Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2025

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

• a.

  gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;

• b.

  commissie: de commissie die is samengesteld uit de gemeenteraad en het klankbordgesprek voert;

• c.

  voorzitter: de voorzitter van de commissie, zijnde de plaatsvervangend voorzitter van de raad;

• d.

  referenten: derden die de commissie kunnen informeren over het werk van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren en/of samenwerkingspartners;

• e.

  commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zeeland.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1.

  De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

• 2.

  De samenstelling van de commissie is gelijk aan de samenstelling van de werkgeverscommissie, overeenkomstig de Verordening werkgeverscommissie Vlissingen 2020.

• 3.

  De leden van de commissie worden aan het begin van een nieuwe raadsperiode voor de gehele raadsperiode door en uit de gemeenteraad benoemd.

• 4.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.

• 5.

  Indien een plaatsvervangend raadslid waarneemt dan neemt deze waar voor het gehele klankbordgesprek van voorbereiding tot vaststelling van het verslag van het klankbordgesprek.

• 6.

  De commissie laat zich procedureel en/of inhoudelijk bijstaan door de griffier.

• 7.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur.

Artikel 3 Voorzitterschap van de commissie

• 1.

  De vicevoorzitter van de raad is voorzitter.

• 2.

  De commissie benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 4 Gespreksfrequentie

• 1.

  De commissie voert tijdens de benoemingsperiode van de burgemeester ten minste drie klankbordgesprekken.

• 2.

  De verdeling kan zijn: in het eerste jaar na benoeming/herbenoeming, halverwege de benoemingsperiode en twaalf maanden voor het aflopen van de benoemingstermijn.

Artikel 5 Voorbereiding van het gesprek

• 1.

  De griffier, na overleg met de voorzitter, agendeert en organiseert de gesprekken.

• 2.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de verslagen van voorgaande klankbordgesprekken in te zien.

• 3.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 4.

  Bij het opstellen van de agenda kan, voorzien van een motivatie, door de leden van de commissie en/of de burgemeester extra prioriteit aan één of meerdere bespreekpunten worden aangegeven. De keuze voor toekenning van prioriteit wordt in de agenda toegelicht.

• 5.

  De commissie bepaalt tijdig op welke wijze input wordt gevraagd aan de gemeenteraad.

• 6.

  De commissie bepaalt tijdig, in samenspraak met de burgemeester:

• •

  welke referenten worden geraadpleegd;

• •

  welke informatie aan hen wordt gevraagd en

• •

  op welke wijze deze informatie wordt verwerkt.

• 7.

  De van de gemeenteraad en van referenten ontvangen informatie wordt gedeeld met de leden van de commissie en de burgemeester. De gemeenteraad en de referenten worden hier vooraf van op de hoogte gesteld.

• 8.

  Artikel 8 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing.

• 9.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten.

• 10.

  Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

• 11.

  Het klankbordgesprek gaat door wanneer het quorum (de helft plus 1 van het aantal leden) aanwezig zijn.

• 12.

  Het afwezige lid krijgt of de afwezige leden krijgen op voorhand de kans input te leveren.

• 13.

  Bij onvoldoende quorum bij de leden van de commissie en bij verhindering van de burgemeester zorgt de griffier, in overleg met de voorzitter, voor een nieuwe afspraak.

Artikel 6 Het gesprek

• 1.

  Het gesprek vindt in beslotenheid plaats.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3.

  Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. De leden zijn in het bezit van deze profielschets.

• 4.

  De volgende onderwerpen kunnen tijdens het gesprek worden besproken:

• a.

  De burgemeester:

• •

  als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in de agendacommissie en het presidium;

• •

  in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

• •

  als voorzitter van het college;

• •

  als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet. (In dit artikel zijn de verantwoordelijkheden van de burgemeester geregeld, zie toelichting);

• •

  die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

• •

  die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

• •

  en zijn/haar contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

• •

  als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

• •

  en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

• •

  en zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

• •

  en zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

• b.

  alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

• c.

  doelen en ambities van de burgemeester en de raad voor de komende periode;

• d.

  voortgang van de in eerdere klankbordgesprekken gemaakte afspraken en actiepunten.

• e.

  het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente en de regio.

Artikel 7 Verslaglegging

• 1.

  Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voor akkoord voorgelegd aan de burgemeester en de leden van de commissie.

• 2.

  Na verkregen akkoord wordt het verslag, door ondertekening door de voorzitter en de burgemeester, vastgesteld.

• 3.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 4.

  Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

Artikel 8 Geheimhouding

• 1.

  De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2.

  De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in lid 8.1 wordt voldaan.

• 3.

  In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van referenten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• 4.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5.

  De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. De geheimhoudingsplicht blijft ook na ontbinding van de commissie van kracht.

• 6.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de referenten en de -mogelijke- externe adviseur en/of externe gespreksleider.

Artikel 9 Archivering

• 1.

  De griffier zorgt voor vertrouwelijke archivering van alle documenten die betrekking hebben op de klankbordgesprekken.

• 2.

  Het vastgestelde verslag blijft geheim en wordt niet openbaar gemaakt. Het conceptverslag wordt vernietigd.

• 3.

  De griffier verzendt een exemplaar van het vastgestelde verslag naar (het kabinet van) de commissaris.

• 4.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle documenten die betrekking hebben op gevoerde klankbordgesprekken door de griffier vernietigd.

• 5.

  De leden van de commissie zijn zelf verantwoordelijk voor vernietiging van alle documenten waarover zij, in het kader van de klankbordgesprekken, beschikken.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie, op voorstel van de voorzitter.

Artikel 11 Slotartikelen

Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet.

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als:

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Vlissingen 2025.