bestelling worden geplaatst met behulp van de verplichte workflow “Aanvraag tot bestelling” in de financiële applicatie IFinanciën.

• c.

  Verdere relevante inkoopdocumenten worden gearchiveerd in het inkoopdossier;

• d.

  Na uitvoering van een bestelling en de uitvoering van de opdracht controleert de besteller de levering, dienstverlening of werkuitvoering op juistheid en archiveert hij/zij de verdere documenten van prestatieonderbouwing (leveringsbon, bewijs van prestatielevering, e.d.);

• e.

  De PAV-er toetst aan de hand van de ontvangen factuur en de gearchiveerde documenten of de bestelling is uitgevoerd conform de opdrachtverstrekking. De accordering vindt digitaal plaats in de financiële applicatie IFinanciën. De door de besteller gearchiveerde documenten dienen verplicht bijgevoegd te worden bij de factuur;

4. Voor uitgaven waarvoor geen bestelprocedure hoeft te worden gevolgd zijn de bepalingen van art. 6.2.c en 6.2.d van kracht;

5. De directie is bevoegd de hoogte van het grensbedrag aan te passen.

1. De teammanager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een adequate registratie van budgetten;

2. Alleen een budgethouder of een door hem aangewezen PAV-er mag facturen boeken op budgetten van de budgethouder;

3. Alle facturen komen binnen bij het mailadres facturen@montferland.info, worden geregistreerd en aan de PAV-er en daarna de (hoofd)budgethouder doorgezonden ter fiattering. In de situatie dat vooraf een verplichting is aangemaakt is deze workflow afwijkend;

4. Alleen facturen die vooraf door het team Bedrijfsvoering, cluster Financiën, zijn geregistreerd en goedgekeurd worden betaald;

5. Er wordt alleen betaald als er een betaalopdracht is in de vorm van bijvoorbeeld een factuur, een (digitaal) getekende beschikking of opdrachtbrief;

6. De planning van de planning- en control stukken wordt jaarlijks tijdig door de Concerncontroller bekend gemaakt;

7. De budgethouders worden tijdig door team Bedrijfsvoering, cluster Financiën geattendeerd op het verstrekken van de benodigde gegevens en/of informatie voor de planning- en control stukken;

8. Bij het aanwijzen van een budgethouder worden de regels van administratieve organisatie en interne beheersing in acht genomen;

9. De bedragen genoemd in deze regeling zijn exclusief de omzetbelasting.

1. De budgethouder houdt zich aan:

• •

  Het geldende inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente;

• •

  Aan overige regelingen die te maken hebben met de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen zoals de Financiële verordening en het treasurystatuut van de gemeente;

2. De budgethouder kan hierbij en bij de uitvoering van de verantwoordelijkheid met betrekking tot de planning & control cyclus een beroep doen op ondersteuning van de financieel consulenten van het team Bedrijfsvoering, cluster Financiën;

3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

a. Deze regeling kan aangehaald worden als de regeling “Regeling budgethouders gemeente Montferland 2026”;

b. Deze regeling treedt, met terugwerkende kracht, in werking op 1 januari 2026.