Protocol Geheimhouding Gemeente Apeldoorn

Openbaar, tenzij…dat is het uitgangspunt dat geldt binnen een zoveel mogelijk transparante overheidsorganisatie als de gemeente Apeldoorn. Iedereen heeft namelijk recht op informatie over wat de gemeente doet, hoe ze dat doet en waarom.

Openbaarheid van informatie en bestuur is namelijk een belangrijke bouwsteen van onze democratie en vormt de basis van ons overheidshandelen. Dit maakt dat beslissingen van de gemeenteraad, het college van B & W en de burgemeester in principe openbaar zijn. Deze informatie is niet automatisch openbaar, maar dient actief openbaar gemaakt te worden, bijvoorbeeld door plaatsing op gemeentelijke website en www.officielebekendmakingen.nl.

Uitgangspunt: informatie is openbaar, tenzij…

Als het college van B & W of de burgemeester besluiten neemt, dient de gemeenteraad in de gelegenheid te zijn die te controleren. Daarvoor moet de raad beschikken over adequate informatie die het college en de burgemeester actief moet verstrekken. Dit noemen we actieve informatieplicht (zie daarvoor ook de Verordening actieve (en passieve) informatieplicht).

Hoewel openbaarheid het uitgangspunt is, spelen er soms zaken die (nog) niet voor openbaarheid in aanmerking komen en dus nog geheim moeten blijven. Bijvoorbeeld om de persoonlijke levenssfeer van burgers en medewerkers of bedrijfsgegevens van bedrijven te beschermen. Ook kan het een belang van de gemeente zelf betreffen, zoals een economisch of financieel belang. Denk hierbij aan een ontwikkelstrategie waarbij gronden of vastgoed aangekocht moeten worden. Openbaarmaking van de informatie kan de onderhandelingspositie van partijen schaden op het moment dat de onderhandelingen nog lopen.

Uitgangspunt: geheimhouding wordt zoveel mogelijk tijdelijk opgelegd

Voor het inperken van de openbaarheid moet de systematiek van de Wet open overheid (hierna: Woo) worden aangehouden. In artikel 5.1. van de Woo staan de belangen beschreven die in aanmerking komen voor geheimhouding.

Uitgangspunt is dat geheimhouding zoveel mogelijk tijdelijk wordt opgelegd. In veel gevallen is dit specifieke moment wel te bepalen. Bijvoorbeeld nadat een overeenkomst is getekend of een brief is verstuurd aan een derde. Er moet altijd een objectief procesmoment benoemd worden, zo mogelijk een datum. Als er geen objectief procesmoment benoemd kan worden dan zal de geheimhouding voor onbepaalde tijd opgelegd kunnen worden.

Bestuursorganen en commissies (als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet) produceren veel informatie en ontvangen informatie van derden of van een ander bestuursorgaan. Het kan nodig zijn om binnen deze informatiestroom geheimhouding op te leggen op informatie. De wettelijke basis daarvoor bevindt zich in de Gemeentewet en in de Wet open overheid (Woo) staan de belangen beschreven die in aanmerking komen voor geheimhouding.

In de Gemeentewet zijn de regels opgenomen over het opleggen, opheffen en het schenden van de geheimhouding. De lokale regels zijn uitgewerkt in het Reglement van Orde van de raad, Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Apeldoorn 2021 en dit protocol.

Het komt regelmatig voor dat met een college- of een raadsvoorstel een besluit wordt gevraagd over het versturen van een brief, dan wel een besluit naar één of meerdere betrokkenen. De inhoud van het voorstel en de te versturen correspondentie valt niet onder één van de weigeringsgronden van de Woo, maar het is wel wenselijk om de betrokkenen eerst te informeren over de inhoud voordat de documenten vrij worden gegeven voor openbaarmaking.

In dit scenario maken we gebruik van de uitgestelde openbaarmaking. De Woo biedt hier ook een wettelijke grondslag voor. Wanneer een voorstel, inclusief bijlagen, in zijn geheel slechts tijdelijk geheim moet blijven vanwege het informeren van betrokkenen wordt in het voorstel verwezen naar artikel 5, vierde lid, van de Woo. Openbaarmaking kan, op grond van dit artikel, tijdelijk achterwege blijven indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist.

• 1.

  Na akkoord op het college- of burgemeestersvoorstel dient de auteur van het collegevoorstel zorg te dragen voor een spoedige verzending van de informatie naar de betrokkenen, zodat het voorstel en de bijlagen daarna per ommegaande actief openbaar gemaakt kunnen worden.

• 2.

  De uitgestelde openbaarmaking, zonder verdere belangenafweging, mag alleen gebruikt worden als er geen andere weigeringsgronden uit de Woo van toepassing zijn. Voor een toepassing van een andere weigeringsgrond is namelijk wel een belangenafweging vereist.

Hoofdregel is dat het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd ook bevoegd is deze weer op te heffen, tenzij:

• 1)

  De stukken door het college van B & W of de burgemeester zijn verstrekt aan de gemeenteraad. In dat geval kan alleen de gemeenteraad de geheimhouding opheffen.

• 2)

  Een commissie als bedoeld in hoofdstuk V in de Gemeentewet geheimhouding heeft opgelegd. In dat geval kan zowel de commissie als het orgaan dat de commissie heeft ingesteld de geheimhouding opheffen.

Voor alle stukken die aan de raad onder geheimhouding zijn verstrekt,geldt dat alleen de gemeenteraad de geheimhouding kan opheffen.

Indien geheimhouding voor onbepaalde tijd is opgelegd, ligt het initiatief om de geheimhouding op te heffen bij het college van B&W door via het raadsvoorstel daartoe de raad voor te stellen om tot daadwerkelijke opheffing over te gaan. Periodiek (in afstemming met de raad) wordt a.d.h.v. de registers als bedoeld in Bijlage II onder paragraaf 2, lid 7, en onder paragraaf 3, lid 6, van dit Protocol bekeken of opheffing van de geheimhouding mogelijk is. Hiervoor dient opnieuw de toets zoals beschreven in paragraaf 2.2 plaats te vinden.

• 1.

  Het initiatief om geheimhouding op te heffen die rust op geheime verslagen van commissie- en raadsvergaderingen ligt bij het presidium. Het presidium stelt vervolgens een voorstel daartoe op, zodat de raad tot daadwerkelijke opheffing over kan gaan. Periodiek (in afstemming met de raad) wordt bekeken of opheffing van de geheime verslagen mogelijk is. Opheffen van geheimhouding kan ook plaatsvinden doordat er een Woo-verzoek wordt ingediend tot openbaarmaking van de documenten. Bij binnenkomst van een dergelijk Woo-verzoek moet opnieuw worden afgewogen in hoeverre de belangen uit de Woo nog van toepassing zijn.

• 2.

  Een raadslid hoeft het initiatief van het college van B&W of het presidium niet af te wachten, maar kan ook zelf een initiatiefvoorstel indienen om de geheimhouding op te laten heffen door de raad. Daarnaast kan een raadslid via artikel 169, lid 3, Gemeentewet een verzoek tot openbaarmaking aan het college richten en hoeft daarvoor dus ook niet - net als een inwoner of ondernemer - een Woo-verzoek om openbaarmaking in te dienen.

• 3.

  Een Woo verzoek om openbaarmaking van stukken waarop geheimhouding is opgelegd moet ook worden opgevat om een verzoek tot opheffing van de geheimhouding. Indien de geheime stukken aan de gemeenteraad zijn verstrekt, of vanuit de raad zelfstandig zijn opgesteld, is de raad bevoegd te beslissen over het opheffen van de geheimhouding. Een Woo verzoek dat bij het college wordt ingediend moet dus middels een raadsvoorstel en -besluit tot eventuele opheffing worden doorgeleid naar de raad.

In beginsel geldt dat het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd als enige bevoegd is om die informatie aan anderen te verstrekken.

Op die regel bestaat één uitzondering:

Zodra de geheime informatie is gedeeld met de gemeenteraad, is alleen de gemeenteraad nog

bevoegd om de informatie met anderen te delen.

De gemeenteraad heeft in haar Reglement van orde in artikel 37a in algemene zin de regels gesteld m.b.t. het uitbreiden van de kring van geheimhouders. Zo mag het college de geheime informatie delen met derden indien dit voor de werkzaamheden/dagelijks bestuur van het college noodzakelijk is, mits een geheimhoudingsverklaring ondertekend wordt.

5.1 Wie kan geheime informatie aan wie verstrekken?

Raads- en commissievergaderingen zijn in principe openbaar. De gemeenteraad kan bij uitzondering (openbaar, tenzij) wel besluiten om met gesloten deuren te vergaderen op basis van artikel 23 uit de Gemeentewet). De keuze voor beslotenheid hoeft niet verantwoord te worden met één van de uitzonderingsgronden uit de Woo. De Woo is gericht op overheidsdocumenten en geeft geen wettelijke richtlijnen voor de openbaarheid van vergaderingen.

En op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing op vergaderingen van de PMA.

Indien met gesloten deuren wordt vergaderd geldt van rechtswege een verplichting tot geheimhouding omtrent hetgeen besproken is in de vergadering.

De geheimhoudingsplicht geldt in dat geval van rechtswege.

Let op! Voor schriftelijke stukken die vóór, tijdens of ná de vergadering worden overgelegd is nog steeds een afzonderlijk besluit nodig voor oplegging van geheimhouding. Tenzij het college van B&W of de burgemeester of een commissie al geheimhouding heeft opgelegd.

De geheimhoudingsplicht is op verschillende plekken juridisch vastgelegd. Zo kennen we artikel 2:15, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht:

Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijke voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

De geheimhoudingsplicht is ook vastgesteld in artikel 9 van de Ambtenarenwet 2017:

De ambtenaar en de gewezen ambtenaar zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt.

Het schenden van deze geheimhoudingsplicht door het lekken van geheime informatie is strafbaar op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht. Dit artikel luidt als volgt:

Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met een gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie.

Dit artikel kent een opzetcomponent. Het moet namelijk gaan om het opzettelijk schenden van de geheimhoudingsplicht. Een dergelijke component wordt onderzocht in een strafproces.

Eerst dient er aangifte te worden gedaan voordat een strafproces kan worden opgestart.

Schenden van de geheimhoudingsplicht kan tevens ook leiden tot ontbinden van de arbeidsovereenkomst.

Het lekken of toch openbaar maken van geheime informatie is ook niet in overeenstemming met de eed of belofte die als ambtenaar is afgelegd.

De gedragscode van de gemeente Apeldoorn refereert in artikel 3 aan het vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie. In dat artikel wordt verwezen naar artikel 9 van de Ambtenarenwet 2017.

Het lekken of toch openbaar maken van geheime informatie wordt in ieder geval voorgelegd aan de Integriteitscommissie. De gemeentesecretaris en het betrokken afdelingshoofd maken hier in een dergelijke casus concrete afspraken over. De Integriteitscommissie kent eigen protocollen om te handelen bij het schenden van de gedragscode.

Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.