Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR755799
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR755799/1
Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Schouwen-Duiveland
Geldend van 14-01-2026 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 14-01-2026
Intitulé
Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Schouwen-DuivelandBurgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland;
gezien het voorstel van de afdeling Bestuursstaf van 13 januari 2026, met zaaknummer 1662452;
Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
Overwegende dat het huidige reglement onder andere in verband met de inwerkingtreding van de Wet open overheid en de wijziging van de artikelen inzake geheimhouding in de Gemeentewet toe is aan een update;
Besluit:
1. Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Schouwen-Duiveland vast te stellen.
2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college zoals vastgesteld op 30 september 2004 in te trekken.
Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen
Artikel 1. Definities
Dit reglement verstaat onder:
- college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland;
- gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Schouwen-Duiveland of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;
- raad: de gemeenteraad van de gemeente Schouwen-Duiveland;
- voorzitter: de burgemeester van de gemeente Schouwen-Duiveland of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.
Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen
Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging
1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.
Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen
1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9:00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.
2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.
3. Op dinsdag vinden in de regel ook de thematische bijeenkomsten en werkbezoeken plaats.
Artikel 4. Extra vergaderingen
1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.
2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.
Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen
1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.
2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die zo mogelijk uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.
Hoofdstuk 3 - Quorum, verhindering, ontstentenis en ondersteuning
Artikel 6. Quorum, verhindering en ontstentenis
1. Een vergadering kan slechts plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is.
2. Bij verhindering of ontstentenis van:
a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;
b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;
c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.
2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.
Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen
1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.
2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.
Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen
Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken
1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 9 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.
2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met de portefeuillehouder.
3. Een voorstel wordt op de agenda geplaatst nadat door of namens de gemeentesecretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, volledigheid en besluitwaardigheid gereed is voor behandeling in de collegevergadering.
4. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde systeem.
5. Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de bestuurlijke spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie te allen tijde door de portefeuillehouder worden aangemeld bij de voorzitter en de gemeentesecretaris. De voorzitter bepaalt of een agendapunt wordt geagendeerd.
Artikel 9. Agenda
1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda op en stuurt deze uiterlijk op donderdag vóór de vergadering aan de leden van het college.
2. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college via het digitale vergadersysteem ter inzage en beoordeling.
3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.
4. De gemeentesecretaris maakt de agenda uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar.
Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging
Artikel 10. Stemmingen
1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.
2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.
3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.
4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.
5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.
Artikel 11. Parafenbesluit
1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.
2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.
3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.
Artikel 12. Verslag
1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.
2. In het verslag staan in ieder geval:
a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;
b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;
c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en
d. een formulering van de door het college genomen besluiten.
3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.
4. Stemverklaringen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.
5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Artikel 13. Besluitenlijst
1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.
2. Het college hanteert verschillende besluitenlijsten:
• de openbare besluitenlijst met actief openbare besluiten en tijdelijk niet openbare besluiten;
• de geheime besluitenlijst.
2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, worden de besluitenlijsten zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd. Dit betreft:
a. de openbare besluitenlijst met actief openbare besluiten en tijdelijk niet openbare besluiten die openbaar zijn geworden;
b. de geheime besluitenlijst. In voorkomende gevallen wordt deze bijgewerkt als er besluiten in staan die over personele aangelegenheden gaan of besluiten die strikt gaan over bedrijfsvoeringzaken.
3. Nadat de besluitenlijsten aan de raad is gestuurd, wordt de openbare besluitenlijst met actief openbare besluiten openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.
Hoofdstuk 7 - Slotbepalingen
Artikel 14. Uitleg reglement
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.
Artikel 15. Intrekking oude reglement
Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college zoals vastgesteld op 30 september 2004 wordt ingetrokken.
Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Dit reglement treedt onmiddellijk na de vaststelling in werking.
2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Schouwen-Duiveland.
Ondertekening
Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland hebben op 13 januari 2026 besloten,
S.J.A. Bronsveld, Secretaris
J.Chr. van der Hoek MBA, Burgemeester
TOELICHTING REGLEMENT VAN ORDE VOOR VERGADERINGEN
EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN DE
GEMEENTE SCHOUWEN-DUIVELAND
Algemeen
Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een
reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie
van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de
besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van
het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar
plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de
artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.
Artikelsgewijs
Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde.
Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging
Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de
raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid
van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van
de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel
op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het
college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die
aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid
niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in
voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de
waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.
Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat
de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van
aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen
van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in
bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om
digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale
vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing.
Artikel 4. Extra vergaderingen
Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt.
Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt.
Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het
bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als
de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 9, derde lid, staat tot slot dat de
gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de
bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.
Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen
Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en
besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering
aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te
bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede
lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college
ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen.
In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had
moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure
uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen
van de nieuwe vergadering eruit ziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het
college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al
voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog
is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.
Artikel 6. Verhindering en ontstentenis
Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris
moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van
verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris
een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is
sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.
Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104
van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de
gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet
dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de
Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de
gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.
Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken
Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de
vergaderingen van het college.
Artikel 9. Agenda
In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en
andere stukken opgenomen.
Artikel 10. Stemmingen
In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is
hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt.
Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de
stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of
aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming
op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het
vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming
of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming
vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en
ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering.
Artikel 11. Parafenbesluit
Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een
besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit
alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een
besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit
zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of
digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als
alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om
bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd
(ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder
moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris
daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor
akkoord geparafeerd heeft. Vanzelfsprekend moet het besluit tot slot op grond van het reglement of op
grond van een vaste praktijk bekend zijn gemaakt.
Artikel 12 en 13. Verslag en besluitenlijst
In artikel 12 is vastgelegd wie zorg draagt voor het verslag van de vergaderingen van het college en
welke informatie het verslag in elk geval moet bevatten. Artikel 13 gaat vervolgens op de besluitenlijst
in. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college
de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het eerste lid van artikel 13 is tegen die achtergrond
uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de besluitenlijst
snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld, tenzij daar
inhoudelijke, juridische of bestuurlijke redenen voor zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij
vertrouwelijkheid, onvolledigheid of benodigde correcties. De besluitenlijst wordt via de griffie aan de
raad gestuurd en daarna openbaar gemaakt en op de website geplaatst.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl