Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) gemeente Zaanstad 2026

Geldend van 23-01-2026 t/m heden

Intitulé

Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) gemeente Zaanstad 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad; gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995 en gelet op artikel 11 van de Besluit Informatiebeheer gemeente Zaanstad 2023.

Besluit:

Vast te stellen de navolgende regeling:

Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) gemeente Zaanstad 2026

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

  • a.

    SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar het besluit betrekking op heeft.

  • b.

    Documenten: een document of een ander op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit (ongeacht de vorm). Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, emailbericht (met bijlagen), zaak, dossier, website (of een deel ervan), foto/ afbeelding, geluidopname, wiki, blog, videotulen, data(set) en of andere informatieproducten.

Artikel 2. Organisatie

  • 1.

    Er is een Strategisch Informatie Overleg (SIO) gemeente Zaanstad.

  • 2.

    De taak van het SIO wordt omschreven als:

  • “Het uitbrengen van advies aan het Concern Directie (CD) en het college van B&W over vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Zaanstad”.

Artikel 3. Bevoegdheden

  • 1.

    Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan de CD en het college van B&W over vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de gemeente Zaanstad.

  • 2.

    Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

    • a.

      Het voornemen tot van vervreemding van documenten.

    • b.

      Het voornemen tot uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijsten gemeentelijke en intergemeentelijke organen en overige waarderingsvraagstukken.

    • c.

      Het vaststellen van een ‘hotspotmonitor’ ter advisering aan het college van B&W om de neerslag van bijzondere gebeurtenissen in de gemeente Zaanstad vanuit het cultuurhistorisch perspectief veilig te stellen en te bewaren.

Artikel 4. Samenstelling

  • 1.

    In het SIO hebben zitting:

    • a.

      Afdelingsmanager Informatiebeheer (DIV/IB) (voorzitter).

    • b.

      Afdelingsmanager Informatie, Beheer en Techniek (IBT).

    • c.

      Gemeentearchivaris Gemeente Archief Zaanstad (GAZ).

    • d.

      Archiefinspecteur Gemeente Archief Zaanstad (GAZ).

    • e.

      Een (beleids)adviseur Informatiebeheer.

    • f.

      Informatiemanager Informatie, Beheer en Techniek (IBT).

  • 2.

    Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een inhoudelijk deskundige (o.a. Functionaris Gegevensbescherming (FG), Strategisch adviseur Bedrijfsvoering, ‘Chief Information Security Officer’ (CISO) en of Concern Controller worden uitgenodigd om deel te nemen aan het overleg. Dit is optioneel en afhankelijk van het onderwerp.

Artikel 5. Vergaderfrequentie

Het SIO vergadert met een minimale frequentie van één keer per maand.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Het instellingsbesluit treedt de dag na bekendmaking in werking.

  • 2.

    Deze regeling wordt aangehaald als:

  • “Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg (SIO) Gemeente Zaanstad 2026”.

Ondertekening

Zaanstad, 20 januari 2026.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad,

J. Hamming (burgemeester)

L. Graaff (gemeentesecretaris)

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Daarnaast is het opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Zaanstad 2023. Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt een ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten over vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie. In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger en ook historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur