Controleprotocol 2025 Waterschap De Dommel

Inleiding

Op grond van de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en de Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) bepaalt het algemeen bestuur de inhoud van de accountantscontrole inclusief de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole. Vanaf 2009. Waterschap De Dommel volgt ten aanzien van de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole het advies van de Unie van Waterschappen. Daartoe is het noodzakelijk dat het algemeen bestuur ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole, de reikwijdte van de controle nader regelt. Dat gebeurt in dit Controleprotocol.

Doelstelling

Het Controleprotocol heeft als doel aan de accountant nadere aanwijzingen te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Vanuit de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en de Bado worden minimumeisen geformuleerd. Het algemeen bestuur mag voor de controle strengere eisen vaststellen. Het is niet toegestaan de wettelijke eisen minder streng te formuleren.

Met dit controleprotocol stelt het algemeen bestuur nadere aanwijzingen vast die van toepassing zijn vanaf het verslagjaar 2025. Object van controle is de jaarrekening van Waterschap De Dommel en daarmee tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur. Voor de tolerantiegrenzen (goedkeuring en rapportage) conformeert Waterschap De Dommel zich aan de wettelijke minimumeisen.

In de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat het waterschap inzichtelijk maakt, door middel van een normenkader, welke wet- en regelgeving van toepassing is. Tevens moet in de opdrachtverstrekking worden aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidcontrole is.

Wettelijk kader

De Waterschapswet schrijft in artikel 109, lid 2 voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Het algemeen bestuur van Waterschap De Dommel heeft aan de accountant opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art. 109, lid 2 van de Waterschapswet uit te voeren.

In deze AB vergadering van 17 september 2025 liggen de verordeningen als bedoeld in artikel 109, lid 1 van de Waterschapswet zijnde de verordening Financieel beleid, beheer en organisatie Waterschap De Dommel 2025 en de verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. Het voorstel is om deze verordening met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025 in werking te laten treden.

Op basis van de veranderde wet- en regelgeving met betrekking tot de controle van de jaarrekening door een accountant voor Waterschap De Dommel en de vaststelling van de verordeningen “Financieel beleid, beheer en organisatie Waterschap De Dommel 2025” en “Controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap De Dommel 2025” kan het gewijzigde controleprotocol 2025 worden vastgesteld.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) zoals geregeld in artikel 109, derde lid, Waterschapswet.

De controle is gericht op het afgeven van een oordeel over:

• •

  De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, alsmede de activa en passiva;

• •

  Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten, alsmede balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het algemeen bestuur);

• •

  De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• •

  Het in overeenstemming zijn van de door het algemeen bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 98a Waterschapswet (zie het Waterschapsbesluit);

• •

  De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels van het Waterschapsbesluit, de Kadernota Platform Rechtmatigheid, de Nederlandse controlestandaarden (NBA) en dit Controleprotocol bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens de Waterschapswet dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen: “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het algemeen bestuur van Waterschap De Dommel”.

De accountant zal in de controleverklaring een oordeel geven over de getrouwheid van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten alsmede de activa en passiva.

Het dagelijks bestuur zal in de jaarrekening via de “Rechtmatigheidsverantwoording” een oordeel afgeven over de mate waarin de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstolerantie

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

In onderstaand schema zijn de voorgestelde goedkeuringstoleranties opgenomen. De goedkeuringstoleranties omschreven in artikel 5.2 Waterschapsbesluit zijn van toepassing op de accountantscontrole bij Waterschap De Dommel. Dit betreft het wettelijk minimum.

Op basis van de begroting van het betreffende jaar, houdt het bovenstaande in dat een percentage van

≤ 2% van de bruto lasten aan fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle van de jaarrekening (indicatie boekjaar 2025 op basis van de begroting 2025 circa € 3.850.000) een goedkeurende verklaring van de accountant niet in de weg zal staan. Het algemeen bestuur kán de goedkeuringstoleranties lager vaststellen. Hieraan zijn extra organisatie- en accountantskosten verbonden om kleinere fouten en onzekerheden te kunnen ontdekken. Ook wordt de kans groter dat geen goedkeurende accountantsverklaring wordt verkregen. Waterschap De Dommel kiest daarom (vooralsnog) voor het wettelijk minimum.

De rapporteringstolerantie is op grond van artikel 5.5 Waterschapsbesluit een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportage plaats in het verslag van bevindingen van de accountant.

Het algemeen bestuur kan de accountant bedragen voor de rapporteringstolerantie voorschrijven die lager zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie. Aan een lagere rapporteringstolerantie zijn extra organisatie- en/of accountantskosten verbonden. Het algemeen bestuur handhaaft de rapporteringstolerantie en stelt deze, conform voorgaande jaren, vast op: 5% van de betreffende hoofdkostensoort met een minimum van € 100.000,-

Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid vanaf 5% van de betreffende hoofdkostensoort met een minimum van €100.000,- meldt in zijn verslag van bevindingen.

Reikwijdte controle rechtmatigheidstoetsing

De controle op rechtmatigheid is, aanvullend op de getrouwheidscontrole door de accountant, limitatief gericht op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium. Deze criteria zijn als volgt nader omschreven:

• -

  Begrotingscriterium; passen de lasten, baten en balansmutaties binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begrotingskaders?;

• -

  Voorwaardencriterium; wordt aan de voorwaarden uit de wet- en regelgeving voldaan?;

• -

  Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium; wordt geen misbruik en oneigenlijk gebruik van financiële mogelijkheden gemaakt?

Bij de uitwerking van het voorwaardencriterium worden ten aanzien van interne regelgeving alleen de aspecten die betrekking hebben op recht, hoogte en duur mee in zijn beoordeling.

Communicatie en periodiek overleg

In de verordening op grond van artikel 109 Waterschapswet (ook wel Controleverordening) is opgenomen dat periodiek overleg plaatsvindt tussen de accountant, de portefeuillehouder Financiën, een lid van de directie, de concerncontroller en de procesmanager beheren Financiën.

In de Controleverordening zijn ook de communicatiemomenten benoemd tussen het algemeen bestuur (eventueel via een afvaardiging vanuit het algemeen bestuur in de vorm van een Auditcommissie) en de accountant. Het betreft de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en de communicatie na afloop van de jaarrekeningcontrole.

Rapportage accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt:

• •

  Interim controle

  In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het dagelijks bestuur.

• •

  Verslag van bevindingen

  Overeenkomstig de Waterschapswet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur. Het verslag van bevindingen wordt in afschrift toegestuurd aan het dagelijks bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

• •

  Uitgangspunten voor de rapportagevorm “rechtmatigheidsverantwoording” dagelijks bestuur

  Gesignaleerde fouten of onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheidscriteria

  ( Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium) die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. In de bedrijfsvoeringsparagraaf wordt gerapporteerd over eventuele bevindingen met betrekking tot de rechtmatigheid voor wat betreft tijdig gerapporteerde afwijkingen (onderschrijdingen in kosten en over- en onderschrijdingen in inkomsten) die passend zijn binnen het eigen (waterschaps-)beleid.

• •

  Rechtmatigheidsverantwoording

  In de rechtmatigheidsverantwoording legt het dagelijks bestuur op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de uitgevoerde (interne) controle verantwoording af aan het algemeen bestuur. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. In het proces naar het vaststellen van de jaarrekening door het algemeen bestuur kan het algemeen bestuur aan de hand van deze rechtmatigheidsverantwoording met het algemeen bestuur het gesprek aangaan met het dagelijks bestuur over de werkwijze ten aanzien van de beoordeling van het rechtmatig handelen.

• •

  Uitgangspunten voor de rapportagevorm accountant

  Gesignaleerde fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door het waterschap gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

• •

  Accountantsverklaring

  In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.