Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg Zaffier

Geldend van 24-01-2026 t/m heden

Intitulé

Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg Zaffier

Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Zaffier,

gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;

gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer Zaffier 2022;

gezien het voorstel van 20 november 2025;

BESLUIT

Vast te stellen:

Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg Zaffier.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

  • a.

    SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft.

  • b.

    Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.

Artikel 2 Organisatie

  • 1. Er is een Strategisch Informatieoverleg Zaffier (verder genaamd: SIO).

  • 2. De taak van het SIO is het uitbrengen van advies aan het bestuur inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

  • 3. Het SIO wordt ten minste eenmaal per twee jaar georganiseerd.

Artikel 3 Bevoegdheden

  • 1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het dagelijks bestuur inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

  • 2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

    • a.

      Situaties van vervreemding van archiefbescheiden;

    • b.

      Situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

  • 3. Het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle werkgebieden en het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar uitnodigen bij het overleg.

Artikel 4 Samenstelling SIO

  • 1.

    In het SIO hebben zitting:

    • a.

      de directeur van Zaffier;

    • b.

      de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar;

    • c.

      de archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar;

    • d.

      Clustermanager Bedrijfsvoering

    • e.

      Informatiemanager

    • f.

      Facilitair Manager

    • g.

      Adviseur Informatiebeheer

  • 2.

    Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.

    Bijvoorbeeld: proceseigenaar, Functionaris gegevensbescherming (FG), Chief Information Security Officer (CISO), functioneel applicatiebeheerder, externe adviseur.

Artikel 5 Inwerkingtreding

Dit instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking op Overheid.nl.

Artikel 6 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Zaffier.

Ondertekening

Alkmaar, 20 november 2025

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Zaffier.

R. te Beest

Voorzitter

J.M. Mokveld

Secretaris

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd.

In het SIO worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding en vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd.

Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.

Rondom de samenstelling van het SIO zijn enkele sleutelfunctionarissen benoemd die in ieder geval een rol hebben. Aanvullend kunnen op basis van de agenda overige inhoudsdeskundigen worden uitgenodigd.