Budgethouders- en procuratieregeling Werkplein Drentsche Aa 2025

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 20 november 2025;

besluit vast te stellen de volgende regeling:

Budgethouders- en procuratieregeling Werkplein Drentsche Aa 2025

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  Hoofdbudgethouder: de directie;

• 2.

  Budgethouder: de door de hoofdbudgethouder op grond van deze regeling aangewezen functionaris;

• 3.

  Budget: onder budget wordt verstaan de middelen, die via begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen;

• 4.

  Investeringskrediet: de door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde middelen voor investeringen die worden geactiveerd;

• 5.

  Prestatieverklaarder: medewerker die middels bewijsvoering aantoont dat de prestatie waarvoor wordt gefactureerd ook daadwerkelijk geleverd is.

Artikel 2. Mandatering aan de budgethouder

• 1.

  De hoofdbudgethouder draagt het in deze regeling aan hem verleende mandaat over aan de budgethouder. De hoofdbudgethouder blijft eindverantwoordelijk;

• 2.

  De hoofdbudgethouder kan nadere voorwaarden verbinden aan het ondermandaat van de budgethouder;

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle door de hoofdbudgethouder aan hem gemandateerde taken;

• 4.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording, omtrent de besteding van de aan hem of haar gemandateerde budgetten;

• 5.

  Het bepaalde in deze regeling is onverkort van toepassing op de budgethouders.

Artikel 3. Het afleggen van tussentijdse verantwoording

• 1.

  De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur over afwijkingen voorzien van een toelichting;

• 2.

  De budgethouder legt verantwoording aan de hoofdbudgethouder af over afwijkingen voorzien van een toelichting;

• 3.

  Indien noodzakelijk rapporteert de hoofdbudgethouder incidenteel aan het dagelijks bestuur middels een nota voorstel;

• 4.

  Verantwoording aan het dagelijks bestuur gebeurt in principe via de reguliere verantwoordingsproducten (bestuursrapportages en jaarrekening).

Artikel 4. Budgetverantwoordelijkheid en limieten

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die aan hem zijn toegekend en de realisatie van de daarbij afgesproken prestaties;

• 2.

  Het aangaan van (contractuele) financiële verplichtingen geschiedt conform de vastgestelde mandaatregeling Werkplein Drentsche Aa;

• 3.

  De budgethouder is, namens het dagelijks bestuur, bevoegd tot het besteden van zijn budget tot maximaal:

• a.

  de in de begroting opgenomen budgetten;

• b.

  de bedragen van de door het algemeen bestuur vastgestelde investeringsbudgetten;

• c.

  het bedrag van de door het algemeen bestuur ten laste van de reserves en voorzieningen beschikbare gestelde budgetten.

• 4.

  De (hoofd)budgethouder is bevoegd tot het zelfstandig accorderen van individuele facturen conform onderstaande procuratietabel:

* wegens portefeuilleverdeling wordt slechts de directeur belast met de portefeuille bedrijfsvoering in de factuurverwerkingsapplicatie geautoriseerd tot dit bedrag.

** wegens portefeuilleverdeling wordt slechts de bedrijfskundig controller belast met financiën in de factuurverwerkingsapplicatie geautoriseerd tot dit bedrag.

• 5.

  De budgethouder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap volgens de geldende regels, naast hetgeen vastgelegd in deze regeling, in:

• a.

  De mandaatregeling Werkplein Drentsche Aa;

• b.

  Het inkoopbeleid Werkplein Drentsche Aa;

• c.

  De financiële verordening Werkplein Drentsche Aa.

Artikel 5. Prestatieverklaring

• 1.

  Bij externe facturen m.b.t. de inhuur van personeel én bij facturen met een bedrag groter dan € 12.500 (ex. Btw) dient de prestatieakkoordverklaarder bij de afhandeling van de factuur een bewijsstuk van levering aan de financiële applicatie toe te voegen. De volgende stukken kunnen dienen als bewijsstuk (niet limitatief):

• a.

  Opleveringsdocument;

• b.

  Pakbon;

• c.

  Urenregistratie derden;

• d.

  Contract met daarin opgenomen de gecontracteerde uren;

• e.

  Deelname certificaat;

• f.

  Foto’s;

• g.

  Verslagen.

• 2.

  Verdere voorbeelden worden gegeven in de Bijlage BADO-notitie over Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door gemeenten en provincies. Bij onduidelijkheden over een geschikt bewijsstuk, dient de budgethouder contact op te nemen met een medewerker van team In Control en de gemaakte afspraken vast te leggen in de financiële applicatie bij de betreffende factuur.

Artikel 6. Niet bestede middelen

Na afloop van het begrotingsjaar vloeien de niet bestede middelen en de middelen waar geen in het begrotingsjaar aangegane verplichting aan ten grondslag liggen, via het resultaat terug naar de deelnemende gemeenten.

Artikel 7. Overige bepalingen

• 1.

  De hoofdbudgethouder informeert het dagelijks bestuur omtrent alle zaken welke niet in deze regeling zijn voorzien, maar welke voor het algemeen en financieel beheer van de organisatie van belang zijn;

• 2.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De budgethoudersregeling van de gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa van 5 maart 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 20 november 2025 (datum vaststelling) en werkt terug tot 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2025 en later.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethouders- en procuratieregeling Gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa 2025”.