Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam 2026

1. De bestuurder die een buitenlandse ambtsreis gaat maken, heeft vooraf toestemming nodig van het college van burgemeester en wethouders. Onder bestuurder wordt verstaan de burgemeester of een wethouder.

2. Aanvullend op de Regeling rechtspositie Burgemeester en wethouders 2019 en de Gedragscode Rotterdamse bestuurders legt een bestuurder het voornemen van een buitenlandse ambtsreis ter goedkeuring voor aan het college. Hierbij geeft de bestuurder informatie over:

• -

  de aanleiding tot en het doel van de reis, de beleidsoverwegingen (inclusief de afweging van reciprociteit) en het programma op hoofdlijnen inclusief de de (voorgenomen) datum of periode;

• -

  de samenstelling van het gezelschap;

• -

  de geraamde kosten; en

• -

  de meereizend ambtenaar.

Indien van toepassing wordt tevens opgenomen:

• -

  informatie of de reis op uitnodiging of voor kosten van anderen wordt of kan worden gemaakt;

• -

  de (on)mogelijkheid om voor de buitenlandse ambtsreis een vergoeding te krijgen;

• -

  wie de delegatieleider is, indien deze niet de bestuurder zelf is;

• -

  de keuze voor meer comfort, een hogere klasse dan ‘economy’ bij vliegreizen, of het niet reizen per trein binnen Europa;

• -

  het besluit om geen ambtenaar te laten mee reizen;

• -

  het voornemen tot het laten mee reizen van de partner;

• -

  informatie betreffende het vierde en vijfde lid;

• -

  het deelnemen van een derde op kosten van de gemeente.

3. Voor ambtsreizen naar Brussel in het kader van belangenbehartiging bij de Europese Unie kan:

• a.

  bij terugkerende activiteiten worden volstaan met eenmalig toestemming van het college voorafgaand aan de inspanningen; of

• b.

  bij incidentele activiteiten worden volstaan met een mededeling vooraf tijdens een collegevergadering.

4. In het laatste jaar van een bestuurstermijn, dat wil zeggen twaalf maanden voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen, is een bestuurder in beginsel terughoudend met het maken van een buitenlandse ambtsreis. Indien een bestuurder hiervan afwijkt, wordt voor de buitenlandse ambtsreis gemotiveerd waarom er sprake is van een buitengewone kans voor de stad.

5. Het vierde lid is niet van toepassing op een buitenlandse ambtsreis binnen de portefeuille van de burgemeester, de wethouder met de portefeuille haven of economie, internationale handelsmissies of ambtsreizen naar Brussel, bedoeld in het derde lid.

6. Een overzicht van de voorgenomen bestuurlijke ambtsreizen wordt per kwartaal aan de gemeenteraad aangeboden.

1. Uitnodigingen voor buitenlandse werkbezoeken, vergaderingen en dergelijke worden alleen geaccepteerd als aantoonbaar sprake is van een gemeentelijk belang of van de (directe) uitoefening van een ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfunctie.

2.

• a.

  Indien de in het vorige lid genoemde reizen (ten dele) kunnen worden gemaakt op kosten van de uitnodigende partij, wordt daarvan gebruik gemaakt als deze partij de organisatie is waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend, dan wel het een Nederlands overheidslichaam betreft, dan wel een orgaan van de Europese Unie.

• b.

  Deze vergoeding komt ten goede aan de gemeente Rotterdam.

1. Indien meerdere bestuurders dezelfde buitenlandse ambtsreis maken, wordt in onderling overleg vooraf de delegatieleider bepaald. De burgemeester leidt de gemeentelijke delegatie van reizen die deze maakt.

2. Een bestuurder op buitenlandse ambtsreis wordt vergezeld door een gemeenteambtenaar: de mee reizend ambtenaar. Met instemming van de burgemeester kan zonder ambtenaar worden gereisd.

3. De bestuurder of de meereizend ambtenaar kan, indien dat wenselijk wordt geacht, een voorstel bij het afdelingshoofd Public Affairs indienen tot een grotere ambtelijke afvaardiging.

4. Indien de delegatie tevens uit derden, niet zijnde bestuurders of ambtenaren van de gemeente Rotterdam bestaat, reizen zij op eigen kosten. De burgemeester kan hiervan in individuele gevallen gemotiveerd afwijken.

1. Deze Regeling geldt ook voor buitenlandse reizen in het kader van ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfuncties.

2. Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken in de hoedanigheid van een privé-nevenfunctie meldt dit tijdig in het college en geeft aan voor wiens rekening de voorgenomen reis is. Hij wordt bij die reis niet ondersteund door de gemeente Rotterdam en presenteert zich tijdens die reis niet als bestuurder van de stad. De kosten van deze reizen zijn niet voor rekening van de gemeente Rotterdam.

1. Het meereizen van de partner van een bestuurder is niet toegestaan.

2. Van het vorige lid kan bij uitzondering worden afgeweken, indien:

• a.

  de partner uitdrukkelijk is uitgenodigd, en

• b.

  adequate representatie van de gemeente Rotterdam er om vraagt en het past bij het karakter van een aanzienlijk deel van het programma, en

• c.

  de burgemeester met inachtneming van bovenstaande criteria toestemming heeft gegeven.

3. Als aan de voorwaarden in het tweede lid is voldaan worden de reis- en verblijfskosten van de partner door de gemeente gedragen.

1. Bestuurders kunnen voor buitenlandse ambtsreizen naar redelijkheid en efficiëntie gebruik maken van een (dienst)auto, trein, taxi, vliegtuig of andere vorm van vervoer.

2. Binnen Europa wordt in principe met de trein gereisd indien de reistijd maximaal 8 uur bedraagt. Indien de reistijd meer dan 8 uur bedraagt of in bijzondere gevallen kan, na advies van afdelingshoofd Public Affairs, Economy Class worden gevlogen.

3. Bij intercontinentale vluchten kan meer comfort of een hogere klasse worden geboekt waarbij Business Class altijd het maximum is.

4. De opbouw en het gebruik van ‘frequent flyer miles’ en dergelijke tijdens ambtsreizen kan alleen ten behoeve van het ambt worden ingezet.

5. De regels omtrent binnenlands vervoer zijn ook van toepassing op het binnenlandse deel van een buitenlandse ambtsreis.

6. Voor de mee reizend ambtenaar geldt dit artikel naar analogie, voor zover hij de bestuurder begeleidt.

1. Het afdelingshoofd Public Affairs is budgethouder voor de reis- en verblijfskosten inzake buitenlandse ambtsreizen.

2. De budgethouder heeft tot taak:

• a.

  het inzichtelijk maken van de door de bestuurder gerealiseerde kosten;

• b.

  het inzamelen van kwitanties en rekeningen die betrekking hebben op de uitgaven die door of ten behoeve van de bestuurder gemaakt zijn;

• c.

  het indienen van de financiële verantwoording.

3. Bij bovengenoemde taken wordt de budgethouder ondersteund door de mee reizende ambtenaar, die tijdens de reis voor zover mogelijk alle functionele uitgaven voor de bestuurder doet.

1. Van elke buitenlandse ambtsreis wordt binnen twee maanden een verslag aan het college aangeboden.

2. Voor reizen naar Brussel is een verslag niet voorgeschreven. De bestuurder bespreekt die reizen in de eerstvolgende collegevergadering, bijvoorbeeld tijdens de rondvraag.

3. Het verslag behandelt in ieder geval het resultaat van de reis, de in artikel 1, tweede lid, genoemde punten, een korte financiële verantwoording en de feitelijke reisduur in dagen.

4. Jaarlijks worden alle reisverslagen in verkorte vorm via een jaarverslag aan de gemeenteraad toegezonden, waarin in ieder geval de kosten voor het bestuur, het vervoersmiddel, de CO2-uitstoot en de belangrijkste inzichten van de reis en hun toepassing voor Rotterdam duidelijk worden gemaakt;

1. De kosten van buitenlandse ambtsreizen worden zodanig geadministreerd dat uitsplitsing per reis per bestuurder en per ambtenaar mogelijk is en, indien van toepassing, wordt onderscheid gemaakt tussen kosten van de bestuurder en kosten voor rekening van de gemeente.

2. Om alle kosten verantwoord te krijgen, vindt in de betreffende gevallen verrekening met dan wel doorbelasting aan organisatieonderdelen van de gemeente plaats.

3. Ten onrechte aan de bestuurder doorbelaste of met hem verrekende kosten worden door de gemeentesecretaris gecorrigeerd.

1.

• a.

  in geval van twijfel of dispuut over een besluit ten aanzien van een (voorgenomen) reis of de verantwoording daarvan, kan de bestuurder dat voorleggen aan de burgemeester;

• b.

  de burgemeester wint hierover advies in van het afdelingshoofd Public Affairs en informeert dan de bestuurder over zijn standpunt;

• c.

  ieder van de betrokken bestuurders kan het vervolgens ter besluitvorming voorleggen aan het college.

2. Situaties ten aanzien van buitenlandse ambtsreizen waarin deze Regeling niet voorziet, worden:

• a.

  voor advies voorgelegd aan de burgemeester en;

• b.

  daarna ter besluitvorming voorgelegd aan het college.