Veelschrijversregeling gemeente Sittard-Geleen

1. De gemeente Sittard-Geleen reageert zorgvuldig, correct en adequaat op correspondentie. Daarbij worden de beginselen van behoorlijk bestuur, de geldende wet- en regelgeving en de door de Nationale Ombudsman gehanteerde normen voor behoorlijk overheidshandelen in acht genomen.

2. Het recht van personen om formele en informele verzoeken in te dienen of zich schriftelijk tot de gemeente te wenden blijft gewaarborgd. Begrenzing vindt uitsluitend plaats voor zover dit noodzakelijk is om een onevenredige belasting van de organisatie te voorkomen.

1. Van een veelschrijver is sprake wanneer een persoon door de frequentie, hoeveelheid, intensiteit en/of herhalende aard van formele en/of informele correspondentie een structurele en onevenredige belasting voor de organisatie vormt.

2. Een onevenredige belasting kan zich voordoen wanneer:

• a.

  verzoeken, vragen of berichten herhaaldelijk worden ingediend zonder nieuwe feiten of omstandigheden;

• b.

  onderwerpen die reeds afdoende zijn beantwoord opnieuw en zonder relevante onderbouwing worden aangehaald;

• c.

  de hoeveelheid of intensiteit van de correspondentie structureel en duidelijk afwijkt van hetgeen redelijkerwijs van de gemeente kan worden verwacht;

• d.

  door de wijze van corresponderen onredelijke eisen worden gesteld aan reactietermijnen, omvang van de beantwoording of het aantal betrokken medewerkers.

3. Correspondentie gericht aan individuele medewerkers, bestuurders of aan de gemeente verbonden organisaties kan ook worden betrokken bij de beoordeling, voor zover deze betrekking heeft op gemeentelijke taken.

1. Alvorens een aanwijzing als veelschrijver wordt overwogen, informeert de gemeente betrokkene schriftelijk over het geconstateerde communicatiepatroon en de mogelijke gevolgen daarvan.

2. De gemeente tracht in deze fase een ordegesprek te voeren waarin het gedrag wordt besproken en wordt bezien of met werkbare afspraken de belasting kan worden verminderd.

3. Indien het gesprek en de schriftelijke waarschuwing geen verbetering oplevert, kan een stopbrief worden verzonden. In deze stopbrief wordt aangekondigd dat de gemeente de correspondentie voor een bepaalde periode zal begrenzen en dat betrokkene kan worden aangewezen als veelschrijver.

4. Van een gesprek of schriftelijke waarschuwing kan worden afgezien indien dit naar het oordeel van de gemeente kennelijk niet doelmatig is of redelijkerwijs niet bijdraagt aan verbetering. Ook dit wordt zorgvuldig gemotiveerd.

1. De aanwijzing als veelschrijver geldt voor een beperkt aantal maanden tot de maximale duur van één jaar.

2. Indien het patroon van veelvuldig corresponderen voortduurt, kan de aanwijzing worden verlengd. Bij een positieve verandering, kan de aanwijzing worden opgeheven.

1. In bijzondere gevallen kan het college gemotiveerd afwijken van deze regeling, mits dit in overeenstemming is met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de waarborgen van deze regeling.

2. Het college kan aanvullende maatregelen treffen indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de zorgvuldige afhandeling van de correspondentie, voor zover deze maatregelen evenredig zijn en de toegang tot wettelijke procedures niet beperken.

1. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Veelschrijversregeling gemeente Sittard-Geleen.