Controleprotocol 2025

Provinciale Staten zijn verantwoordelijk voor de opdrachtverstrekking met betrekking tot de controle van de jaarrekening. De controle op de jaarrekening bestaat uit de getrouwheidscontrole waarvan de uitkomsten in een controleverklaring van de accountant worden opgenomen.

Object van controle is de jaarrekening en daarmee tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van gedeputeerde staten (hierna: het college) van de provincie Gelderland.

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant en het college over de reikwijdte van de accountantscontrole en de verantwoording door het college op het vlak van rechtmatigheid, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening 2025.

Tevens wordt het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van dit protocol aangeboden. In het normenkader staat opgenomen welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is. Deze wordt jaarlijks geactualiseerd.

1.2 Wettelijk kader

De Provinciewet, artikel 217, schrijft voor dat Provinciale Staten een of meer accountants aanwijzen als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een rapport van bevindingen.

In het kader van deze opdrachtverlening aan de accountant kan Provinciale Staten nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeuring- en rapportagetoleranties.

Provinciale Staten besluiten gelijktijdig over dit controleprotocol als de verordening ex artikel 217 lid 1 Provinciewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Gelderland, te weten de Controleverordening Gelderland 2025. Hierin is het bij de controle te hanteren kader in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stellen Provinciale Staten nader aanwijzingen vast ten behoeve van de getrouwheidstoets die van toepassing zijn voor het jaar 2025.

Zoals in artikel 217 van de Provinciewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• –

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• –

  de wijze waarop de rechtmatigheid is getoetst door het college en of eventueel geconstateerde rechtmatigheidsfouten correct gerapporteerd zijn;

• –

  de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken;

• –

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten/BBV);

• –

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, zesde lid, van de Provinciewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden; hierna genoemd: Bado) evenals de nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, deelwaarnemingen en extrapolatie.

In het Bado zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. De minimumeisen zijn:

De definitie van de goedkeuringstolerantie is de volgende:

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring.

De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

In het hiervoor opgenomen schema, waarin de minimumeisen zijn aangegeven, zijn de goedkeuringstolerantie opgenomen zoals deze gelden voor het controlejaar 2025 en volgende jaren.

De goedkeuringstolerantie wordt gesteld op 2% en de rapporteringstolerantie op € 900.000,-.

Het bedrag voor goedkeuringstolerantie wordt definitief bepaald bij de Jaarrekening 2025.

Single information Single Audit (SiSa)

Bij de controle van specifieke uitkeringen die worden verantwoord in de zogenaamde SiSa-bijlage hanteert de accountant de tolerantie genoemd in het Bado. De accountant voert de controle uit met in achtneming van de eisen die zijn opgenomen in de nota verwachtingen accountantscontrole van het Rijk.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Bado dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen".

In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend:

• 1.

  calculatiecriterium

• 2.

  valuteringcriterium

• 3.

  adresseringscriterium

• 4.

  volledigheidscriterium

• 5.

  aanvaardbaarheidscriterium

• 6.

  leveringscriterium

• 7.

  begrotingscriterium

• 8.

  voorwaardencriterium

• 9.

  misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De eerste zes criteria zijn onderdeel van de accountantscontrole (getrouwheid) en worden niet meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: Begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In de rechtmatigheidsverantwoording van het college worden deze drie criteria meegenomen.

Normenkader

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door Provinciale Staten. De door Provinciale Staten gedelegeerde bevoegdheden aan het college en collegebesluiten maken geen onderdeel uit van het normenkader, tenzij besluitvorming en controle hierop is voorgeschreven door hogere wet- en regelgeving of Statenbesluiten c.q. verordeningen. Het normenkader 2025 is opgenomen in paragraaf “6. Overzicht regelgeving met financiële relevantie 2025”.

Rechtmatigheidsfout en getrouwheidsfout (criteria 7, 8 en 9)

Een rechtmatigheidsfout die tevens een getrouwheidsfout is, telt mee in het accountantsoordeel.

Rapportering door het college

Het college legt in de jaarstukken verantwoording af over het rechtmatigheid handelen overeenkomstig de modelverantwoording van de commissie BBV.

Voor het jaar 2025 geldt een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten (exclusief dotatie aan reserves) en een rapportagegrens van € 900.000,-. Het bedrag van de verantwoordingsgrens wordt definitief bepaald bij de Jaarrekening 2025.

Voor de controle 2025 zijn de volgende speerpunten bepaald:

• •

  Vergroten inzicht in en toepassing van (bestemmings)reserves

• •

  Doorontwikkeling P&C-cyclus

• •

  Doorontwikkeling Control-functie.

Ten behoeve van onze rechtmatigheidsverantwoording 2025 geldt als normenkader onderstaande relevante regelgeving.

Peildatum van het overzicht is 1 september 2025. Indien daarna en/of na vaststelling van dit overzicht regelgeving wordt aangepast welke (met terugwerkende kracht) van invloed is op 2025, is de gewijzigde of daarvoor in de plaats komende regelgeving van toepassing.