Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2025 Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

Paragraaf 1. Inleiding

De accountantscontrole op de jaarrekening van de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland (VrAA) vindt plaats binnen de wettelijke kaders van de Gemeentewet (artikel 213) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De controle richt zich zowel op de getrouwheid van de jaarrekening als op de rechtmatigheid van de daarin opgenomen financiële beheershandelingen.

Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het dagelijks bestuur in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording af over de totstandkoming van de financiële beheershandelingen De accountant geeft in zijn controleverklaring een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. Daarmee is de verdeling van verantwoordelijkheden tussen het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de accountant duidelijker vastgelegd dan in eerdere jaren.

De controleopdracht aan de accountant omvat de toetsing van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, balansmutaties en toelichtingen, inclusief de SiSa-bijlage. De accountant beoordeelt of deze onderdelen een getrouw beeld geven van het resultaat en de vermogenspositie, en of de financiële beheersmaatregelen rechtmatig zijn uitgevoerd conform de relevante wet- en regelgeving, waaronder interne verordeningen, besluiten van het bestuur en overige regelgeving zoals het BBV en het Bado.

Het controleprotocol vormt het kader voor deze controle en geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de controle, de toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties en het te hanteren normenkader. Het protocol ondersteunt het algemeen bestuur bij de invulling van zijn toezichthoudende rol op de financiële rechtmatigheid en transparantie van de organisatie.

Het bij de controle te hanteren normen- en toetsingskader is als bijlage bij dit controleprotocol opgenomen. Hierin is vastgelegd welke interne en externe regelgeving onderdeel vormt van de rechtmatigheidscontrole.

Paragraaf 2. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. Daarnaast biedt het protocol duidelijkheid over de verhouding tussen de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur en de accountantscontrole hierop.

De accountant richt zijn werkzaamheden op het vormen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, geen materiële afwijkingen bevat als gevolg van fouten of fraude. Daarbij controleert de accountant de getrouwheid van de opgenomen informatie en toetst of de rechtmatigheidsverantwoording op juiste en volledige wijze in de jaarrekening is opgenomen. Dit controleprotocol beschrijft de kaders waarbinnen die werkzaamheden plaatsvinden, alsmede de rapportageverplichtingen richting het algemeen bestuur.

Paragraaf 3. Wettelijke kader

De accountantscontrole van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland (VrAA) is gebaseerd op artikel 213 van de Gemeentewet. Dit artikel bepaalt dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijke Wetboek, voor de controle van de jaarrekening. De accountant verstrekt daarbij een controleverklaring en brengt een verslag van bevindingen uit.

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat de voorschriften voor de inrichting van de begroting en de jaarrekening. Op grond van artikel 14 BBV legt het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording af als onderdeel van de jaarrekening.

Het algemeen bestuur kan bij de opdrachtverlening aan de accountant nadere aanwijzingen geven over de reikwijdte van de controle en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Dit controleprotocol bevat deze aanwijzingen voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2025.

Paragraaf 4. Uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

De controle van de jaarrekening is gericht op het geven van en oordeel over:

• •

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• •

  de mate waarin de financiële beheershandelingen door het dagelijks bestuur rechtmatig tot stand zijn gekomen, overeenkomstig de begroting en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Daarnaast beoordeelt de accountant of deze handelingen juist zijn verwerkt in de jaarrekening, zoals verantwoord door het dagelijks bestuur in de rechtmatigheidsverantwoording;

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie. Deze moet zodanig zijn dan een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk is;

• •

  of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (het BBV);

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag en de jaarrekening;

• •

  de volledigheid en juistheid van de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (SiSa), conform artikel 58a BBV.

Paragraaf 5. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Conform het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) hanteert de accountant goedkeurings- en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. Deze toleranties vormen de kwantitatieve maatstaf voor de mate van zekerheid die de accountant dient te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening.

Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie betreft de grens waaronder fouten of onzekerheden in de jaarrekening als aanvaardbaar worden beschouwd. De accountant geeft een goedkeurende verklaring af indien de som van de fouten en onzekerheden in de jaarrekening kleiner is dan de goedkeuringstolerantie.

De grenzen zijn vastgelegd in het Bado en luiden als volgt:

“Voor fouten en onzekerheden tezamen: 2% van de totale lasten van de organisatie, exclusief toevoegingen aan de reserves.”

De VrAA hanteert de wettelijke goedkeuringstolerantie zoals vastgesteld in het Bado.

Rapporteringstolerantie

De rapporteringstolerantie is de grens waarboven fouten en onzekerheden afzonderlijk aan het bestuur moeten worden gerapporteerd. Voor de VrAA geldt een rapporteringstolerantie van 30% van de goedkeuringstolerantie. Fouten en onzekerheden boven deze grens worden afzonderlijk in het verslag van bevindingen opgenomen en toegelicht.

Paragraaf 6. Begrip rechtmatigheid en aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

Vanaf verslagjaar 2023 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het afleggen van een rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Deze verantwoording maakt inzichtelijk in welke mate de financiële beheershandelingen in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving.

Begrip rechtmatigheid

Onder rechtmatigheid wordt verstaan dat de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan tot stand komen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving, waaronder de vastgestelde begroting, de financiële verordening en besluiten van het bestuur. Rechtmatigheid ziet zowel op de nalevering van externe wettelijke bepalingen (zoals de WGr, het BBV en de Wet financiering decentrale overheden) als op interne regelgeving en beleidskaders.

Rechtmatigheidscriteria

De beoordeling van rechtmatigheid vindt plaats aan de hand van de volgende criteria:

• 1.

  Begrotingscriterium: uitgaven, verplichtingen en baten dienen binnen de grenzen van de vastgestelde begroting en eventuele begrotingswijzigingen te blijven;

• 2.

  Voorwaardencriterium: financiële beheershandelingen dienen te voldoen aan de voorwaarden die zijn verbonden aan relevante wet- en regelgeving, besluiten en subsidieregelingen;

• 3.

  Misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium: de organisatie dient maatregelen te treffen die voorkomen dat middelen onterecht of ondoelmatig worden aangewend.

Aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

Indien daartoe aanleiding bestaat, kan het dagelijks bestuur aanvullende rechtmatigheidscriteria vaststellen voor specifieke onderdelen of risico’s binnen de organisatie. Deze worden opgenomen in het jaarlijks op te stellen controleplan en maken onderdeel uit van het normenkader rechtmatigheid (Bijlage 1).

Paragraaf 7. Reikwijdte van de accountantscontrole

Paragraaf 8. Interne controle

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor een adequaat stelsel van interne controle. Deze interne controle moet waarborgen dat de financiële beheershandelingen rechtmatig tot stand komen en correct worden vastgelegd.

De accountant maakt bij de uitvoering van zijn controle in beginsel gebruik van de resultaten van de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles.

Paragraaf 9. Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant over de uitkomsten van de accountantscontrole door middel van de management letter, het verslag van bevindingen en de controleverklaring.

Concept management letter

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in een concept-management letter, die wordt verstrekt aan de directeur Veiligheidsregio. Deze bevat onder meer de bevindingen van de accountant op basis van de interne controle(s) en adviezen om eventuele onvolkomenheden te corrigeren dan wel het voorkomen hiervan te waarborgen in de bedrijfsvoering.

Op diens verzoek wordt deze ter kennisneming aangeboden aan de aandachtsveldhouder Financiën van het Bestuur.

Definitieve management letter

De bevindingen van zowel de interim-controle (in de tweede helft van het jaar) als de jaarrekeningcontrole legt de accountant ten behoeve van het management vast in een management letter. Deze management letter wordt verstrekt aan de directeur Veiligheidsregio en de concerncontroller. Deze bevat onder meer de bevindingen van de accountant op basis van de uitgevoerde controles, een oordeel over (de mate waarin) eerder gegeven adviezen zijn opgevolgd, of en hoe onvolkomenheden zijn gecorrigeerd en hoe het voorkomen hiervan is geborgd in de bedrijfsvoering.

Na behandeling in het MT VrAA wordt de definitieve management letter ter kennisname toegezonden aan de aandachtsveldhouder Financiën van het Bestuur. Op diens verzoek verzorgt de VrAA en/of de accountant een nadere (mondelinge) toelichting.

Verslag van bevindingen

Na het afsluiten van het boekjaar voert de accountant de eindejaarscontrole uit op de jaarrekening van de VrAA. De resultaten van de jaarrekeningcontrole legt de accountant vast in het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Dit verslag van bevindingen wordt verzonden naar het Bestuur.

De accountant bespreekt het verslag van bevindingen met het management van de VrAA en op diens verzoek met de aandachtsveldhouder Financiën van het Bestuur.

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole van de jaarrekening weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. De controleverklaring is bedoeld voor openbaarmaking en bestemd voor het Bestuur, zodat hij de jaarrekening kan vaststellen.