Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Hattem 2025

1. Begripsbepalingen

• a.

  De wet: de Gemeentewet

2. De commissie heeft tot taak:

• a.

  De aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden;

• b.

  De aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

• c.

  Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

3. Overal waar sprake is van ‘hij’, ‘zijn’ of ‘hem’, kan ook ‘zij’ respectievelijk ‘haar‘ worden gelezen.

1. De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde fracties.

2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. Hij kan zich laten bijstaan door de plaatsvervangend raadsgriffier.

2. De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie en wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd.

3. De commissie vraagt de raadsgriffier en de gemeentesecretaris om hun mening.

4. De in het eerste en tweede lid genoemde functionarissen zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de commissie.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

2. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

3. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

• a.

  de leden van de commissie;

• b.

  de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

• c.

  de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

• d.

  de adviseur, indien deze aan de commissie is toegevoegd.

4. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 48 uur voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van deze termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. De geheimhoudingsplicht strekt zich in ieder geval uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en de adviseur.

2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4. Behoudens de commissaris van de Koning en door hem aan te wijzen personen werkzaam op zijn kabinet, wordt aan degenen die geen lid zijn van de commissie dan wel die geen ambtelijke ondersteuning verlenen aan de commissie of die geen adviseur zijn van de commissie ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.

2. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b.

  een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

• c.

  afspraken indien deze ter zake van het functioneren tussen de burgemeester en de commissie zijn gemaakt.

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de (her)benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel l 5, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

3. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

1. De commissie kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie inzake de herbenoeming.

2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

1. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

2. Het in artikel 7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen.

1. De commissie kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie inzake de herbenoeming.

2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel vormt over alle aspecten die in het herbenoemingsgesprek aan de orde kunnen komen.

2. Basis voor de gesprekken zijn in elk geval de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

3. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

4. Concrete afspraken tussen de commissie en de burgemeester over de taakuitoefening worden expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over de taakuitoefening.

2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over de taakuitoefening door de burgemeester.

2. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

3. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

4. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

1. Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Hattem 2025”.

2. Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking. Op dat tijdstip vervalt de “De verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Hattem 2020” vastgesteld bij raadsbesluit op 13 januari 2020.